Amazon bringt mehr produktive Businessautoren hervor als Business Schools.
Das Schreiben bei Amazon ist eine Kunst, und das schon seit 199x. Alle wichtigen geschäftlichen Diskussionen bei Amazon laufen schriftlich ab. Diese Dokumente liegen in einem der 3 unternehmensweit anerkannten Formate vor: 2 Pager, 6 Pager, PRFAQ. Da sie in einem erzählenden Stil verfasst sind, sind die ersten 10 Minuten der Amazon-Meetings dem stillen Durchlesen des Memos vorbehalten. Und Adjektive oder Füllwörter zu verwenden, ist ein absolutes Tabu. Mühsam? Auf jeden Fall.
Aber es funktioniert für das Unternehmen, und für die Mitarbeiterin, die mühevoll mindestens 2 Seiten zu ihrer neuen Idee verfasst. Mitarbeitende, die diese Schreibkultur annehmen, werden schneller befördert und zu besseren Denkern. Manche von ihnen schreiben sogar mit der Zeit produktive Gastbeiträge in führenden Wirtschaftspublikationen und werden zu Vordenkern auf LinkedIn.
Und nicht zuletzt werden sie häufiger befördert. Bessere Kommunikatoren steigen schneller in der Unternehmenshierarchie auf, denn je höher man steigt, desto stärker nimmt die Menge an Kommunikation zu, an der man beteiligt ist.
Wenn Sie also eine Beförderung im Blick haben, verbessern Sie Ihre geschäftlichen Schreibfähigkeiten. Beginnen Sie, bessere Dokumente zu schreiben. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was gutes geschäftliches Schreiben ausmacht, wie man es umsetzt, und über ein kostenloses Bonus-KI-Tool, das Ihnen jedes Mal hilft.
Was ist gutes geschäftliches Schreiben?
Gutes geschäftliches Schreiben vermittelt geschäftliche Ideen auf die einfachste mögliche Weise. Üblicherweise ist geschäftliches Schreiben wortreich, schwerfällig und schwer zu lesen. Vom Verstehen ganz zu schweigen.
Wenn wir genauer hinschauen, ist gutes geschäftliches Schreiben:
- In einfachem, alltäglichem Deutsch verfasst: niemand muss ein Synonymwörterbuch aufschlagen, um zu verstehen, was Sie sagen wollen.
- Überzeugt Ihr Team von der vorgeschlagenen Lösung.
- Beantwortet „Was ist das Problem", „Wie lässt es sich beheben" und „Was ich von Ihnen brauche, damit das gelingt".
Am wichtigsten ist,
Gutes geschäftliches Schreiben lässt Menschen etwas fühlen.
Gutes Schreiben löst einen Dopaminfluss im Belohnungssystem Ihres Gehirns aus. Bill Birchard, der brillante Coach für das Schreiben von Büchern, hat herausgefunden, dass gutes geschäftliches Schreiben die Kraft hat, uns zu motivieren.
> Großartiges Schreiben setzt Opioide frei, die die Belohnungszentren aktivieren. Genau wie gutes Essen, ein wohltuendes Bad oder eine umhüllende Umarmung schafft gut ausgeführte Prosa Vergnügen, das uns weiterlesen lässt.
- Bill Birchard
Ein gutes Selbsthilfebuch motiviert uns, umsetzbare Veränderungen in unserem Alltag vorzunehmen. Ebenso motiviert uns ein guter Film über die Liebe, bessere Partner zu sein. Und genauso bringt uns wirksames geschäftliches Schreiben dazu, uns für das geschäftliche Problem zu interessieren, und motiviert uns, uns an seiner Lösung zu beteiligen, als Team.
Ein Schritt-für-Schritt-Schreibritual, um Ihr geschäftliches Schreiben um 80 % zu verbessern
Wir schätzen Amazons Schreibrichtlinien, aber sie sind etwas übertrieben. Ihre Regeln funktionieren, weil sie auf die gewaltige Größe des Unternehmens und das Gewicht seiner Entscheidungen zugeschnitten sind.
