Was ist ein Firmenintranet? Tipp: Sie haben bereits eines.

Slack oder MS Teams sind vielleicht der Ort, an dem die tägliche Arbeit stattfindet, aber das Konzept des Firmenintranets ist älter als moderne Collaboration-Tools. Die in den 90er Jahren entstandenen Intranets waren die ursprünglichen digitalen Räume für Organisationen, die als private Netzwerke für Kommunikation und Informationsaustausch konzipiert waren.

Das Internet ist ein riesiger, öffentlicher Platz, der für alle offen ist. Im Gegensatz dazu ist ein Intranet das private digitale Gelände Ihres Unternehmens, ein sicherer Ort, an dem Informationen und Ressourcen aufbewahrt werden. Anfangs ähnelten Intranets möglicherweise überladenen Websites, die mit unternehmensbezogenen Informationen gefüllt waren.

Sie können aber jetzt alle möglichen Dinge tun - Kultur aufbauen, als CMS dienen und Mitarbeiter schneller arbeiten lassen. Lassen Sie uns genau verstehen, was ein Firmenintranet ist, wie Sie bereits eines haben und ob Sie in eine dedizierte Firmenintranet-Plattform oder -Lösung investieren müssen.

Was ist ein Firmenintranet?

Ein Firmenintranet ist der zentrale digitale Raum für Zusammenarbeit und Information für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. In den meisten Fällen öffnen Ihre Mitarbeiter es als Erstes jeden Tag. Slack ist Ihr Firmenintranet, wenn Ihre gesamte Arbeit dort stattfindet. Für größere Unternehmen ist es in der Regel MS Teams.

Es ist nicht nur ein zentrales Wissensrepository, ein Kommunikationskanal, eine Suchmaschine und ein Kultur aufbauendes Kraftpaket. Hier ist zum Beispiel, wie ein traditionelles Firmenintranet aussieht:

Wie Sie sehen, ist viel los. Es zeigt die neuesten Unternehmens-Updates, etwas, das Ihr Manager sonst auf der Abteilungsetage verkünden würde, um es zu feiern.

Sie können nach Geschäftsressourcen und -berichten suchen. Sie können sich den vollständigen Unternehmenskaleender und das Mitarbeiterverzeichnis - und den Urlaubsplan - ansehen, um zu sehen, wie die Verfügbarkeit Ihres Teams aussieht. Es begann als Landingpage, die Unternehmen als Standard hatten, wenn Sie einen neuen Tab öffneten.

Mit jahrzehntelangem nachgewiesenem Wert für Millionen von Mitarbeitern weltweit gab es mehr Investitionen, um bessere Firmenintranets zu bauen.

Moderne Intranets sind keine Website, sondern eine Software. Sie sind schnell, intuitiv zu bedienen und ein Softwareteil, das viele Collaboration-Funktionen integriert. Sie geben nicht nur Ankündigungen, sondern gehen noch einen Schritt weiter, indem sie Funktionen wie leistungsstarke Bearbeitung hinzufügen, sodass Sie detaillierte, dynamische Projektdokumente schreiben können, während Sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten. Aber hier ist der Clou:

Sie haben bereits ein Firmenintranet

Die Chancen stehen gut, dass Sie bereits ein grundlegendes Intranet in Ihren Workflow integriert haben, auch wenn es sich um ein Flickwerk aus Slack, Google Drive, E-Mail oder Microsoft-Tools handelt. Ihr Firmenintranet existiert bereits.

Die Frage ist, wie effizient ist es?

Haben Ihre Mitarbeiter den Komfort, einen zentralen Ort für alle arbeitsbezogenen Dinge und Updates zu haben - aus der Ferne? Es ist der digitale Ersatz für den Aufbau von Mitarbeiterengagement und die Gewährung eines uneingeschränkten Zugangs zu Informationen, die sie möglicherweise täglich benötigen.

Wenn Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern anfangen, benötigen sie keine Intranets, da alle synchron arbeiten. Wenn Unternehmen wachsen, nehmen sie Mitarbeiter vor Ort, Mitarbeiter an vorderster Front und Hunderte von Mitarbeitern in verschiedenen Abteilungen und Hierarchien auf.

Das schnelle Wachstum führt zu einem Anstieg des Kontexts, den ein Mitarbeiter benötigt, und ein neues Firmenintranet hilft genau dabei.

