Was ist ein Firmenintranet? Tipp: Sie haben bereits eines.

Slack oder MS Teams sind vielleicht der Ort, an dem der Arbeitsalltag stattfindet, doch das Konzept des Firmenintranets ist älter als moderne Kollaborationstools. In den 90er-Jahren entstanden, waren Intranets die ursprünglichen digitalen Räume von Organisationen, konzipiert als private Netzwerke für Kommunikation und Informationsaustausch.

Das Internet ist ein weiter, öffentlicher Platz, der allen offensteht. Ein Intranet hingegen ist das private digitale Gelände Ihres Unternehmens, ein sicherer Raum, in dem Informationen und Ressourcen aufbewahrt werden. Anfangs ähnelten Intranets vielleicht überladenen Websites, vollgepackt mit unternehmensbezogenen Informationen.

Heute können sie jedoch alle möglichen Dinge: Kultur aufbauen, als CMS dienen und Mitarbeitenden helfen, schneller zu arbeiten. Verstehen wir genau, was ein Firmenintranet ist, wie Sie bereits eines besitzen und ob Sie in eine eigene Firmenintranet-Plattform oder -Lösung investieren müssen.

Was ist ein Firmenintranet?

Ein Firmenintranet ist der zentrale digitale Raum für Zusammenarbeit und Information für alle Mitarbeitenden eines Unternehmens. In den meisten Fällen ist es das, was Ihre Mitarbeitenden jeden Tag zuerst öffnen. Slack ist Ihr Firmenintranet, wenn dort Ihre gesamte Arbeit stattfindet. Bei größeren Unternehmen ist es meist MS Teams.

Es ist nicht nur ein zentrales Wissensarchiv, ein Kommunikationskanal, eine Suchmaschine und ein kraftvolles Werkzeug zum Kulturaufbau. So sieht zum Beispiel ein traditionelles Firmenintranet aus:

Wie Sie sehen, ist hier eine Menge los. Es zeigt den Mitarbeitenden die neuesten Unternehmensnews, die Ihre Führungskraft sonst quer durch die Abteilung rufen würde, um etwas zu feiern.

Sie können nach geschäftlichen Ressourcen und Berichten suchen. Sie können den vollständigen Unternehmenskalender und das Mitarbeiterverzeichnis einsehen, ebenso den Urlaubskalender, um zu sehen, wie es um die Verfügbarkeit Ihres Teams steht. Es begann als Startseite, die Unternehmen standardmäßig anzeigten, wenn man einen neuen Tab öffnete.

Mit jahrzehntelangem nachgewiesenem Nutzen für Millionen von Mitarbeitenden weltweit kamen mehr Investitionen, um bessere Firmenintranets zu bauen.

Moderne Intranets sind keine Website, sondern eine Software. Es sind schnelle, intuitiv bedienbare Softwarelösungen, die viele Kollaborationsfunktionen integrieren. Sie geben nicht nur Ankündigungen aus, sondern gehen einen Schritt weiter, indem sie Funktionen wie eine leistungsstarke Bearbeitung hinzufügen, mit der Sie detaillierte, dynamische Projektdokumente erstellen können, während Sie mit Ihrem Team arbeiten. Aber jetzt kommt das Beste:

Sie haben bereits ein Firmenintranet

Die Chancen stehen gut, dass Sie bereits ein einfaches Intranet in Ihren Arbeitsablauf eingewoben haben, selbst wenn es ein Flickwerk aus Slack, Google Drive, E-Mail oder Microsoft-Tools ist. Ihr Firmenintranet existiert bereits.

Die Frage ist: Wie effizient ist es?

Haben Ihre Mitarbeitenden die Bequemlichkeit, einen zentralen Anlaufpunkt für alles rund um Arbeit und Neuigkeiten zu haben, auch aus der Ferne? Es ist der digitale Ersatz, um das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken und ihnen einen uneingeschränkten Zugang zu Informationen zu geben, die sie täglich brauchen könnten.

Wenn Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden starten, brauchen sie keine Intranets, da alle synchron arbeiten. Wenn Unternehmen wachsen, stellen sie Außendienstmitarbeitende, Frontline-Kräfte und Hunderte von Mitarbeitenden über Abteilungen und Hierarchien hinweg ein.

