Es mitad de una ajetreada mañana de lunes. Tu equipo de marketing está dando los últimos retoques a una campaña.
Sarah, la líder del equipo, necesita la checklist del trimestre pasado para asegurarse de que todo esté en orden.
Pero ¿dónde está? ¿En algún lugar del drive compartido? ¿O quizás en un hilo de correos de hace tres meses?
Para cuando la encuentre, ya habrán perdido media hora, descarrilando la reunión y dejando a todos frustrados. ¡Uf!
¿Es este un escenario habitual? Si hemos de creer las estadísticas, los empleados dedican 9,3 horas cada semana solo a buscar y reunir información.
Entra en escena el salvador de esta historia: la wiki privada. Una wiki privada reúne todos los documentos (notas de reunión, plantillas, guías e informes), lo que permite un acceso rápido y una colaboración en equipo sin fricciones.
En este artículo te guiaremos para construir una wiki privada que funcione y que lleve a tu equipo de no tener recursos a estar perfectamente equipado en unos pocos clics.
¿Qué es una wiki privada?
Una wiki privada es como tener tu propia versión de Wikipedia, pero totalmente adaptada a las necesidades de tu equipo y accesible solo para quienes tienen permiso.
Dicho de forma sencilla, no tienes que rebuscar en varias herramientas o correos para conseguir la información que quieres. Todo se almacena en un solo lugar. Se acabó llamar a tu compañero o dejar mensajes repetitivos en Slack para obtener información.
Por ejemplo, imagina un equipo de desarrollo de software que crea una wiki para documentar estándares de código, planes de proyecto y notas de versión.
Esta es la wiki privada de Slite:
¿Cuáles son los beneficios de una wiki privada?
¿Las nuevas incorporaciones necesitan plantillas para ejecutar procesos estándar? ¿Los miembros del equipo pierden tiempo por culpa de flujos de trabajo poco claros? ¿Se ha vuelto difícil escalar el conocimiento?
Si asientes a todas estas preguntas, necesitas una wiki privada.
Aquí tienes cinco beneficios clave de crear una wiki privada.
Facilita el acceso a la información y la colaboración en equipo
«¿Es esta la versión más reciente de nuestra política de RR. HH.?»
«¿Dónde están las notas de reunión de nuestra última sesión de desarrollo de funcionalidades?»
Una wiki privada ahorra el tiempo que se dedica a buscar estas respuestas. Todo está en una única plataforma.
Por ejemplo, cuando Omnisend empezó a crecer rápidamente, se dio cuenta de que el conocimiento estaba en silos dentro de la cabeza de su equipo directivo. Necesitaban una forma de documentarlo y de que, al menos, otros pudieran leerlo.
Recurrieron a Slite y crearon lo que llaman una «Omnipedia». El equipo la llenó de canales, colecciones y documentos que todos podían usar. Incluso las nuevas incorporaciones.
¿Lo mejor? Incluso con todos esos datos, navegar por la información no llevaba tiempo. Su equipo podía usar Ask en Slite para obtener respuestas instantáneas a sus preguntas.
Texto alternativo: Ask revisa todos los documentos de tu wiki para responder a tus preguntas
¿El resultado? Todos sabían cómo se habían construido las cosas, entendían la lógica detrás del funcionamiento del producto y tenían acceso a información clave como los procesos de los departamentos, las políticas de RR. HH. y las notas de reunión.
Mantiene la información segura
No querrás arriesgarte a filtrar información sensible.
Una wiki privada no solo almacena toda la información en un solo lugar, sino que su funcionalidad también la guarda de forma segura, concediendo acceso únicamente a quienes lo necesitan.
Por ejemplo, puedes limitar el acceso a documentos de inversión importantes solo a los miembros de tu equipo directivo.
Ayuda en el onboarding
Muchas empresas usan una wiki privada con fines de onboarding. Puede darse forma de pack de bienvenida, ofreciendo a los nuevos empleados toda la información que necesitan sobre los procesos de trabajo, las políticas de la empresa y las personas.
Por ejemplo, Alex Wiley, responsable de producto en OneUp Sales, veía el onboarding como una gran desventaja derivada de la falta de documentación. En su empresa, a las nuevas incorporaciones se las lanzaba a tareas y equipos sin ningún contexto sobre qué estaban haciendo ni por qué.