Aber ein kleines Unternehmen hat nicht so viel Kontext, Brancheninformationen und auch nicht die Notwendigkeit, es gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Für es sollte geschäftliches Schreiben die Beteiligten auf möglichst kurze Weise darüber ausrichten, was als Nächstes kommt. Mit gerade genug Kontext.
Das folgende Ritual basiert auf soliden Grundlagen des Schreibens. Es lässt sich für Geschäftsbriefe, Berichte bis hin zu Dingen wie Pressemitteilungen nutzen.
1. Gehen Sie davon aus, dass Ihre Leserschaft in Eile ist
In 9 von 10 Fällen wird Ihre Leserschaft Ihr Dokument nur überfliegen. An einem ganz normalen Arbeitstag springt sie zwischen Anrufen hin und her, sorgt sich um ihre eigene Arbeit, hilft anderen und so weiter. Sie sucht stets nach einer Zusammenfassung, die mit den wenigsten Worten die meisten Informationen liefert.
Machen Sie also ein Gedankenexperiment. Was würden Sie tun, wenn Sie ein Dokument vor einem Meeting durchlesen müssten, das in 5 Minuten beginnt?
Sie würden die Überschriften überfliegen, den Zusammenfassungsteil lesen, prüfen, ob es Sie erwähnt oder eine Abhängigkeit für Sie schafft.
Auch wenn Sie es bei Ihren Kollegen nicht überprüfen können: Sie überfliegen Ihre Dokumente wahrscheinlich genauso. Gehen Sie also, bevor Sie irgendetwas schreiben, immer davon aus, dass Ihr Dokument umso mehr gelesen wird, je einfacher, und kürzer, Sie es gestalten.
2. Seien Sie sich im Klaren, warum Sie es schreiben
Sie sollten in 1 Satz zusammenfassen können, warum Sie ein geschäftliches Dokument verfassen. Sie sollten ein inneres Motto wie dieses haben, bevor Sie ein Dokument zusammenstellen:
„Ich möchte vermitteln, dass es ein [Problem/eine Chance] gibt und dass die Arbeit daran über [Ihre Idee/Initiative/Ihren Prozess] dabei helfen kann, [Kennzahlen] um [ungefährer Prozentwert, um die Größenordnung zu verdeutlichen] zu verbessern"
Entweder haben Sie eine Gelegenheit gefunden, etwas Neues zu tun, oder etwas Bestehendes zu verbessern. In beiden Fällen müssen Sie
- Sie dazu bringen, sich für das Problem zu interessieren
- Sie von der wirksamsten Lösung überzeugen
- Einen Aktionsplan vorschlagen, der Einwänden zu Budget, Kapazität oder Ressourcen vorbeugt.
3. Denken Sie jetzt laut
Wenn Sie ein kritischer Denker mit wenig Schreibtraining sind, werden Sie diesen Schritt lieben. Manche Menschen sind hervorragend im Entwickeln von Ideen, tun sich aber schwer, sie zu vermitteln. Diesen Menschen fällt es schwer, geschäftliche Dokumentation zu verfassen, weil sie zwischen dem Versuch, eine Idee zu erklären, und der Sorge, in welchen Abschnitt oder welches Format sie gehört, hin und her wechseln.
Wenn das auf Sie zutrifft, beginnen Sie immer hiermit.
- Vergessen Sie das Schreiben, die Rechtschreibung, die Grammatik usw. Machen Sie es sich zum Ziel, ein unzusammenhängendes Dokument zu schreiben, das vor Substanz nur so strotzt.
- Öffnen Sie ein neues Dokument und schreiben Sie sich alles von der Seele. Jeden neuen Punkt oder jedes Argument, das Ihnen einfällt, machen Sie zu einem neuen Aufzählungspunkt.
- Tun Sie das so lange wie möglich, mindestens bis Sie eine halbe Seite gefüllt haben.
- Gehen Sie spazieren oder tun Sie etwas anderes. Kommen Sie zurück und lesen Sie das Dokument durch. Ergeben die Punkte einen Sinn? Streichen Sie die, die das nicht tun. Fügen Sie ein paar weitere Ideen hinzu, wenn Sie Inspiration bekommen. Sie verstehen, worum es geht.
