Projektumfang und Projektumfangsmanagement sind wesentliche Dinge, die jeder Projektmanager verstehen und pflegen muss. Es ist einer dieser Begriffe, die man in dieser Rolle oft hört, aber man wird überrascht sein, wie wenige wirklich verstehen, was er bedeutet.
In diesem Artikel werden wir uns mit allem befassen, was Sie über den Projektumfang und seinen Lebenszyklus wissen müssen, wie Sie ihn verwalten und wie Sie einen Projektumfang schreiben, der gleichermaßen effektiv und verständlich ist.
Am Ende des Artikels werden Sie in der Lage sein, mit einem Verständnis und Wissen über die Umfangdefinition und ihren Zweck davonzugehen. Oh, und natürlich werden wir Ihnen eine kostenlose Projektumfangvorlage zur Verfügung stellen, um Ihnen die Arbeit beim Aufbau des Umfangs Ihres Projekts zu erleichtern.
Was ist der Projektumfang?
Der Projektumfang ist das Herzstück des Projektmanagements und trägt dazu bei, ein erfolgreiches Projekt zu bestimmen. Kurz gesagt, ein Projektumfang dokumentiert alles, was für ein Projekt benötigt wird, um es zu erledigen. Der volle Umfang des Projekts umfasst die Ergebnisse, Ziele, Prozesse, Ressourcen, Kosten, Stakeholder und Fristen des Projekts. Er umfasst alles, was "im Umfang" des Projekts liegt, und stimmt alle Beteiligten ab, bevor ein Projekt beginnt.
💡 Der Umfang eines Projekts ist nicht mit einem Produktumfang
Welche Vorteile hat das Schreiben eines Projektumfangs?
Das Product Project Management Body of Knowledge (PMBOK) enthält eine Menge Vorteile für einen Scope-Management-Plan, aber hier sind ein paar unserer Favoriten.
🔭 Team-Ausrichtung: Ein Projektumfang richtet alle Ihre Projektteammitglieder zu Beginn, in der Mitte und am Ende Ihres Projekts aus. Er stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, was vor sich geht, und dass alle die gleichen Verantwortlichkeiten haben.
🔭 Effizienz der Projektplanung und des Projektmanagements: Ein Projektumfang ist der Traum eines jeden Projektmanagers. Er hilft, das gesamte Projekt von Anfang bis Ende zu planen und die Effizienz des Workflows eines Projektmanagers zu verwalten.
🔭 Unterstützt andere Projektprozesse: Eine Projekterklärung ist ein Referenzdokument für andere Projektprozesse. Dinge wie Projektpläne, Projektfortschrittsberichte, Projekte, ergänzende Projektvorschläge, Ihr Projektumfang kann sie alle unterstützen.
🔭 Ein ständiger Bezugspunkt: Ihr Projektumfang ist ein Bezugspunkt für Projektmanager, das Projektteam und wichtige Stakeholder oder die Führungsebene. Es ist ein internes Dokument, das jeder nutzen und sich darauf verlassen kann, da es die einzige Wahrheit darstellt.
🔭Vermeidet Scope Creep: Der schlimmste Albtraum eines Projektmanagers, aber sicherlich nicht ungewöhnlich. Scope Creep tritt auf, wenn die Grenzen Ihres Arbeitsumfangs aus welchen Gründen auch immer verschoben werden, aber mit begrenzten Ressourcen.
Scope Creep kann beispielsweise auftreten, wenn die Führungsebene möchte, dass ein Projekt in einer kürzeren Frist abgeschlossen wird, aber keine zusätzlichen Humanressourcen zur Verfügung stellt, um einem Projektmanager zu helfen, eine neue Frist einzuhalten. Ein Scope Creep kann auch den Aufbau einer neuen Produktfunktion beinhalten, wenn Sie sich auf halbem Weg durch den anfänglichen Produktaufbau befinden. Auch hier wird von Ihnen erwartet, dass Sie dies ohne zusätzliche Ressourcen tun, sei es Personal, Technologie oder Zeit.
Ihr Projektumfang setzt stabile Grenzen für das Ende Ihres Projekts und definiert die Elemente, die "nicht im Umfang" enthalten sind.
🔭 Verwaltet Erwartungen: Wenn wir sagen, dass ein Projektumfang hilft, Erwartungen zu verwalten, springt Ihr Geist wahrscheinlich direkt zur Führungsebene, damit diese sich nicht irregeführt fühlt oder mehr erwartet, als die Endziele Ihres Projekts liefern. Erwartungen hören jedoch nicht dort auf. Sie verwalten auch die Erwartungen Ihres Teams und aller externen Stakeholder, mit denen Sie zusammenarbeiten. Es hilft allen, ihre Zeit und andere Projekte besser zu verwalten. Eine weitere großartige Möglichkeit, Erwartungen zu übertreffen, ist die Verwendung einer Marketingplanvorlage zusammen mit Ihrem Projektumfang.