Das schnelle Wachstum führt dazu, dass der Kontext, den ein Mitarbeitender benötigt, zunimmt, und genau dabei hilft ein neues Firmenintranet.

Die Frage ist also nicht, was ein Firmenintranet ist, sondern: Was ist Ihr derzeitiges Firmenintranet? Haben die Leute einen Ort für alles, oder springen sie zwischen 10 Tools hin und her?

Und das ist auch eine wichtige Frage. Hochgradig ineffiziente Wissensinfrastrukturen verursachen für Unternehmen Fehlausrichtung und viel verlorene Zeit. Laut McKinsey verbringt ein durchschnittlicher Wissensarbeiter 1/5 seiner Arbeitswoche allein mit der Suche nach Informationen, die er für rollenspezifische Aufgaben benötigt.

Leider verbringt er weitere satte 30 % seiner Zeit mit dem Beantworten von E-Mails, von denen viele darum gehen, Informationen anzufragen oder zu versenden.

Worin unterscheidet sich ein Intranet vom Internet oder von Extranets?

Das Internet ist für jeden zugänglich. Ein Intranet ist das private Netzwerk Ihres Unternehmens, nur für Mitarbeitende: Stellen Sie es sich als das digitale Bürogebäude Ihres Unternehmens vor.

Extranets sind ein Mittelweg, bei dem Sie vertrauenswürdigen Partnern oder Kunden Zugang gewähren können, so als würden Sie sie in bestimmte Besprechungsräume einladen.

Und natürlich ein traditionelles Unternehmensintranet, ähnlich einer überladenen Startseite einer Unternehmenswebsite, mit jeder Menge Informationen, die an einem Ort zusammengepfercht sind und versuchen, alles auf einmal abzudecken, ganz wie eine vollgestopfte Lobby mit Broschüren und Anschlagtafeln.

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Die Kernbestandteile, die ein Firmenintranet ausmachen

Firmenintranets können Dutzende von Bestandteilen und Anwendungsfällen haben. Doch dies sind die 4 Mindestbestandteile, die Ihr Intranet ausmachen:

1. Es hat einen Zugang nur für Mitarbeitende
2. Es ist die zentrale Informationsquelle für Ihre Mitarbeitenden
3. Es teilt Neuigkeiten darüber, was es in der DNA des Unternehmens Neues gibt
4. Es verfügt über Funktionen für kollaborative Dokumentation.

Hier sind weitere Dinge, die in einem Firmenintranet enthalten sein können:

• Aktualisierte Kommunikation und News, etwa wie ein internes Mikro-Blog.
• Schnelllinks zu den am häufigsten genutzten Ressourcen/Handbüchern
• Schulungsbereiche
• Eine Liste und Verknüpfungen zu den alltäglichen Tools
• Projektmanagement-Funktionen. Viele Unternehmen bevorzugen es, dass das Einbetten von Aufgaben sowie Projektmanagement-Updates/-Kommentare eine Kernfunktion ihres Firmenintranets sind.
• Eine Social-Media-ähnliche Funktion, aber für den Wissensaustausch unter Mitarbeitenden. Stellen Sie es sich vor wie ein beliebiger Kollege, der virtuell eine teamweite Diskussion startet, an der sich alle beteiligen.

5 Hauptvorteile eines Firmenintranets

Beschleunigt Arbeitsabläufe

Ein Intranet verkürzt die Zeit, die zum Auffinden von Informationen nötig ist, erheblich, indem es alle benötigten Ressourcen, Kontakte und Daten zentralisiert.

Dieser optimierte Zugang führt zu einer schnelleren Erledigung von Aufgaben, da sich Mitarbeitende stärker auf produktive Arbeit und weniger auf das Suchen konzentrieren können.

Darüber hinaus erleichtert das eine Intranet-Portal durch die Bündelung der internen Kommunikation das Auffinden von Updates und Ankündigungen. Diese Bündelung hilft, das Durcheinander von E-Mails zu vermeiden, und stellt sicher, dass keine kritische Information übersehen wird, was zu einem reibungsloseren Arbeitsablauf führt.

Die meisten Intranets enthalten zudem Tools, die Routineaufgaben automatisieren und Arbeitsabläufe weiter beschleunigen.

So bieten sie etwa Vorlagen für Berichte oder automatisierte Genehmigungen für Anfragen, was manuelle Arbeit und potenzielle Engpässe beim Projektfortschritt reduziert.

