Начало работы, знакомство с материалами, включение в деятельность компании
Проблема: сильная фрагментация материалов
С самого начала работы 23 марта я был погружен в океан новой информации о компании и ее продуктах: Planoplan Editor, виджеты Planoplan, Planoplan Go! Изучая сам редактор планировок, материалы http://b2b.planoplan.com/ru, http://planoplan.com/ru/developer/, http://bit.ly/pop-b2b-faq и другие промо-материалы и документы, беседуя с Алексеем Ёжиковым, я столкнулся с проблемой усвоения этого потока информации. Часть материалов выложена на сайте на промо-страницах, часть на сторонних сайтах, часть выложена в Google Docs. Причем по мере бесед с Алексеем, возникали все новые и новые материалы, в разной степени актуальности и законченности. Часть просто нигде не зафиксирована и была озвучена самим Алексеем.
Что делать?
Даже без оглядки на собственные потребности как нового сотрудника, вливающегося в новое информационное поле, стало понятно, что компания со своей интенсивной ежедневной деятельностью просто нуждается в собственной базе знаний. Т. е. существует насущная потребность в консолидации и систематизации разрозненых материалов, разложенных по разным источникам. Удобном доступе к ним и для новых сотрудников и для уже существующих. В том числе и для быстрого формирования новых промо-материалов и адресных коммерческих предложений. С Алексеем решили начать собирать и фиксировать разные факты и тезисы о продуктах компании, ответы на возражения, идеи и улучшения.
Кроме того, знакомство с этими материалами выявило потребность в актуализции всей информации на текущей день. Виджеты претерпевали неоднократные изменения, и на сегодняшний день они сильно отличаются от большинства тех, которые приведены в многочисленных документах и промо-материалах. Часть линков просто умерла. Обычно это линки на страницы сайтов компаний-клиентов. Объекты сдаются, остатки квартир продаются, страницы перестают быть доступными. И это плохо, потому что это потенциальные материалы для показа, виджеты реальных объектов реальных клиентов компании. Эти материалы могли бы сыграть в том числе и на убеждение новых клиентов. О том, что давать клиентам мертвые линки — это в принципе плохо, и говорить не приходится. Актуализации требуют и другие материалы компании. В частности сменилось лого (?). Также нужна и технологическая ревизия.
Практические шаги по решению
Я начал с того, что набросал план работ и список документов, которые лягут в основу структуры корпортативной базы знаний. Начал его формировать еще в Evernote, документы стал создавать в офисном пакете (OnlyOffice) с перспективой на загрузку в Google Docs. Быстро пришло осознание неудобства такой работы, сложности организации быстрых кросс-линков между документами. Апрельские события, связанные с массовым блокировками серверов Google сделали такую работу просто мучительной. Я стал подыскивать более удобное решение для совместной работы. В итоге остановился на двух (Slite и Quip), сейчас их тестирую, а вы читаете этот документ и ходите из него в другие в Slite.
В случае принятия принципиального решения о взятии на вооружение такого инструментария, надо будет обсудить структуру формирования базы, какие-то простые правила и порядок работы.