Elk jaar niet later dan één maand voor het begin van het boekjaar (is het kalenderjaar) stelt het dagelijks bestuur van de beheersstichting een begroting voor het komende jaar op.
3.5.1.2. Begrotingsuitgaven
Uitgaven boven de € 250:
Genoemde bedragen, zoals de aanschaf voor duurzame artikelen, dienen gemeld te worden bij de penningmeester.
Hierbij dient aangegeven te worden of een post voor de gehele groep is (tenten enz.) of voor de speltak (weekend, activiteit enz).
3.5.1.3. Goedkeuring
In de laatste groepsraad voor het ingaan van het nieuwe kalenderjaar wordt de begroting ter goedkeuring aan de groepsraad voorgelegd.
3.5.2 Financieel verslag
Elk jaar niet later dan vier maanden na het aflopen van het boekjaar (is het kalenderjaar) stelt het dagelijks bestuur van de vereniging een financieel verslag over het afgelopen jaar op.
3.5.2.1. Kascommissie
Een kascommissie dient op uitnodiging van de penningmeester het financieel verslag van de vereniging te controleren
De kascommissie bestaat uit twee personen, met in acht neming van de volgende aspecten:
In de kascommissie neemt ten minste één leidinggevende deel.
In de kascommissie mogen geen bestuursleden van de vereniging of de stichting deelnemen.
Ieder jaar treedt de helft van de kascommissie af, op volgorde van binnenkomst.
De kascommissie dient het financieel verslag goed te keuren alvorens dit aan de groepsraad wordt gepresenteerd.
3.5.2.2. Goedkeuring
Na goedkeuring door de kascommissie wordt het financieel verslag in de eerstvolgende groepsraad ter inzage gepresenteerd.
3.5.3. Losse uitgaven en declaraties
3.5.3.1. Algemene bepalingen
Eenieder die, uit hoofde van zijn functie, noodzakelijke kosten moet maken voor het uitvoeren van die functie, kan deze kosten declareren bij de penningmeester.
Uitgaven ten aanzien van afzonderlijke speltakken bij de penningmeester van de speltak.
3.5.3.2. Declaraties
Voor alle declaraties dient een nota te worden overlegd.
Uitgaven boven genoemde bedragen, welke niet in de begroting zijn opgenomen, dienen gemeld te worden bij de penningmeester voor er tot aanschaf wordt overgegaan. Voor bedragen tot € 100 wordt er een beslissing genomen door de penningmeester. Boven de € 100 zal tijdens de bestuursvergadering worden besloten of tot aanschaf over mag worden gegaan. Uitgaven boven € 250 vallen onder 'begrotingsafspraken'.
Declaraties dienen binnen één maand en voor het einde van het boekjaar, gespecificeerd en met overleggin van bewijsstukken bij de penningmeester ingediend te worden.
Bij grote uitgaven kan de penningmeester gevraagd worden een betaling rechtstreeks te doen mits deze tijdig voorzien wordt van de volledige betalingsinformatie.
3.5.3.3. Vier-ogen principe
Bij het uitvoeren van betalingen zijn altijd twee mensen betrokken bij de uitvoering van een betaling in het betalingssysteem van de bank, waarbij de penningmeester de betaling invoert en iemand anders uit het (dagelijks) bestuur de betaling goedkeurt.
Ook bij het uitvoeren van een contante betaling hanteren wij het vier-ogen principe.
Minimaal twee personen zijn namens Scouting IJsselgroep aanwezig bij het doen van een contante betaling.
De betaling wordt met behulp van een formulier schriftelijk vastgelegd.
Op dit formulier tekenen zowel de twee leden, als de begunstigde het bedrag contant te hebben ontvangen, en de goederen te hebben geleverd.
3.5.4. Acties
3.5.4.1. Algemene bepalingen
Om de afhankelijkheid van contributie laag te houden kent Scouting IJsselgroep een aantal vaste acties:
Jantje Beton
Oliebollenactie
Huttendorp
De opbrengsten van deze vaste acties zijn voor de groepskas.
Daarnaast kunnen door speltakken additionele acties georganiseerd worden, waarvan de opbrengst een bijzondere bestemming heeft (b.v. een kamp in het buitenland).
Additionele acties moeten vooraf aan gemeld worden bij en goed gekeurd worden door het groepsbestuur.
