„Business Operations Manager“ – klingt nach einer einfachen Rolle, oder? Es steckt buchstäblich im Namen: Sie verwalten interne Abläufe innerhalb des Unternehmens.
Aber jetzt, mit dem Aufstieg von asynchronem Arbeiten und agilem Projektmanagement, müssen BizOps Manager über die bloße Verwaltung alltäglicher operativer Probleme hinausgehen und Fragen beantworten wie „Hey, wie benutzen wir dieses Tool noch mal?“.
Sie müssten datengestützte Entscheidungen treffen, mehrere Teams aufeinander abstimmen und zusammenhängende Strategien entwickeln, um das Geschäftswachstum voranzutreiben.
Schauen wir uns an, wie Sie ein erstklassiger Business Operations Manager werden und Ihrem Unternehmen helfen können, mit den richtigen Prozessen zu skalieren ⬇️
Was macht ein Business Operations Manager?
Ein Business Operations Manager überwacht tägliche Aufgaben, koordiniert Teams und stellt sicher, dass Projekttermine eingehalten werden.
Auch wenn dies nach mühsamer Verwaltungsarbeit klingt, hat die Rolle heute viel mehr zu bieten und umfasst nun Folgendes:
Nach Verbesserungen suchen. Stellen Sie sich vor, Sie überwachen die Auftragsabwicklung bei einem wachsenden E-Commerce-Unternehmen. Sie bemerken Versandverzögerungen und optimieren den Prozess, indem Sie mit einem schnelleren Logistikdienstleister zusammenarbeiten.
Daten analysieren: Nach der Implementierung des neuen Versandsystems überprüfen Sie die Leistungskennzahlen und das Kundenfeedback. Die Daten zeigen eine Reduzierung der Lieferzeiten um 20 % und eine höhere Kundenzufriedenheit, was Ihre Entscheidung bestätigt.
Für die Zukunft planen: Anhand dieser Erkenntnisse passen Sie das Budget an, um mehr Mittel für die Logistik bereitzustellen, Ziele festzulegen, um die Lieferzeiten um weitere 10 % zu verkürzen, und einen Plan zur Bewältigung saisonaler Auftragsspitzen zu implementieren.
As you can see, BizOps has evolved into a more strategic role, where you need to develop foresight and focus on the bigger picture.
Strategische Bedeutung
BizOps Manager haben einen umfassenden Überblick über die Organisation, was ihnen hilft, Probleme und Bedürfnisse in verschiedenen Abteilungen zu erkennen. Ein Großteil ihrer Arbeit besteht darin, als Brücke zwischen Strategie und Ausführung zu fungieren.
Nehmen wir an, Sie leiten ein kürzlich finanziertes SaaS-Unternehmen und haben Schwierigkeiten, Ihr Produktteam zu skalieren. Ihr BizOps Manager sollte die Engpässe identifizieren und eine Lösung finden, um dem Unternehmen langfristig zu helfen.
Sie können vorschlagen, den Einstellungsprozess zu standardisieren, indem sie klare Stellenbeschreibungs-Vorlagen erstellen, Kandidaten mit einer Einstellungs-Scorecard bewerten und ein Bewerber-Tracking-System (ATS) einführen. Jetzt können Sie schnell Kandidaten für das Produktteam bewerten und einstellen und die Time-to-Hire für zukünftige Rollen verkürzen.
Darüber hinaus können BizOps Manager Wissensmanagement-Tools (hüstel, Slite) verwenden, um HR-Prozesse zu optimieren, indem sie alle von den Einstellungsteams benötigten Dokumente vorlagenbasiert erstellen und an einem praktischen Ort speichern.
Karriereverlauf
Let’s look at how does a career in business operation looks like:
- Zu Beginn Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich in Rollen wie Operations Analyst arbeiten und sich auf das Erlernen der Kernaspekte des Geschäftsbetriebs konzentrieren, wie z. B. Projektmanagement, Prozessverbesserung, Datenanalyse und interne Kommunikation.
- In mittleren Karriererollen können Sie erwarten, in den Bereichen Datenanalyse, Budgetverwaltung und funktionsübergreifende Führung zu arbeiten.