Sobald Sie damit fertig sind, sind Sie offiziell mit dem Denkteil wirksamer Kommunikation fertig. Der nächste Teil besteht darin, Ihr Dokument in eine überzeugende Erzählung zu verpacken und es dann leicht lesbar zu machen.
4. Bauen Sie Ihre Gedanken zu einfachem, zusammenhängendem Text aus
Sobald Ihre Gedanken stehen, strukturieren Sie sie zu einer Erzählung um und führen Sie jeden Punkt aus.
Achten Sie dabei darauf, dass Ihr Text einfach ist. Das ist entscheidend. Alle Schreibratgeber werden Ihnen raten, auf einfache Weise zu schreiben.
Aber was bedeutet einfaches Schreiben überhaupt? Grob gesagt bedeutet es, dass Sie kurze Sätze, gebräuchliche Wörter und kurze Absätze verwenden. Es gibt 3 konkrete Regeln, denen Sie folgen können, um Ihren Text „einfacher" zu machen
4.1 Halten Sie ein Verhältnis von 80/20 zwischen Aktiv und Passiv.
Bildungseinrichtungen lehren uns, Fachjargon und Passiv zu verwenden, damit der Text tiefgründig wirkt. In Wirklichkeit machen Passivkonstruktionen Sätze länger. Und schwerer verständlich. Kognitiv sind wir darauf ausgelegt, das Aktiv viel besser zu verstehen. Versuchen Sie deshalb, stets im Aktiv zu schreiben.
4.2 Bevorzugen Sie kurze Sätze.
Kürzere Sätze sind leichter zu verstehen. So wie diese hier. Wenn Sie sie im Wechsel mit mittellangen Sätzen verwenden, entsteht Magie. Man nennt das Rhythmus.
Kurze Sätze sind etwa 10 Wörter lang. Mittellange Sätze haben 10 bis 15 Wörter. Und lange Sätze haben 20 oder mehr Wörter.
Versuchen Sie immer, bei etwa 15 Wörtern oder weniger zu bleiben. Sie können Ihre längeren Sätze kürzen, indem Sie Adverbien und Adjektive streichen, schwierige Wörter ersetzen usw.
4.3 Streichen Sie schwierige Wörter aus Ihrem Wortschatz.
Sie werden immer wieder versucht sein, mit dem neuesten Wort oder Akronym aus Ihrem Lieblings-Newsletter zu prahlen. Aber die Chancen stehen gut, dass Sie fast immer eine einfachere Wortwahl verwenden können, um dieselbe Bedeutung zu vermitteln.
Hier ist ein Beispiel.
Komplexe Version: „Unser Produkt nutzt modernste Technologie, um den Durchsatz und die Skalierbarkeit von Datenverarbeitungs-Frameworks zu optimieren und dadurch die operativen Effizienzen erheblich zu steigern."
Vereinfachte Version: „Wir vereinfachen den Betrieb, indem wir mit neuester Technik die Geschwindigkeit von Datenverarbeitungs-Frameworks verbessern."
Diese 3 Regeln allein werden den Großteil Ihrer Texte verbessern. Und wenn Sie sie korrigieren möchten, nutzen Sie ein Tool wie Hemingway. Es hebt lange Sätze und schwierige Wörter hervor, damit Sie sie korrigieren können. Außerdem liefert es Ihnen eine grobe Lesbarkeitsanalyse Ihres Inhalts.
Hier ist zum Beispiel die Lesbarkeitsanalyse des Artikelinhalts bis zum obigen Absatz:
Hemingway hilft Ihnen, die Lesbarkeit Ihrer Texte kostenlos zu analysieren
5. Lesen Sie es am nächsten Tag Korrektur
Lassen Sie immer 6 bis 12 Stunden verstreichen, bevor Sie Ihren ersten Entwurf bearbeiten. Diese Zeit hilft Ihnen, das Dokument aus einer frischen Perspektive zu betrachten. Dies ist der Moment, in dem Sie überprüfen und bearbeiten.