La solución fue crear una wiki privada detallada en Slite, con el onboarding como uno de sus focos.
El resultado, en palabras de Alex: «[Las nuevas incorporaciones] tienen planes de 30, 60 y 90 días. Organizamos sus reuniones individuales. Por lo general recibimos comentarios increíblemente positivos sobre lo fácil que les resultó encontrar toda la información para el final de la primera semana. Sentían que entendían la empresa, cómo funcionaba y los distintos departamentos.»
Hace que el conocimiento sea escalable
Toma Microsoft Teams, por ejemplo: ¿alguna vez has tenido problemas con miembros del equipo que descargan, editan y vuelven a subir documentos a tu base de conocimiento y luego acaban con varias versiones del mismo documento? Puede volverse un caos, y muy rápido.
Con una wiki privada, puedes añadir fácilmente nuevas páginas, actualizar las existentes y enlazar contenido relacionado, creando un ecosistema de conocimiento autosostenible. Una de las cosas que más me gustan es que incluso puedes hacer un seguimiento de los cambios. Por ejemplo, si entro en una página de nuestra wiki privada en Slite y falta algo, puedo consultar fácilmente la versión anterior para ver si antes estaba ahí.
Ayuda a tomar decisiones eficaces
Las mejores empresas con las que he trabajado tenían algo en común: los equipos no trabajaban en silos. La información sobre marketing y producto estaba fácilmente disponible para los equipos de contenido. Y viceversa. Esto ayudaba a los responsables de equipo a tomar decisiones alineadas con un objetivo de negocio más amplio.
Una wiki privada con los controles de acceso adecuados puede facilitar este intercambio de información entre equipos.
Incluso el VP de Ingeniería de Omnisend está de acuerdo: «Animamos a los equipos a tener canales abiertos. Intentamos no ocultarnos información unos a otros.»
Ejemplos reales de una wiki privada
Tanto si buscas organizar los cientos de documentos de tu organización, crear un proceso de onboarding para cada departamento o tenerlo todo en una sola plataforma, una wiki privada es el camino a seguir.
Aquí tienes dos ejemplos de wiki privada para inspirarte.
1. El directorio de equipo de Slite
¿Quieres evitar las presentaciones incómodas e ir directo a la parte divertida?
Creamos una wiki privada en Slite, donde las nuevas incorporaciones pueden conocer a las personas con las que van a trabajar.
Cada fila de la tabla contiene un enlace al documento de presentación del miembro del equipo. Así es como se ve el de Christophe Pasquier, nuestro CEO.
Nuestros compañeros dan formato a su artículo de presentación como prefieren, pero normalmente contiene detalles sobre estilos de trabajo, vida familiar, aficiones e intereses.
¿Qué puedes aprender de este ejemplo de wiki privada?
- Las wikis privadas no tienen por qué ser todo trabajo, trabajo y trabajo. Puedes mostrar la cultura, los valores y las personas de tu equipo. Haz que el proceso de onboarding sea atractivo.
- En lugar de hacer tus wikis solo de texto, incorpora elementos como tablas, imágenes e incluso vídeos cortos.
- No lo añadas todo en un solo documento. Crea subdocumentos o documentos enlazados. Por ejemplo, podríamos añadir la presentación de cada miembro en la propia página de inicio. En su lugar, pensamos en la experiencia de usuario y creamos enlaces sencillos para que la gente pudiera saltar a la presentación que quería.
2. Apuntes de un curso sobre matemáticas discretas
Esta wiki contiene todos los conceptos importantes de un curso de dos semestres sobre matemáticas discretas.
Todo está debidamente enlazado para que los estudiantes puedan pasar fácilmente de un concepto a otro relacionado.
¿Qué puedes aprender de este ejemplo de wiki privada?
- Las wikis privadas no son solo para uso en equipo. Puedes crear una wiki personal donde anotes información importante, notas y estructuras de procesos. Es como tener un cerebro que de verdad recuerda todo lo importante.
- Pónselo fácil a los usuarios para navegar. La página de inicio de esta wiki describe su propósito y cómo los usuarios pueden buscar conceptos.
- La vista de grafo interactiva muestra el artículo actual y sus conexiones con otros. Los usuarios pueden saltar a cualquier artículo conectado simplemente haciendo clic en el vértice dentro de la vista.
