Was ist ein Leistungsumfang?
Ein Leistungsumfang ist ein wichtiges Projektmanagementdokument, das beschreibt, was unter den Rahmen eines Projekts fällt und was nicht. Leistungsumfangdokumente stellen sicher, dass sich alle Parteien darüber einig sind, welche Aufgaben im Lebenszyklus eines Projekts ausgeführt und geliefert werden. Sie gleichen Kriterien, Erwartungen und Bedingungen klar und präzise an.
Warum ist ein Leistungsumfang wichtig?
Leistungsumfangdokumente sind aus einer Vielzahl von Gründen unverzichtbare Projektmanagementwerkzeuge. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Beispiele aufgeführt.
Eine schriftliche Aufzeichnung wichtiger Informationen haben
Selbst das unkomplizierteste Projekt kann kompliziert werden, sobald einen oder zwei Monate daran gearbeitet wurde. Leistungsumfangdokumente sind nützlich, da sie schriftliche Aufzeichnungen aller wichtigen Informationen Ihres Projekts enthalten.
Anstatt sich in Fehlkommunikation und Missverständnissen zu verlieren, können Sie Ihren Leistungsumfang als Ressource nutzen, wann immer Sie das, was Sie zu Beginn vereinbart haben, kristallklar machen müssen.
Projektteammitglieder auf dem Laufenden halten
Wenn Sie genau wissen, welche Aufgaben und Ergebnisse Ihr Projekt ausmachen, ist es viel einfacher, Dinge zu erledigen und die Arbeit an Projektteams zu delegieren. Leistungsumfangdokumente helfen dabei, dies zu erreichen, da sie Projektteams dazu zwingen, alle wichtigen Details ihres Projekts frühzeitig zu Papier zu bringen. Sie wissen genau, was passieren muss, um das Projekt letztendlich abzuschließen, und arbeiten von dort aus rückwärts.
Vermeidung von Scope Creep
Ah, der gefürchtete Scope Creep. Allein der Begriff jagt Projektmanagern und Projektteams gleichermaßen Angst ein. Wenn Sie das Glück haben, mit Scope Creep nicht vertraut zu sein, passiert er, wenn die Arbeit an einem Projekt langsam und stetig über das hinausgeht, was ursprünglich vereinbart wurde. Dies führt zu Budgetüberschreitungen, unzureichender Entschädigung, Konflikten, Frustration, Verzögerungen und anderen unangenehmen Dingen.
Leistungsumfangdokumente helfen, dies zu vermeiden, da sie genau festlegen, was im Rahmen eines Projekts enthalten ist. Wenn Sie den Beginn von Scope Creep spüren, können Sie ihm direkt begegnen, indem Sie auf Ihr SoW-Dokument zurückgreifen.
Verbesserte Kommunikation
Letztendlich initiieren Leistungsumfangdokumente Gespräche. Wir beziehen uns nicht nur auf den internen Dialog, sondern auch auf die Kommunikation zwischen Projektmanagern und Kunden und/oder Stakeholdern.
Die besten Leistungsumfangdokumente werden in Zusammenarbeit verfasst, sodass sich die meisten Projektmanager mit ihren Kunden treffen, um Projektziele, Erwartungen und Anforderungen zu besprechen, bevor sie etwas aufschreiben. Solche Treffen legen den Grundstein für eine gute Beziehung, fördern die Transparenz und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.
Innerhalb Ihres Budgets bleiben
Wenn ein Projekt das Budget weit überschreitet, ist niemand glücklich. Daher wird es für Sie wie Musik in Ihren Ohren klingen, dass Leistungsumfänge großartige Werkzeuge sind, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt innerhalb seines Budgets bleibt.
Das Schreiben eines Leistungsumfangs umfasst die Identifizierung aller Aufgaben, Ereignisse, Meilensteine und Ergebnisse, die ein Projekt ausmachen. Sobald Sie diese im Detail identifiziert haben, wird es viel einfacher sein, ein genaues Budget zu erstellen, das alle Grundlagen Ihres Projekts abdeckt.
Was sollte ein Leistungsumfang beinhalten?
Der Inhalt Ihres Leistungsumfangdokuments hängt von den spezifischen Bedürfnissen von Ihnen, Ihrem Kunden und Ihrem Projekt ab. Die folgenden Abschnitte sind jedoch in der Regel enthalten.
Wenn Sie eine genauere Anleitung wünschen, haben wir eine kostenlose Leistungsumfangvorlage, die Sie verwenden können.