Stärkt das Mitarbeiterengagement

Über ein Intranet finden Mitarbeitende einen Raum, in dem sie sich mit ihren Teammitgliedern vernetzen und austauschen können, unabhängig von ihrem physischen Standort. Diese Plattform unterstützt das Teilen persönlicher Erfolge und von Team-Meilensteinen und fördert eine Kultur, in der jeder Beitrag gewürdigt wird.

Solche Anerkennung ist entscheidend, um ein Gefühl von Zugehörigkeit und Gemeinschaft aufzubauen, was besonders für Remote-Mitarbeitende oder verteilte Teams wichtig ist.

Zudem bieten Intranets oft interaktive Elemente wie Foren oder Social Feeds, die Mitarbeitende dazu anregen, Ideen und Feedback zu teilen. Diese Interaktivität steigert nicht nur das Engagement, sondern gibt den Mitarbeitenden auch eine Stimme, sodass sie sich innerhalb der Organisation wertgeschätzt und gehört fühlen.

Zentralisiert den Informationszugang

Indem es als zentrales Archiv für alle Unternehmensinformationen dient, vereinfacht ein Intranet, wie Mitarbeitende auf Dokumente und Ressourcen zugreifen. Dieser zentrale Knotenpunkt stellt sicher, dass Mitarbeitende stets wissen, wo sie nach den aktuellsten Unternehmensrichtlinien, Projektupdates und technischen Anleitungen suchen müssen.

Die Zuverlässigkeit und der einfache Zugang, die das Intranet bietet, beseitigen die Verwirrung und Verzögerungen, die mit der Nutzung mehrerer, voneinander getrennter Systeme einhergehen.

Außerdem verfügen die meisten Intranets über erweiterte Suchfunktionen, was es noch einfacher macht, bestimmte Elemente in einer riesigen Menge an Dokumenten zu finden. Diese Fähigkeit stellt sicher, dass Mitarbeitende die genau benötigte Information schnell finden, wann immer sie sie brauchen, was die Produktivität weiter steigert und Frust reduziert.

Fördert Unternehmenskultur und Anerkennung

Ein Intranet spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Unternehmenskultur zu fördern und zu erhalten, indem es eine Plattform bietet, um die Leistungen von Mitarbeitenden anzuerkennen und zu feiern. Indem es individuelle und teambezogene Erfolge hervorhebt, stärkt das Intranet die Werte und Ziele des Unternehmens und schafft ein gemeinsames Gefühl von Sinn.

Diese öffentliche Anerkennung motiviert nicht nur die gewürdigten Mitarbeitenden, sondern inspiriert auch andere, nach Exzellenz zu streben. Wir nutzen dafür Bonusly!

Das Intranet erleichtert zudem das Teilen von Unternehmensnews und -ereignissen und hält alle informiert und mit den übergeordneten organisatorischen Zielen verbunden. Dieser kontinuierliche Informationsfluss stellt sicher, dass sich Mitarbeitende in die Reise des Unternehmens einbezogen fühlen und ihre Rolle für dessen Erfolg verstehen.

5 Nachteile eines Firmenintranets

Es gibt 0 Nachteile, ein gutes, modernes Firmenintranet zu haben. Aber der Argumentation halber, und da die meisten Menschen am Modell der alten Firmenintranets festhalten, gibt es eine Reihe von Nachteilen, wenn man eine veraltete Lösung hat:

Reduziert die Mitarbeiterfluktuation

Intranets vereinfachen den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender, indem sie sofortigen Zugang zu einer Fülle von Informationen über die Abläufe, die Kultur und die Menschen des Unternehmens bieten. Dieser Zugang hilft neuen Mitarbeitenden, sich schnell in ihre Rollen und das Unternehmensumfeld einzufinden, und fördert von Anfang an ein Gefühl der Zugehörigkeit.

Die Klarheit und Unterstützung, die das Intranet bietet, können die Entscheidung einer neuen Kraft, im Unternehmen zu bleiben, erheblich beeinflussen, da sie sich stärker integriert und wertgeschätzt fühlt.