Wie man einen Projektumfang in sechs Schritten schreibt
Das Schreiben eines Projektumfangs, auch bekannt als Projektumfangserklärung, ist eine wesentliche Fähigkeit für jeden Projektmanager. Verwenden Sie diese Checkliste als Referenzpunkt für jeden Projektumfang, den Sie in Zukunft schreiben müssen, und stellen Sie am Ende dieses Artikels eine kostenlose Projektumfangserklärungsvorlage zur Verfügung.
Schritt 1: Onboarding des Projekts
Wenn Sie eine Projektumfangserklärung erstellen, liegt das daran, dass das Projekt bereits genehmigt wurde. Dies bedeutet jedoch nicht unbedingt, dass Sie derjenige waren, der den Projektvorschlag eingereicht hat oder derjenige, der die Projektvorschlagsvorlage erstellt hat; Sie haben möglicherweise nicht viel Kontext darüber, warum die Projektidee überhaupt eingereicht oder genehmigt wurde.
Keine Sorge, jetzt ist es an der Zeit, dass Sie sich mit dem Kontext hinter Ihrem Projekt vertraut machen. Wenn Sie eine Wissensdatenbank oder ein Firmenwiki haben, springen Sie dorthin und werfen Sie einen Blick auf alle digitalen Dokumente, die bereits über dieses Projekt erstellt wurden. Sehen Sie sich den Vorschlag an und erkundigen Sie sich bei den Stakeholdern, um das Projekt und seine Ziele vollständig zu verstehen.
Schritt 2: Definieren Sie die wichtigsten Projektelemente
Sobald Sie das Projekt vollständig verstanden haben, ist es an der Zeit, es kurz dem Rest Ihres Teams vorzustellen, das Ihre Projektumfangserklärung verwenden wird. Sie müssen einige Bereiche abdecken, bevor Sie die Details dessen erläutern, was der Projektumfang beinhaltet.
▶️ Projektziele
Als Nächstes stehen die Ziele des Projekts an. Was ist das greifbare und messbare Projektziel in einer idealen Situation? Es kann mehrere Ziele für das Projekt geben. Fügen Sie sie alle hier ein. Die Ziele des Projekts müssen nicht unbedingt ein Endprodukt sein. Sie könnten eine Lösung für ein Problem oder eine dringend benötigte Verbesserung eines veralteten Prozesses sein - seien Sie offen für mehrere Ziele.
▶️ KPIs & Projektergebnisse
Zweitens sollten Sie alle Ihre KPIs und SMART-Ziele festlegen, die Ihnen dabei helfen werden, dorthin zu gelangen. Was müssen Sie wann tun? Teilen Sie Ihren Berg in eine Sammlung von Sprints auf.
▶️Leistungsbeschreibung
Dies definiert die spezifischen Aktivitäten des Projekts, die Projektanforderungen und was getan werden muss, um Ihre Ziele zu erreichen. Betrachten Sie es als die Liste der Mikroprojekte, um die größeren Ziele des Projekts zu erreichen. Diese Work Breakdown Structure (WBS) ist für alle Projektbeteiligten von entscheidender Bedeutung.
Schritt 3: Listen Sie die Stakeholder und ihre Grenzen auf
Die Chancen stehen gut, dass Ihr Projekt eine Auswahl von Stakeholdern hat, die eine Rolle für den Erfolg des Projekts spielen. Listen Sie diese Stakeholder sowie ihre Aufgaben auf.
▶️ Genehmiger
Ihre Genehmiger sind Ihre Mitglieder der Führungsebene oder des Managements, die die endgültige Genehmigung zwischen Projektphasen, Budgetgenehmigungen und mehr haben. Diese Personen müssen sich ihrer Verantwortung bewusst sein und wann sie benötigt werden, damit sie ihre Kalender entsprechend vorbereiten können und keine Engpässe entstehen.
▶️ Projektteam
Nachdem Sie nun dargelegt haben, was das Projekt beinhaltet, ist es an der Zeit, diese Personen über ihre spezifischen Verantwortlichkeiten zu informieren. Dieser Abschnitt ist auch ein Bezugspunkt für alle anderen im Team. Jeder weiß, an wen er sich für was wenden kann.