> Ich werfe wahrscheinlich ein Viertel von dem, was ich im ersten Entwurf eines Buchkapitels schreibe, wieder weg. Auch wenn ich versuche, ziemlich gründlich herauszuarbeiten, was ich sagen will, bevor ich schreibe, muss man trotzdem sehen, wie Konzepte auf dem Papier wirken, um zu entscheiden, ob sie es wert sind, zu bleiben.
- Cal Newport
Beim Schreiben greifen wir auf konvergentes Denken zurück. Wir lassen uns von unserer unzusammenhängenden Gedankenkette mitreißen und schweifen ab. Beim Schreiben von Belletristik, Essays oder erkundenden Texten über aufkommende Trends ist das noch vertretbar. Aber redundante Informationen sind eine Todsünde beim geschäftlichen Schreiben. Sie verschwenden Zeit und schicken Ihre Kollegen auf dieselben nutzlosen Abwege, wenn Sie sie nicht streichen.
6. Optional - Fügen Sie einen Call-to-Action (CTA) hinzu
Ihr Dokument sollte jeder Leserin und jedem Leser genau sagen, was Sie von ihnen mit diesen Informationen erwarten. Das kann in Form von nächsten Schritten oder Vorschlägen geschehen, aber dies ist ein entscheidender Punkt.
Wenn Sie ein schnell agierendes Unternehmen sind, das Meetings reduzieren möchte, ist das ein Muss. Aber wenn Sie Dokumente als Ausgangspunkt für eine größere abteilungsübergreifende Diskussion schreiben, kann ein CTA etwas schroff wirken. Entscheiden Sie also selbst.
Und 5 fortgeschrittene Tipps für geschäftliches Schreiben, um von gut zu brillant zu werden.
Die Tipps aus dem vorherigen Abschnitt werden Ihre geschäftliche Kommunikation verändern. Aber wenn Sie zum besten 1 Prozent der Businessautoren der Welt gehören wollen, tun Sie dies.
Tipp Nr. 1 - Reduzieren Sie pauschale Aussagen und schwache Wörter.
Schreiben Sie nicht:
„Unser Kundenservice ist exzellent."
Schreiben Sie:
„89 % der befragten Kunden bewerten unseren Kundenservice als ,sehr zufrieden', mit einem durchschnittlichen Zufriedenheitswert von 4,8 von 5 auf Basis von über 5.000 Antworten. Damit liegen wir bei der Kundenzufriedenheit auf Platz 1 unter unseren 5 größten Wettbewerbern."
Statt des vagen Adjektivs „exzellent" verwendet dieses Beispiel konkrete Datenpunkte und Prozentwerte, um die Aussage über die Qualität des Kundenservice zu belegen. Den Kontext der Wettbewerber-Rankings zu liefern, stützt die Aussage zusätzlich mit Fakten. Dieser Detailgrad gibt der Leserschaft greifbare Belege statt einer mehrdeutigen Pauschalaussage.
Tipp Nr. 2 - Antizipieren Sie Einwände
Schreiben Sie nicht:
„Unsere neue Richtlinie wird besser für die Mitarbeitenden sein."
Schreiben Sie:
„Manche mögen denken, eine frühere Anfangszeit sei weniger praktisch. Die Daten zeigen jedoch, dass die neue 9-Uhr-Schicht ein produktiveres Arbeitsumfeld ermöglicht. Mitarbeitende können die ruhigeren Morgenstunden nutzen, und Studien berichten von einer um 10 bis 15 % höheren Leistung durch frühere Anfangszeiten."
Tipp Nr. 3 - Lassen Sie es sich wie eine Geschichte lesen
Schreiben Sie nicht:
„Wir haben unser Angebot aktualisiert, was den Kunden gefiel."