Außerdem erleichtern Intranets das kontinuierliche Lernen und die Weiterentwicklung, indem sie einfachen Zugang zu Schulungsmaterialien und Ressourcen für die berufliche Entwicklung bieten. Dieses Engagement für das Wachstum der Mitarbeitenden steigert nicht nur die Arbeitszufriedenheit, sondern baut auch eine loyale Belegschaft auf und senkt die Fluktuation weiter.

Schwer zu bedienen

Alte Intranets verwirren die Nutzer mit ihren überladenen Oberflächen, was zu Frust und geringerer Nutzung führt. Ein benutzerfreundliches Intranet ermöglicht es Mitarbeitenden, schnell zu finden, was sie brauchen, und verbessert Produktivität und Zufriedenheit.

Das unattraktive Design älterer Systeme hindert Mitarbeitende oft daran, das volle Funktionsspektrum der modernen Intranet-Plattform zu erkunden und zu nutzen. Das führt zu verpassten Chancen, Arbeitsabläufe zu optimieren und auf wertvolle Unternehmensressourcen zuzugreifen.

Aufwendig in der Wartung

Die Einrichtung und laufende Wartung dieser Systeme erfordern erheblichen Aufwand. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird es immer schwieriger, das Intranet zu aktualisieren und zu skalieren. Die ständige Wartung verschlingt wertvolle IT-Ressourcen und lenkt die Aufmerksamkeit von Projekten ab, die einen deutlich größeren Einfluss auf den Fortschritt des Unternehmens haben könnten.

Ineffektive Suchfunktionen

Eine schlechte Suchfunktion macht das Auffinden bestimmter Informationen zu einer zeitraubenden Aufgabe. Wenn Mitarbeitende nicht schnell finden, was sie brauchen, beeinträchtigt das die Effizienz und kann zu Frust führen. Eine effektive Suchmaschine ist für ein Intranet entscheidend, da sie einen schnellen und präzisen Zugang zu Informationen ermöglicht und reibungslosere Abläufe in der gesamten Organisation unterstützt.

Eingeschränkter mobiler Zugang

Das Fehlen mobiler Unterstützung schließt viele Mitarbeitende aus, die für die Arbeit auf Smartphones und Tablets angewiesen sind, vor allem jene, die nicht immer am Schreibtisch sitzen. Sicherzustellen, dass das Intranet auf mobilen Geräten zugänglich ist, ist für eine inklusive Kommunikation und Zusammenarbeit unerlässlich und ermöglicht es jedem Teammitglied, informiert zu bleiben und beizutragen, egal wo es ist.

Mangel an kollaborativen Funktionen

Ein Intranet ohne Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern, bleibt bei der Unterstützung von Teamarbeit hinter den Erwartungen zurück. Die Fähigkeit, Dokumente gemeinsam in Echtzeit zu bearbeiten, Inhalte zu kommentieren und an Foren teilzunehmen, ist für ein dynamisches und produktives Arbeitsumfeld entscheidend.

Ohne diese interaktiven Möglichkeiten erfüllt das Intranet seinen Zweck als Werkzeug zur Förderung von Zusammenarbeit und einer starken Unternehmenskultur nicht vollständig.

Das Intranet zu modernisieren, um diese Probleme zu beheben, ist für Organisationen entscheidend, die das Mitarbeitererlebnis, die Kommunikation, die Zusammenarbeit und die Effizienz verbessern wollen. Ein aktualisiertes Intranet-System kann den Arbeitsplatz verwandeln, den Arbeitsalltag reibungsloser machen und die Belegschaft verbunden und engagiert halten.

7 Best Practices für Ihr Firmenintranet

Ein effektives Firmenintranet zu schaffen, erfordert mehr als nur das Zusammenstellen einer Sammlung von Tools und Ressourcen. Es geht darum, ein digitales Ökosystem zu gestalten, das ansprechend und intuitiv ist und als Nervenzentrum für die Kommunikation, die Kultur und die Zusammenarbeit Ihrer Organisation dient.

