Warum Ihr Team einen Wissensmanager braucht

Informationsüberflutung, die sich am Arbeitsplatz zunehmend zur Norm entwickelt, führt dazu, dass Mitarbeitende sich immer weniger darum kümmern, wichtige Informationen im Blick zu behalten, und ihnen bleibt wenig Energie, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.

Und die Zahlen lügen nicht. Eine Umfrage zeigt, dass 35 % der Amerikaner das Gefühl haben, die „Informationslast" sei zu hoch: endlose Meetings, widersprüchliche interne Kommunikation und vergeudete Zeit beim Zusammensuchen von Wissen, das über verschiedene Tools verstreut ist.

Um diesem negativen Trend entgegenzuwirken, setzen Unternehmen auf eine neue Rolle: den Wissensmanager.

Was ist ein Wissensmanager?

Ein Wissensmanager ist eine Fachkraft, die dafür verantwortlich ist, die kollektive Intelligenz eines Unternehmens zu organisieren, zu teilen und zu bewahren. Einfach gesagt, erleichtert er das Nachverfolgen und Teilen wichtiger Informationen, was wiederum die Mitarbeitenden produktiver macht und es Führungskräften ermöglicht, schneller und bessere Entscheidungen zu treffen.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie oder jemand anderes in Ihrem Unternehmen schon mindestens einmal die Rolle des Wissensmanagements übernommen hat (und das vielleicht, ohne es zu merken!).

Haben Sie neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings schon einmal Leseberechtigungen für die Google-Dokumente des Unternehmens erteilt? Das ist Wissensmanagement.

Haben Sie in der Vergangenheit schon einmal eine erfahrene HR-Kraft gebeten, die Verhaltensrichtlinien am Arbeitsplatz zu prüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren? Auch das ist Wissensmanagement.

Abgesehen vom „Do-it-yourself"-Wissensmanagement: Welche Fähigkeiten hat ein echter Wissensmanager?

Nun, sie zeichnen sich durch viele Eigenschaften aus, sind aber im Wesentlichen Menschen, die vor allem in diesen beiden Bereichen herausragen:

Technisches Know-how: Viele Wissensmanager, mit denen wir gesprochen haben, begannen ihre Laufbahn als technische Redakteure, wurden dann nach und nach besser im Organisieren von Informationen (also in der Informationsarchitektur) und entwickelten schließlich das technische Know-how, um Wissensdatenbanken zu verwalten und zu nutzen. Sie sind versiert im Umgang mit den relevanten Software-Tools, Datenbanken und idealerweise mit Content-Management-Systemen.
Soziale Kompetenzen: Über die technischen Fähigkeiten hinaus verfügt ein Wissensmanager über ausgeprägte zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, die beide notwendig sind, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Er kann Beziehungen aufbauen, zusammenarbeiten, ist anpassungsfähig und verfügt über hervorragende organisatorische Fähigkeiten.

Ausgezeichnet! Sie kennen nun die Aufgaben eines Wissensmanagers und das, was ihn so wertvoll macht. Das wirft eine wichtige Frage auf: Wie entscheidet man, wann und ob man einen Wissensmanager einstellen sollte?

Wann ist der richtige Zeitpunkt, einen Wissensmanager einzustellen?

Der „richtige" Zeitpunkt, einen Wissensmanager einzustellen, ist dann, wenn eine schlechte Informationsarchitektur dazu führt, dass Mitarbeitende immer wieder dieselben Fragen stellen. Fragen wie „Wo finde ich die neueste Version der Unternehmensrichtlinien?", „Wie teile ich meinen neuen Prozess oder meine Entdeckung mit dem Team?" oder „Wer ist für die Aktualisierung unserer Wissensdatenbank verantwortlich?".

Manchmal versuchen Führungskräfte, dieses Problem durch die Einführung von All-in-one-Tools auf Unternehmensebene zu lösen, die das Wissen jedoch ungewollt noch stärker verstreuen, als es ohnehin schon ist, und die Lernkurve weiter verschärfen.

In beiden Fällen kann ein Wissensmanager einspringen und unorganisierte Daten zu einer zentralen Informationsdrehscheibe zusammenführen, und das ist nur einer der Vorteile, einen Wissensmanager einzustellen.

Schauen wir uns weitere große Vorteile an, die Wissensmanager mitbringen.