Wichtige Projektinformationen
Stellen Sie sicher, dass Sie alle grundlegenden Details Ihres Projekts angeben, die dem Leser helfen, es auf einen Blick zu identifizieren. Dies besteht normalerweise aus Projektname, Dokumentautor(en), Dokumentversion, Kundenname und aktuellem Datum.
Projektübersicht
Geben Sie eine kurze Beschreibung Ihres Projekts. Fügen Sie Informationen zum Projekthintergrund, zu den Projektzielen, zu Ihrer Problemstellung und zu den Personen hinzu, die daran arbeiten werden, aber halten Sie es kurz.
Beschreibung von Waren und Dienstleistungen
Jetzt kommen wir zum Kern des Projekts. Beschreiben Sie die Waren und/oder Dienstleistungen, die im Rahmen Ihres Projekts erbracht oder geliefert werden. Dies geschieht oft in Listenform.
Liste der Aufgaben
Es ist an der Zeit, Ihr Projekt in kleinere Teile zu zerlegen. Identifizieren Sie alle Aufgaben und Unteraufgaben, die ausgeführt werden müssen, um es letztendlich abzuschließen. Es ist praktisch, dies als Tabelle darzustellen und Details zu voraussichtlichen Terminen und Ansprechpartnern anzugeben.
Projektergebnisse
Geben Sie genau an, was Ihr Kunde am Ende Ihres Projekts erhalten wird. Dies definiert, wie Erfolg für Ihr fertiges Projekt aussieht, und legt klare Erwartungen für Ihren Kunden fest. Es ist besonders wichtig, hier spezifisch und klar zu sein.
Leistungszeitraum
Geben Sie den Gesamtzeitrahmen Ihres Projekts an. Bestimmen Sie, wann es beginnt, wann es endet und welche Erfolge und Meilensteine auf dem Weg dorthin erreicht werden.
Eine Liste außerhalb des Leistungsumfangs
Dieser Abschnitt ist nicht immer enthalten, aber er kann wirklich dazu beitragen, Ihr SoW auf die nächste Stufe zu heben. Wenn Sie etwas absolut klarstellen möchten, ist nicht im Rahmen Ihres Projekts berücksichtigt, ist es eine gute Idee, es hier aufzulisten.
Protokoll für Änderungen
Leistungsumfangdokumente werden ganz am Anfang des Lebenszyklus eines Projekts verfasst. Aus diesem Grund müssen Sie oft ein paar Änderungen daran vornehmen, bevor Ihr Projekt abgeschlossen ist. Um diesem Umstand Rechnung zu tragen, ist es ratsam, ein Protokoll dafür zu vereinbaren. Auf diese Weise verstehen sowohl Sie als auch Ihr Kunde genau, was passieren muss, um Änderungen am SoW vorzunehmen.
Zahlungsbedingungen
Letztendlich muss jeder bezahlt werden. Vermeiden Sie Probleme auf der Strecke, indem Sie Zahlungsbedingungen, Zeitpläne, Bedingungen und Details in Ihrem SoW-Dokument festlegen.
Der Unterschied zwischen einem Leistungsumfang und einer Leistungsbeschreibung
Leistungsbeschreibungen und Leistungsumfänge sind sehr eng miteinander verbundene Dokumente, daher werden sie oft verwechselt. Darüber hinaus werden beide verwirrenderweise als SoW abgekürzt. Keine Sorge, wir klären den Unterschied für Sie auf und Sie werden ihn nie vergessen!
Ein Leistungsumfangdokument ist in der Regel ein Abschnitt oder eine Seite innerhalb einer Leistungsbeschreibung. Eine Leistungsbeschreibung ist ein viel längeres und detaillierteres Projektmanagementdokument, das alle wichtigen Elemente eines Projekts umreißt. Es ist ein formelles Dokument, das für den Projektplanungsprozess unerlässlich ist und manchmal sogar als Arbeitsvereinbarung oder erster Vertrag zwischen Dienstleister und Kunde fungiert.
Ein Leistungsumfang ist ein kürzeres, prägnanteres Dokument, das sich auf genau die Elemente konzentriert, die ein bestimmtes Projekt ausmachen. Es spielt eine wichtige unterstützende Rolle für die Leistungsbeschreibung und ist oft einer der schwierigsten Abschnitte, die abgeschlossen werden müssen.
Wer sollte den Leistungsumfang bereitstellen?
Der Leistungsumfang eines Projekts sollte vom Projektmanager und dem Kunden entwickelt werden. Einer von beiden bietet in der Regel ein Produkt oder eine Dienstleistung an, während der andere ein Produkt oder eine Dienstleistung in Auftrag gibt.