Die Frage ist also nicht, was ein Firmenintranet ist, sondern was ist Ihr aktuelles Firmenintranet? Haben die Leute einen Ort, an den sie für alles gehen können, oder springen sie zwischen 10 Tools hin und her?

Und es ist auch eine wichtige Frage, die beantwortet werden muss. Ineffiziente Wissensinfrastrukturen verursachen Fehlausrichtungen und viel Zeitverschwendung für Unternehmen. Ein durchschnittlicher Wissensarbeiter verbringt laut McKinsey 1/5 der Arbeitswoche einfach mit der Suche nach Informationen, die er für rollenspezifische Aufgaben benötigt.

Leider verbringen sie weitere satte 30 % ihrer Zeit mit dem Beantworten von E-Mails - viele davon drehen sich darum, nach Informationen zu fragen oder sie zu senden.

Wie unterscheidet sich das Intranet vom Internet oder Extranets?

Das Internet ist für jeden zugänglich. Ein Intranet ist das eigene private Netzwerk Ihres Unternehmens, nur für Mitarbeiter - stellen Sie es sich als das digitale Bürogebäude Ihres Unternehmens vor.

Extranets sind ein Mittelweg, bei dem Sie vertrauenswürdigen Partnern oder Kunden Zugriff gewähren können - so als würden Sie sie in bestimmte Besprechungsräume einladen.

Und natürlich ein traditionelles Firmenintranet, wie eine belebte Unternehmenswebsite-Homepage - viele Informationen, die an einem Ort zusammengepfercht sind und versuchen, alles auf einmal abzudecken, ähnlich wie eine überladene Lobby mit Broschüren und Anschlagtafeln.

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Schlüsselkomponenten, die ein Firmenintranet ausmachen

Firmenintranets können Dutzende von Komponenten und Anwendungsfällen haben. Aber dies sind die 4 Mindestkomponenten, aus denen Ihr Intranet besteht:

1. Es hat nur für Mitarbeiter Zugriff
2. Es ist die zentrale Informationsquelle für Ihre Mitarbeiter
3. Es teilt Updates darüber, was neu ist/im Unternehmens-DNA passiert
4. Es verfügt über kollaborative Dokumentationsfunktionen.

Hier sind einige andere Dinge, die in einem Firmenintranet enthalten sein können:

• Aktualisierte Kommunikation und Nachrichten, wie ein interner Microblog.
• Schnelllinks zu den am häufigsten verwendeten Ressourcen/Handbüchern
• Schulungsbereiche
• Liste und Verknüpfungen zu alltäglichen Tools
• Projektmanagementfunktionen. Viele Unternehmen bevorzugen die Einbettung von Aufgaben und Projektmanagement-Updates/-Kommentaren als Schlüsselfunktion für ihre Firmenintranets.
• Eine Social-Media-ähnliche Funktion, aber für den Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern. Stellen Sie es sich wie einen zufälligen Teamkollegen vor, der eine teamweite Diskussion virtuell startet, bei der sich jeder einbringt.

5 Hauptvorteile des Firmenintranets

Beschleunigt Arbeitsprozesse

Ein Intranet reduziert die Zeit, die zum Auffinden von Informationen benötigt wird, erheblich, indem es alle notwendigen Ressourcen, Kontakte und Daten zentralisiert.

Dieser optimierte Zugriff führt zu einer schnelleren Aufgabenerledigung, da sich die Mitarbeiter mehr auf produktive Arbeit und weniger auf die Suche konzentrieren können.

Darüber hinaus vereinfacht das eine Intranetportal durch die Konsolidierung der internen Kommunikation das Auffinden von Updates und Ankündigungen. Diese Konsolidierung hilft, das Durcheinander von E-Mails zu vermeiden und stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen verpasst werden, was zu einem reibungsloseren Workflow führt.

Die meisten Intranets enthalten auch Tools, die Routineaufgaben automatisieren und die Arbeitsprozesse weiter beschleunigen.

Sie bieten beispielsweise Vorlagen für Berichte oder automatisierte Genehmigungen für Anfragen, wodurch manuelle Arbeit und potenzielle Engpässe im Projektfortschritt reduziert werden.