Im Folgenden finden Sie sieben Best Practices, damit Ihre nächste Intranet-Strategie diese Ziele nicht nur erfüllt, sondern übertrifft:

1. Machen Sie es zum zentralen Ort für Kommunikation

Ihre eigene Intranet-Website sollte die erste Anlaufstelle sein, an die sich Mitarbeitende für interne Kommunikation, Updates und Zusammenarbeit wenden. Um das zu erreichen:

• Informationen zentralisieren: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Ankündigungen, Updates und Ressourcen leicht zugänglich sind. Dazu gehören HR-Richtlinien, Unternehmensnews und Projektdokumentation.
• Tägliche Nutzung fördern: Integrieren Sie tägliche Arbeitsabläufe in das Intranet, etwa Zeiterfassung, Projektmanagement und Teamzusammenarbeit, um es zu einem unverzichtbaren Teil des Arbeitsablaufs Ihrer Mitarbeitenden zu machen.
• Engagement fördern: Pflegen Sie eine Gemeinschaft, indem Sie Mitarbeitende ermutigen, Updates zu teilen, Meilensteine zu feiern und die Arbeit der anderen innerhalb des Intranets zu unterstützen.

2. Bieten Sie mobilen Zugang

Mit dem Aufstieg der Remote-Arbeit und ortsunabhängiger Rollen ist der mobile Zugang zum Intranet entscheidend. Stellen Sie sicher, dass Ihr Intranet:

• Responsiv ist: Das Design sollte mobilfreundlich sein und ein nahtloses Erlebnis auf allen Geräten bieten.
• Zugänglich ist: Mitarbeitende sollten sich von überall und jederzeit problemlos anmelden können, damit sie immer verbunden sind.
• Funktionsreich ist: Die mobilen Versionen sollten dieselben Funktionen wie die Desktop-Version bieten, vom Durchsuchen von Dokumenten bis zur Teilnahme an Diskussionen.

3. Sollte von Anfang an in beide Richtungen funktionieren

Ein effektives Intranet unterstützt die Kommunikation in beide Richtungen und ermöglicht es Mitarbeitenden, Inhalte nicht nur zu konsumieren, sondern auch beizutragen. Diese Intranet-Best-Practices umzusetzen bedeutet:

• Mitarbeitende befähigen: Tools bereitstellen, mit denen Mitarbeitende Inhalte erstellen, Ideen teilen und Feedback geben können.
• Beteiligung der Führung: Führungskräfte ermutigen, das Intranet aktiv zu nutzen und beizutragen, und damit ein positives Beispiel für die restliche Organisation zu setzen.
• Diskussionen erleichtern: Foren, Kommentarbereiche und soziale Funktionen nutzen, um den Dialog und den Ideenaustausch unter Mitarbeitenden zu fördern.

Chris, unser CEO bei Slite, schreibt zum Beispiel sehr gern. Als er aus der Elternzeit zurückkam, teilte er ein nettes Update über seine Auszeit.

4. Nutzen Sie es als offizielle Quelle für große Unternehmensnews

Behandeln Sie die Seiten Ihres Intranets als primäre Quelle für bedeutende Unternehmensankündigungen. Diese Strategie:

• Sichert Konsistenz: Eine einzige, verlässliche Quelle für große News zu haben, vermeidet Verwirrung und Fehlinformationen.
• Baut Spannung auf: Nutzen Sie das Intranet, um bevorstehende Ankündigungen anzuteasern, Vorfreude zu erzeugen und Mitarbeitende dazu zu bringen, regelmäßig vorbeizuschauen.
• Feiert Erfolge: Teilen Sie Leistungen und Meilensteine im Intranet und machen Sie es zum Knotenpunkt für positive Nachrichten und Feierlichkeiten.

5. Manche Schreibenden werden den Wandel anführen: Erkennen, ermutigen und würdigen Sie sie

Erkennen und fördern Sie die Intranet-Nutzer und Content-Ersteller in Ihrer Organisation. Um diese Kultur zu pflegen:

• Mitwirkende ins Rampenlicht stellen: Erkennen und belohnen Sie Mitarbeitende an, die aktiv hochwertige Inhalte zum Intranet beitragen.
• Schulungen anbieten: Bieten Sie Workshops zur Inhaltserstellung und zu Best Practices an, um mehr Mitarbeitende zum Beitragen zu befähigen.
• Abteilungen ermutigen: Jedes Team oder jede Abteilung sollte benannte Mitwirkende haben, die regelmäßig Updates und Erfolge teilen.