Wie bereits erwähnt, ist das Schreiben eines großartigen Leistungsumfangs eine kollaborative Aufgabe und beinhaltet oft die Konsultation anderer Parteien wie Projektteams, Auftragnehmer und andere Stakeholder. Dennoch haben der Projektmanager und der Kunde die endgültige Genehmigung für das endgültige Dokument.
Die Arbeit an einem Projekt beginnt erst, wenn sich beide Parteien über den Inhalt des Leistungsumfangdokuments geeinigt haben. Daher ist dies ein wichtiges Dokument und ein wichtiger Moment zu Beginn des Lebenszyklus eines jeden Projekts.
Wie man einen Leistungsumfang schreibt
Schritt 1: Treffen Sie sich mit Ihrem Kunden
Das Wichtigste zuerst: Treffen Sie sich mit Ihrem potenziellen Kunden und besprechen Sie Ihr potenzielles Projekt. Dieses Treffen ist unerlässlich und legt den Grundstein für ein erfolgreiches Leistungsumfangdokument. Achten Sie darauf, sich Notizen zu ihren Gedanken zu Projektergebnissen, Zeitplan, Budget und Umfang zu machen. Überlegen Sie auch, ob Sie rote Fahnen oder Dinge entdecken, bei denen Sie nicht einer Meinung sind.
Schritt 2: Treffen Sie sich mit Ihrem Projektteam
Nachdem Sie sich mit Ihrem Kunden getroffen haben, haben Sie wahrscheinlich eine erste Vorstellung davon, wie Ihr Projektumfang aussehen wird. Bevor Sie mit Ihrem Entwurf beginnen, treffen Sie sich mit wichtigen Mitgliedern Ihres Projektteams. Führen Sie ein Brainstorming durch und besprechen Sie die verschiedenen Elemente Ihres Projekts und den potenziellen Umfang Ihrer Arbeit. Holen Sie alle ins Boot und stellen Sie sicher, dass die anfänglichen Projektanforderungen realistisch, vernünftig und machbar sind.
Schritt 3: Erstellen Sie einen Entwurf
Jetzt sind Sie bereit, den ersten Entwurf Ihres SoW zu schreiben. Möglicherweise arbeiten Sie mit einer Leistungsumfangvorlage, einem früheren Leistungsumfangbeispiel oder beginnen ganz von vorne. Wie dem auch sei, achten Sie darauf, das Feedback Ihres Kunden und Ihres Teams zu berücksichtigen.
Schritt 4: Überprüfen, überprüfen, überprüfen
Sobald Sie Ihren Entwurf fertiggestellt haben, liefern Sie ihn nicht sofort aus! Es mag verlockend sein, dies zu tun, aber es ist besser, ihn beiseite zu legen und ihn ein oder zwei Tage später noch einmal durchzulesen. Es ist auch ratsam, ein paar weitere Augenpaare darauf zu werfen, um ihn Korrektur zu lesen, Feedback zu geben und festzustellen, ob alles konsistent ist.
Schritt 5: Liefern Sie Ihr SoW an Ihren Kunden
Sobald Sie mit Ihrem Scope-of-Work-Dokument zufrieden sind, müssen Sie den Stecker ziehen und es an Ihren Kunden ausliefern. Sie können mit der Arbeit an Ihrem Projekt erst beginnen, wenn dieser Ihr SoW abzeichnet. Warten Sie also geduldig auf das Feedback.
Schritt 6: Kommunizieren Sie mit Ihrem Kunden und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor
Wenn Ihr Kunde sich bei Ihnen meldet, wird er höchstwahrscheinlich Feedback haben. Treffen Sie sich mit ihm und besprechen Sie seine Kommentare, Fragen und Bedenken. Möglicherweise müssen Sie Ihr SoW in dieser Phase bearbeiten oder feinabstimmen oder sogar bestimmte Elemente aushandeln, aber keine Sorge. Sie werden eine Einigung erzielen und alles wird erledigt.
Schritt 7: Holen Sie die endgültigen Unterschriften ein
Sobald Sie und Ihr Kunde mit Ihrem Scope-of-Work-Dokument zufrieden sind, ist es Zeit zu feiern! Holen Sie die endgültigen Unterschriften ein, klopfen Sie sich für eine gut gemachte Arbeit auf die Schulter und freuen Sie sich auf den offiziellen Start Ihres Projekts!