Verbessert das Mitarbeiterengagement

Über ein Intranet finden Mitarbeiter einen Raum, in dem sie sich mit ihren Teammitgliedern verbinden und austauschen können, unabhängig von ihrem physischen Standort. Diese Plattform unterstützt den Austausch persönlicher Erfolge und Team-Meilensteine und fördert eine Kultur, in der jeder Beitrag anerkannt wird.

Eine solche Anerkennung ist entscheidend für den Aufbau eines Zugehörigkeits- und Gemeinschaftsgefühls, was besonders wichtig für Remote-Mitarbeiter oder verteilte Teams ist.

Darüber hinaus verfügen Intranets oft über interaktive Elemente wie Foren oder Social Feeds, die Mitarbeiter dazu anregen, Ideen und Feedback auszutauschen. Diese Interaktivität steigert nicht nur das Engagement, sondern gibt den Mitarbeitern auch eine Stimme, wodurch sie sich im Unternehmen wertgeschätzt und gehört fühlen.

Zentralisiert den Informationszugriff

Indem es als zentrales Repository für alle Unternehmensinformationen dient, vereinfacht ein Intranet den Zugriff der Mitarbeiter auf Dokumente und Ressourcen. Dieser zentrale Hub stellt sicher, dass die Mitarbeiter immer wissen, wo sie nach den neuesten Unternehmensrichtlinien, Projektaktualisierungen und technischen Anleitungen suchen müssen.

Die Zuverlässigkeit und der einfache Zugriff, die das Intranet bietet, beseitigen die Verwirrung und Verzögerungen, die mit der Verwendung mehrerer, unzusammenhängender Systeme einhergehen.

Darüber hinaus verfügen die meisten Intranets über erweiterte Suchfunktionen, die es noch einfacher machen, bestimmte Elemente in einer riesigen Anzahl von Dokumenten zu finden. Diese Funktion stellt sicher, dass Mitarbeiter schnell die genauen Informationen finden, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen, was die Produktivität weiter steigert und Frustration reduziert.

Fördert Unternehmenskultur und Anerkennung

Ein Intranet spielt eine entscheidende Rolle bei der Förderung und Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur, indem es eine Plattform für die Anerkennung und Feier von Mitarbeiterleistungen bietet. Durch die Hervorhebung individueller und Teamerfolge stärkt das Intranet die Werte und Ziele des Unternehmens und schafft ein gemeinsames Zielbewusstsein.

Diese öffentliche Anerkennung motiviert nicht nur die anerkannten Mitarbeiter, sondern inspiriert auch andere, nach Exzellenz zu streben. Wir verwenden Bonusly dafür!

Das Intranet erleichtert auch den Austausch von Unternehmensnachrichten und -veranstaltungen und hält alle auf dem Laufenden und mit den umfassenderen Unternehmenszielen verbunden. Dieser kontinuierliche Informationsfluss stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter in die Reise des Unternehmens einbezogen fühlen und ihre Rolle in seinem Erfolg verstehen.

5 Nachteile eines Firmenintranets

Es gibt 0 Nachteile, ein gutes, modernes Firmenintranet zu haben. Aber der Argumentation halber, da die meisten Leute auf die Art und Weise alter Firmenintranets eingestellt sind, gibt es eine Reihe von Nachteilen, eine veraltete Lösung zu haben:

Reduziert die Mitarbeiterfluktuation

Intranets optimieren den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, indem sie sofortigen Zugriff auf eine Fülle von Informationen über die Abläufe, die Kultur und die Mitarbeiter des Unternehmens bieten. Dieser Zugriff hilft neuen Mitarbeitern, sich schnell an ihre Rollen und das Unternehmensumfeld zu gewöhnen, und fördert von Anfang an ein Gefühl der Zugehörigkeit.

Die Klarheit und Unterstützung, die das Intranet bietet, kann die Entscheidung eines neuen Mitarbeiters, im Unternehmen zu bleiben, erheblich beeinflussen, da er sich stärker integriert und wertgeschätzt fühlt.

Darüber hinaus erleichtern Intranets das kontinuierliche Lernen und die Entwicklung, indem sie einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien und Ressourcen zur beruflichen Weiterentwicklung bieten. Dieses Engagement für das Wachstum der Mitarbeiter steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern baut auch eine loyale Belegschaft auf, wodurch die Fluktuation weiter reduziert wird.

