Was ist ein Projektablauf?
Ein Projektablauf ist eines der grundlegenden Dokumente, die in der Projektplanung und im Projektmanagement verwendet werden. Im Wesentlichen ist es eine einfachere Version eines Projektplans. Projektpläne sind in der Regel lang, detailliert und umfangreich, während Projektabläufe prägnant und auf den Punkt gebracht sind. Sie sind umfassend, fassen aber gleichzeitig alle wichtigen Elemente von Projektplänen zusammen und präsentieren sie in einem kurzen, leicht verdaulichen Paket.
Grundsätzlich bieten Projektabläufe einen Überblick über Ihr Projekt auf einen Blick. Sie sind auch der beste Freund eines Projektmanagers, da sie vielfältigen internen und externen Zwecken dienen. Wer in Bezug auf ein Projekt auf dem Laufenden gehalten werden muss, kann dies tun, indem er den Ablauf überprüft.
Wer sollte einen Projektablauf erstellen?
Meistens ist die Hauptverantwortliche der Projektmanager. Die Personen, die für die Erstellung eines Projektablaufs verantwortlich sind, hängen jedoch auch von den besonderen Umständen des Projekts ab und davon, ob es intern oder extern verwendet wird.
Je nach Situation kann der Projektmanager Teammitglieder, externe Dienstleister, Kunden, Stakeholder, Projektsponsoren, wichtige Entscheidungsträger oder andere Mitarbeiter des Unternehmens bei der Erstellung ihres Projektablaufs konsultieren.
Wenn der Projektablauf extern als Projektvorschlag verwendet wird, wird er wahrscheinlich vom Projektmanager präsentiert.
Wo passen Projektabläufe in den Projektplanungsprozess?
Einfach ausgedrückt sind Projektabläufe wie prägnantere Versionen von Projektplänen. Sie sind wichtige Dokumente in Planungsprozessen... auch für die einfachsten Projekte. Daher sind sie am nützlichsten, wenn sie zu Beginn des Lebenszyklus Ihres Projekts zusammengestellt werden. Auf diese Weise fungieren sie als eine Art Fahrplan für Projektmanager und Projektteams gleichermaßen.
Es ist besonders wichtig, zu Beginn Ihres Planungsprozesses einen ausgezeichneten Projektablauf zusammenzustellen, da er sowohl intern als auch extern nützlich ist.
Extern können sie als Projektvorschlagsvorlage and be presented to new clients, stakeholders, project sponsors and other key players. A killer project outline will help bring the right people on board to work on your project and even help secure resources and funding.
Intern können Projektabläufe Ihrem Projektteam helfen, sich bei der Aufnahme der Arbeit an ihrem nächsten Projekt zu orientieren. Sie helfen dabei, Arbeitsabläufe zu etablieren, Menschen zu organisieren und die Effizienz in den frühen Tagen Ihres Planungsprozesses zu fördern.
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Vergessen Sie das Teilen von Links zu unzähligen Excel-Tabellen und Google Docs. Durch die Verwendung einer Slite-Vorlage können Sie alle wichtigen Informationen, aus denen Ihr Projektablauf besteht, an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren.
Verschwenden Sie keine Zeit damit, bei der Arbeit an Ihrem nächsten Projekt von vorne zu beginnen. Unsere kostenlose Vorlage will help guide you when getting started and is easy to customize according to your individual needs and preferred planning methodology. It can also be updated in real-time, so it's easy to update throughout your project's dynamic lifecycle.
Was sind die Hauptkomponenten von Projektabläufen?
Das Schöne an Projektabläufen ist, dass sie je nach Ihren individuellen Projektdetails und -bedürfnissen etwas anders aussehen. Dennoch enthalten Projektabläufe die folgenden Schlüsselelemente:
- Grundlegende Informationen: Unterschätzen Sie niemals die Bedeutung, die wichtigsten Details Ihres Projekts jederzeit zur Verfügung zu haben. Fügen Sie Informationen wie Projektname, aktuelles Datum, Projektmanager, Teammitglieder und andere wichtige Entscheidungsträger und Stakeholder.
- Zusammenfassung: Geben Sie einen prägnanten, umfassenden Überblick über das Projekt.
- Projekthintergrund: Beschreiben Sie den Kontext hinter Ihrem neuen Projekt sowie den Grund, warum Ihr Team daran arbeitet. Stellen Sie sicher, dass Sie den Ansatz hinter Ihrem Projektmanagementplan as a whole.
- Leistungsbeschreibung: Berücksichtigen Sie vor allem Ihren Projektumfang. Skizzieren Sie, welche Elemente are included in your work and which elements aren't.
- Projektziele, Einschränkungen, Annahmen, Abhängigkeiten und potenzielle Risiken.
- Allgemeiner Projektzeitplan: Fügen Sie allgemeine Zeitrahmen, Ergebnisse und andere wichtige Kennzahlen hinzu. Verlieren Sie sich hier nicht in den Details und halten Sie sich an grobe Daten und Fortschrittsziele. Dies wird manchmal als Gantt-Diagramm stilisiert, insbesondere bei komplexen Projekten.
- Vorläufiges Projektbudget & andere wichtige Finanzinformationen.
