La sobrecarga de información, una norma emergente en los lugares de trabajo, hace que los empleados se preocupen cada vez menos por hacer seguimiento de la información importante y les deja poca energía para concentrarse en su trabajo real.
Y los números no mienten. Una encuesta muestra que el 35 % de los estadounidenses siente que la «carga de información» es demasiado alta: reuniones interminables, comunicación interna contradictoria y tiempo perdido en reunir conocimiento disperso en distintas herramientas.
Para combatir esta tendencia negativa, las empresas están recurriendo a un nuevo rol: el gestor de conocimiento.
¿Qué es un gestor de conocimiento?
Un gestor de conocimiento es un profesional responsable de organizar, compartir y preservar la inteligencia colectiva de una empresa. Dicho de forma sencilla, facilita el seguimiento y el intercambio de información importante, lo que a su vez hace que los empleados sean más productivos y permite a los responsables tomar decisiones más rápidas y mejores.
Es muy probable que tú o alguien más en tu empresa haya asumido el papel de gestión del conocimiento al menos una vez (¡y quizá sin darse cuenta!).
¿Alguna vez has concedido a los nuevos empleados permiso de lectura de los documentos de Google de la empresa como parte del proceso de incorporación? Eso es gestión del conocimiento.
¿Alguna vez has invitado a un responsable de RR. HH. con experiencia a revisar y posiblemente actualizar las normas de conducta laboral? Eso también es gestión del conocimiento.
Dejando a un lado la gestión del conocimiento «casera», ¿qué habilidades tiene un verdadero gestor de conocimiento?
Pues bien, se definen por muchos rasgos, pero son esencialmente personas que, ante todo, destacan en estos dos ámbitos:
- Conocimientos técnicos: Muchos de los gestores de conocimiento con los que hemos hablado comenzaron su carrera como redactores técnicos, fueron mejorando de forma progresiva en la organización de la información (es decir, la arquitectura de la información) y, finalmente, desarrollaron los conocimientos técnicos necesarios para gestionar y aprovechar bases de conocimiento. Dominan las herramientas de software pertinentes, las bases de datos e, idealmente, los sistemas de gestión de contenidos.
- Habilidades interpersonales: Más allá de las habilidades técnicas, un gestor de conocimiento posee sólidas habilidades interpersonales y de comunicación, ambas necesarias para crear un entorno de trabajo positivo. Sabe construir relaciones, colaborar, es adaptable y cuenta con excelentes habilidades organizativas.
¡Excelente! Ahora ya conoces las responsabilidades de un gestor de conocimiento y lo que lo hace tan valioso. Esto plantea una pregunta importante: ¿cómo decidir cuándo y si contratar a un gestor de conocimiento?
¿Cuál es el momento adecuado para contratar a un gestor de conocimiento?
El momento «adecuado» para contratar a un gestor de conocimiento es cuando una mala arquitectura de la información hace que los empleados formulen preguntas repetitivas. Preguntas como «¿Dónde puedo encontrar la última versión de las políticas de la empresa?», «¿Cómo comparto mi nuevo proceso o descubrimiento con el equipo?» o «¿Quién es responsable de actualizar nuestra base de conocimiento?».
A veces, los responsables intentan resolver este problema adoptando herramientas integrales de nivel empresarial que, sin querer, dispersan el conocimiento aún más de lo que ya está y aumentan todavía más la curva de aprendizaje.
En ambos escenarios, un gestor de conocimiento puede intervenir y consolidar los datos desorganizados en un centro de información centralizado, y ese es solo uno de los beneficios de contratar a un gestor de conocimiento.
Exploremos otros grandes beneficios que aportan los gestores de conocimiento.
Los beneficios de contar con un gestor de conocimiento
Más arriba leíste que el sello de un buen gestor de conocimiento es la combinación de conocimientos técnicos y habilidades interpersonales. Cuando ambos se unen, un gestor de conocimiento es capaz de:
- Organizar y facilitar el acceso a la información: Los gestores de conocimiento pueden crear procesos y sistemas, como un centro neurálgico para almacenar y consultar el conocimiento. También se aseguran de que los empleados, independientemente de su experiencia y su puesto, puedan acceder a estos sistemas para encontrar las respuestas que necesitan.<br><br>
- Mejorar la colaboración del equipo: Una vez que la base de conocimiento de una empresa se vuelve accesible para los empleados menos familiarizados con la tecnología, los miembros del equipo pueden comunicarse y colaborar en proyectos que requieren un entendimiento compartido. A medida que mejora la colaboración, la organización empieza a ver menos trabajo redundante y duplicado.<br><br>
- Agilizar el proceso de incorporación: Con la información pertinente y los recursos de aprendizaje fácilmente disponibles, la curva de aprendizaje se suaviza y las nuevas incorporaciones pueden ponerse en marcha enseguida. Se ha demostrado que las prácticas de incorporación eficaces ayudan a los empleados a ganar confianza y a aumentar las tasas de compromiso entre un 20 y un 40 %.<br><br>
- Preservar el conocimiento institucional: Sin un gestor de conocimiento ni sistemas de gestión implantados, cada vez que un empleado clave se marcha, el conocimiento institucional, o los procesos utilizados para preservarlo, se van con él. Un gestor de conocimiento sabe cómo documentar y preservar la experiencia valiosa para que la empresa no tenga que empezar de cero.<br><br>
- Apoyar el aprendizaje continuo: El papel de los gestores de conocimiento no consiste solo en clasificar y organizar los documentos de la empresa; también se centra en fomentar una cultura de innovación animando a los empleados a debatir y compartir sus conocimientos. El resultado es un entorno propicio donde los expertos comparten sus ideas, los empleados junior aprenden de los miembros experimentados del equipo y todos progresan juntos.
