Die Bedeutung von Prozessdokumentation ist vielen bekannt, doch nur wenige wissen, wie man sie erfolgreich umsetzt und eine vollständige Strategie für die Prozessdokumentation aufbaut. Der Prozess hat viele bewegliche Teile, aber wenn er einmal erledigt und gepflegt ist, sind die Vorteile für die Effizienz Ihres Unternehmens den Aufwand mehr als wert. An der Pflege scheitern die meisten Teams: Unsere Analyse echter Workspaces ergab, dass weniger als 1 von 20 Dokumenten in einem bestimmten Monat aktualisiert wird, sodass Prozessdokumente ohne verantwortliche Person schnell veralten.
In diesem Leitfaden zur Prozessdokumentation führen wir Sie durch das Was, das Warum und das Wer der Prozessdokumentation und zeigen, wie Sie eigene Prozessdokumente strukturieren und schreiben.
Was ist Prozessdokumentation?
Prozessdokumentation ist eine beschreibende Art, die standardisierten Betriebsabläufe innerhalb eines Unternehmens zu erklären. Sie ist eine Anleitung für jede Aufgabe oder jeden Prozess in Ihrem Unternehmen und kommt in vielen Formen vor:
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen
- Checklisten
- Prozesslandkarten
- Prozess-Flussdiagramme
- Video-Tutorials
- Unternehmensrichtlinien
- Screenshots, GIFs und Bilder
Prozessdokumentation standardisiert die Art und Weise, wie etwas erledigt werden muss. Sie wird sowohl von großen Konzernen als auch von kleinen Unternehmen genutzt und ist oft ein wesentlicher Bestandteil von Management-Software.
Hinweis: Sie erfasst nur jene Prozesse, die sich nicht regelmäßig ändern müssen und die nicht von anderen Faktoren innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe beeinflusst werden.
Was ist das Ziel der Prozessdokumentation?
Das Ziel der Dokumentation von Geschäftsprozessen besteht darin, an der Prozessverbesserung zu arbeiten und zugleich sicherzustellen, dass Routineabläufe effizient und jedes Mal in derselben Standardqualität erledigt werden.
Ein weiteres Ziel der Prozessdokumentation ist es, Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse dokumentiert zu halten. So wird sichergestellt, dass Teammitglieder Wissen eigenständig aufnehmen können; sie sollten in der Lage sein, jede Aufgabe mithilfe dokumentierter Prozesse selbst umzusetzen.
Welche Arten der Prozessdokumentation gibt es?
Ereignisgesteuerte Prozesse
Diese Art von Dokumenten wird benötigt, wenn ein bestimmtes Ereignis sie auslöst. Es handelt sich um reaktive Dokumente und einen Prozessablauf, den die meisten Teams irgendwann in ihrer Arbeit brauchen.
Ein Engineering-Team könnte beispielsweise ein ereignisgesteuertes Prozessdokument verwenden, wenn die Unternehmenswebsite einen Fehler meldet. In diesem Fall dient das Prozessdokument dazu, dass der Techniker alle Aspekte abdeckt, bis er den Fehler findet und beheben kann.
Ergebnisorientiert
Diese Dokumente konzentrieren sich auf ein bestimmtes Ergebnis oder eine Auswahl an Ergebnissen. Sie lassen sich am besten visuell erstellen, entweder mit einem Flussdiagramm oder einer Prozesslandkarte, die es der nutzenden Person erlaubt, je nach Situation verschiedene Richtungen einzuschlagen.
Ein Vertriebsteam könnte beispielsweise ein ergebnisorientiertes Dokument in seinem Verkaufsprozess verwenden. Das Prozessdokument führt es durch die möglichen Antworten seines Leads und leitet es schließlich zu einem Ergebnis.
Tagesgeschäft
Je nach Branche werden sie auch als Sicherheitschecklisten oder Workflows für das Krisenmanagement bezeichnet. All diese Dokumente liegen meist als Checkliste vor und stellen sicher, dass alles korrekt funktioniert.
Welche Vorteile bietet die Prozessdokumentation?
Zugegeben, Prozessdokumentation klingt nicht nach der aufregendsten Aufgabe; dennoch ist sie nötig, wenn Ihr Unternehmen sicher wachsen soll. Prozessdokumentation hilft sicherzustellen, dass Prozesse korrekt befolgt werden, und schließt Fehlerquellen aus.
Prozessdokumentation spart außerdem viel Zeit beim Onboarding und gibt neuen Mitarbeitenden ein gewisses Maß an Wissenssicherheit. Durch das Dokumentieren von Prozessen müssen neue Mitarbeitende nur dem Dokument folgen, statt während ihres Onboardings die Zeit anderer Teammitglieder in Anspruch zu nehmen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gehen seine täglichen Aufgaben und sein Prozess zudem nicht mit ihm. Stattdessen haben Sie eine vollständige Übergabe mit den Prozessdokumenten, die er in seiner Rolle erstellt hat.