Schwer zu bedienen

Alte Intranets verwirren Benutzer mit ihren überladenen Oberflächen, was zu Frustration und reduzierter Nutzung führt. Ein benutzerfreundliches Intranet ermöglicht es Mitarbeitern, schnell das zu finden, was sie benötigen, wodurch die Produktivität und Zufriedenheit verbessert werden.

Das unattraktive Design älterer Systeme verhindert oft, dass Mitarbeiter die gesamte Bandbreite der Funktionen der modernen Intranetplattform erkunden und nutzen. Dies führt zu verpassten Gelegenheiten zur Optimierung von Arbeitsprozessen und zum Zugriff auf wertvolle Unternehmensressourcen.

Anspruchsvoll in der Wartung

Die Einrichtung und laufende Wartung dieser Systeme erfordern erhebliche Anstrengungen. Wenn ein Unternehmen wächst, wird die Aktualisierung und Skalierung des Intranets immer schwieriger. Die ständige Wartung verbraucht wertvolle IT-Ressourcen und lenkt die Aufmerksamkeit von Projekten ab, die einen größeren Einfluss auf den Fortschritt des Unternehmens haben könnten.

Ineffektive Suchfunktionen

Eine schlechte Suchfunktion macht das Auffinden bestimmter Informationen zu einer zeitaufwändigen Aufgabe. Wenn Mitarbeiter nicht schnell finden können, was sie benötigen, beeinträchtigt dies die Effizienz und kann zu Frustration führen. Eine effektive Suchmaschine ist entscheidend für ein Intranet, da sie einen schnellen und genauen Zugriff auf Informationen ermöglicht, was reibungslosere Abläufe im gesamten Unternehmen unterstützt.

Begrenzter mobiler Zugriff

Das Fehlen von mobilem Support trennt viele Mitarbeiter, die sich bei der Arbeit auf Smartphones und Tablets verlassen, insbesondere diejenigen, die nicht immer an ihrem Schreibtisch sitzen. Sicherzustellen, dass das Intranet auf mobilen Geräten zugänglich ist, ist für eine inklusive Kommunikation und Zusammenarbeit unerlässlich, da es jedem Teammitglied ermöglicht, unabhängig vom Standort informiert zu bleiben und einen Beitrag zu leisten.

Mangel an kollaborativen Funktionen

Ein Intranet ohne Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern, unterstützt die Teamarbeit nicht ausreichend. Die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten, Inhalte zu kommentieren und an Foren teilzunehmen, ist entscheidend für ein dynamisches und produktives Arbeitsumfeld.

Ohne diese interaktiven Funktionen erfüllt das Intranet seinen Zweck als Werkzeug zur Förderung der Zusammenarbeit und einer starken Unternehmenskultur nicht vollständig.

Die Modernisierung des Intranets zur Behebung dieser Probleme ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die die Mitarbeitererfahrung, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Effizienz verbessern möchten. Ein aktualisiertes Intranetsystem kann den Arbeitsplatz verändern, den täglichen Betrieb reibungsloser gestalten und die Belegschaft vernetzt und engagiert halten.

7 Best Practices für Ihr Firmenintranet

Die Erstellung eines effektiven Firmenintranets erfordert mehr als nur das Zusammenstellen einer Sammlung von Tools und Ressourcen. Es geht darum, ein digitales Ökosystem zu schaffen, das ansprechend, intuitiv ist und als Nervenzentrum für die Kommunikation, die Kultur und die Zusammenarbeit Ihres Unternehmens dient.

Im Folgenden finden Sie sieben Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre nächste Intranetstrategie diese Ziele nicht nur erfüllt, sondern übertrifft:

1. Machen Sie es ZUM zentralen Ort für die Kommunikation

Ihre eigene Intranet-Website sollte der erste Ort sein, an den sich Mitarbeiter für interne Kommunikation, Updates und Zusammenarbeit wenden. Um dies zu erreichen:

• Informationen zentralisieren: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Ankündigungen, Updates und Ressourcen leicht zugänglich sind. Dazu gehören HR-Richtlinien, Unternehmensnachrichten und Projektdokumentation.
• Tägliche Nutzung fördern: Integrieren Sie tägliche Arbeitsprozesse wie Zeiterfassung, Projektmanagement und Teamzusammenarbeit in das Intranet, um es zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Workflows Ihrer Mitarbeiter zu machen.
• Engagement fördern: Fördern Sie eine Community, indem Sie Mitarbeiter ermutigen, Updates auszutauschen, Meilensteine zu feiern und sich gegenseitig bei der Arbeit im Intranet zu unterstützen.