Eine Scope-of-Work-Vorlage (SoW) nur für Sie
Die kostenlose Scope-of-Work-Vorlage von Slite
Projekttitel: Bahnbrechendes Projekt
Dokumentautor(en): Spiderman, M.J. Watson
Dokumentversion: Falls zutreffend
Kundenname: Der Grüne Kobold
Aktuelles Datum: 10. Mai 2021
Projektübersicht: Beschreiben Sie kurz Ihr Projekt und gehen Sie dabei auf den Hintergrund, die Ziele und die Parteien ein, die an der Verwirklichung arbeiten.
Beschreibung der Waren und Dienstleistungen
Definieren Sie, welche Waren oder Dienstleistungen im Rahmen Ihres Projekts erbracht werden. Dies kann in Listenform erfolgen.
- Dienstleistung 1
- Dienstleistung 2
- Dienstleistung 3
Aufgabenliste
Gliedern Sie Ihr Projekt in eine Reihe von Aufgaben und Unteraufgaben und fügen Sie diese in Listenform ein, um eine optimale Lesbarkeit zu gewährleisten.
- Aufgabe 1
- Aufgabe 2
- Aufgabe 3
Ergebnisse: Beschreiben Sie genau, was Ihr Kunde am Ende Ihres Projekts erhalten wird. Achten Sie darauf, in diesem Abschnitt konkret zu sein, da dies sicherstellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Leistungszeitraum: Geben Sie den Zeitrahmen Ihres Projekts vom Anfang bis zum Ende an. Achten Sie darauf, Fälligkeitstermine und Meilensteine zu berücksichtigen.
Liste der nicht inbegriffenen Leistungen
Da der wichtigste Teil Ihres Leistungsumfangs darin besteht, zu definieren, was im Rahmen Ihres Projekts enthalten ist, listen Sie hier alles auf, was Sie klarstellen möchten, was definitiv nicht in Ihrem Projektumfang enthalten ist.
- Nicht inbegriffen 1
- Nicht inbegriffen 2
- Nicht inbegriffen 3
Protokoll für Änderungen: Wenn eine der Parteien im Laufe der Zeit Anpassungen am Leistungsumfang vornehmen muss, benötigen Sie ein Protokoll, das beschreibt, wie dies zu geschehen hat. Berücksichtigen Sie hier die notwendigen Schritte.
Zahlungsplan und -bedingungen: Definieren Sie hier Zahlungsbedingungen, Konditionen und Zeitpläne. Achten Sie darauf, bei Bedarf Zahlungsinformationen anzugeben.
So teilen Sie Ihren Leistungsumfang
Scope-of-Work-Dokumente sind nur dann nützlich, wenn sie tatsächlich von allen, die an einem Projekt arbeiten, entwickelt, verwendet und auf sie zurückgegriffen wird. Um dies zu verwirklichen, sollten Sie die folgenden Best Practices beachten.
Arbeiten Sie gemeinsam an Ihrem SoW
Auch wenn der Projektmanager und der Kunde die endgültigen Unterschriften unter jeden Leistungsumfang leisten, ist es wichtig, gemeinsam an dem Dokument zu arbeiten, damit alle informiert und einbezogen werden. Dies ist einfach, wenn Sie eine Projektmanagementsoftware wie Slite verwenden.
Die kollaborative Arbeit an Ihrem Leistungsumfang ist besonders vorteilhaft, da sie eine breite Palette von Beiträgen und Feedback ermöglicht und sicherstellt, dass alle darin enthaltenen Informationen korrekt und machbar sind.
Teilen Sie Ihr SoW in der ganzen Welt
Sobald Ihr Leistungsumfang fertiggestellt ist, stellen Sie sicher, dass jeder, der an Ihrem Projekt arbeitet, weiß, was er ist, wie er darauf zugreifen kann und dass er regelmäßig darauf zurückgreift. Ein Scope-of-Work-Dokument ist einfach nicht effektiv, wenn es nicht von allen Mitgliedern des Projektteams als wichtiges Referenzdokument verwendet wird. Teilen Sie es in der ganzen Welt: Versenden Sie Links, verfassen Sie eine E-Mail an das gesamte Team, beziehen Sie sich während der Besprechungen darauf... alles.
Halten Sie das Gespräch am Laufen
Ein effektiver Leistungsumfang sollte nicht erstellt und dann vergessen werden. Stellen Sie sicher, dass er intern und mit Kunden im Vordergrund der Gespräche bleibt. Wenn etwas nicht korrekt ist oder nicht gut funktioniert, sollten Sie es unbedingt ansprechen und beheben. Wenn Ihre Arbeit vom Weg abkommt oder eine unerwartete Wendung nimmt, beziehen Sie sich immer wieder auf Ihr SoW.