Die Vorteile eines Wissensmanagers

Weiter oben haben Sie gelesen, dass das Markenzeichen eines guten Wissensmanagers die Kombination aus technischem Know-how und sozialen Kompetenzen ist. Wenn beides zusammenkommt, ist ein Wissensmanager in der Lage:

Den Zugang zu Informationen zu organisieren und zu erleichtern: Wissensmanager können Prozesse und Systeme schaffen, etwa eine zentrale Drehscheibe zum Speichern und Abrufen von Wissen. Sie stellen außerdem sicher, dass Mitarbeitende, unabhängig von Erfahrung und Position, auf diese Systeme zugreifen können, um die benötigten Antworten zu finden.
Die Zusammenarbeit im Team zu verbessern: Sobald die Wissensdatenbank eines Unternehmens auch für weniger technikaffine Mitarbeitende zugänglich wird, können Teammitglieder kommunizieren und an Projekten zusammenarbeiten, die ein gemeinsames Verständnis erfordern. Mit zunehmender Zusammenarbeit verzeichnet das Unternehmen weniger redundante und doppelte Arbeit.
Den Onboarding-Prozess reibungsloser zu gestalten: Wenn relevante Informationen und Lernressourcen leicht verfügbar sind, flacht die Lernkurve ab und neue Mitarbeitende können schnell durchstarten. Es hat sich gezeigt, dass wirksame Onboarding-Praktiken Mitarbeitenden helfen, mehr Selbstvertrauen zu gewinnen, und die Engagement-Raten steigern, und zwar um 20 bis 40 %!
Institutionelles Wissen zu bewahren: Ohne einen Wissensmanager oder entsprechende Managementsysteme geht jedes Mal, wenn ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, das institutionelle Wissen, oder die Prozesse zu dessen Bewahrung, mit ihm verloren. Ein Wissensmanager weiß, wie man wertvolles Fachwissen dokumentiert und bewahrt, sodass das Unternehmen nicht wieder bei null anfangen muss.
Kontinuierliches Lernen zu fördern: Die Aufgabe von Wissensmanagern besteht nicht nur darin, Unternehmensdokumente zu sortieren und zu organisieren; sie konzentriert sich auch darauf, eine Innovationskultur zu fördern, indem sie Mitarbeitende dazu ermutigt, ihr Wissen zu besprechen und zu teilen. Das Ergebnis ist ein unterstützendes Umfeld, in dem Fachexperten ihre Erkenntnisse teilen, Nachwuchskräfte von erfahrenen Teammitgliedern lernen und alle gemeinsam ihr Niveau heben.

Angesichts der großen Wirkung, die ein Wissensmanager für jede Organisation haben kann, ist es da sinnvoll, nicht sofort einen einzustellen? Ja, in einigen Fällen können Sie es hinauszögern, einen Wissensmanager an Bord zu holen.

Ist es in Ordnung, keinen Wissensmanager einzustellen?

Es ist in Ordnung, die Einstellung eines Wissensmanagers (aber nicht das Wissensmanagement selbst) unter folgenden Umständen hinauszuzögern:

Sie arbeiten in kleinen, eng verbundenen Teams: Generell können Unternehmen mit weniger als 300 bis 500 Mitarbeitenden ohne einen Wissensmanager auskommen, vorausgesetzt, es gibt eine gut etablierte Wissensdatenbank sowie Managementpraktiken und/oder Tools.
Das Teilen von Ideen und Informationen ist Teil der Unternehmenskultur: Es gibt auch ohne einen Wissensmanager an der Spitze eine aktive Kultur des Wissensaustauschs, ein Beispiel dafür ist, wenn Teammitglieder regelmäßig Ideen und bewährte Verfahren über Kanäle wie Slack, Loom und E-Mails teilen.
Es bestehen Budgetbeschränkungen: Die Finanzen erlauben es Ihnen nicht, einen eigenen Wissensmanager einzustellen.

Da wir gerade beim Thema Finanzen sind: Womit können Sie rechnen, wenn Sie einen qualifizierten Wissensmanager bezahlen?

Die Kosten für die Einstellung eines Wissensmanagers im Jahr 2024

Die Gehaltsspanne für Wissensmanager hängt von Faktoren wie Standort, Berufserfahrung und Branche ab. Die folgende Tabelle zeigt das durchschnittliche Gehalt für Wissensmanager im Jahr 2024 je nach Standort:

Region

Durchschnittliche Gehaltsspanne

Wie Wissensmanager verschiedene Teams unterstützen

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Wissensmanager verschiedene Fach- und operative Teams unterstützen.

