¿Qué es un resumen de proyecto?
En pocas palabras, un resumen de proyecto es una importante herramienta de gestión de proyectos que ofrece una sinopsis del estado de un proyecto en un momento dado. Debido a esto, son útiles tanto para fines externos como internos.
Internamente, los resúmenes de proyectos a menudo informan sobre el estado y el progreso del proyecto a los equipos del proyecto. Externamente, se utilizan para presentar o proporcionar actualizaciones sobre un proyecto a terceros externos. Independientemente de su uso específico, reúnen los detalles e información clave de un proyecto y los combinan en un documento conciso y fácil de entender.
¿Por qué son importantes los resúmenes de proyectos?
Hay muchas razones por las que los resúmenes de proyectos son herramientas de gestión de proyectos increíblemente importantes. Ahorran tiempo, aumentan la eficiencia y fomentan una comunicación clara, por nombrar solo algunas ventajas.
Sin embargo, nuestra consecuencia favorita del uso de resúmenes de proyectos es el hecho de que actúan como guías y hojas de ruta del proyecto sin importar cómo se utilicen. Proporcionan dirección a lo largo de las diversas fases de tu proyecto y actúan como fantásticos recursos a los que recurrir cuando sea necesario.
¿Cómo se utilizan los resúmenes de proyectos?
Los resúmenes de proyectos son geniales porque pueden servir para muchos propósitos diferentes en la gestión de proyectos. Por eso a los gestores de proyectos les encanta usarlos.
Internamente, los resúmenes de proyectos actúan como informes de estado para los proyectos en curso. Comunican eficazmente las actualizaciones clave del proyecto relacionadas con los hitos, las métricas, los objetivos y los plazos a los equipos del proyecto. Estos resúmenes ejecutivos pueden llegar en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto: principio, mitad o final.
Externamente, los resúmenes de proyectos son herramientas que ayudan a presentar información del proyecto a los responsables de la toma de decisiones, las partes interesadas, los patrocinadores, los clientes y similares. Se pueden utilizar para proporcionar actualizaciones, pero también funcionan bien como propuestas de proyectos que ofrecen primeras impresiones exhaustivas de las características, el estado y el contexto de un proyecto.
¿Qué elementos se incluyen en los resúmenes de proyectos?
Los resúmenes de proyectos tienen un aspecto un poco diferente dependiendo de las necesidades y el contexto de tu proyecto. Los elementos que incluyen dependen en gran medida de si deseas utilizar el resumen de tu proyecto interna o externamente, así como de su posición dentro del ciclo de vida de tu proyecto.
Sin embargo, los informes de resumen de proyectos a menudo se componen de variaciones de los siguientes elementos:
- Información básica y detalles clave: Siempre es una buena idea tener un registro escrito de lo básico en tu resumen. Un gran lugar para poner tus pensamientos en orden es una plantilla de resumen de proyecto.
- Un indicador del estado o fase del proyecto. Esto actúa como una forma de informe de progreso al que se puede recurrir fácilmente.
- Antecedentes del proyecto. Si estás utilizando el resumen de tu proyecto para fines externos, es importante incluir un resumen general del proyecto. Describe por qué tu equipo está trabajando en tu proyecto, el enfoque elegido y otra información contextual clave.
- Actualizaciones del progreso del proyecto. Esto es especialmente importante si estás utilizando el resumen de tu proyecto internamente. Consulta los logros del proyecto, los obstáculos y los los desafíos.
- Un cronograma del proyecto que describe los hitos, los entregables y los plazos. This can encompass the entire project or the reporting period at hand.
Nuestra plantilla gratuita de resumen de proyecto
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