¿Qué es un esquema de proyecto?
Un esquema de proyecto es uno de los documentos fundamentales que se utilizan en la planificación de proyectos y en el mundo de la gestión de proyectos. En esencia, es una versión más sencilla de un plan de proyecto. Los planes de proyecto suelen ser largos, detallados y extensos, mientras que los esquemas de proyecto son concisos y directos. Son completos, pero al mismo tiempo reúnen todos los elementos más importantes de los planes de proyecto y los presentan en un paquete breve y fácil de digerir.
Básicamente, los esquemas de proyecto ofrecen una visión general de tu proyecto de un vistazo. También son el mejor amigo de un gestor de proyectos, ya que sirven para diversos fines internos y externos. Cualquiera que necesite ser informado sobre un proyecto puede hacerlo revisando su esquema.
¿Quién debe crear un esquema de proyecto?
La mayoría de las veces, la persona principal a cargo es el gestor de proyectos. Sin embargo, las personas responsables de elaborar un esquema de proyecto también dependen de las circunstancias particulares del proyecto y de si se utiliza internamente o externamente.
Dependiendo de la situación, el gestor de proyectos puede consultar a los miembros del equipo, a los proveedores de servicios externos, a los clientes, a las partes interesadas, a los patrocinadores del proyecto, a los responsables de la toma de decisiones clave o a otro personal de la empresa en la formación de su esquema de proyecto.
Si el esquema del proyecto se utiliza externamente como una propuesta de proyecto, es probable que lo presente el gestor del proyecto.
¿Dónde encajan los esquemas de proyecto en el proceso de planificación del proyecto?
En pocas palabras, los esquemas de proyecto son como versiones más concisas de los planes de proyecto. Son documentos clave en los procesos de planificación... incluso para los proyectos más sencillos. Como tales, son más útiles cuando se elaboran al principio del ciclo de vida de tu proyecto. De este modo, actúan como una especie de hoja de ruta tanto para los gestores de proyectos como para los equipos de proyecto.
Es particularmente importante elaborar un excelente esquema de proyecto al principio de tu proceso de planificación porque son útiles tanto internamente como externamente.
Externamente, pueden actuar como plantilla de propuestas de proyecto y presentarse a nuevos clientes, partes interesadas, patrocinadores del proyecto y otros actores clave. Un esquema de proyecto excelente ayudará a incorporar a las personas adecuadas para trabajar en tu proyecto e incluso a asegurar recursos y financiación.
Internamente, los esquemas de proyecto pueden ayudar a orientar a tu equipo de proyecto al empezar a trabajar en su próximo proyecto. Ayudan a establecer flujos de trabajo, a organizar a las personas y a fomentar la eficiencia en los primeros días de tu proceso de planificación.
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Olvídate de compartir enlaces a innumerables hojas de Excel y documentos de Google. Al utilizar una plantilla de Slite, podrás mantener toda la información esencial que compone tu esquema de proyecto en un lugar de fácil acceso.
No pierdas tiempo empezando desde cero cuando trabajes en tu próximo proyecto. Nuestra plantilla gratuita te ayudará a guiarte al empezar y es fácil de personalizar según tus necesidades individuales y tu metodología de planificación preferida. También se puede actualizar en tiempo real, por lo que es fácil de actualizar a lo largo del ciclo de vida dinámico de tu proyecto.
¿Cuáles son los principales componentes de los esquemas de proyecto?
Lo bueno de los esquemas de proyecto es que tendrán un aspecto un poco diferente según los detalles y las necesidades de tu proyecto individual. Sin embargo, los esquemas de proyecto incluyen los siguientes elementos clave:
- Información básica: Nunca subestimes la importancia de tener los detalles clave de tu proyecto disponibles para consultarlos en cualquier momento. Incluye información como el nombre del proyecto, la fecha actual, el gestor del proyecto, los miembros del equipo y otros responsables clave de la toma de decisiones y partes interesadas.
- Resumen ejecutivo: Proporciona una visión general rápida y completa del proyecto.
- Antecedentes del proyecto: Describe el contexto detrás de tu nuevo proyecto, así como por qué tu equipo está trabajando en él. Asegúrate de justificar el enfoque detrás de tu plan de gestión de proyectos en su conjunto.
- Declaración de trabajo: Lo más importante es que tengas en cuenta el alcance del proyecto. Describe qué elementos están incluidos en tu trabajo y qué elementos no lo están.
- Objetivos del proyecto, restricciones, supuestos, dependencias y riesgos potenciales.
- Cronograma general del proyecto: Incluye plazos generales, entregas y otras métricas clave. No te atasques en los detalles aquí y cíñete a las fechas aproximadas y a los objetivos de progreso. Esto a veces se estiliza como un diagrama de Gantt, especialmente para proyectos complejos.