Unsere Top-Tipps zum Schreiben eines Projektablaufs
Das Schreiben eines ausgezeichneten Projektablaufs trägt dazu bei, den richtigen Ton für Ihr Projekt zu setzen und es auf den richtigen Fuß zu bringen. Was muss ich tun, um einen großartigen Projektablauf zusammenzustellen, fragen Sie sich vielleicht?
Es gibt verschiedene mögliche Ansätze, wenn Sie einen Projektablauf beginnen, aber die folgenden Tipps werden Ihnen unabhängig vom gewählten Weg sicherlich helfen:
1. Berücksichtigen Sie verschiedene Perspektiven
Aller Wahrscheinlichkeit nach werden eine Vielzahl von Personen bis zum Ende des Lebenszyklus Ihres Projekts Ihren Projektablauf durchlesen. Um sicherzustellen, dass er von all diesen Personen leicht verstanden wird, stellen Sie sicher, dass Sie bei der Zusammenstellung verschiedene Perspektiven berücksichtigen. Stellen Sie sich Fragen wie: "Welche Informationen sollen wichtige Stakeholder hier sehen?" und "Welche wesentlichen Details muss ich für mein Projektteam angeben?"
2. Halten Sie es einfach
Verfallen Sie nicht in die Falle, übermäßig ausgeschmückte Sprache und Branchenjargon zu verwenden. Idealerweise soll Ihr Projektablauf von möglichst vielen Menschen leicht verstanden werden. Halten Sie Ihre Schrift klar und leicht verdaulich. Sie möchten, dass die Leute Ihren Projektablauf ansehen und seine wichtigsten Punkte leicht verstehen können.
3. Brainstormen Sie als Team
Hier bei Slite, we're passionate about teamwork and collaboration. The best way to pave the way to a successful project is to work together right off the bat. Two (oder viele) Köpfe sind schließlich besser als einer. Versammeln Sie alle wichtigen Akteure Ihres Projekts und bitten Sie um deren Feedback und Beiträge, wenn Sie mit Ihrem Projektablauf beginnen. Wir können garantieren, dass das Ergebnis dadurch besser wird.
4. Stellen Sie ein Dreamteam zusammen, das auf Stärken basiert
Ihr Projektablauf sollte direkt zu Beginn Ihres Projektplanungsprozesses erfolgen. Nutzen Sie die Entwicklung Ihres Projektablaufs als Gelegenheit, ein ideales Team für die Arbeit an Ihrem Projekt zusammenzustellen. Wenn Sie Projektmanager sind oder anderweitig mit einem Projekt beauftragt sind, holen Sie Leute in Ihr Projektteam, basierend auf den Stärken und Fähigkeiten, von denen Sie wissen, dass sie sie in den Job einbringen werden.
5. Seien Sie realistisch
Projektabläufe sind wichtige Projektmanagement-Tools that you'll refer back to time and time again, so it's important to keep them realistic. Don't be overly ambitious with your project goals, and don't commit to things you suspect won't end up being possible. Do your best to be truthful, accurate and pragmatic when it comes to the elements of your project outline. You (und Ihr Projektteam) will thank us later.
6. Erstellen Sie einen Zeitplan
Ebenso kann es leicht sein, sich davor zu scheuen, so früh im Planungsprozess einen Projektzeitplan zu entwerfen. Dennoch möchten wir Sie ermutigen, einen in Ihren Projektablauf aufzunehmen. Es muss nichts Umfangreiches sein, aber das Schätzen grober Daten und Zeitrahmen für wichtige Ergebnisse und Meilensteine wird dazu beitragen, Ihrem Projekt frühzeitig Struktur zu verleihen.
7. Delegieren Sie
Projekte, insbesondere große Projekte, können komplex werden... und schnell. Take away some of those complications by starting to delegate tasks early on. Assembling a project outline is the perfect time to establish sub-committees and decide which team members should work on what. It's also a convenient time to determine if you need to hire any external service providers or contractors.
8. Bestimmen Sie den Umfang... und halten Sie sich daran
Einer der wichtigsten Teile bei der Zusammenstellung eines Projektablaufs ist die Bestimmung des Projektumfangs. Der Projektumfang is vital in any project management process as it determines what is within the parameters or a project and what isn't. Make a point of determining your project's scope in your project outline development process...und halten Sie sich daran!
Starten Sie Ihr nächstes Projekt mit einem hervorragenden Projektablauf
Wie Sie sehen, sind Projektabläufe praktische kleine Dokumente, die Ihren Projektmanagementprozess enorm unterstützen können, wenn sie richtig ausgeführt werden. Sie sind sowohl intern als auch extern nützlich und dienen als praktische Leitfäden, auf die jederzeit während der Arbeit an Ihrem Projekt zurückgegriffen werden kann.
Es lohnt sich, etwas Zeit in die Zusammenstellung eines gut gemachten Projektablaufs zu Beginn Ihres Projekts zu investieren. Egal, ob Sie gerade an einem arbeiten oder planen, dies in naher Zukunft zu tun, der Rückgriff auf diesen Artikel (and our free template) will help you get started on the right foot in no time.