- Wenn Sie wachsen, steigen Sie in eine VP- oder COO-Rolle auf, in der Sie die gesamte operative Strategie des Unternehmens gestalten können.
- Viele BizOps-Experten gründen Startups mit einem fundierten Verständnis für den Aufbau skalierbarer Prozesse.
Wesentliche Fähigkeiten und Kompetenzen
Datenanalyse
Datenanalyse bei der Verbesserung des Geschäftsbetriebs zu ignorieren, ist wie Autofahren mit verbundenen Augen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie nicht zwangsläufig das Auto zerstören, sondern Ihre Chancen, den Umsatz Ihres Unternehmens zu steigern.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie BizOps Manager Daten verwenden können, um fundierte Entscheidungen zu treffen:
Angenommen, Sie haben eine neue Funktion eingeführt und möchten wissen, ob Ihre Benutzer sie tatsächlich nützlich finden. Leider meldet Ihr Produktteam niedrige Akzeptanzraten für die Funktion. Ihr BizOps Manager könnte Kundennutzungsdaten analysieren, um allgemeine Trends bei früheren Funktionseinführungen zu identifizieren.
Sie stellen fest, dass Kunden sich nicht an den Kundensupport wenden, um mehr über die scheinbar komplizierten Funktionen zu erfahren, sondern sie stattdessen ganz vermeiden. Sie würden dann empfehlen, Hilfeartikel in das Produkt zu integrieren, damit Kunden ihre Fragen beantworten können, ohne sich an Ihr Support-Team wenden zu müssen.
Mithilfe von datengestützten Erkenntnissen richten sie die Ressourcen und Angebote des Unternehmens an den Kundenbedürfnissen aus und fördern so den langfristigen Erfolg.
Projektmanagement
Da Sie im Grunde genommen operative Brände löschen und gleichzeitig zukünftige Brände verhindern, müssen Sie die Kunst des Projektmanagements beherrschen. Dies bedeutet, dass Sie sich Fachwissen in den folgenden Bereichen aneignen müssen:
- Workflows optimieren und Automatisierung implementieren, um die Produktivität zu steigern.
- Leistungskennzahlen mithilfe von Tools wie Tableau oder Excel analysieren, um strategische Entscheidungen zu treffen.
- Projekte priorisieren und Budgets oder Ressourcen für maximale Effizienz zuweisen.
- Risiken identifizieren und Notfallpläne entwickeln, um Unterbrechungen zu vermeiden.
- Unternehmensziele in umsetzbare Projekte mit klaren Zeitplänen übersetzen.
- Erkenntnisse und Aktualisierungen an Stakeholder kommunizieren, um Ausrichtung und Transparenz sicherzustellen.
Ein BizOps Manager sollte Workflows und Engpässe analysieren und Systeme implementieren, die einen reibungslosen Ablauf des Betriebs gewährleisten.
Während einer unternehmensweiten Softwaremigration können sie beispielsweise einen zentralen Projektplan erstellen, wöchentliche Fortschrittskontrollen mit den Abteilungsleitern abhalten und Meilensteine verfolgen, um eine rechtzeitige Ausführung und Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Kostenoptimierung
Bei der Kostenoptimierung geht es nicht darum, an allen Ecken und Enden zu sparen. Es geht darum, klug auszugeben. BizOps identifiziert Bereiche, in denen Ressourcen verschwendet werden, indem Daten analysiert werden.
Sie können beispielsweise bessere Lieferantenverträge aushandeln oder auf Cloud-basierte Tools umsteigen, um IT-Kosten zu sparen. Diese Einsparungen können in Wachstumschancen reinvestiert werden, was dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Risikomanagement
Jede Entscheidung birgt Risiken. Ein Business Operations Manager sollte diese Risiken antizipieren, Notfallpläne erstellen und das Unternehmen vor potenziellen Problemen schützen.
Nehmen wir an, Ihr Unternehmen plant die Einführung eines neuen Preismodells. Es besteht jedoch das Risiko, dass Kunden abwandern, wenn die neue Preisgestaltung als zu hoch oder unfair wahrgenommen wird.
