In den letzten zehn Jahren gab es keine großen Sprünge oder Fortschritte bei Wissensdatenbanken. Sicher, wir haben bessere Editoren, Geschwindigkeitsverbesserungen und Design-Aktualisierungen gesehen. Aber keinen großen AHA-Moment. Und das liegt nicht daran, dass Wissensdatenbanken vor 10 Jahren perfektioniert wurden.
Die Benutzer hatten immer mit der gleichen Herausforderung zu kämpfen - eine schlecht gepflegte Wissensdatenbank wird unübersichtlich, veraltet und unzuverlässig. Und Wissensdatenbanken haben versucht, diese einzeln zu lösen. Aber es hat sich nichts Wesentliches geändert. Das Versprechen, dass Ihre Wissensdatenbank Ihre "Single Source of Truth" ist, würde scheitern.
Mit der KI-ifizierung von SaaS hat sich das geändert. Jetzt sind Wissensdatenbanken einer der aufregendsten Bereiche, in denen KI-Funktionen viele Herausforderungen beheben, die zuvor als unlösbar galten. Schauen wir uns das mal an.
Was ist eine 'KI'-Wissensdatenbank?
Eine KI-Wissensdatenbank ist wie eine Standard-Wissensdatenbank, jedoch mit KI-Funktionen zum Schreiben, Suchen und Verwalten von Dokumenten. Dies wird als KI-Wissensdatenbank bezeichnet. Knowledge Management besteht aus drei Teilen:
- Wissenslücken identifizieren
- Wissen erstellen
- Wissen verwalten
- Wissen zugänglich machen/darauf zugreifen
Eine KI-Wissensdatenbank verfügt über KI-Funktionen, die Sie in einem oder allen drei Teilen unterstützen. Zum Beispiel:
- Wissen erstellen: Tonänderungen, Grammatikprüfung, Übersetzung, Neuformatierung und sogar das Zusammenfassen langer Quellen in Kernaussagen.
- Wissen verwalten: KI kategorisiert und entdeckt Ihre Dokumente und schlägt Aktionen vor, um Bereinigungen zu beschleunigen. Sie kann Duplikate erkennen, veraltete Inhalte hervorheben und sogar Links zwischen verwandten Dokumenten vorschlagen.
- Wissen zugänglich machen/darauf zugreifen: Anstatt Ihre Wissensdatenbank nach Dokumenten zu durchsuchen, können Sie mit der KI-Suche mit Ihrer Wissensdatenbank sprechen, genau wie mit ChatGPT. Sie können Fragen stellen, und die KI-Suche gibt eine Antwort basierend auf dem spezifischen Wissen Ihrer Wissensdatenbank.
Sie werden feststellen, dass KI-Editoren weit verbreitet sind und die KI-Suche für die meisten Wissensdatenbanken in der Beta-Phase ist. (Slite ist derzeit die einzige KI-Wissensdatenbank mit Funktionen für alle 3 Teile)
Warum benötigen Sie KI in Ihrer Wissensdatenbank?
Sie benötigen KI in Ihrer Wissensdatenbank, weil sie die Knowledge-Management-Erfahrung grundlegend verändert. Sie geht die Hauptursachen an, mit denen die meisten Wissensdatenbanken zu kämpfen haben:
- Die Last der Erstellung: Schlechte, klobige Editoren entmutigen Menschen, Wissen zu teilen. KI unterstützt beim Schreiben, Formatieren und sogar beim Generieren von Ideen, wodurch die Wissenserstellung reibungslos und zugänglich wird.
- Organisationsüberlastung: Die manuelle Organisation ist mühsam und zeitaufwändig. KI übernimmt die schwere Arbeit, taggt Dokumente, schlägt Zusammenführungen vor und hält Ihre Wissensdatenbankstruktur sauber, während sie skaliert.
- Die Nadel finden: Die traditionelle Suche ist begrenzt. KI versteht den Kontext, die Bedeutung und die Beziehungen zwischen Ihren Daten und ermöglicht so präzise und hilfreiche Antworten auf Ihre Fragen.
Kernkomponenten
Eine KI-Wissensdatenbank stützt sich auf drei Kernkomponenten, die zusammenarbeiten, um ihre Magie zu entfalten:
Modelle für maschinelles Lernen (ML)
Dies sind die Algorithmen, die mit riesigen Datenmengen trainiert werden, um bestimmte Aufgaben auszuführen. In einer KI-Wissensdatenbank können ML-Modelle verwendet werden, um Schreibstile zu analysieren, Themen in Dokumenten zu identifizieren oder die Benutzerabsicht bei Suchvorgängen vorherzusagen. Da sich KI-Wissensdatenbanken ständig weiterentwickeln, können wir davon ausgehen, dass noch ausgefeiltere ML-Modelle integriert werden, z. B. solche, die Texte zusammenfassen, Sprachen im Handumdrehen übersetzen oder sogar verschiedene Arten von kreativen Inhalten schreiben können.
Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP)
Dieses Gebiet der KI befasst sich damit, wie Computer die menschliche Sprache verstehen und manipulieren. NLP ist für KI-Wissensdatenbanken unerlässlich, da es ihnen ermöglicht, den Text in Ihrer Wissensdatenbank zu verstehen. NLP-Techniken werden für Aufgaben wie das Identifizieren von Wortarten, das Extrahieren von Entitäten und Beziehungen aus Text und das Verstehen der Stimmung eines Dokuments verwendet. Mit starken NLP-Funktionen kann eine KI-Wissensdatenbank Ihre unstrukturierte Wissensdatenbank in eine durchsuchbare und verständliche Ressource verwandeln.
Datenrepository
Dies ist das Herzstück Ihrer KI-Wissensdatenbank, in dem Ihr gesamtes Wissen gespeichert ist. Das Datenrepository muss so strukturiert sein, dass die effiziente Speicherung, der Abruf und die Analyse durch die KI-Komponenten erleichtert werden. Das Format der Daten kann je nach spezifischer KI-Wissensdatenbank variieren, umfasst aber in der Regel den Textinhalt Ihrer Dokumente sowie alle zugehörigen Metadaten wie Tags, Kategorien und Autoren.
Vorteile
Weniger Zeitaufwand für die Suche nach Informationen
Die KI-gestützte Suche geht über die herkömmliche Stichwortübereinstimmung hinaus. Sie versteht die Bedeutung und den Kontext Ihrer Abfragen und stellt sicher, dass Sie die genauen Informationen, die Sie benötigen, schnell und effizient finden. Dies beseitigt Frustration und spart unzählige Stunden, die mit dem Durchsuchen irrelevanter Dokumente verbracht werden.
Erhöhte Beteiligung, da die Wissenserstellung einfacher wird
Oft ist die Hürde für den Wissensaustausch der damit verbundene Aufwand. KI unterstützt beim Schreiben, Formatieren, Zusammenfassen und sogar Übersetzen und macht den Prozess so viel reibungsloser. Sie senkt die Schwelle für die Teilnahme und ermutigt mehr Menschen, ihre Erkenntnisse und ihr Fachwissen einzubringen.
Eine gut organisierte Wissensdatenbank, die Vertrauen und Nutzung inspiriert
KI zeichnet sich dadurch aus, dass sie Muster, Verbindungen und Inkonsistenzen in Ihrer Wissensdatenbank identifiziert. Sie taggt Inhalte automatisch, schlägt Bearbeitungen vor, findet Duplikate und hebt potenzielle Lücken hervor. Diese kontinuierliche Organisation schafft eine Wissensdatenbank, die genau, aktuell und einfach zu navigieren ist und so Vertrauen und häufige Nutzung fördert.
Nachteile
Preisaufschlag für Unternehmen, die eine KI-Wissensdatenbank wünschen.
Notion beispielsweise berechnet zusätzlich 10 £/Benutzer. KI-Funktionen sind oft Teil von höherpreisigen Tarifen oder Abonnements. Unternehmen müssen die potenziellen Kosten gegen die erwarteten Vorteile eines verbesserten Wissensmanagements abwägen.
Die 3 besten KI-Wissensdatenbanken
1. Slite: Das umfassende KI-Paket
Slite zeichnet sich dadurch aus, dass es eine vollständige Suite von KI-Funktionen für kostenlos anbietet. Dies umfasst KI-Tools, die auf das Schreiben, Suchen und sogar Organisieren Ihrer Wissensdatenbank zugeschnitten sind.
Für Teams, die zögern zu schreiben, kann Slites KI ein Game-Changer sein. Sie hilft, unordentliche Notizen in ausgefeilte Dokumente zu verwandeln, komplett mit Überschriften und Formatierung. Dies erleichtert die erste Hürde. Notizen werden mit einem Klick zu vollständigen Plänen. Sie können auch mit einem Klick übersetzen!
Aber Slites KI-gestützte Suche, Ask, ist der eigentliche Clou. Vergessen Sie starre Schlüsselwörter; Benutzer können Fragen in natürlicher Sprache stellen und erhalten gezielte Antworten direkt aus der Wissensdatenbank. Dies führt zu weniger Zeitverschwendung bei der Suche nach Informationen.
Unterschätzen Sie außerdem nicht das Knowledge Management Panel von Slite. Es analysiert Ihre Wissensdatenbank, schlägt Bereinigungsmaßnahmen vor und hilft, eine gut strukturierte Wissensdatenbank zu pflegen.
2. Notion: Die beliebte Wahl mit wachsender KI
Notions breite Akzeptanz macht es zu einem beliebten Kandidaten. Obwohl es nicht von Anfang an als KI-Wissensdatenbank konzipiert wurde, haben sie kürzlich einige beeindruckende KI-Funktionen hinzugefügt.
