Упор на создание именно удобной собственной базы знаний. Все остальные плюшки (управление проектами, списки дел, ведение клиентских баз, командные чаты и пр.) — вторичны.
Легкое внедрение, юзабилити! Один из самых важных пунктов. Чтобы не закопаться в излишнеми функционале, не засесть за серьезное обучение. В идеале чтобы основной функционал осваивался за вечер, а дополнительный, но не самый приоритетный — в процессе работы.
Наличие бесплатного тарифа без существенной потери функциональности. Поддержка в бесплатном тарифе команды не менее 3-5 человек. На этом этапе отпали:
Notion
Простая верстка документов, достаточно Markdown
Удобная иерархия и кросс-линкинг
Разграничение доступа и привилегий пользователей, продвинутое администрирование.
Простой и бережный экспорт в популярные форматы (PDF, HTML, DOCX etc.)
Кросс-платформенность между 4 основными системами (Win, Mac, iOS, Android)
Хорошая синхронизация (просто быстрая и без проблем)
Гибкая система уведомлений
Настраиваемый шэринг через внешние линки