No ha habido grandes saltos o avances en la base de conocimiento en la última década. Claro, hemos visto mejores editores, mejoras de velocidad y actualizaciones de diseño. Pero ningún gran momento AHA. Y no es porque las bases de conocimiento se perfeccionaron hace 10 años.
Los usuarios siempre han luchado con el mismo desafío: una base de conocimiento mal mantenida se vuelve desordenada, obsoleta y poco confiable. Y las bases de conocimiento han intentado resolver estos uno a la vez. Pero nada importante ha cambiado. La promesa de que tu base de conocimiento sea tu 'única fuente de verdad' fracasaría.
Ha cambiado con la IA-ficación de SaaS. Ahora, las bases de conocimiento son una de las áreas más emocionantes donde las funciones de IA solucionan muchos desafíos que antes se consideraban irresolubles. Echemos un vistazo.
¿Qué es una base de conocimiento 'IA'?
Una base de conocimiento de IA es como una base de conocimiento estándar, pero con funciones de IA para escribir, buscar y administrar documentos, se llama base de conocimiento de IA. La gestión del conocimiento tiene tres partes:
- Identificar las lagunas de conocimiento
- Creación de conocimiento
- Gestión del conocimiento
- Superficie/Acceso al conocimiento
Una base de conocimiento de IA tiene funciones de IA que te ayudan en una o en las 3 partes. Por ejemplo:
- Creación de conocimiento: Cambios de tono, corrección gramatical, traducción, reformateo e incluso resumen de fuentes largas en puntos clave.
- Gestión del conocimiento: La IA categorizará y descubrirá tus documentos, sugiriendo acciones para que las limpiezas sean más rápidas. Puede detectar duplicados, resaltar contenido desactualizado e incluso sugerir enlaces entre documentos relacionados.
- Superficie/Acceso al conocimiento: En lugar de buscar documentos en tu base de conocimiento, la búsqueda de IA te permite hablar con tu base de conocimiento como ChatGPT. Puedes hacer preguntas y la búsqueda de IA te dará una respuesta basada en el conocimiento específico de tu base de conocimiento.
Encontrarás editores de IA como algo común y la búsqueda de IA en versión beta para la mayoría de las bases de conocimiento. (Slite es actualmente la única base de conocimiento de IA con funciones para las 3 partes)
¿Por qué necesitas IA en tu base de conocimiento?
Necesitas IA en tu base de conocimiento porque cambia fundamentalmente la experiencia de gestión del conocimiento. Aborda las causas fundamentales con las que la mayoría de las bases de conocimiento tienen problemas:
- La carga de la creación: Los editores malos y torpes desalientan a las personas a compartir conocimientos. La IA ayuda con la escritura, el formato e incluso la generación de ideas, lo que hace que la creación de conocimiento sea fluida y accesible.
- Sobrecarga de organización: La organización manual es tediosa y requiere mucho tiempo. La IA se encarga del trabajo pesado, etiqueta los documentos, sugiere fusiones y mantiene la estructura de tu base de conocimiento limpia a medida que se escala.
- Encontrar la aguja: La búsqueda tradicional es limitada. La IA comprende el contexto, el significado y las relaciones entre tus datos, lo que permite obtener respuestas precisas y útiles a tus preguntas.
Componentes principales
Una base de conocimiento de IA se basa en tres componentes principales que trabajan juntos para ofrecer su magia:
Modelos de aprendizaje automático (ML)
Estos son los algoritmos entrenados en cantidades masivas de datos para realizar tareas específicas. En una base de conocimiento de IA, los modelos ML podrían usarse para analizar estilos de escritura, identificar temas dentro de los documentos o predecir la intención del usuario en las búsquedas. A medida que las bases de conocimiento de IA continúan evolucionando, podemos esperar que se incorporen modelos ML aún más sofisticados, como aquellos que pueden resumir texto, traducir idiomas sobre la marcha o incluso escribir diferentes tipos de contenido creativo.