2. Mobiler Zugriff

Angesichts des zunehmenden Remote-Arbeitens und der zunehmenden Anzahl von Arbeitsplätzen, die unterwegs sind, ist der mobile Zugriff auf das Intranet von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet:

• Responsiv ist: Das Design sollte mobilfreundlich sein und ein nahtloses Erlebnis auf allen Geräten bieten.
• Zugänglich ist: Mitarbeiter sollten sich einfach von überall und jederzeit anmelden können, um sicherzustellen, dass sie immer verbunden sind.
• Funktionsreich ist: Mobile Versionen sollten die gleichen Funktionen wie die Desktop-Version bieten, von der Suche nach Dokumenten bis zur Teilnahme an Diskussionen.

3. Sollte von Anfang an eine Zwei-Wege-Straße sein

Ein effektives Intranet unterstützt die Zwei-Wege-Kommunikation, sodass Mitarbeiter nicht nur Inhalte konsumieren, sondern auch einen Beitrag leisten können. Die Implementierung der Intranet-Best Practices beinhaltet Folgendes:

• Mitarbeiter befähigen: Stellen Sie Tools bereit, mit denen Mitarbeiter Inhalte erstellen, Ideen austauschen und Feedback geben können.
• Teilnahme der Führungskräfte: Ermutigen Sie Führungskräfte, das Intranet aktiv zu nutzen und dazu beizutragen, um ein positives Beispiel für den Rest des Unternehmens zu geben.
• Diskussionen fördern: Nutzen Sie Foren, Kommentarbereiche und soziale Funktionen, um den Dialog und den Ideenaustausch zwischen den Mitarbeitern zu fördern.

Zum Beispiel schreibt Chris, unser CEO bei Slite, sehr gerne. Als er aus dem Vaterschaftsurlaub zurückkam, teilte er ein lustiges Update über seine Auszeit.

4. Verwenden Sie News für faktische Nachrichten des Großunternehmens

Behandeln Sie Ihre Intranet-Seiten als primäre Quelle für wichtige Unternehmensankündigungen. Diese Strategie:

• Gewährleistet Konsistenz: Eine einzige, zuverlässige Quelle für wichtige Nachrichten vermeidet Verwirrung und Fehlinformationen.
• Baut Vorfreude auf: Nutzen Sie das Intranet, um kommende Ankündigungen anzuteasern, eine Aufregung zu erzeugen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter regelmäßig vorbeischauen.
• Feiert Erfolge: Teilen Sie Erfolge und Meilensteine im Intranet und machen Sie es zum Zentrum für positive Nachrichten und Feiern.

5. Einige Autoren werden den Wandel anführen, identifizieren, fördern und ein H/T geben

Identifizieren und fördern Sie die Intranet-Benutzer und Content-Ersteller in Ihrem Unternehmen. Um diese Kultur zu fördern:

• Stellen Sie Mitwirkende ins Rampenlicht: Erkennen und belohnen Sie Mitarbeiter, die aktiv qualitativ hochwertige Inhalte zum Intranet beitragen.
• Bieten Sie Schulungen an: Bieten Sie Workshops zur Erstellung von Inhalten und zu Best Practices an, um mehr Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, einen Beitrag zu leisten.
• Ermutigen Sie Abteilungen: Jedes Team oder jede Abteilung sollte designierte Mitarbeiter haben, die regelmäßig Updates und Erfolge austauschen.

6. Haben Sie eine großartige Suche

Eine leistungsstarke Suchfunktion ist für ein effektives Intranet unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Suchtool:

• Umfassend ist: Es sollte alle Inhalte indizieren, einschließlich Text in Dokumenten, sodass alles leicht auffindbar ist.
• Unterstützt Filter: Ermöglichen Sie es Benutzern, Suchvorgänge nach Datum, Abteilung, Inhaltstyp usw. zu verfeinern, um schnell das zu finden, was sie benötigen.
• Lernt und verbessert sich: Implementieren Sie Algorithmen für maschinelles Lernen, um die Suchergebnisse basierend auf dem Benutzerverhalten und Feedback zu verbessern.