Wer sollte die Dokumentation von Geschäftsprozessen verwalten?
Geschäftsprozessmanagement (BPM) muss in zwei Teilen erfolgen. Sie brauchen jemanden, der das Gesamtprojekt leitet und sicherstellt, dass jeder seine Arbeit dokumentiert, und Sie brauchen Mitarbeitende, die ihre Verantwortung bei der Verwaltung ihrer Prozesse verstehen.
Ein solches Projekt wird am besten von Ihrem Chief Operations Officer angestoßen und über die Führungsebene weitergegeben. Jede Teamleitung muss sicherstellen, dass alle ihre aktuellen Prozesse abgedeckt sind. Teil des Vorgehens besteht darin, den Mitarbeitenden die Aufgabe zu übertragen, die für sie spezifischen Prozesse zu dokumentieren, und zu prüfen, ob das gesamte Know-how der Mitarbeitenden abgedeckt ist.
Sie werden auch feststellen, dass bestimmte Unternehmensrichtlinien und -verfahren eine Prozessdokumentation erfordern, besonders bei internen personalbezogenen Abläufen wie dem Beantragen von Urlaub, dem Melden von Krankheitstagen oder dem Bewerben auf interne Stellen. Für diese Art von Dokumentation brauchen Sie die Hilfe einer Person aus Ihrem Personalteam.
Überlegen Sie zuletzt zu diesem Punkt, ob alle an der Erstellung der Prozessdokumente beteiligten Personen Schreib- und Bearbeitungszugriff in Ihrem Knowledge-Base-Tool benötigen. Möchten Sie alternativ, dass Mitarbeitende sie in einem anderen Format erstellen und eine einzige verantwortliche Person sie zusammenführt?
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeitenden zu bitten, sie direkt in die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens einzureichen, was brauchen Sie dann? Sie ahnen es: ein Prozessdokument, dem sie folgen können.
So strukturieren Sie Prozessdokumentation
Das Ziel dieser Dokumentation ist es, einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Unternehmen sicherzustellen; es gibt ein paar strukturelle Punkte, die Sie bei der Arbeit an Ihrer Vorlage für die Prozessdokumentation beachten sollten.
1. Wählen Sie einen Prozess
Bevor Sie überhaupt mit der Dokumentation Ihres Prozesses beginnen können, müssen Sie zunächst alte und neue Prozesse auswählen, die es überhaupt wert sind, festgehalten zu werden. Versuchen Sie, den Unterschied zu erkennen zwischen einem Prozess, der sich wahrscheinlich drastisch ändern wird und es nicht wert ist, bearbeitet zu werden, und einem, der regelmäßig und beständig genug ist, um von einer Dokumentation zu profitieren.
2. Ordnen Sie die Details zu
Als Nächstes ist es an der Zeit, diesem konkreten Prozess alle Details zuzuordnen. Dinge wie das Datum der Dokumentation, die für den Prozess verantwortliche Person, das zuständige Projektteam und ein Titel, der genau beschreibt, worum es bei dem Prozess geht.
Behalten Sie bei der Wahl des Titels Ihre größere Strategie und Struktur der Prozessdokumentation im Hinterkopf. Versetzen Sie sich in die Lage der nutzenden Person und überlegen Sie, wie sie vorgehen würde, um Ihren Prozess in Ihrer Wissensdatenbank zu finden.
Wenn Sie vorsehen, dass sie nach Stichwort suchen kann, welche Stichwörter würde sie verwenden? Wenn sie nach Abteilung sucht, überlegen Sie, ob der Prozess in mehr als einer Abteilung liegt. Diese Details sorgen dafür, dass Ihr Dokument in Zukunft leicht zu finden ist.
3. Stellen Sie den Prozess vor
Wir reden hier nicht von einem ausgewachsenen Aufsatz. Eine Einführung in den Prozess muss nicht länger als ein paar Zeilen sein.
Es ist wichtig, das Ziel des Prozesses festzulegen und zu erklären, warum dieser Prozess von Bedeutung ist. So hat die nutzende Person etwas, worauf sie hinarbeiten kann, und versteht den Wert ihres Ergebnisses. Wenn Menschen nicht verstehen, warum sie etwas tun sollen, tun sie es nicht mit so viel Sorgfalt, wie sie es sonst täten.
4. Legen Sie die Art des Prozesses fest
Sie sollten auch versuchen festzulegen, wann und wie jemand diesen Prozess verwenden muss. Wie wir bereits besprochen haben, gibt es verschiedene Prozesse, und das sollte früh bekannt sein. Dadurch versteht jemand die Grenzen des Prozesses, wann er ihn starten muss und welche Faktoren nötig sind, um damit fortzufahren.
5. Beziehen Sie Mitwirkende ein
Als Nächstes müssen Sie alle Abteilungen, Rollen und Personen einbeziehen, die für einen reibungslosen Ablauf dieses Prozesses nötig sind. Dadurch kann die nutzende Person vorausplanen und bestimmte Personen informieren, dass sie bald gebraucht werden, sodass alle ihre Zeit besser einteilen können.