Dado el impacto que un gestor de conocimiento puede tener en cualquier organización, ¿tiene sentido no contratar a uno de inmediato? Sí, en bastantes casos, puedes posponer la incorporación de un gestor de conocimiento.
¿Está bien no contratar a un gestor de conocimiento?
Está bien posponer la contratación de un gestor de conocimiento (pero no la gestión del conocimiento en sí) en las siguientes circunstancias:
- Trabajas en equipos pequeños y muy unidos: En términos generales, las empresas con menos de 300 a 500 empleados pueden arreglárselas sin un gestor de conocimiento siempre que exista una base de conocimiento bien establecida y prácticas o herramientas de gestión implantadas.<br><br>
- Compartir ideas e información forma parte de la cultura de la empresa: Existe una cultura activa de intercambio de conocimiento incluso sin un gestor de conocimiento al frente, un ejemplo de lo cual es cuando los miembros del equipo comparten habitualmente ideas y buenas prácticas a través de canales como Slack, Loom y el correo electrónico.<br><br>
- Hay limitaciones presupuestarias: Las finanzas no te permiten contratar a un gestor de conocimiento dedicado.
Ya que estamos con el tema de las finanzas, ¿cuánto puedes esperar pagar a un gestor de conocimiento cualificado?
El coste de contratar a un gestor de conocimiento en 2024
El rango salarial de los gestores de conocimiento depende de factores como la ubicación, los años de experiencia y el sector. La siguiente tabla muestra el salario medio de los gestores de conocimiento en 2024 según la ubicación:
Región
Rango salarial medio
Cómo los gestores de conocimiento apoyan a distintos equipos
A continuación se presentan algunas formas en que los gestores de conocimiento apoyan a distintos equipos de negocio y operativos.
A. Recursos Humanos
Un gestor de conocimiento garantiza que los equipos de RR. HH. cumplan con las normativas del sector, algo especialmente importante en sectores como las finanzas y la sanidad.
B. Gestión de proyectos
Los gestores de conocimiento estandarizan las prácticas de documentación y crean wikis de empresa para catalogar los proyectos anteriores. Además, ayudan a los jefes de proyecto a analizar proyectos previos para anticipar posibles desafíos. Con el tiempo, este conocimiento acumulado agiliza los flujos de trabajo e impulsa el éxito de los proyectos.
C. Atención al cliente
Los gestores de conocimiento desarrollan una base de conocimiento completa que incluye artículos de resolución de problemas, tutoriales en vídeo y chatbots para ayudar a los agentes de atención al cliente a resolver con rapidez los problemas habituales de los clientes, lo que en última instancia mejora las tasas de satisfacción del cliente.
D. Desarrollo de producto
Como los gestores de conocimiento son, en el fondo, analistas de datos, pueden aportar al equipo de desarrollo de producto información sobre UX/UI e investigación de la competencia que le permite crear productos y servicios que el usuario final realmente desea.
Alternativas a contratar a un gestor de conocimiento
Te tomas en serio la gestión del conocimiento, pero contratar a un gestor de conocimiento dedicado no es una opción ahora mismo. ¿Existen alternativas? Sí. A medida que cada vez más empresas se dan cuenta de la importancia de la gestión del conocimiento, recurren a software basado en la nube o propietario para obtener los beneficios de la gestión del conocimiento sin contratar a un gestor dedicado, al menos eso dice la teoría.
Como equipo distribuido por todo el mundo, hemos aprendido de primera mano que la herramienta de gestión del conocimiento adecuada marca la diferencia. Las funciones principales de Slite están diseñadas específicamente con este propósito: desde potentes capacidades de búsqueda que muestran al instante la información pertinente, hasta plantillas personalizables que estandarizan la documentación entre equipos, pasando por páginas anidadas que mantienen organizada y accesible la información relacionada. Nuestra estructura de wiki permite a los equipos construir una base de conocimiento viva que evoluciona junto con su organización.
La clave está en elegir una herramienta que haga que compartir conocimiento resulte natural y sin esfuerzo. Cuando tu solución de gestión del conocimiento encaja a la perfección en el flujo de trabajo de tu equipo, descubrirás que la gente realmente quiere documentar y compartir lo que sabe.
Conclusión
¿Te encuentras a menudo en reuniones que podrían haber sido correos electrónicos? Pues bien, esos correos podrían haber sido documentos en tu base de conocimiento, y eso es exactamente lo que hace un gestor de conocimiento. Su descripción de puesto quizá mencione la redacción y la gestión documental, pero su impacto es:
Menos reuniones, menos cadenas de correos inútiles y más trabajo profundo.
Esto, en pocas palabras, es lo que hace que los gestores de conocimiento sean tan valiosos, independientemente del sector en el que operen.
Sin querer presumir, estamos realmente orgullosos de lo que Slite ofrece. Es una solución de gestión del conocimiento que ha ayudado a miles de usuarios a documentar, gestionar y encontrar conocimiento fácilmente con el tiempo. No pretende ser una herramienta de productividad integral: hay muchas buenas opciones en el mercado para eso.
Pero si la gestión del conocimiento es tu principal preocupación, prueba Slite.