6. Setzen Sie auf eine hervorragende Suche

Eine leistungsstarke Suchfunktion ist für ein effektives Intranet unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Suchwerkzeug:

• Umfassend ist: Es sollte alle Inhalte indexieren, einschließlich des Texts innerhalb von Dokumenten, sodass alles leicht auffindbar ist.
• Filter unterstützt: Erlauben Sie Nutzern, Suchen nach Datum, Abteilung, Inhaltstyp usw. einzugrenzen, um schnell zu finden, was sie brauchen.
• Lernt und sich verbessert: Setzen Sie Algorithmen des maschinellen Lernens ein, um die Suchergebnisse auf Basis von Nutzerverhalten und Feedback zu verbessern.

7. Machen Sie es messbar

Die Nutzung und Wirksamkeit Ihres Intranets zu verfolgen, ist für die kontinuierliche Verbesserung unerlässlich. Konzentrieren Sie sich auf:

• Nutzerdaten analysieren: Beobachten Sie, wie Mitarbeitende das Intranet nutzen, einschließlich beliebter Inhalte, Suchtrends und Engagement-Level.
• Feedback einholen: Befragen Sie Mitarbeitende regelmäßig, um ihre Bedürfnisse, Frustrationen und Verbesserungsvorschläge zu verstehen.
• Ziele setzen: Definieren Sie klare Erfolgskennzahlen wie Adoptionsraten, täglich aktive Nutzer und Zufriedenheitswerte. Nutzen Sie diese Kennzahlen, um Verbesserungen zu steuern und den Wert des Intranets für die Organisation zu belegen.

Beispiele für Firmenintranets

Im Jahr 2010 wählte die Nielsen Norman Group diese als die 4 besten Firmenintranets aus:

Aber wie unterschiedlich können sie aussehen? Schauen wir uns diese Beispiele an:

#1 SharePoints Social Intranet

Das ist das Paradebeispiel eines Intranets. Sie haben mit einem Klick Zugriff auf alle wichtigen Links. Unternehmensnews sind ganz unten gut platziert, um die tägliche Arbeit nicht zu stören. Die 5 wichtigsten Kennzahlen des Unternehmens sind für alle Mitarbeitenden sichtbar und ändern sich in Echtzeit.

#2 Interacts Firmenintranet für das Gesundheitswesen

Das ist ein weiteres großartiges Beispiel. Es ist darauf ausgelegt, Frontline-Mitarbeitende zu unterstützen und ihnen zu helfen, schnell auf Informationen zuzugreifen.

#3 Slite

Da sich der Großteil der Gespräche um Slack/MS Teams dreht, haben wir verändert, wie Ihr Firmenintranet aussieht, und es für jeden vollständig persönlich gestaltet. So zeigen wir Updates an: die meistgelesenen Dokumente, ein unauffällig verstauter Benachrichtigungsbereich, um zu sehen, wo Sie gebraucht werden, und eine Seitenleiste, um sofort auf Ihre Lieblingskanäle und -dokumente zuzugreifen.

So bauen Sie Ihr eigenes Firmenintranet

Entscheiden Sie, warum Sie es tun, und legen Sie Zahlen zum Messen fest

Bevor Sie in die Erstellung eines Intranets eintauchen, definieren Sie klar die dahinterstehenden Ziele. Möchten Sie die interne Kommunikation verbessern, den Wissensaustausch stärken, das Mitarbeiterengagement steigern, oder alles zusammen? Klare Ziele zu setzen, wird Ihre Entscheidungen während des gesamten Prozesses leiten. Um den Erfolg zu messen:

• Konkrete Kennzahlen festlegen: Identifizieren Sie Leistungskennzahlen (KPIs), die mit Ihren Zielen zusammenhängen, etwa ein geringeres E-Mail-Aufkommen, höhere Engagement-Kennzahlen oder einen schnelleren Zugang zu Informationen.
• Aktuelle Leistung als Ausgangsbasis erfassen: Verstehen Sie Ihren Ausgangspunkt, indem Sie die aktuelle Leistung an den gewählten Kennzahlen messen.
• Realistische Ziele setzen: Setzen Sie auf Grundlage Ihrer Ausgangsdaten erreichbare Verbesserungsziele für definierte Zeiträume.