3.5.5. Activiteiten
3.5.5.1. Algemene bepalingen
Uitgaven gedaan ten behoeve van kampen, acties of activiteiten van de groep in het algemeen kunnen gedeclareerd worden bij de penningmeester.
3.5.5.2. Begrotingen
Na ontvangst van de inschrijvingen ontvangt de penningmeester een begroting van de aanstaande activiteit ter goedkeuring, waarmee het organiserend team laat zien hoe de kosten verdeeld worden.
Wanneer een onderkomen al eerder moet worden gereserveerd, en er een minimum aan deelnemers vereist is wordt aangeraden kort te overleggen met de penningmeester.
Bij grote wijzigingen in (verwachte) inkomsten of uitgaven dient er twee weken voor het willen ontvangen van het kampgeld een gereviseerde begroting ingediend worden.
3.5.5.3. Inschrijving en betaling
Door middel van een brief van het organiserend team worden deelnemers (of hun ouders en/of verzorgers) tijdig op de hoogte gebracht van de aanstaande activiteit.
Ter betaling van de deelnamekosten wordt een betaalverzoek gestuurd, of een verzoek tot betaling door opgaaf van een rekeningnummer en een omschrijving. Lagere deelnamebedragen voor bijvoorbeeld een weekendkamp kunnen door of namens het organiserend team contant geïnd worden.
Betaling van het deelnemersgeld wordt beschouwd als opgave van deelname aan de activiteit.
Bij annulering kan zonder opgaaf van reden restitutie van de deelnemers bijdrage plaatsvinden tot één maand voor aanvang van de activiteit.
Wanneer de activiteit op eigen terrein plaatsvindt kan deze termijn tot twee weken verkort worden.
Bij annulering na deze termijn beslist het organiserend team over de geldigheid van de opgegeven reden(en). In overleg met de penningmeester kan het betaalde bedrag alsnog worden gerestitueerd.
Indien een speltak deelneemt aan een evenement buiten de eigen groep, worden van tevoren de namen van de deelnemers en de te betalen deelnamekosten schriftelijk aan de penningmeester doorgegeven. De penningmeester zal het bedrag rechtstreeks overmaken aan de organiserende instantie.
3.5.5.4. Voorschotten
Ten behoeve van weekenden, kampen, acties of activiteiten kan een organiserend team om een voorschot vragen, indien er een begroting is ingediend bij de penningmeester.
3.5.5.5. Financieel verslag
Binnen één maand na afloop van de activiteit wordt het financiële verslag inclusief originele bonnen ingeleverd bij de penningmeester.
Een eventueel restant geldbedrag wordt afhankelijk van de grootte van het bedrag aan hem/haar teruggestort of overgeheveld naar de speltakkas van de desbetreffende speltak.
Een onvoorzien, redelijk tekort kan worden aangevuld, zulks ter beoordeling aan het verenigingsbestuur en alleen bij een vooraf goedgekeurde begroting.
3.5.6. Speltakkas
3.5.6.1. Algemene bepalingen
De speltakkas heeft als doel de speltakken een budget te geven waarvan alles wat nodig is voor de wekelijkse opkomsten (verbruiksmaterialen, consumpties e.d.) dient te worden betaald.
Voor elke speltak is een kasbeheerder die de speltakkas beheert voor zijn/haar speltak.
De penningmeester maakt twee keer per jaar de speltakkas over naar de kasbeheerders met de stand van het aantal leden op dat moment (doorgaans maart en september).
3.5.6.2. Gebruik
Iedere speltak heeft per lid een bedrag per maand ter beschikking als werkbudget, en wel vanaf het moment dat de contributie is verschuldigd.
Indien een speltak mee doet aan een activiteit buiten de eigen groep worden alle extra uitgaven niet gedekt door de deelnemersbijdrage gedekt uit de speltakkas van de betreffende speltak.
Bewijsstukken van de uitgaven voor de desbetreffende speltak worden bewaard en overlegd aan de penningmeester tijdens controle van het kasboek.
3.5.6.3. Jaarlijks eindsaldo
De speltakkas is niet bedoeld als spaarpot of lening. Een (batig of nadelig) kasbudget aan het einde van het jaar wordt niet verrekend.