6. Gehen Sie ans Eingemachte
Wenn all das erledigt ist, können Sie mit der Dokumentation des Prozesses loslegen. Lesen Sie weiter für unsere besten Tipps beim Erstellen von Prozessdokumenten.
Wie schreibt man Prozessdokumentation?
1) Machen Sie Ihre Prozessschritte umsetzbar
Jedes Teammitglied muss wissen, was es in jeder Phase eines Prozesses zu tun hat. Versuchen Sie, beim Schreiben der Prozessschritte Verben zu verwenden.
2) Halten Sie es knapp
Damit es ein detaillierter Prozess ist, achten Sie auf das kleinste Detail und streichen Sie den Ballast. Der Inhalt Ihres Prozesses muss die wesentlichen Informationen in verdaulichen Häppchen enthalten.
3) Vermeiden Sie Klischees und Redewendungen
Beim Process Mapping ist das leichter gesagt als getan; versuchen Sie, Klischees zu vermeiden, die nett, aber für Ihre Aussage nicht wirklich nötig sind.
4) Denken Sie an eine Checkliste
Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Checklisten-Format oder Aufzählungspunkte, um den Prozess abzubilden.
5) Nutzen Sie Links für Zusatzinfos
Bieten Sie an wichtigen Entscheidungspunkten eines Prozesses Links zu weiteren Informationen an; versuchen Sie nicht, alle Informationen in ein Dokument zu pressen. Alles, was nicht direkt mit dem Prozess zu tun hat, kann per Hyperlink zu mehr Infos verweisen.
6) Werden Sie visuell
Die visuelle Darstellung ist enorm wichtig, um Ihre Aussage zu vermitteln. Diagramme, Flussdiagramme, Screenshots, GIFs: Überlegen Sie, wie Sie Ihren Prozess verständlicher machen können.
7) Teilen Sie Passwörter
Dokumentationssoftware kann durch Software zum Teilen von Passwörtern ergänzt werden. Wenn Sie noch keine verwenden, um Anmeldedaten sicher zu teilen, könnte ein Tool wie LastPass oder Sono eine gute Unterstützung für Ihre Dokumentation sein.
8) Verwenden Sie Überschriften, H1, H2, H3…
Die Struktur Ihrer Dokumente ist enorm wichtig, um Menschen beim Lesen Ihrer Inhalte zu helfen. Gliedern Sie Textblöcke mit klaren Überschriften und Unterüberschriften. Slite hilft Ihnen zum Beispiel, Ihr Inhaltsverzeichnis direkt aus Ihren Überschriften aufzubauen.
9) Formatieren Sie Ihren Text
Ergänzend zu unserem vorherigen Tipp: formatieren Sie Ihren Text dort, wo es Ihnen angebracht erscheint. Fett, Kursiv und Unterstreichungen tragen alle zur Lesbarkeit Ihres Dokuments bei.
10) Beschränken Sie sich auf einen Prozess
Prozessergebnisse sind viel zu erfassen; versuchen Sie, auf Kurs zu bleiben und sich auf einen Prozess pro Dokument zu beschränken.
11) Vermeiden Sie Fachjargon und Insidersprache
Sie haben unterwegs wahrscheinlich eine Menge Bürojargon oder Branchensprache aufgeschnappt; versuchen Sie, das aus Ihrem Geschäftsprozessdokument zu tilgen.
12) Machen Sie es zugänglich
Ziehen Sie ein Echtzeit-Tool für die Prozessdokumentation wie Slite oder einen Leitfaden zur Prozessdokumentation in Betracht, um Ihre Dokumente flüssig, leicht aktualisierbar und teilbar zu machen.
13) Holen Sie sich Feedback
Damit dieser Prozess funktioniert, sammeln Sie mit denjenigen, die ihn am meisten nutzen, Ideen, wie er sich für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens verbessern lässt.
14) Berücksichtigen Sie Ihr Publikum und seine häufigen Fragen
Überlegen Sie, ob dieser Prozess von neuen Mitarbeitenden, Führungskräften, internem Personal oder externen Stakeholdern genutzt wird. Ihr Prozess kann sich je nach Lesendem ein wenig ändern.
15) Fügen Sie Flussdiagrammen Swimlanes hinzu
Verwenden Sie Tools wie Lucidchart oder Draw.io, um einfache Flussdiagramme zu erstellen, die Ihre Dokumente bereichern und Prozesse entlang von Zeitplänen und Personen unterscheiden.
16) Nutzen Sie, was Sie bereits haben
Nutzen Sie zuletzt, was Sie bereits haben. Ihr Unternehmen wäre heute nicht hier, wenn es nicht irgendeine Form von Prozessdokumentation hätte, aber was ist es? Finden Sie heraus, wie Sie das bereits festhalten, und arbeiten Sie es in eine stärker formalisierte Struktur und einen Workflow um.