Ihre KI-Schreibwerkzeuge sind sowohl für die Ideengenerierung als auch für die Verfeinerung leistungsstark. Notions KI kann Sätze glätten, Texte erweitern und sogar Tabellen ausfüllen, um schnell Brainstorming zu betreiben. Dies ist ideal für Teams, die Schwierigkeiten haben, mit der Dokumentation zu beginnen.
Wie Slite verfügt Notion über eine KI-Suche, die natürliche Sprachfragen ermöglicht. Obwohl es sich um eine solide Funktion handelt, hat Notion das Gefühl einer integrierten KI-Wissensdatenbank noch nicht vollständig erreicht. Seine enorme Popularität, Flexibilität und zahlreiche Integrationen verschaffen ihm jedoch gewisse Vorteile.
Aber wie ich bereits sagte, ist Notions KI für die begrenzten Funktionen, die sie bietet, kostspielig. Es ist die einzige App, die Ihren Abonnementpreis verdoppelt, wenn Sie ihre KI-Funktionen nutzen möchten.
3. Guru: Der Suchspezialist
Guru verfolgt einen etwas anderen Ansatz und konzentriert sich auf die KI-gestützte Suche. Benutzer können Fragen in natürlicher Sprache stellen, und Guru zeichnet sich dadurch aus, dass es die Ergebnisse nahtlos direkt in den Dokumenteditor integriert. In Kombination mit Tastenkombinationen ergibt dies einen unglaublich optimierten Workflow.
Guru glänzt auch mit seinen robusten Analysen. Teams können Suchmuster analysieren, Wissenslücken identifizieren und umsetzbare Erkenntnisse gewinnen, um ihre Wissensdatenbank kontinuierlich zu verbessern. Betrachten Sie Guru als ein Tool, um die verborgenen Bedürfnisse im Wissen Ihres Teams aufzudecken.
Guru bietet wie Slite seine KI-Funktionen kostenlos an, ohne ein Add-on zu berechnen.
Die Zukunft der KI-Wissensdatenbank-Software
Die aktuelle Generation von KI-Wissensdatenbanken deutet auf eine wirklich transformative Zukunft für die Art und Weise hin, wie wir mit unternehmensweiten Informationen interagieren. Hier ist eine Aufschlüsselung der wichtigsten Trends:
- Universelle Wissenszentren
The lines between your knowledge base and the rest of your tech stack will blur. Imagine your Knowledge Base integrated with your CRM, your project management tools, even your code repositories. It will become a central intelligence layer, pulling relevant insights and updates from wherever they may reside within your organization - Wissen an Ihren Fingerspitzen
Instead of constantly switching to your Knowledge Base, the right information will find you. SlacKnowledge Baseots will surface Knowledge Base content directly in conversations. Browser extensions will offer contextual information related to the websites you're visiting. The goal is a seamless flow of knowledge that reduces the need for time-consuming context switching. - KI als Wissensarchitekt
AI won't just search your Knowledge Base; it will actively shape it. Beyond basic organization, expect AI to spot knowledge gaps, suggest updates proactively, and even tailor onboarding for new team members by seamlessly surfacing the most relevant information they need. - Vertrauen und Verifizierung
As AI becomes capable of generating content and insights, verification will become paramount. AI Knowledge Bases might integrate with fact-checking tools, or there might be a clear distinction between human-generated and AI-assisted content. Maintaining trust in the information your Knowledge Base provides will be critical. - Substanz vor Form
The burden of formatting and 'perfect' documentation often creates a serious roadblock to knowledge sharing. AI tools will alleviate this. It'll analyze your rough notes, identify themes, structure your documents with proper headings, and make the whole thing polished. This shifts the focus to the core ideas you want to convey, not how they look.
Fazit: Ihre Wissensdatenbank ist wahrscheinlich Mist, KI kann das beheben.
Hören Sie, wenn Ihre Wissensdatenbank ein heißes Durcheinander aus veralteten Dokumenten, unauffindbaren Informationen und Zeug ist, das so trocken geschrieben ist, dass Sie einschlafen werden - eine KI-Wissensdatenbank könnte genau der Tritt in den Hintern sein, den Sie brauchen. Diese Tools machen es einfach, Dinge tatsächlich aufzuschreiben, die Antworten zu finden, nach denen Sie suchen, und sogar diesen ganzen Müllhaufen einer Wissensdatenbank zu organisieren.
Stellen Sie sich das so vor: Es ist der Unterschied zwischen dem Durchwühlen einer Mülldeponie nach dem einen wichtigen Ding, das Sie brauchen, und dem, dass Ihnen ein persönlicher Assistent es auf einem Silbertablett überreicht. Bevor Sie Ihre Wissensdatenbank also als verlorenen Fall abschreiben, geben Sie KI eine Chance. Sie könnte die Art und Weise verändern, wie Ihr gesamtes Team arbeitet.