Procesamiento del lenguaje natural (PNL)
Este campo de la IA se ocupa de cómo las computadoras entienden y manipulan el lenguaje humano. El PNL es esencial para las bases de conocimiento de IA porque les permite dar sentido al texto dentro de tu base de conocimiento. Las técnicas de PNL se utilizan para tareas como identificar partes del discurso, extraer entidades y relaciones del texto y comprender el sentimiento de un documento. Con sólidas capacidades de PNL, una base de conocimiento de IA puede transformar tu base de conocimiento no estructurada en un recurso de búsqueda y comprensible.
Repositorio de datos
Este es el corazón de tu base de conocimiento de IA, donde se almacena todo tu conocimiento. El repositorio de datos debe estructurarse de manera que facilite el almacenamiento, la recuperación y el análisis eficientes por parte de los componentes de IA. El formato de los datos puede variar según la base de conocimiento de IA específica, pero normalmente incluye el contenido de texto de tus documentos, así como cualquier metadato asociado con ellos, como etiquetas, categorías y autores.
Ventajas
Menos tiempo dedicado a buscar información
La búsqueda impulsada por IA va más allá de la coincidencia de palabras clave tradicional. Comprende el significado y el contexto de tus consultas, lo que garantiza que encuentres la información exacta que necesitas de forma rápida y eficiente. Esto elimina la frustración y ahorra innumerables horas dedicadas a examinar documentos irrelevantes.
Mayor participación a medida que la creación de conocimiento se vuelve más fácil
A menudo, la barrera para compartir conocimientos es el esfuerzo involucrado. La IA ayuda con la escritura, el formato, el resumen e incluso la traducción, lo que hace que el proceso sea mucho más fluido. Reduce el umbral de participación, animando a más personas a contribuir con sus conocimientos y experiencia.
Una base de conocimiento bien organizada que inspira confianza y uso
La IA sobresale en la identificación de patrones, conexiones e inconsistencias dentro de tu base de conocimiento. Etiqueta automáticamente el contenido, sugiere ediciones, encuentra duplicados y destaca posibles lagunas. Esta organización continua crea una base de conocimiento precisa, actualizada y fácil de navegar, fomentando la confianza y el uso frecuente.
Desventajas
Prima de precio para las empresas que desean una base de conocimiento de IA.
Notion, por ejemplo, cobra £10/usuario adicionales. Las funciones de IA a menudo vienen como parte de niveles o suscripciones de mayor precio. Las organizaciones deben sopesar el costo potencial con los beneficios esperados de una mejor gestión del conocimiento.
Las 3 mejores bases de conocimiento de IA
1. Slite: El paquete integral de IA
Slite destaca por ofrecer un conjunto completo de funciones de IA de forma gratuita. Esto incluye herramientas de IA diseñadas para escribir, buscar e incluso organizar tu base de conocimiento.
Para los equipos que dudan en escribir, la IA de Slite puede cambiar las reglas del juego. Ayuda a transformar notas desordenadas en documentos pulidos, completos con encabezados y formato. Esto alivia esa carga del primer paso. Las notas se convierten en planes completos con un solo clic. ¡También puedes traducir con un solo clic!
Pero, la búsqueda impulsada por IA de Slite, Ask, es donde realmente brilla. Olvídate de las palabras clave rígidas; los usuarios pueden hacer preguntas en lenguaje natural y obtener respuestas específicas directamente de la base de conocimiento. Esto se traduce en menos tiempo perdido buscando información.
Además, no subestimes el panel de gestión del conocimiento de Slite. Analiza tu base de conocimiento, sugiere acciones de limpieza y ayuda a mantener una base de conocimiento bien estructurada.
2. Notion: la opción popular con IA en crecimiento
La adopción generalizada de Notion lo convierte en un contendiente popular. Si bien no fue diseñado como una base de conocimiento de IA desde el principio, recientemente han agregado algunas funciones de IA impresionantes.