7. Machen Sie es messbar

Die Verfolgung der Nutzung und Effektivität Ihres Intranets ist entscheidend für die kontinuierliche Verbesserung. Konzentrieren Sie sich auf:

• Analysieren von Benutzerdaten: Überwachen Sie, wie Mitarbeiter das Intranet nutzen, einschließlich beliebter Inhalte, Suchtrends und Engagement-Levels.
• Sammeln von Feedback: Befragen Sie die Mitarbeiter regelmäßig, um ihre Bedürfnisse, Frustrationen und Verbesserungsvorschläge zu verstehen.
• Ziele setzen: Definieren Sie klare Kennzahlen für den Erfolg, wie z. B. Akzeptanzraten, täglich aktive Benutzer und Zufriedenheitswerte. Verwenden Sie diese Kennzahlen, um Verbesserungen zu steuern und den Wert des Intranets für das Unternehmen zu demonstrieren.

Beispiele für Unternehmensintranets

Im Jahr 2010 hat die Nielsen Normal Group diese als die 4 besten Unternehmensintranets ausgewählt:

Aber wie unterschiedlich können sie aussehen? Sehen wir uns diese Beispiele an:

#1 Sharepoints soziales Intranet

Dies ist das Intranet schlechthin. Sie haben mit einem Klick Zugriff auf alle wichtigen Links. Es gibt Unternehmens-Updates, die gut platziert am Ende stehen, um die tägliche Arbeit nicht zu stören. Die wichtigsten 5 Kennzahlen des Unternehmens sind für alle Mitarbeiter sichtbar und ändern sich in Echtzeit.

#2 Das Unternehmensintranet von Interact für das Gesundheitswesen

Dies ist ein weiteres großartiges Beispiel. Es zielt darauf ab, Mitarbeiter an vorderster Front zu unterstützen und ihnen zu helfen, schnell auf Informationen zuzugreifen.

#3 Slite

Da sich die meisten Gespräche auf Slack/MS Teams konzentrieren, haben wir Änderungen am Aussehen Ihres Unternehmensintranets vorgenommen und es für jeden völlig persönlich gestaltet. So zeigen wir Updates an: die am häufigsten gelesenen Dokumente, ein ordentlich verstauter Benachrichtigungsbereich, um zu sehen, wo Sie gebraucht werden, und eine Seitenleiste, um sofort auf Ihre bevorzugten Kanäle/Dokumente zuzugreifen.

So erstellen Sie Ihr eigenes Unternehmensintranet

Entscheiden Sie, warum Sie es tun, und geben Sie Zahlen an, um es zu messen

Bevor Sie mit der Erstellung eines Intranets beginnen, definieren Sie klar die Ziele, die dahinter stehen. Möchten Sie die interne Kommunikation verbessern, den Wissensaustausch verbessern, das Mitarbeiterengagement steigern oder alles zusammen? Das Festlegen klarer Ziele wird Ihre Entscheidungen während des gesamten Prozesses leiten. So messen Sie den Erfolg:

• Legen Sie spezifische Kennzahlen fest: Identifizieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) in Bezug auf Ihre Ziele, wie z. B. reduziertes E-Mail-Volumen, erhöhte Engagement-Kennzahlen oder schnellerer Zugriff auf Informationen.
• Basieren Sie die aktuelle Leistung: Verstehen Sie Ihren Ausgangspunkt, indem Sie die aktuelle Leistung anhand Ihrer gewählten Kennzahlen messen.
• Legen Sie realistische Ziele fest: Legen Sie basierend auf Ihren Basisdaten erreichbare Ziele für Verbesserungen über definierte Zeiträume fest.

Entscheiden Sie, ob Sie es selbst machen oder eine Drittanbieterlösung verwenden möchten

Bewerten Sie, ob der Aufbau eines benutzerdefinierten Intranets im eigenen Haus oder die Wahl einer Drittanbieterlösung am besten zu Ihren Zielen, Ressourcen und Ihrem Zeitplan passt. Berücksichtigen Sie:

• Vorteile im eigenen Haus: Maßgeschneidert für die genauen Bedürfnisse und einfachere Integration in bestehende interne Systeme.
• Herausforderungen im eigenen Haus: Erfordert erhebliche Entwicklungszeit und -ressourcen; laufende Wartung und Updates liegen in Ihrer Verantwortung.
• Vorteile von Drittanbietern: Schnellere Bereitstellung, professioneller Support und Updates; kostengünstig mit skalierbaren Optionen.
• Herausforderungen von Drittanbietern: Möglicherweise ist eine Anpassung erforderlich, um sie an spezifische Bedürfnisse anzupassen; potenzielle Einschränkungen bei der Integration in aktuelle Systeme.