A. Personalwesen

Ein Wissensmanager stellt sicher, dass HR-Teams die Branchenvorschriften einhalten, was besonders in Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen wichtig ist.

B. Projektmanagement

Wissensmanager standardisieren Dokumentationspraktiken und erstellen Unternehmens-Wikis, um vergangene Projekte zu katalogisieren. Darüber hinaus unterstützen sie Projektmanager bei der Analyse früherer Projekte, um potenziellen Herausforderungen zu begegnen. Im Laufe der Zeit optimiert dieses angesammelte Wissen die Arbeitsabläufe und treibt den Projekterfolg voran!

C. Kundensupport

Wissensmanager entwickeln eine umfassende Wissensdatenbank, die Artikel zur Fehlerbehebung, Videoanleitungen und Chatbots enthält, um Kundensupport-Mitarbeitenden zu helfen, häufige Kundenprobleme schnell zu lösen, was letztlich die Kundenzufriedenheit verbessert.

D. Produktentwicklung

Da Wissensmanager im Grunde Datenanalysten sind, können sie dem Produktentwicklungsteam Erkenntnisse zu UX/UI und zur Wettbewerbsanalyse liefern, die es ihm ermöglichen, Produkte und Dienstleistungen zu schaffen, die der Endnutzer wirklich will.

Alternativen zur Einstellung eines Wissensmanagers

Sie meinen es ernst mit dem Wissensmanagement, aber die Einstellung eines eigenen Wissensmanagers kommt im Moment nicht infrage. Gibt es Alternativen? Ja. Da immer mehr Unternehmen die Bedeutung des Wissensmanagements erkennen, setzen sie auf cloudbasierte oder proprietäre Software, um die Vorteile des Wissensmanagements ohne die Einstellung eines eigenen Managers zu nutzen, zumindest in der Theorie.

Als selbst weltweit verteiltes Team haben wir aus erster Hand gelernt, dass das richtige Wissensmanagement-Tool den entscheidenden Unterschied macht. Die Kernfunktionen von Slite sind genau zu diesem Zweck entwickelt: von leistungsstarken Suchfunktionen, die relevante Informationen sofort zutage fördern, über anpassbare Vorlagen, die die Dokumentation teamübergreifend standardisieren, bis hin zu verschachtelten Seiten, die zusammengehörige Informationen organisiert und zugänglich halten. Unsere Wiki-Struktur ermöglicht es Teams, eine lebendige Wissensdatenbank aufzubauen, die sich mit ihrer Organisation weiterentwickelt.

Entscheidend ist, ein Tool zu wählen, das das Teilen von Wissen natürlich und mühelos macht. Wenn sich Ihre Wissensmanagement-Lösung nahtlos in den Arbeitsablauf Ihres Teams einfügt, werden Sie feststellen, dass die Menschen tatsächlich gern dokumentieren und teilen, was sie wissen.

Fazit

Finden Sie sich oft in Meetings wieder, die auch E-Mails hätten sein können? Nun, diese E-Mails hätten Dokumente in Ihrer Wissensdatenbank sein können, und genau das tut ein Wissensmanager. In seiner Stellenbeschreibung mag von Schreiben und Dokumentenmanagement die Rede sein, aber seine Wirkung ist:

Weniger Meetings, weniger sinnlose E-Mail-Ketten und mehr konzentriertes Arbeiten.

Das ist, kurz gesagt, das, was Wissensmanager so wertvoll macht, unabhängig von der Branche, in der sie tätig sind.

Ohne uns selbst loben zu wollen: Wir sind wirklich stolz auf das, was Slite zu bieten hat. Es ist eine Wissensmanagement-Lösung, die Tausenden von Nutzern geholfen hat, Wissen im Laufe der Zeit einfach zu dokumentieren, zu verwalten und wiederzufinden. Sie erhebt nicht den Anspruch, ein All-in-one-Produktivitätstool zu sein, dafür gibt es zahlreiche großartige Optionen auf dem Markt.

Aber wenn Wissensmanagement Ihr Hauptanliegen ist, probieren Sie Slite aus.