Cómo construir una wiki privada en 7 pasos, con Slite
Las wikis privadas ya no son difíciles de montar. No necesitas conocimientos de javascript, CSS, PHP, HTML, feeds RSS ni sintaxis (¿nos hemos dejado algo?), como ocurría tiempo atrás.
Hoy, las wikis privadas son un tipo de montaje listo para usar.
Hay muchas herramientas de wiki por ahí: MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom y Confluence, por nombrar algunas. Sin embargo, para este tutorial nos quedaremos con lo que conocemos y usaremos Slite.
1. Crea tu cuenta de Slite
Lo primero, necesitas crear tu cuenta. Es gratis y puedes seguir las instrucciones paso a paso. Usa Google, Slack, Apple ID o tu correo de trabajo para registrarte. Cuéntanos un poco sobre ti y tu equipo. Y listo.
2. Usa nuestro Wiki Generator o empieza desde cero
Haz una lluvia de ideas y reúne propuestas sobre lo que debería incluir tu wiki.
Si buscas crear una wiki para toda tu organización, puedes tener un canal general (que incluya procesos internos, directrices, políticas de RR. HH. y valores de la empresa), canales por departamento (ingeniería, producto, finanzas, marketing y operaciones) y un canal de equipo (que arroje luz sobre los distintos roles y responsabilidades).
¿Te suena abrumador? No te preocupes. Solo entra en nuestro Wiki Generator, responde a algunas preguntas y deja que la IA haga su magia.
Por ejemplo, así es como lo usé para crear una wiki para mi agencia ficticia de marketing digital.
Después pude revisar el resultado, añadir/eliminar secciones y finalizar la estructura.
Consejo: Incluye a los responsables de tus equipos/departamentos en este paso para no dejarte fuera canales y procesos clave.
3. Llena tu wiki de contenido
Si ya tienes contenido, puedes importarlo desde herramientas como Notion o Confluence, o incluso subir documentos desde tu dispositivo.
Lo que yo hice fue recurrir a la biblioteca de plantillas completa y probada de Slite.
Una vez que tenía una estructura preliminar de cada documento, empecé a jugar con el editor WYSIWYG de Slite para añadir contenido. Créeme, es tan sencillo como teclear la / en el editor y desbloquear todas las posibilidades, ya sea añadir imágenes, tablas, vídeo o incrustar elementos de una stack tecnológica existente.
¿Lo mejor? Nada está escrito en piedra. Podía añadir contenido preliminar a cada documento y modificarlo más adelante. Con el seguimiento sencillo de los cambios y la opción de restaurar versiones anteriores, sé que toda mi información estará siempre disponible y fácilmente accesible.
Lectura relacionada: La anatomía de un gran documento
4. Enlaza las páginas relacionadas
Una de las cosas que diferencia a la wiki privada es su navegación sencilla y su enfoque de organización único. Esto es posible gracias a la interconexión. En lugar de documentos desconectados en distintas carpetas, puedes enlazar páginas relacionadas y animar a los usuarios a pasar más tiempo en tu wiki.
Por ejemplo, enlaza a las directrices de edición en la «Checklist de listo para publicar».
En Slite, puedes enlazar fácilmente a otro documento usando el comando @.
Incluso puedes convertir un enlace de documento en una tarjeta de documento pasando el cursor por encima del enlace, seleccionando el menú de tres puntos y haciendo clic en «Card View».
Añade una descripción a la tarjeta de documento para que los usuarios entiendan qué obtendrán al hacer clic en ella.
5. Configura los roles y los derechos de acceso
Quizás quieras mantener tu wiki privada accesible para el equipo, pero algunas secciones, como las nóminas o las evaluaciones de desempeño de los empleados, pueden requerir un acceso restringido. Además, puede que quieras evitar ediciones no autorizadas, como cambios en las directrices de marca.
Con Slite, puedes:
- Mantener tus wikis privadas o públicas
- Definir permisos de documento sobre quién puede editar, comentar y eliminar información
- Restringir el acceso a permisos de solo lectura
- Conceder acceso limitado a socios externos
- Evitar ediciones accidentales activando la función «Proteger edición»
- Definir permisos en cascada para personalizar los permisos en cada nivel de la jerarquía del documento
- Cambiar los roles de usuario en cualquier momento
6. Pide feedback
Un reto mayor que crear una wiki es asegurarte de que tu equipo realmente la use. Esto solo puede ocurrir cuando tu wiki privada es genuinamente útil. Por eso recomendamos involucrar a tu equipo antes de finalizar la wiki.