Entscheiden Sie, ob Sie selbst bauen oder eine Drittanbieterlösung wählen

Bewerten Sie, ob der Eigenbau eines maßgeschneiderten Intranets oder die Wahl einer Drittanbieterlösung am besten zu Ihren Zielen, Ressourcen und Ihrem Zeitplan passt. Bedenken Sie:

• Vorteile des Eigenbaus: Maßgeschneidert für die genauen Anforderungen und einfachere Integration mit bestehenden internen Systemen.
• Herausforderungen des Eigenbaus: Erfordert erheblichen Entwicklungsaufwand und Ressourcen; laufende Wartung und Updates liegen in Ihrer Verantwortung.
• Vorteile einer Drittanbieterlösung: Schnellere Bereitstellung, professioneller Support und Updates; kosteneffizient mit skalierbaren Optionen.
• Herausforderungen einer Drittanbieterlösung: Kann Anpassungen erfordern, um spezifische Anforderungen zu erfüllen; mögliche Grenzen bei der Integration mit aktuellen Systemen.

Wählen Sie eine gute Drittanbieterlösung

Wenn Sie sich für eine Drittanbieterlösung entscheiden, recherchieren Sie gründlich, um eine Plattform auszuwählen, die zu Ihren Anforderungen passt. Achten Sie auf:

• Anpassbarkeit: Wie einfach lässt sie sich auf die Anforderungen Ihres Unternehmens zuschneiden?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist sie für alle Mitarbeitenden einfach zu bedienen, auch für nicht-technische Nutzer?
• Skalierbarkeit: Kann sie mit den Anforderungen Ihres Unternehmens wachsen?
• Support und Community: Welches Maß an Support bietet der Anbieter? Gibt es eine Community, in der Nutzer Tipps und Best Practices austauschen?
• Sicherheit: Bietet sie robuste Sicherheitsfunktionen, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen?

Richten Sie die Lösung ein

Ob Sie selbst bauen oder eine Drittanbieterlösung einsetzen, das Einrichten Ihres Intranets umfasst:

• Technische Konfiguration: Die Software auf Ihren Servern installieren oder Ihr Konto bei einem Cloud-Anbieter einrichten.
• Anpassung: Einstellungen, Layouts und Funktionen so anpassen, dass sie zum Arbeitsablauf und Branding Ihres Unternehmens passen.
• Inhaltsmigration: Bestehende Ressourcen und Dokumente in das neue Intranet übertragen und für einen einfachen Zugang organisieren.

Führen Sie Mitarbeitende ein

Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zum neuen Intranet, indem Sie:

• Vorteile kommunizieren: Erklären, wie das Intranet die Arbeit der Mitarbeitenden einfacher und effizienter macht.
• Schulungen anbieten: Tutorials und Schulungssitzungen anbieten, damit Mitarbeitende das Beste aus dem Intranet herausholen.
• Botschafter schaffen: Intranet-Botschafter in verschiedenen Abteilungen identifizieren und schulen, um Unterstützung unter Kollegen zu bieten.

Integrieren Sie es in die täglichen Berührungspunkte Ihres Teams

Maximieren Sie den Wert des Intranets, indem Sie es mit den Tools und Prozessen integrieren, die Ihr Team täglich nutzt. Das könnte umfassen:

• E-Mail- und Kommunikationstools: E-Mail-Funktionen verlinken oder einbetten und Chat-Anwendungen integrieren.
• Projektmanagement-Software: Einen nahtlosen Arbeitsablauf zwischen Projektmanagement-Tools und dem Intranet sicherstellen.
• Kalender und Terminplanung: Unternehmens- oder persönliche Kalender integrieren, um einfachen Zugriff auf Termine und Ereignisse zu ermöglichen.

Sammeln Sie Feedback

Verbessern Sie Ihr Intranet kontinuierlich, indem Sie das Feedback der Mitarbeitenden einholen und danach handeln. Setzen Sie um:

• Regelmäßige Umfragen: Führen Sie regelmäßige Umfragen durch, um die Nutzerzufriedenheit zu messen und Verbesserungsvorschläge zu sammeln.
• Feedback-Kanäle: Schaffen Sie dedizierte Kanäle, über die Mitarbeitende Probleme melden und neue Funktionen oder Inhalte vorschlagen können.
• Nutzungsanalysen: Überwachen Sie die Intranet-Analysen, um zu verstehen, wie Mitarbeitende es nutzen, und Bereiche für Verbesserungen zu identifizieren.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein Firmenintranet bauen, das nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllt, sondern auch darauf vorbereitet ist, mit Ihrem Team mitzuwachsen.