Wählen Sie eine gute Drittanbieterlösung

Wenn Sie sich für eine Drittanbieterlösung entscheiden, führen Sie gründliche Recherchen durch, um eine Plattform auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Achten Sie auf:

• Anpassung: Wie einfach kann es an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist es benutzerfreundlich für alle Mitarbeiter, einschließlich nicht-technischer Benutzer?
• Skalierbarkeit: Kann es mit den Bedürfnissen Ihres Unternehmens wachsen?
• Support und Community: Welchen Support bietet der Anbieter? Gibt es eine Community für Benutzer, um Tipps und Best Practices auszutauschen?
• Sicherheit: Bietet es robuste Sicherheitsfunktionen, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen?

Richten Sie die Lösung ein

Unabhängig davon, ob Sie intern entwickeln oder eine Drittanbieterlösung bereitstellen, umfasst die Einrichtung Ihres Intranets:

• Technische Konfiguration: Installieren der Software auf Ihren Servern oder Einrichten Ihres Kontos bei einem Cloud-basierten Anbieter.
• Anpassung: Anpassen von Einstellungen, Layouts und Funktionen, um sie an den Workflow und das Branding Ihres Unternehmens anzupassen.
• Inhaltsmigration: Verschieben vorhandener Ressourcen und Dokumente in das neue Intranet und Organisieren dieser für einfachen Zugriff.

Integrieren Sie Mitarbeiter

Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zum neuen Intranet, indem Sie:

• Kommunizieren Sie Vorteile: Erklären Sie, wie das Intranet die Arbeit der Mitarbeiter einfacher und effizienter macht.
• Bieten Sie Schulungen an: Bieten Sie Tutorials und Schulungen an, um Mitarbeitern zu helfen, das Intranet optimal zu nutzen.
• Erstellen Sie Botschafter: Identifizieren und schulen Sie Intranet-Botschafter in verschiedenen Abteilungen, um Peer-Support zu leisten.

Integrieren Sie es in die alltäglichen Touchpoints Ihres Teams

Maximieren Sie den Wert des Intranets, indem Sie es in die Tools und Prozesse integrieren, die Ihr Team täglich verwendet. Dies könnte Folgendes umfassen:

• E-Mail- und Kommunikationstools: Verknüpfen oder Einbetten von E-Mail-Funktionen und Integrieren von Chat-Anwendungen.
• Projektmanagement-Software: Sicherstellen eines nahtlosen Workflows zwischen Projektmanagement-Tools und dem Intranet.
• Kalender und Terminplanung: Integrieren von Unternehmens- oder persönlichen Kalendern für einfachen Zugriff auf Zeitpläne und Ereignisse.

Sammeln Sie Feedback

Verbessern Sie Ihr Intranet kontinuierlich, indem Sie Feedback von Mitarbeitern sammeln und darauf reagieren. Implementieren Sie:

• Regelmäßige Umfragen: Führen Sie regelmäßige Umfragen durch, um die Benutzerzufriedenheit zu messen und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
• Feedback-Kanäle: Erstellen Sie spezielle Kanäle für Mitarbeiter, um Probleme zu melden und neue Funktionen oder Inhalte vorzuschlagen.
• Nutzungsanalysen: Überwachen Sie die Intranet-Analysen, um zu verstehen, wie Mitarbeiter es nutzen, und identifizieren Sie Bereiche für Verbesserungen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein Unternehmensintranet erstellen, das nicht nur Ihre aktuellen Bedürfnisse erfüllt, sondern auch darauf vorbereitet ist, sich mit dem Wachstum Ihres Teams weiterzuentwickeln.