▶️ Ausgelagerte Ressourcen
Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie einen Teil des Talents auslagern, um dieses Projekt zu realisieren. Hier können Sie dieses Talent, seine Kontaktdaten und Verantwortlichkeiten auflisten.
Schritt 4: Planen Sie wichtige Meilensteine
Ein Projektumfang muss erreichbare wichtige Meilensteine enthalten, genau wie ein Projektplan. Ihr Projektplan und Ihre Projektcharta helfen jedoch bei der Definition dieser Meilensteine. Dies soll sicherstellen, dass jeder versteht und weiß, wie das Projekt vorankommt und wann.
Durch die Planung dieser Meilensteine können Sie Ihr Projekt besser beurteilen und verstehen, ob es auf dem richtigen Weg ist oder nicht. Wenn Sie Meilensteine verpassen, ist es an der Zeit zu fragen, warum, und sicherzustellen, dass Sie so schnell wie möglich wieder auf den richtigen Weg kommen.
Diese wichtigen Meilensteine sollten mit Ihren KPIs übereinstimmen und sicherstellen, dass sie messbar und klar für alle sind, die später in das Projekt einsteigen.
Schritt 5: Identifizieren Sie wichtige Einschränkungen oder Hürden
Dies ist ein wichtiger Punkt für eine Projektumfangserklärung. Als Projektmanager ist es jetzt an der Zeit, Erwartungen zu verwalten und sich auf das Schlimmste vorzubereiten. Auf diese Weise erstellen Sie eine Art Krisenplan und die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Projekt scheitert, ist geringer.
Diese Einschränkungen können eine eingeschränkte Funktionalität Ihrer Tools, Geschäftsprozesse, die von Ihnen verwendete Methodik, Talentbeschränkungen, Zeit oder etwas anderes sein.
Indem Sie Ihre wichtigsten Einschränkungen und Hürden identifizieren, können Sie auch feststellen, wie Sie diese überwinden können. Wenn sie also auftreten, sind Sie bestmöglich darauf vorbereitet und sie sind nichts weiter als eine Unebenheit auf der Straße.
Schritt 6: Listen Sie Elemente auf, die außerhalb des Umfangs liegen
Zu guter Letzt schließen Sie mit Ihren Elementen ab, die außerhalb des Umfangs liegen. Projektmanager tragen eine große Verantwortung und es ist nicht ungewöhnlich, dass sie bei der Verwaltung eines Projekts ein paar Curveballs erhalten. Unabhängig davon, ob diese Curveballs absichtlich oder zufällig auftreten, ist es wichtig zu bestimmen, welche davon außerhalb des Umfangs liegen.
Dieser Teil Ihrer Projektumfangserklärung erfordert natürlich ein wenig Weitsicht, aber viele Elemente, die außerhalb des Umfangs liegen, werden identifiziert, indem wichtige Einschränkungen oder Hürden im vorherigen Kapitel identifiziert werden. Indem Sie die Dinge auflisten, die außerhalb des Umfangs liegen, legen Sie fest, dass sie, wenn sie auftreten, als separates Projekt betrachtet und nicht in den Workflow Ihres aktuellen Projekts übernommen werden, da sie Ihr Projekt und seine Meilensteine verzögern oder umleiten könnten.
Vermeiden Sie Scope Creep, indem Sie die Grenzen des Projekts und die Projektbasislinie festlegen. Alle Änderungsanforderungen müssen "innerhalb des Umfangs" liegen und ein klares Verständnis des Endprodukts oder -ziels haben. Ein großer Teil des Projekts wird das Änderungsmanagement und das Ein- und Ausgrenzen von Dingen sein.
Erstellen Sie Ihre Projektumfangvorlage kostenlos
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Projektumfang keine große, entmutigende Aufgabe für Projektmanager sein muss. Es braucht Zeit, Aufmerksamkeit und ein Auge für Details. Mit der richtigen Vorlage zur Hand werden Sie jedoch sicher keinen Trick verpassen und wiederholt einen Projektumfang erstellen, der Ihr Team zum Erfolg führt.
Denken Sie daran, ein Projektumfang ist genauso für Sie wie für Ihr Team. Dieses Dokument ist ein ständiger Bezugspunkt während Ihres gesamten Projekts. Erstellen Sie also etwas, das Sie verstehen und auf das Sie zurückgreifen möchten.
Wie versprochen, sehen Sie sich diese Projektumfangvorlage an, die wir für Sie erstellt haben, damit Sie sich so effizient und sicher wie möglich auf kommende Projekte vorbereiten können. Viel Spaß beim Scoping!