Sus herramientas de escritura de IA son poderosas tanto para la generación de ideas como para el refinamiento. La IA de Notion puede suavizar oraciones, expandir texto e incluso completar tablas para una lluvia de ideas rápida. Esto es ideal para los equipos que pueden tener dificultades para comenzar la documentación.
Al igual que Slite, Notion cuenta con una búsqueda de IA que permite realizar preguntas en lenguaje natural. Si bien es una característica sólida, Notion aún no ha logrado esa sensación de base de conocimiento de IA integrada. Sin embargo, su popularidad masiva, flexibilidad y numerosas integraciones le dan ciertas ventajas.
Pero como dije antes, la IA de Notion es costosa para las funciones limitadas que ofrece. Es la única aplicación que duplica el precio de tu sub si quieres sus funciones de IA.
3. Guru: el especialista en búsqueda
Guru adopta un enfoque ligeramente diferente, centrándose en la búsqueda impulsada por IA. Los usuarios pueden hacer preguntas en lenguaje natural y Guru sobresale al integrar sin problemas los resultados directamente en el editor de documentos. Combinado con atajos de teclado, esto lo convierte en un flujo de trabajo increíblemente optimizado.
Guru también brilla con sus análisis robustos. Los equipos pueden profundizar en los patrones de búsqueda, identificar las lagunas de conocimiento y obtener información práctica para mejorar continuamente su base de conocimiento. Piensa en Guru como una herramienta para descubrir las necesidades ocultas dentro del conocimiento de tu equipo.
Guru, al igual que Slite, ofrece sus funciones de IA de forma gratuita, sin cobrar un complemento.
El futuro del software de base de conocimiento de IA
La generación actual de bases de conocimiento de IA insinúa un futuro verdaderamente transformador para la forma en que interactuamos con la información de toda la empresa. Aquí hay un desglose de las tendencias clave:
- Centros de conocimiento universales
The lines between your knowledge base and the rest of your tech stack will blur. Imagine your Knowledge Base integrated with your CRM, your project management tools, even your code repositories. It will become a central intelligence layer, pulling relevant insights and updates from wherever they may reside within your organization - Conocimiento al alcance de tu mano
Instead of constantly switching to your Knowledge Base, the right information will find you. SlacKnowledge Baseots will surface Knowledge Base content directly in conversations. Browser extensions will offer contextual information related to the websites you're visiting. The goal is a seamless flow of knowledge that reduces the need for time-consuming context switching. - IA como arquitecto del conocimiento
AI won't just search your Knowledge Base; it will actively shape it. Beyond basic organization, expect AI to spot knowledge gaps, suggest updates proactively, and even tailor onboarding for new team members by seamlessly surfacing the most relevant information they need. - Confianza y verificación
As AI becomes capable of generating content and insights, verification will become paramount. AI Knowledge Bases might integrate with fact-checking tools, or there might be a clear distinction between human-generated and AI-assisted content. Maintaining trust in the information your Knowledge Base provides will be critical. - Sustancia sobre forma
The burden of formatting and 'perfect' documentation often creates a serious roadblock to knowledge sharing. AI tools will alleviate this. It'll analyze your rough notes, identify themes, structure your documents with proper headings, and make the whole thing polished. This shifts the focus to the core ideas you want to convey, not how they look.
En resumen: tu base de conocimiento probablemente apesta, la IA puede solucionarlo.
Mira, si tu base de conocimiento es un desastre de documentos obsoletos, información imposible de encontrar y cosas escritas tan secas que te dormirán, una base de conocimiento de IA podría ser la patada en los pantalones que necesitas. Estas herramientas facilitan la escritura de cosas, la búsqueda de las respuestas que buscas e incluso mantener organizado todo ese basurero de una base de conocimiento.
Piénsalo de esta manera: es la diferencia entre buscar en un vertedero esa cosa crucial que necesitas y tener un asistente personal que te la entregue en una bandeja de plata. Entonces, antes de descartar tu base de conocimiento como una causa perdida, dale una oportunidad a la IA. Podría cambiar la forma en que todo tu equipo realiza el trabajo.
