So führst du eine effektive Sprintplanung durch

Imagine you’re running point on your first major project – a website redesign, and you’ve decided to set a four-week sprint. But now, a major question looms over you:

“How to get started?” If you fail to answer this, your next meeting will result in a bunch of confused faces, chaos, and no results.

Die Sprintplanung ist ein wichtiger Schritt im agilen Projektmanagement. Sie legt den Grundstein dafür, wie sich das Projekt entwickelt und wie das Team auf das Erreichen des Ziels hinarbeitet.

Hier ist dein praktischer Leitfaden, um die Sprintplanung effizient, sinnvoll und vielleicht sogar angenehm zu gestalten 👀

Vor dem Meeting

Nehmen wir noch einmal unser Beispiel eines Website-Neugestaltungsprojekts.

Hier sind die Punkte, die du berücksichtigen solltest, bevor du mit einem Plan in den Besprechungsraum gehst:

Backlog-Verfeinerung

Die Vorbereitung beginnt damit, dass der Product Owner den Backlog verfeinert. Einfacher ausgedrückt bedeutet dies, dass er umfassende Aufgaben in klare, umsetzbare Elemente aufteilt.

Anstelle von „Navigation verbessern“ könnte der Backlog beispielsweise Aufgaben wie „Sitemap erstellen“ oder „Header-Menü neu gestalten“ enthalten. Die Verfeinerung des Backlogs reduziert Unklarheiten und stellt sicher, dass das Team genau weiß, woran es arbeiten muss.

Story-Point-Schätzung

Als Nächstes nimmt sich das Team die Story-Point-Schätzung vor. Es weist jeder Aufgabe Aufwandsstufen zu, z. B. eine 5-Punkte-Story für die Implementierung eines Homepage-Designs und eine 2-Punkte-Story für das Schreiben von Homepage-Texten. Diese Schätzungen helfen, Aufgaben zu priorisieren und sicherzustellen, dass die Sprint-Arbeitslast realistisch ist.

Überprüfung der Teamkapazität

Most PMs don’t have a contingency plan when team members lack the capacity to take on a large project.

For instance, if a developer is on vacation, you should select fewer stories for the sprint. Now, you can avoid overcommitting and reduce the risk of unfinished work.

Sobald du all dies in deinem Meeting präsentierst, wird das Team seine Ziele klar verstehen und die realistischen Zeitpläne und ausgewogenen Arbeitslasten zu schätzen wissen.

Sprintplan erstellen

Now that you have clarity on executing your sprint, it’s time to map it out to your team members. Every scrum team needs these folks to run the show:

1. Product Owner

Der Product Owner eröffnet das Meeting, indem er die übergeordneten Geschäftsziele und den spezifischen Wert präsentiert, den er im Sprint liefern möchte. Er hebt die priorisierten Aufgaben aus dem Product Backlog hervor und erklärt, wie jede einzelne zum Sprintziel beiträgt.

For instance, in a website redesign, the product owner might emphasize user engagement metrics, such as reducing bounce rates or increasing time on the site, and outline tasks like creating a new homepage layout or integrating interactive elements. Their input provides context and direction, ensuring the team understands the "why" behind the "what."

2. Scrum Master

The scrum master then facilitates the discussion, ensuring the meeting stays on track, and all voices are heard. This involves guiding the team through conversations about the scope of the sprint goal, addressing any potential challenges, and fostering collaboration.

In unserem Kontext einer Neugestaltung könnte der Scrum Master beispielsweise das Entwicklungsteam ermutigen, seine Bedenken bezüglich Bandbreite oder Abhängigkeiten zu äußern, z. B. das Warten auf die endgültigen Wireframes des Designteams. Er stellt auch sicher, dass sich das Team nicht überlastet, indem er realistische Planung und erreichbare Ergebnisse fördert.

3. Entwicklungsteam

Das Entwicklungsteam spielt in der zweiten Hälfte des Meetings eine entscheidende Rolle, wenn es in die Ausführung eintaucht. Es bewertet die vom Product Owner präsentierten Aufgaben, schätzt Aufwand und Komplexität und ermittelt seine Kapazität für den Sprint.

Es könnte Aufgaben wie das Codieren der neu gestalteten Homepage, das Testen der Reaktionsfähigkeit auf verschiedenen Geräten und das Optimieren der Ladezeiten umreißen. Das Team arbeitet zusammen, um das Sprintziel in umsetzbare Elemente zu zerlegen und Verantwortlichkeiten basierend auf individuellen Stärken und Fachkenntnissen zuzuweisen.

Wenn dein Team remote arbeitet, ist es unerlässlich, deine Prozesse zu dokumentieren and ensure they have the necessary context.