Wichtige Funktionen, die Sie 2024 erwarten können

2024 wird sich das Intranet Ihres Unternehmens wie der klügste und hilfreichste Kollege anfühlen, den Sie je hatten. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was es so besonders machen wird.

Hat mehrsprachige Unterstützung, damit es Ihre Sprache spricht

Egal, woher Sie kommen oder welche Sprache Sie bevorzugen, Ihre Mitarbeitenden werden Informationen in ihrer bevorzugten Sprache konsumieren. Es zeigt Ihnen automatisch alles in der Sprache an, die Sie am besten verstehen. Das bedeutet, dass alle mithalten, sich einbringen und nichts verpassen können, sodass sich das ganze Team wie zu Hause fühlt. Das kann besonders für europäische und östliche Teams nützlich sein, die sich in einer anderen Sprache wohler fühlen.

KI-gestützte Bearbeitung für schnellere Entwürfe

Haben Sie sich je einen Kumpel gewünscht, der Ihre Arbeits-E-Mails oder Berichte schnell auf Tippfehler prüft, bevor Sie sie verschicken? Neue KI-gestützte Intranet-Software ist genau so, schlägt bessere Formulierungen vor und stellt sicher, dass Ihre Botschaften jedes Mal ins Schwarze treffen.

KI-gestützte Suche für sofortige Antworten, überall

Sie suchen etwas? Fragen Sie das Intranet einfach, wie Sie es bei einem Freund tun würden, mit Ihren eigenen Worten. Es wird klug genug sein, um zu verstehen, wonach Sie suchen, und genau das hervorzuholen, was Sie brauchen, sodass Sie sich nicht durch Unmengen von Dokumenten wühlen müssen.

Ask, unsere KI-gestützte Suche, macht zum Beispiel genau das.

Verbunden mit all Ihren alltäglichen Apps

Stellen Sie sich vor, Sie planen ein Meeting und haben es mit einem Klick nicht nur im Kalender, sondern auch einen Projektbereich eingerichtet und eine Agenda bereit, ganz ohne zwischen Apps zu springen. Genau diese Art von reibungslosem Schachzug wird die moderne Intranet-Software ausführen und alles verbunden halten, damit Sie sich auf das Wichtige konzentrieren können.

Einfache Verifizierungsfunktionen

Das Intranet wird der Ort sein, an dem Teamarbeit ganz natürlich geschieht. Ihr Team sollte Ihren Dokumenten daher vertrauen können. Wenn Ihre Dokumente veralten, geraten sie langsam aus dem Umlauf und die Leute greifen wieder auf schnelle Rückfragen zurück. Viele neue Wissensdatenbanken haben einfache Verifizierungsfunktionen, damit Teams nie im Unklaren sein müssen.

Mobile-App-Unterstützung, um den Informationszugang unterwegs zu erleichtern

Ob Sie an Ihrem Schreibtisch sitzen, im Zug sind oder einen Kaffee holen, das Intranet kommt mit. Es ist so gestaltet, dass es perfekt auf Ihr Smartphone oder Tablet passt, sodass Sie auf dem Laufenden bleiben und weiter beitragen können, egal wo Sie sind. Es ist wie Ihre Arbeitswelt in Ihrer Tasche.

Für Ordnung sorgen

Wenn alles an einem Ort liegt, von Unternehmensnews bis zu Projektdokumenten, ist das Finden dessen, was Sie brauchen, ein Kinderspiel. Alles ist organisiert, getaggt und bereit, wenn Sie es sind, sodass diese endlosen Suchen nach diesem einen Dokument der Vergangenheit angehören. Es ist die Art von Ordnung, von der wir alle träumen.

Fazit

Ein veraltetes Intranet aufzurüsten, ist mehr als nur eine technische Überholung; es ist ein strategischer Schritt, um die Effizienz, die Kommunikation und die Kultur am Arbeitsplatz zu verbessern.

Moderne Intranets begegnen den Grenzen älterer Systeme, indem sie intuitive Designs, nahtlosen mobilen Zugang, effiziente Suchfunktionen und robuste Funktionen für die Zusammenarbeit bieten.

Unternehmen können ihre eigenen Intranet-Plattformen in ein unverzichtbares Werkzeug verwandeln, das ihre Belegschaft dabei unterstützt, produktiver und vernetzter zu sein als je zuvor, besonders in Remote-Umgebungen.

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