Pídeles que contribuyan y compartan su feedback.
Puedes animarlos a dejar comentarios en línea en el documento. Es parecido a añadir comentarios en un Google Doc. Los compañeros pueden mencionarse entre sí, filtrar comentarios, resolverlos, ver los hilos resueltos y eliminar comentarios.
Lectura relacionada: Mejorar el intercambio de conocimiento en el trabajo: 8 formas sencillas que realmente funcionan
7. Haz un seguimiento de la actividad de los empleados y del rendimiento de la wiki
¿Cómo compruebas si tu wiki se está usando de verdad? ¿O qué partes de la wiki no se usan nunca y se pueden archivar?
Para rastrear esto, necesitas medir cada actividad que ocurre en tu wiki. En Slite ofrecemos «Usage Analytics», que muestra la tasa de adopción, el número de documentos creados, la tasa de búsquedas que llevan a un documento, el porcentaje de personas que usan «AskX» y los principales redactores y lectores de tu equipo.
Esta información puede revelar hallazgos que puedes usar para impulsar el rendimiento de la wiki.
Buenas prácticas para mantener una wiki privada
Haz que su información sea accesible
No dejes que tu equipo pase por 10 pasos para encontrar la información que busca. Si bien la búsqueda de Slite te ayuda a encontrar documentos dentro de tu wiki, los equipos modernos necesitan buscar en todas sus herramientas, no solo en su base de conocimiento. Super transforma la forma en que los equipos acceden a la información al conectar tu wiki de Slite con Linear, Slack, Google Drive y más de 20 herramientas de negocio adicionales en una única interfaz de búsqueda inteligente.
En lugar de recordar qué herramienta contiene qué información, los miembros del equipo pueden hacer preguntas en lenguaje natural como «¿Cuál es nuestra política de trabajo remoto?» o «Muéstrame los resultados de la campaña de marketing del T3» y obtener respuestas completas de su wiki y de todas las herramientas conectadas, con citas de las fuentes. Esta inteligencia entre herramientas ahorra a los equipos una media de 4 horas por persona y semana, al tiempo que garantiza que el contenido de tu wiki cuidadosamente organizado se descubra junto a la información relevante de otras plataformas.
Creado por el equipo que está detrás de Slite, Super se integra sin fricciones mediante una extensión de Chrome, un bot de Slack y acceso desde la aplicación web. Tu equipo sigue usando Slite exactamente como antes, a la vez que gana la capacidad de buscar en todo tu ecosistema de conocimiento. ¿Listo para hacer que tu wiki privada sea realmente localizable? Reserva una demo para ver cómo la búsqueda con IA para empresas mejora la accesibilidad de la wiki.
Cuida un gran diseño
No aburras a tus lectores. Haz que tu wiki resulte atractiva usando elementos de diseño como resaltados, imágenes, fragmentos de código, citas en bloque y pistas.
Texto alternativo: El diseño sencillo y bonito de nuestro documento de wiki
Cuanto más bonita se vea tu wiki, más dispuesta estará la gente a leerla.
Escribe de forma concisa
Imagina que están respondiendo a tu pregunta. ¿Quieres leer párrafos largos? ¿O frases cortas acompañadas de viñetas fáciles de hojear? La segunda opción, ¿verdad?
Cíñete a frases cortas y contundentes. Piénsalo como tomar apuntes. Intenta evitar cualquier jerga que pueda confundir a tu lector.
¿Quieres convertir tu documento aburrido en uno atractivo en unos segundos? Prueba el Document Formatter de Slite.
Ve más allá del texto
Evita usar texto si puedes transmitir la misma información mediante un elemento visual. En Slite nos encanta usar bocetos para expresar nuestras ideas.
Ordena siempre tus documentos
La información precisa y actualizada es clave para una gran wiki. Archiva los documentos que no se usan y configura recordatorios de caducidad para los documentos que requieren actualizaciones periódicas, como los manuales de empresa y los SOP.
¿Listo para empezar hoy mismo con tu wiki privada? Lánzate directamente, regístrate rápido y gratis y empieza a usar las plantillas de Slite para ayudar a tus equipos a hacer trabajo de verdad.
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