Tipps zum Schreiben eines effektiven Leistungsumfangs
Da Ihr Scope-of-Work-Dokument so wichtig ist, ist es nur logisch, dass es mit Sorgfalt geschrieben werden sollte. Um das Beste aus Ihrem Leistungsumfang herauszuholen, sollten Sie die folgenden Tipps und Best Practices beim Einstieg beachten.
Seien Sie spezifisch
Das Schreiben eines Scope-of-Work-Dokuments ist nicht der Zeitpunkt, um vage zu sein. Ihr SoW sollte die im Rahmen Ihres Projekts zu erledigende Arbeit so detailliert wie möglich beschreiben. Dies ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass alle, die an dem Projekt arbeiten, auf dem gleichen Stand sind und dass die gegenseitigen Erwartungen klar sind.
Ebenso ist es wichtig, bei der Erörterung anderer wichtiger Details wie Projektergebnisse, Projektzeitplan sowie Budget- und Finanzdetails konkret zu sein.
Bleiben Sie real(istisch)
Nachdem Sie alle Aufgaben, Meilensteine und Ergebnisse festgelegt haben, aus denen Ihr Projekt bestehen wird, müssen Sie ein erstes Budget und einen Projektzeitplan erstellen. Dabei ist es wichtig, realistisch zu sein und keine falschen Versprechungen zu machen. Es mag verlockend sein, zu übertreiben oder sich zu verpflichten, die Dinge so schnell wie möglich zu erledigen, aber Sie werden viel mehr Glaubwürdigkeit gewinnen und eine bessere Arbeit leisten, wenn Sie sich für einen realistischen Zeitrahmen und ein realistisches Budget entscheiden.
Es ist auch eine gute Idee, Kollegen und andere Projektteammitglieder bei der Schätzung Ihres Zeitplans und Budgets zu konsultieren, um zu bestätigen, dass alles machbar ist.
Offen kommunizieren
Wie alles in der Projektmanagementwelt ist die Kommunikation ein Schlüsselelement für die Zusammenstellung eines großartigen Leistungsumfangs.
Zunächst sollten Sie sich mit allen wichtigen Personen in Ihrem Projektteam treffen und offen kommunizieren, bevor Sie Ihren Leistungsumfang einreichen. Dies stellt sicher, dass alle den Inhalt unterzeichnet haben und in der Lage sind, das zu liefern, wozu sie sich verpflichtet haben.
Es ist auch eine gute Idee, sich in den frühen Phasen des Schreibens eines Leistungsumfangs und/oder einer Leistungsbeschreibung mit Ihrem Kunden zu treffen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Gefühl für ihn zu bekommen und erste Gespräche über Dinge wie Projektzeitplan, Projektergebnisse, Projektziele, Finanzen und Ressourcen zu führen. Diese Art von Gespräch hilft Ihnen, Überraschungen bei der Auslieferung des Leistungsumfangs zu vermeiden und sicherzustellen, dass er schnell akzeptiert wird.
Verwenden Sie Visualisierungen
Manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte. Auch wenn Ihr Leistungsumfang prägnant sein sollte, scheuen Sie sich nicht, Fotos, Diagramme, Grafiken oder andere Medien einzufügen, wenn diese etwas besser erklären als Worte.
Die Software von Slite erleichtert das Hinzufügen visueller Elemente wie Dateien, Bilder, Tabellen, Videos und Links in Ihr Scope-of-Work-Dokument.
Halten Sie es kurz und bündig
Ein Leistungsumfang ist in der Regel ein Abschnitt innerhalb eines größeren Dokuments wie einer Leistungsbeschreibung or Projektplan. Halten Sie ihn daher so kurz wie möglich. Es ist schwierig, das richtige Gleichgewicht zwischen kurz und detailliert zu finden, aber Sie können dies erreichen, indem Sie nur wissenswerte Informationen und nichts Zusätzliches einfügen.
Sie sind bereit, einen ausgezeichneten Leistungsumfang zu schreiben
Wenn Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung durchgearbeitet haben, sind Sie bereit, Ihren eigenen Leistungsumfang zu schreiben. Sie haben zweifellos gelernt, was für praktische Dokumente sie sind und wie viele Probleme sie lösen und vermeiden helfen. Niemand schreibt wirklich gerne Dokumentationen, aber wir versprechen Ihnen, dass Leistungsumfänge sehr nützlich sind und die anfängliche Zeitinvestition wert sind, die Sie in ihre Entwicklung investieren müssen.
Sie haben alles, was Sie brauchen, um ein Experte für Leistungsumfänge zu werden, also worauf warten Sie noch?