Um dies zu mindern, können sie einen Rollback-Plan entwickeln, um zur alten Preisgestaltung zurückzukehren, wenn frühe Ergebnisse auf eine signifikante Abwanderung hindeuten.
Tools der Branche
Projektmanagement- und Dokumentationsplattformen
Sie können Tools wie Asana und Trello verwenden, um sich auf die Zuweisung von Aufgaben, die Verwaltung von Fristen und die Sicherstellung zu konzentrieren, dass alle ihre Leistungen im Zeitplan liegen.
Wenn Sie diese Projekte verwalten, erstellen Sie natürlich unzählige Dokumente. Wenn Sie ein Tool für effektives Wissensmanagement suchen – ist Slite ein Kinderspiel!
Here’s how Slite can help busy BizOps teams:
1) Skip the tedium and use our Projektvorlagen, um neue Projekte sofort zu starten
2) Verwalten und aktualisieren Sie die gesamte interne Dokumentation an einem Ort, um den Zugriff zu erleichtern. Sie können Dokumente auch ohne ständiges Hin und Her überprüfen.
3) Analysieren Sie mit Workspace Analytics, ob Teams Ihre Dokumente verwenden
So hat Omnisend die Teamzusammenarbeit mit Slite verbessert:
💡Sie können auch unseren Zeitsparrechner verwenden, um zu ermitteln, wie viel Zeit Ihr Team mit Slite sparen kann!
Analysetools
Daten sind die Grundlage für fundierte Entscheidungen für jedes Unternehmen. Plattformen wie Google Analytics und Tableau sind sehr hilfreich, um Einblicke und Markttrends zu erhalten.
- Tableau oder Power BI: Zum Erstellen interaktiver Dashboards und Visualisieren von operativen Kennzahlen
- Google Analytics: Zum Verfolgen der Website-Leistung und des Benutzerverhaltens
- Mixpanel: Für Produktanalysen und das Verfolgen der Benutzerinteraktion
Diese Tools helfen Managern, Trends zu erkennen, Ineffizienzen aufzudecken und fundierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise kann die Verwendung von Power BI zur Analyse von Kundendienstdaten Spitzenzeiten des Supports aufdecken und so zur Optimierung der Personalplanung beitragen.
Kommunikationstools
Klare Kommunikation ist wichtig für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Slack und Microsoft Teams bieten Plattformen, auf denen Nachrichten, Dokumente und Feedback schnell zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden können. Sie können Folgendes verwenden:
- Slack oder MS Teams: Für die Teamkommunikation in Echtzeit
- Zoom oder Google Meet: Für virtuelle Meetings und Schulungen
P.S.: Slite lässt sich in Slack integrieren, sodass Sie unsere „Ask“-Funktion verwenden können, um alle Ihre Antworten zu erhalten, ohne den Browser wechseln zu müssen!
Automatisierungslösungen
Niemand wechselt gerne für grundlegende Aufgaben von einem Tool zum anderen. Sie können Tools wie Zapier oder Make.com verwenden, um verschiedene Apps zu verbinden und manuelle Workflows zu automatisieren, wodurch Zeit für strategische Arbeit frei wird. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Tools über starke Integrationsfunktionen verfügen, damit Sie wichtige Daten nicht in unterschiedlichen Systemen belassen.
Erfolg messen
Key Performance Indicators festlegen
KPIs helfen Ihnen, Ihren Fortschritt zu verfolgen und sich auf kritische Bereiche wie Prozesseffizienz, Kundenzufriedenheit usw. zu konzentrieren. Beispielsweise kann die Messung, wie schnell Aufgaben erledigt werden oder wie viele Projekte pünktlich geliefert werden, die betriebliche Effizienz aufzeigen.
Das Verfolgen der Mitarbeiterproduktivität und -bindung gibt Einblicke in die Teamleistung, während Kennzahlen zur Kundenzufriedenheit sicherstellen, dass Sie die Kundenbedürfnisse erfüllen.
Finanzielle KPIs, wie z. B. Gewinnmargen, helfen Ihnen, Kosten zu verwalten und Gewinne zu maximieren.