- Presupuesto inicial del proyecto y otra información financiera clave.
Nuestros mejores consejos para escribir un esquema de proyecto
Escribir un excelente esquema de proyecto ayuda a establecer el tono adecuado para tu proyecto y a ponerlo en marcha con el pie derecho. ¿Qué tengo que hacer para elaborar un gran esquema de proyecto, te preguntarás?
Hay varios enfoques posibles diferentes al iniciar un esquema de proyecto, pero los siguientes consejos seguramente te ayudarán independientemente del camino que elijas:
1. Considera varias perspectivas
Con toda probabilidad, una variedad de personas leerán tu esquema de proyecto al final del ciclo de vida de tu proyecto. Para asegurarte de que todas esas personas lo entiendan fácilmente, asegúrate de considerar varias perspectivas al elaborarlo. Hazte preguntas como: "¿Qué información querrán ver incluida aquí las principales partes interesadas?" y "¿Qué detalles esenciales necesito incluir para mi equipo de proyecto?"
2. Mantenlo simple
No caigas en la trampa de utilizar un lenguaje demasiado adornado y jerga de la industria. Lo ideal es que tu esquema de proyecto sea fácilmente comprensible para el mayor número de personas posible. Mantén tu escritura clara y fácil de digerir. Quieres que la gente pueda mirar tu esquema de proyecto y entender sus puntos clave con facilidad.
3. Haz una lluvia de ideas en equipo
Aquí en Slite, nos apasiona el trabajo en equipo y la colaboración. La mejor manera de allanar el camino hacia un proyecto exitoso es trabajar juntos desde el principio. Dos (o muchas) cabezas son mejores que una, después de todo. Reúne a todos los actores clave de tu proyecto y pide su opinión y contribuciones al empezar a trabajar en tu esquema de proyecto. Podemos garantizar que el resultado será mejor.
4. Reúne un equipo de ensueño basado en las fortalezas
Tu esquema de proyecto debe llegar justo al principio de tu proceso de planificación del proyecto. Utiliza el desarrollo de tu esquema de proyecto como una oportunidad para reunir un equipo ideal para trabajar en tu proyecto. Si eres un gestor de proyectos o estás a cargo de un proyecto, incorpora a personas a tu equipo de proyecto en función de las fortalezas y habilidades que sabes que aportarán al trabajo.
5. Sé realista
Los esquemas de proyecto son herramientas clave de gestión de proyectos a las que recurrirás una y otra vez, por lo que es importante mantenerlas realistas. No seas demasiado ambicioso con los objetivos de tu proyecto y no te comprometas a cosas que sospeches que no acabarán siendo posibles. Haz todo lo posible por ser veraz, preciso y pragmático en lo que respecta a los elementos de tu esquema de proyecto. Tú (y tu equipo de proyecto) nos lo agradecerán más adelante.
6. Establece un cronograma
En la misma línea, puede ser fácil evitar la elaboración de un cronograma del proyecto tan pronto en el proceso de planificación. Sin embargo, te animamos a que incluyas uno en tu esquema de proyecto. No tiene que ser nada extenso, pero estimar fechas y plazos aproximados para las entregas e hitos clave ayudará a dar una estructura temprana a tu proyecto.
7. Delega
Los proyectos, especialmente los grandes, pueden volverse complejos... y rápido. Elimina algunas de esas complicaciones empezando a delegar tareas desde el principio. La elaboración de un esquema de proyecto es el momento perfecto para establecer subcomités y decidir qué miembros del equipo deben trabajar en qué. También es un momento conveniente para determinar si necesitas contratar a algún proveedor de servicios o contratista externo.
8. Determina el alcance... y cíñete a él
Una de las partes más importantes de la elaboración de un esquema de proyecto es determinar el alcance del proyecto. El alcance del proyecto es vital en cualquier proceso de gestión de proyectos, ya que determina qué está dentro de los parámetros de un proyecto y qué no lo está. Asegúrate de determinar el alcance de tu proyecto en el proceso de desarrollo de tu esquema de proyecto... ¡y cíñete a él!
Empieza tu próximo proyecto con un esquema de proyecto excelente
Como puedes ver, los esquemas de proyecto son pequeños documentos útiles que pueden ayudar enormemente a tu proceso de gestión de proyectos cuando se hacen bien. Son útiles tanto interna como externamente y actúan como guías útiles a las que se puede recurrir en cualquier momento mientras se trabaja en tu proyecto.
Invertir un poco de tiempo en elaborar un esquema de proyecto bien hecho al principio de tu proyecto merece la pena. Tanto si estás trabajando en uno ahora como si planeas hacerlo en un futuro próximo, consultar este artículo (y nuestra plantilla gratuita) te ayudará a empezar con el pie derecho en poco tiempo.