Bij een te hoog eindsaldo, d.w.z. meer dan een half jaar spellenpot, kan de speltak worden verzocht het geld te gebruiken voor een activiteit of er wordt door de penningmeester besloten om de speltakkas voor het opvolgende half jaar niet uit te betalen.
Elk jaar niet later dan een maand na het aflopen van het boekjaar (kalenderjaar) stelt de kasbeheerder van de speltak een financieel kasverslag op over het afgelopen jaar. Deze wordt gecontroleerd door de penningmeester.
3.5.7. Kampen
3.5.7.1. Algemene bepalingen
Een kamp is kostendekkend.
De groep dient ten alle tijden in het oog te houden dat speltakken op kamp kunnen.
Wanneer speltakken bijvoorbeeld door kleine deelnemersaantallen een kamp financieel niet kunnen dragen dient de groep naar mogelijkheden te kijken om een kamp alsnog mogelijk te maken.
3.5.7.2. Deelnemerskosten
Voor binnenlandse kampen dienen speltakken zicht te houden aan de vastgestelde deelnemersbijdragen, welke is samengesteld uit een basisbedrag en een bedrag per nacht.
Voor buitenlandse kampen, en jamborees mogen speltakken deze vastgestelde deelnemersbijdragen overschrijden. Hierbij geldt dat:
De speltakken de kosten dienen te drukken door middel van extra acties
Deelnemers verantwoordelijk zijn voor de volledige deelnemersbijdrage
Leiding en eventuele kookstaf behoeft geen deelnemersbijdrage te betalen. Zij betalen wel een fourage bijdrage, welke is vastgesteld op € 7 p.p.p.d. (2022), welke geïndexeerd kan worden aan de hand van de prijsindex van het CBS. Ook dienen de speltakken er op te letten dat de verhouding staf/deelnemers in evenwicht is.
3.5.8. Cursus, training, stage
Cursusgelden voor verplichte SN-cursussen zijn voor rekening van de groep
Cursusgelden voor niet verplichte cursussen kunnen op aanvraag, na goedkeuring door het verenigingsbestuur, geheel of gedeeltelijk voor rekening van de groep komen.
Deelname door kaderleden aan evenementen met een belangrijk trainingsaspect (zoals Scout-In) komen voor 50% van rekening voor de groep. De deelnemer volgt hierbij een groot deel aan workshops.
Bij vertrek van de cursist wordt gevraagd om een restitutie, als de cursist binnen een vastgestelde termijn vertrekt. Hier wordt standaard een termijn van drie jaar gehanteerd.
Aanvragen voor vergoedingen worden van tevoren ingediend bij de penningmeester.
Reiskosten kunnen onder overleggen van kwitanties worden gedeclareerd. Bij gebruik van een auto vindt de berekening plaats als kilometervergoeding op basis van afstand zoals aangegeven in de ANWB-routeplanner (snelste route).
Wordt voor het volgen van een cursus, stage of training gebruik gemaakt van het openbaar vervoer (OV), dan vindt vergoeding plaats op basis van tweede klas (indien van toepassing).
De gemaakte kosten moeten aantoonbaar noodzakelijk zijn.
3.5.9.Verzekeringen
3.5.9.1. Algemene bepalingen
Alle leden vallen onder de collectieve aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering die voor alle leden van Scouting Nederland is afgesloten.
Ook aspirant-leden vallen onder deze verzekering.
Alle kaderleden en incidentele vrijwilligers vallen daarnaast onder de collectieve vrijwilligersverzekering van gemeente Lochem.
3.5.9.2. Verzekeringen binnen de groep
De beheerstichting heeft voor beidende volgende verzekeringen afgesloten:
Brandverzekering voor inventaris en goederen in de gebouwen.
Via Scouting Nederland is een collectieve aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering voor alle leden afgesloten.
Alle niet genoemde zaken (zoals inzittendenverzekering, WA-verzekering voor auto’s, geld, inbraak, opzettelijke vernieling etc.) zijn niet verzekerd vanuit de vereniging en/of stichting en zullen door de leden zelf moeten worden afgesloten.
Voor vragen en gedetailleerde polisvoorwaarden cq. een kopie van de polis kan men terecht bij de Secretaris het verenigingsbestuur en het stichtingsbestuur.
Alle verzekeringspolissen worden beheerd door de secretaris het verenigingsbestuur en het stichtingsbestuur.