Projektauswirkungen messen
Berücksichtigen Sie direkte und indirekte Ergebnisse, um zu verstehen, wie sich Ihre Projekte auf das Unternehmenswachstum ausgewirkt haben. Direkte Auswirkungen sind Kosteneinsparungen oder Umsatzsteigerungen, während indirekte Vorteile zufriedenere Mitarbeiter oder Kunden sind.
Wenn Sie beispielsweise ein neues Treueprogramm implementiert haben, wären direkte Auswirkungen eine Zunahme der Wiederholungskäufe, während indirekte Auswirkungen eine verbesserte Kundenbindung wären.
Häufige Herausforderungen und Lösungen
Ressourcenbeschränkungen
Nicht jedes Unternehmen kann sich ausgefallene Tools und hohe Projektbudgets leisten. Hier sind einige Strategien, um dies zu bewältigen
- Priorisieren Sie Projekte basierend auf ihren Auswirkungen im Vergleich zum erforderlichen Aufwand.
- Automatisieren Sie Routineaufgaben, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
- Beginnen Sie mit kleinen Verbesserungen, die eine große Wirkung haben.
Ich erinnere mich, dass wir LinkedIn-Anzeigen für eine ABM-Kampagne schalten wollten, dies aber aufgrund begrenzter Budgets nicht tun konnten. Stattdessen beschlossen wir, das Gründer-geführte Branding auf LinkedIn zu nutzen und Thought-Leader-Anzeigen anstelle von teureren Anzeigenformaten mit höheren CPCs (Cost-per-Click) zu verwenden.
BizOps Manager können Ressourcenbeschränkungen als Chance sehen, ihrem Team bei der Entwicklung kreativer Lösungen zu helfen.
Veränderungswiderstand
Niemand mag Veränderungen, egal ob es sich um etwas Geringfügiges wie den Austausch Ihrer Lieblingskaffeemaschine im Büro oder um etwas Großes wie die Implementierung eines neuen Tools handelt. Sie müssen dem Unternehmen helfen, Veränderungen anzunehmen, indem Sie:
- Teams in den Veränderungsprozess einbeziehen, um Eigenverantwortung zu fördern.
- Klare Vorteile aufzeigen, um die Akzeptanz zu fördern.
- Schulungen anbieten, um den Übergang zu erleichtern.
- Kleine Erfolge feiern, um Schwung zu holen.
Prozessakzeptanz
For new processes to be adopted smoothly, they must be user-friendly and improve the ability to get the job done. Here are some ways you can increase process adoption:
- Erstellen Sie eine klare Dokumentation, die die neuen Prozesse umreißt.
- Entwickeln Sie Schulungsmaterialien, um das Verständnis zu fördern.
- Richten Sie regelmäßige Check-ins ein, um alle auftretenden Probleme zu beheben.
- Machen Sie Prozesse für alle Benutzer leicht zugänglich.
- Sammeln Sie Feedback und handeln Sie danach, um den Prozess kontinuierlich zu verbessern.
Stakeholder-Management
Das Ausbalancieren der Bedürfnisse und Erwartungen verschiedener Stakeholder kann eine Herausforderung sein. Sie können dies verbessern, wenn Sie:
- Regelmäßig kommunizieren, um alle auf dem Laufenden zu halten.
- Erstellen Sie klare Prioritätsrahmen, um die Entscheidungsfindung zu leiten.
- Verwenden Sie datengestützte Empfehlungen, um Ihre Vorschläge zu untermauern.
- Führen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen durch, um das Engagement aufrechtzuerhalten.
Meistern Sie noch heute Ihre Rolle im BizOps
Eine Karriere als Business Operations Manager aufzubauen, kann sowohl quälend als auch aufregend sein. Wenn Sie die Karriereleiter erklimmen und der Beste sein wollen, brauchen Sie einen strategischen Ansatz zur Lösung von Unternehmensproblemen.
Wenn Sie außerdem die richtigen Tools in Ihrem Tech-Stack haben, wird die Problemlösung zum Kinderspiel. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Slite verwenden können, um die betriebliche Effizienz zu verbessern, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion und verwalten Sie den Geschäftsbetrieb wie ein Profi.