Schreiben Sie:
„Als die Fokusgruppen den Wunsch nach neuen Funktionen äußerten, wurde unser Team aktiv. Die Produktingenieure fügten die lang ersehnten Optionen A und B hinzu. Die Marketer schufen eine überaus erfolgreiche Social-Media-Kampagne auf Basis der Verbesserungen. Innerhalb von 2 Monaten hatten 83 % der Nutzer die neuen Funktionen ausprobiert, und die Abonnements stiegen um 20 %."
Tipp Nr. 4 - Gehen Sie über Worte hinaus, fügen Sie Visuelles hinzu
Schreiben Sie nicht nur:
„Unser neuer Prozess spart Zeit."
Fügen Sie auch ein Flussdiagramm des 10-stufigen Prozesses hinzu und heben Sie hervor, an welcher Stelle 2 überflüssige Schritte entfernt wurden.
Tipp Nr. 5 - Vertrauen Sie jemandem die Durchsicht Ihrer Arbeit an.
Alle professionellen Autoren haben einen Lektor. Die meisten Danksagungen in Büchern beginnen damit, den Lektor zu loben, weil er den Autor ertragen und sein Geschriebenes zu einem fertigen Werk geformt hat.
Lassen Sie Ihre Dokumente von einem Kollegen gegenlesen, bevor Sie ein wichtiges versenden. In der Regel entdecken sie Dinge, die Sie einfach nicht sehen können, ganz gleich, wie gut Sie werden. Idealerweise sollten Sie diese Person außerordentlich schätzen, damit Sie ihr Feedback ernst nehmen.
Deshalb braucht großartiges geschäftliches Schreiben Zeit. Langsamkeit ist in der Gründlichkeit des Prozesses angelegt. Selbst wenn Sie eine grandiose Idee bereits im Kopf formuliert haben, brauchen Sie trotzdem Zeit, um sie zu verfeinern, zu formatieren, auf Tippfehler zu prüfen, und erst dann können Sie sie veröffentlichen.
Gibt es also einen Weg, in sehr kurzer Zeit großartige geschäftliche Texte zu erstellen?
Sie können KI nutzen, um Ihre groben Notizen in geschäftliche Dokumentation zu verwandeln, denn sie ist ein hervorragendes Korrekturwerkzeug für Rechtschreibung und Lektorat. Es gibt 2 Wege, das zu tun.
Methode 1 - Nutzen Sie Slites magischen Dokumentformatierer
Slites kostenloser Dokumentformatierer verwandelt Ihre Notizen in ein zusammenhängendes, leicht lesbares und sauber formatiertes Dokument. So funktioniert es:
Schritt 1: Gehen Sie zu diesem Link.
Schritt 2: Fügen Sie Ihren Inhalt ein und klicken Sie auf „Formatiertes Dokument abrufen"
Sie glauben es nicht?
Für dieses Beispiel haben wir ChatGPT gebeten, eine Buchzusammenfassung von „Getting Things Done" zu erstellen, und hier ist das Ergebnis, das wir erhalten haben!
Slites magischer Dokumentformatierer in Aktion
Hier ist eine kurze Liste all dessen, was der magische Dokumentformatierer mit Ihrem Inhalt macht:
- Gibt Ihnen von Anfang an Zugriff auf Vorlagen für alltägliche Arbeitsdokumente
- Behebt alle Arten von Rechtschreib- und Grammatikfehlern.
- Fügt Ihrem Inhalt Zwischenüberschriften hinzu.
- Hebt wichtige Formulierungen fett hervor, um Kernpunkte zu betonen.
- Wahrt einen professionellen Ton.
- Liefert Ihnen Ihr Ergebnis kostenlos in Sekunden. Herkömmlich würde es die meisten Fachleute mindestens 20 bis 30 Minuten kosten, die Art von Bearbeitung vorzunehmen, die der magische Dokumentformatierer im Handumdrehen erledigt.