💡Sieh dir unsere Liste mit den wichtigsten Tools an, die jedes Remote-Team im Jahr 2025 benötigt

Durchführung der Sitzung

Die Sprintplanung beginnt in der Regel mit einem strukturierten Meeting, in dem das Team zusammenarbeitet, um klare Ziele und umsetzbare Pläne für den kommenden Sprint festzulegen. Dieses Meeting ist in der Regel zeitlich begrenzt und dauert ein bis zwei Stunden, abhängig von der Komplexität und Länge des Sprints.

Die Sitzung ist in verschiedene Phasen unterteilt, um einen reibungslosen Diskussionsfluss und die Abstimmung aller Teammitglieder zu gewährleisten.

So sieht eine typische Sprint-Sitzung aus:

Festlegen des Sprintziels

Das Sprintziel definiert, was das Team während des Sprints erreichen will. Es gibt eine klare Richtung vor und sorgt dafür, dass sich alle auf das Ergebnis konzentrieren.

Für eine Website-Neugestaltung könnte das Ziel sein, die Benutzerfreundlichkeit der Homepage zu verbessern, um die Absprungrate zu reduzieren. Du kannst ein SMART-Ziel festlegen wie:

„Unser Ziel in diesem Sprint ist es, die Homepage neu zu gestalten, um die Absprungrate von 50 % auf 40 % zu senken. Der Fokus liegt auf der Erstellung eines übersichtlicheren Layouts, der Optimierung der Ladezeiten und der Sicherstellung der mobilen Reaktionsfähigkeit.“

Auswählen von Stories

Als Nächstes wählt das Team User Stories aus dem Backlog aus, die in den Sprint aufgenommen werden sollen. Diese Stories sollten mit dem Sprintziel übereinstimmen und in umsetzbare Aufgaben unterteilt werden.

Entsprechend dem von uns festgelegten Ziel würde der Backlog Stories wie „Neues Homepage-Layout entwerfen“, „Mobile Reaktionsfähigkeit implementieren“ und „Bilder für schnellere Ladezeiten optimieren“ enthalten.

Kapazitätsplanung

Das Letzte, was du willst, ist, deine Teammitglieder mit zu vielen Aufgaben zu belasten, bis zu dem Punkt, an dem das Ergebnis nicht mehr den Erwartungen entspricht. Die Kapazitätsplanung stellt sicher, dass das Team genügend Bandbreite hat, um die ausgewählten Stories während des Sprints abzuschließen. Dies bedeutet, die Verfügbarkeit, die Fähigkeiten und die Abhängigkeiten zu überprüfen.

Ein Entwickler ist zwei Tage im Urlaub, und das QA-Team weist darauf hin, dass mehr Zeit benötigt wird, um die Cross-Browser-Kompatibilität zu testen.

Team-Verpflichtungen

Schließlich überprüft das Team die ausgewählten Stories und verpflichtet sich, sie während des Sprints abzuschließen. Dies ist ein kollaborativer Prozess, bei dem sich alle darauf einigen, was erreichbar ist.

Nach den Diskussionen einigt sich das Team darauf, sich auf die Neugestaltung der Homepage zu konzentrieren und weniger wichtige Funktionen auf den nächsten Sprint zu verschieben.

Wie der Sprint ablaufen wird

• Kickoff: Der Sprint beginnt mit einem klaren Verständnis des Ziels und der zu erledigenden Aufgaben. Das Team verwendet Tools wie Jira oder Trello, um den Fortschritt zu verfolgen und Aufgaben in Spalten zu organisieren (To Do, In Progress, In Review, Done).
• Tägliche Standups: Du kannst kurze Meetings abhalten, um den Fortschritt zu besprechen, Hindernisse zu beseitigen und die Bemühungen bei Bedarf neu auszurichten. Wenn der Designer beispielsweise aufgrund unklarer Anforderungen Verzögerungen hat, kann das Team den Zeitplan anpassen oder alternative Aufgaben priorisieren.
• Checkpoints in der Mitte des Sprints: Bis zur Mitte des Sprints sollten kritische Komponenten wie Homepage-Wireframes und die erste Codierung abgeschlossen sein. Das Team überprüft den Fortschritt, um sicherzustellen, dass es auf dem richtigen Weg ist, das Sprintziel zu erreichen.
• Testen und Iteration: Gegen Ende des Sprints werden abgeschlossene Aufgaben getestet. Alle identifizierten Fehler oder Rückmeldungen werden umgehend behoben. Beispielsweise könnte der QA-Spezialist feststellen, dass sich die Call-to-Action-Schaltfläche auf kleineren Bildschirmen mit Text überlappt, was eine schnelle Korrektur erfordert.
• Sprint Review: Am Ende des Sprints präsentiert das Team die neu gestaltete Homepage den Stakeholdern und sammelt Feedback sowohl zu den Ergebnissen als auch zum Prozess.
• Retrospektive: Das Team hält eine Sprint-Retrospektive ab, um zu reflektieren, was gut gelaufen ist, was nicht und wie man sich verbessern kann. Beispielsweise könnten sie feststellen, dass ein früherer Beginn der QA-Tests im Sprint dazu beitragen könnte, Last-Minute-Korrekturen in der Zukunft zu vermeiden.