Wichtige Funktionen, die Sie im Jahr 2024 erwarten können

Im Jahr 2024 wird sich das Intranet Ihres Unternehmens wie der intelligenteste und hilfsbereiteste Kollege anfühlen, den Sie je hatten. Sehen wir uns genauer an, was es so besonders machen wird.

Verfügt über mehrsprachige Unterstützung, sodass es Ihre Sprache spricht

Egal woher Sie kommen oder welche Sprache Sie bevorzugen, Ihre Mitarbeiter werden Informationen in ihrer bevorzugten Sprache konsumieren. Es zeigt Ihnen automatisch alles in der Sprache an, die Sie am besten verstehen. Das bedeutet, dass jeder aufholen, sich einbringen und nichts verpassen kann, sodass sich das gesamte Team wie zu Hause fühlt. Dies kann besonders für europäische und osteuropäische Teams nützlich sein, die sich möglicherweise mit einer anderen Sprache wohler fühlen.

KI-gestützte Bearbeitung für schnellere Entwürfe

Haben Sie sich jemals gewünscht, Sie hätten einen Kumpel, der Ihre Arbeits-E-Mails oder Berichte schnell auf Tippfehler überprüfen könnte, bevor Sie sie versenden? Neue KI-gestützte Intranet-Software ist genau das, schlägt bessere Formulierungen vor und stellt sicher, dass Ihre Nachrichten jedes Mal ins Schwarze treffen.

KI-gestützte Suche für sofortige Antworten, überall

Suchen Sie etwas? Fragen Sie einfach das Intranet wie einen Freund mit Ihren eigenen Worten. Es ist intelligent genug, um zu verstehen, wonach Sie suchen, und genau das zu finden, was Sie benötigen, sodass Sie sich nicht durch unzählige Dokumente wühlen müssen.

Zum Beispiel macht Ask, unsere KI-gestützte Suche, genau das.

Verbunden mit all Ihren alltäglichen Apps

Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Meeting und mit einem Klick haben Sie es nicht nur im Kalender, sondern auch einen Projektbereich eingerichtet und eine Agenda vorbereitet – alles ohne zwischen Apps hin- und herzuspringen. Das ist die Art von reibungsloser Bewegung, die die moderne Intranet-Software ausführen wird, die alles miteinander verbunden hält, damit Sie sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren können.

Einfache Überprüfungsfunktionen

Das Intranet wird der Ort sein, an dem Teamwork auf natürliche Weise stattfindet. Ihr Team sollte also Ihren Dokumenten vertrauen. Wenn Ihre Dokumente veralten, werden sie langsam aus dem Verkehr gezogen und die Leute greifen wieder auf schnelle Fragen zurück. Viele neue Wissensdatenbanken verfügen über einfache Überprüfungsfunktionen, sodass sich Teams nie fragen müssen.

Mobile App-Unterstützung zur Erleichterung des Informationszugriffs unterwegs

Egal, ob Sie an Ihrem Schreibtisch, im Zug oder beim Kaffee sitzen, das Intranet ist immer dabei. Es ist so konzipiert, dass es perfekt auf Ihr Telefon oder Tablet passt, sodass Sie auf dem Laufenden bleiben und weiterhin einen Beitrag leisten können, egal wo Sie sich befinden. Es ist wie Ihre Arbeitswelt in Ihrer Tasche.

Die Dinge ordentlich halten

Da sich alles von Unternehmensnachrichten bis hin zu Projektdokumenten an einem Ort befindet, ist es ein Kinderspiel, das zu finden, was Sie benötigen. Es ist alles organisiert, getaggt und bereit, wenn Sie es sind, sodass die endlose Suche nach diesem einen Dokument der Vergangenheit angehört. Es ist die Art von Organisation, von der wir alle träumen.

Fazit

Die Aktualisierung eines veralteten Intranets ist mehr als eine technische Überholung; es ist ein strategischer Schritt zur Verbesserung der Effizienz, Kommunikation und Kultur am Arbeitsplatz. M

Moderne Intranets beheben die Einschränkungen älterer Systeme, indem sie intuitive Designs, nahtlosen mobilen Zugriff, effiziente Suchfunktionen und robuste Funktionen für die Zusammenarbeit bieten.

Unternehmen können ihre eigenen Intranet-Plattformen zu einem wichtigen Tool aufrüsten, das ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, produktiver und vernetzter als je zuvor zu sein, insbesondere in Remote-Umgebungen.

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