Methode 2 - Bitten Sie ChatGPT manuell, Ihren Inhalt auszubauen
Der zweite Weg besteht darin, ChatGPT Ihre Notizen zu geben und es nacheinander zu bitten:
- Die Punkte auszubauen
- Den Wortschatz und die Sätze zu vereinfachen
- Sie in ein [Dokumenttyp, den Sie vorbereiten, z. B. einen Plan, ein Angebot usw.] umzustrukturieren
- Den Inhalt umzuformatieren, um die Lesbarkeit durch Absatzumbrüche und Überschriften zu erhöhen
Profi-Tipp: Geben Sie die Anweisungen nicht alle in einer Nachricht, sondern eine nach der anderen. LLMs tun sich mit mehrstufigen Prozessen schwer. Sie neigen dazu, ständig hier und da Schritte zu vergessen. Ein besserer Ansatz ist, eine Anweisung zu geben, so lange zu iterieren, bis Sie zufrieden sind, und erst dann zum nächsten Schritt überzugehen.
Methode 3 - Nutzen Sie Slite, um vor dem Schreiben umfassende Informationen zu sammeln
Der größte Zeitfresser beim geschäftlichen Schreiben ist nicht das eigentliche Schreiben: Es ist das Finden der richtigen Informationen, über die man schreiben soll. Ihre besten Erkenntnisse sind über Slack-Gespräche, Linear-Tickets, GitHub-Diskussionen, Google-Drive-Dokumente und Support-Tickets verstreut. Sie verbringen am Ende 30 bis 40 % Ihrer Schreibzeit damit, mehrere Plattformen zu durchforsten, statt Ihre Erzählung zu gestalten.
Slite löst diesen Rechercheengpass. Seine KI-Suche zieht Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank, und im Pro-Tarif durchsucht Slite Agent auch all Ihre verbundenen Tools. So nutzen Sie es für besseres geschäftliches Schreiben:
Schritt 1: Statt mehr als 15 Browser-Tabs zu öffnen, stellen Sie Slite Fragen in natürlicher Sprache wie „Was waren die wichtigsten Kundeneinwände gegen unsere Preisänderung?" oder „Welche Kennzahlen haben sich nach dem neuen Onboarding-Prozess verbessert?"
Schritt 2: Erhalten Sie umfassende Antworten mit Quellenangaben aus allen Plattformen: Slack-Diskussionen, Projektaktualisierungen in Linear, Kundenfeedback aus Support-Tools und technische Entscheidungen aus GitHub.
Schritt 3: Nutzen Sie diese verifizierten Erkenntnisse als Grundlage und wenden Sie dann Methode 1 oder 2 an, um Ihren Text zu strukturieren und zu verfeinern.
Dieser Ansatz verwandelt Ihre Recherchephase von einer zerstreuten Suche in eine fokussierte Informationsbeschaffung. Sie verbringen weniger Zeit mit der Frage „Wo habe ich diese wichtige Diskussion gesehen?" und mehr Zeit damit, überzeugende geschäftliche Erzählungen mit vollständigem Kontext zu gestalten.
Slite sorgt dafür, dass Ihnen nie eine entscheidende Information entgeht, weil sie im falschen Tool vergraben ist. Es beginnt bei 10 $/Nutzer/Monat, und der Pro-Tarif (20 $/Nutzer/Monat) ergänzt die Suche von Slite Agent über all Ihre verbundenen Tools. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie es Ihr geschäftliches Schreiben beschleunigt.
Schlusswort - Sie werden immer besser, wenn Sie üben
Mark Twain sagte einmal die berühmten Worte: „Ich hatte keine Zeit, dir einen kurzen Brief zu schreiben, also habe ich dir stattdessen einen langen geschrieben." Autoren leben und atmen nach diesem Zitat. Gutes Schreiben besteht darin, eine Menge Informationen zu nehmen, eine Geschichte daraus zu machen und sie dann zu verdichten. Das ist schwer.
Wie jede andere schwierige Fähigkeit können Sie Ihr geschäftliches Schreiben verbessern, wenn Sie üben. Aber anders als bei den meisten anderen Fähigkeiten gibt es einen Zinseszinseffekt. Ihre Meetings werden weniger zahlreich. Ihre Kollegen werden Sie mehr respektieren. Sie werden kritischer denken. Mehr Chancen werden sich Ihnen bieten.
Aber alles beginnt mit Ihrer einfachen Schreibgewohnheit.