Dokumentation, die für einen erfolgreichen Sprint benötigt wird

Eine gute Projektdokumentation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Sprint. Wenn deine Dokumente verwirrend, unvollständig und unübersichtlich sind, könnte dies eine Katastrophe für deinen Fortschritt bedeuten.

Hier ist eine Liste von Dokumenten, die du benötigst, um einen reibungslosen Ablauf während des Sprints zu gewährleisten:

1. Ein Projektumfang, der den Zweck und das Ziel des Projekts klar umreißt
2. Wenn du verfolgen möchtest, wie jeder Sprint voranschreitet, kannst du einen Projektstatusbericht führen, um alle über die zu erledigenden Aufgaben auf dem Laufenden zu halten
3. Wenn eines deiner Teammitglieder in Urlaub geht und seine Aufgaben an ein anderes Mitglied weitergeben möchte, ist ein Time-off-Übergabedokument hilfreich, um Verwirrung zu vermeiden.
4. Dein Entwicklungsteam muss Fehler während des Projekts notieren und melden, und hier kann eine QA-Vorlage helfen.
5. Und schließlich, wenn deine Teams die Sprints endlich abgeschlossen haben, atme durch und feiere! Führe aber auch ein Sprint-Retrospektive-Dokument als Abschluss des Projekts.

Jetzt weiß ich, was du denkst: „Verdammt, das sind ja eine Menge Dokumente. Die Pflege wäre eine Qual.“

Aber wenn du Slite verwendest? Die Dokumentation könnte nie einfacher sein! Dank Slite kannst du die ganze Flut von Dokumenten an einem praktischen Ort zusammenfassen und verwalten.

Aber was ist, wenn deine Teammitglieder in letzter Minute Änderungen vornehmen möchten? Keine Sorge, denn Slite ist ein Tool, bei dem die Zusammenarbeit im Vordergrund steht. Dein Team kann in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Verzögerungen. Außerdem kann unser KI-Editor dir helfen, deine Dokumente zu formatieren, Diagramme und Code-Snippets hinzuzufügen, ohne die lästigen Formatierungsprobleme (ich schaue dich an, Google Docs 👀).

Willst du das Beste wissen? Es ist unglaublich einfach zu bedienen, sodass dein Team keine Angst haben muss, ein weiteres komplexes Tool in seinem Stack zu lernen.

Häufige Fallstricke und Lösungen

Kein Sprint kommt ohne ein gewisses Maß an Chaos aus. Hier sind ein paar Dinge, auf die du achten und die du bei der Planung deines Sprints berücksichtigen solltest:

1. Überlastungsmuster

Die meisten Projekte, die aus dem Ruder laufen, beginnen mit gedankenloser Überlastung. Dies geschieht in der Regel, wenn die C-Suite über deinem Kopf kreist

Wie isst man also den Elefanten? Ganz einfach, nimm ihn Bissen für Bissen. Deine Teams können realistisch bleiben, indem sie sich auf kleinere, überschaubare Ergebnisse konzentrieren und Aufgaben mit hoher Wirkung priorisieren.

2. Unklare Anforderungen

Vage oder unvollständige User Stories können den Fortschritt während eines Sprints behindern.

Sicher, du kannst ein Meeting einberufen und sagen: „Hey, lasst uns unsere Website neu gestalten“, aber was bedeutet das wirklich?

Der Mangel an Spezifität kann das Team im Unklaren darüber lassen, ob es die visuelle Attraktivität, die Leistungsoptimierung oder die Navigationsverbesserungen priorisieren soll.

Um dies zu beheben, implementiere eine Definition of Ready (DoR), die sicherstellt, dass alle User Stories vor Beginn der Planung vollständig ausgearbeitet sind. Die Anforderungen sollten detailliert und umsetzbar sein. Du solltest:

• Einen umfassenden Arbeitsumfang erstellen
• Die Zustimmung der Stakeholder einholen
• Den Arbeitsumfang direkt als Aufgaben -> Unteraufgaben -> Unter-Unteraufgaben exportieren
• Ausführende und Reviewer zuweisen
• So detailliert wie möglich sein, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Beispielsweise kann „Homepage neu gestalten“ als „Erstellung eines neuen Layouts mit Fokus auf die Vereinfachung der Navigation und das Hinzufügen eines Hero-Bereichs, wobei Wireframes bis Tag 2 geliefert werden“ präzisiert werden. Die frühzeitige Zusammenarbeit mit den Stakeholdern hilft auch, Prioritäten zu verfeinern und die Bemühungen aufeinander abzustimmen.

3. Fehlende Abhängigkeiten

Fehlende oder unvollständige Abhängigkeiten, wie z. B. Design-Assets oder Genehmigungen von Drittanbietern, können den Fortschritt während eines Sprints behindern.

Die Lösung besteht darin, Abhängigkeiten zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Eingaben vor Beginn des Sprints vorbereitet sind. Das Festlegen von Fristen für Abhängigkeiten mindestens einen Sprint im Voraus ermöglicht es den Teams, ohne Unterbrechungen zu arbeiten.

4. Geringes Engagement

Low engagement is when team members remain silent or show minimal involvement during sprint planning. It often happens because a single person dominates the conversation and there is no structured method for ensuring everyone’s voice is heard.

You can fix this by rotating facilitators promote different perspectives. Using this round-robin format ensures active participation from each team member. Explicitly inviting everyone to share ideas, discuss risks, and commit to tasks helps create a sense of ownership.

Sprintplanung für Remote-Teams

Die Planung eines Sprints ist einfach, wenn man sich von Angesicht zu Angesicht gegenübersteht. Du kannst schnell Punkte ansprechen und Probleme lösen, indem du zum Schreibtisch deines Teamkollegen gehst. Aber was ist, wenn du ein Remote-Team bist?

Bei Slite sind wir ein Remote-Team mit Leuten aus über 10 verschiedenen Ländern. Wir verwenden Linear und Slite für die gemeinsame Planung (mehr zu unserem Setup hier)

Da wir von Anfang an remote waren, haben wir gelernt, unsere Kommunikation und Zusammenarbeit langsam zu perfektionieren. Was hat den Unterschied gemacht? Unsere eigenen Best Practices:

Hier sind einige Best Practices, die du befolgen kannst, um unnötige Verwirrung und Stress zu vermeiden:

Virtuelle Collaboration Tools effektiv nutzen: Für eine Website-Neugestaltung hilft die Einrichtung eines Linear-Projekts zur Kategorisierung von Aufgaben wie „Backlog“, „In Bearbeitung“ und „Review“, alle auf dem Laufenden zu halten. Designer und Entwickler können Figma für die Zusammenarbeit in Echtzeit und Design-Reviews während des gesamten Sprints verwenden. So arbeiten unsere Design- und Engineering-Teams zusammen.

Vorbereitung vor dem Meeting priorisieren: Vor der Sprintplanungs-Sitzung die Backlog-Elemente über Slack mit dem Team teilen.

Gib spezifische Details an, wie z. B. „Mobile Navigations-Wireframes fertigstellen“ oder „Homepage-Geschwindigkeitsverbesserungen testen“, um sicherzustellen, dass alle vorbereitet und aufeinander abgestimmt sind.

Bei Slite haben wir wiederkehrende Meeting-Dokumente, und die Leute werden automatisch einige Stunden/Tage vor dem Anruf benachrichtigt, um das Dokument auszufüllen.

Klare Kommunikationsprotokolle festlegen: Während der Sprintplanung eine feste Zeit für tägliche Stand-ups festlegen, z. B. 10:00 Uhr EST auf Zoom. Außerdem vereinbaren, dass Blocker in einem dedizierten Slack-Kanal gekennzeichnet werden, um eine schnelle Lösung zu gewährleisten und alle auf dem Laufenden zu halten.

Und, wenn du deine Teamkollegen nicht wiederholt mit den gleichen Fragen belästigen möchtest, kannst du unsere Ask-Funktion nutzen!

Du kannst es auch in Slack integrieren oder als Chrome-Erweiterung zu deinem Browser hinzufügen.

Plane deine Sprints noch heute mit den richtigen Tools

Sprintplanung muss keine Qual sein. Wenn du die richtigen Prozesse und den richtigen Tech-Stack hast, kannst du deine Sprints wie eine gut geölte Maschine ablaufen lassen.

Wenn du erfahren möchtest, wie du die Sprintplanung mit besserem Wissensmanagement optimieren kannst, starte noch heute eine kostenlose Testversion mit Slite 🎉