Die Bedeutung der Prozessdokumentation ist vielen bekannt, aber nur wenige wissen, wie man sie erfolgreich durchführt und eine vollständige Prozessdokumentationsstrategie aufbaut. Es gibt viele bewegliche Teile in diesem Prozess, aber sobald er abgeschlossen und gewartet ist, sind die Vorteile für Ihre betriebliche Effizienz es wert.
In diesem Leitfaden zur Prozessdokumentation führen wir Sie durch das Was, Warum und Wer der Prozessdokumentation und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre eigenen Prozessdokumente strukturieren und schreiben.
Was ist Prozessdokumentation?
Prozessdokumentation ist eine beschreibende Art und Weise, Standardarbeitsanweisungen innerhalb eines Unternehmens zu erklären. Es ist eine "Anleitung" für jede Aufgabe oder jeden Prozess innerhalb Ihres Unternehmens und kommt in vielen Formen vor:
- Walk-Throughs
- Checklisten
- Prozesslandkarten
- Prozessflussdiagramme
- Video-Tutorials
- Unternehmensrichtlinien
- Screenshots, GIFs und Bilder
Die Prozessdokumentation standardisiert die Art und Weise, wie etwas zu erledigen ist. Sie wird von großen Konzernen und kleinen Unternehmen gleichermaßen verwendet und ist oft ein wesentlicher Bestandteil der Managementsoftware.
Hinweis: Sie verfolgt nur die Prozesse, die sich nicht regelmäßig ändern müssen und nicht von anderen Faktoren innerhalb eines Projekts oder einer Aufgabe beeinflusst werden.
Was ist das Ziel der Prozessdokumentation?
Das Ziel der Geschäftsprozessdokumentation ist es, an der Prozessverbesserung zu arbeiten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Routineverfahren effizient und in gleichbleibender Qualität ausgeführt werden, jedes Mal.
Ein weiteres Ziel der Prozessdokumentation ist es, den Workflow und die Geschäftsprozesse zu dokumentieren. Dies stellt sicher, dass die Teammitglieder das Wissen individuell; they should be able to implement any task themselves with the aid of documented processes.
Welche Arten von Prozessdokumentation gibt es?
Triggerbasierte Prozesse
Diese Arten von Dokumenten werden benötigt, wenn sie durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst werden. Sie sind ein reaktives Dokument und ein Prozessablauf, den die meisten Teams irgendwann in ihrer Arbeit benötigen werden.
Ein Beispiel: Ein Engineering-Team kann ein triggerbasiertes Prozessdokument verwenden, wenn die Unternehmenswebsite einen Fehler meldet. In diesem Fall dient das Prozessdokument dazu, dass der Ingenieur alle Grundlagen abdeckt, bis er den Fehler findet und beheben kann.
Ergebnisorientiert
Diese Dokumente konzentrieren sich auf ein bestimmtes Ergebnis oder eine Auswahl von Ergebnissen. Sie werden am besten visuell erstellt, entweder mit einem Flussdiagramm oder einer Prozesslandkarte, die es dem Benutzer ermöglicht, je nach Situation verschiedene Richtungen zu verfolgen.
Ein Beispiel: Ein Vertriebsteam kann ein ergebnisorientiertes Dokument in seinem Vertriebsprozess verwenden. Das Prozessdokument führt sie durch die potenziellen Reaktionen ihres Leads und führt sie schließlich zu einem Ergebnis.
Business as Usual
Je nach Branche sind diese auch bekannt als Sicherheitschecklisten oder Krisenmanagement Workflows. Alle diese Dokumente werden in der Regel als Checkliste geliefert und stellen sicher, dass alles korrekt funktioniert.
Was sind die Vorteile der Prozessdokumentation?
Zugegebenermaßen klingt die Prozessdokumentation nicht nach der aufregendsten Aufgabe, aber sie ist notwendig, wenn Ihr Unternehmen sicher wachsen soll. Die Prozessdokumentation trägt dazu bei, dass die Prozesse korrekt ausgeführt werden und es keinen Raum für Fehler gibt.
Die Prozessdokumentation ist auch eine große Zeitersparnis für das Onboarding und stattet neue Mitarbeiter mit einem gewissen Maß an Wissenssicherheit aus. Durch die Dokumentation von Prozessen müssen neue Mitarbeiter nur noch dem Dokument folgen, anstatt die Zeit anderer Teammitglieder während ihres Onboardings in Anspruch zu nehmen.
Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gehen seine täglichen Aufgaben und Prozesse nicht mit ihm. Stattdessen haben Sie eine vollständige Übergabe mit den Prozessdokumenten, die er in seiner Rolle erstellt hat.
Wer sollte die Geschäftsprozessdokumentation verwalten?
Das Geschäftsprozessmanagement (BPM) muss in zwei Teilen erfolgen. Sie benötigen jemanden, der das Gesamtprojekt verwaltet und sicherstellt, dass jeder seine Arbeit dokumentiert, und Sie benötigen Mitarbeiter, die ihre Verantwortung für die Verwaltung ihrer Prozesse verstehen.
Ein Projekt wie dieses wird am besten von Ihrem Chief Operations Officer initiiert und durch das Management nach unten weitergegeben. Jeder Teamleiter muss sicherstellen, dass alle seine aktuellen Prozesse abgedeckt sind. Ein Teil des Prozesses besteht darin, den Mitarbeitern die Aufgabe zu geben, diese einzigartigen Prozesse zu dokumentieren und zu überprüfen, ob das gesamte Know-how der Mitarbeiter abgedeckt ist.
Sie werden auch feststellen, dass bestimmte Unternehmensrichtlinien und -verfahren eine Prozessdokumentation erstellen müssen, insbesondere wenn es um interne Mitarbeiterabläufe wie das Beantragen von Urlaub, das Melden von Krankmeldungen oder das Bewerben auf interne Stellen geht. Für diese Art der Dokumentation benötigen Sie die Hilfe von jemandem aus Ihrem Personalteam.
Überlegen Sie abschließend, ob alle an der Erstellung der Prozessdokumente Beteiligten Schreib- und Bearbeitungsrechte in Ihrem Wissensdatenbank-Tool benötigen. Oder möchten Sie, dass die Mitarbeiter sie in einem anderen Format erstellen und ein Autor für die Zusammenstellung verantwortlich ist?
Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Mitarbeiter zu bitten, sie direkt in die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens einzutragen, was benötigen Sie dann? Sie haben es erraten, ein Prozessdokument, dem sie folgen können.
Wie man eine Prozessdokumentation strukturiert
Das Ziel dieser Dokumentation ist es, sicherzustellen, dass die Dinge in Ihrem Unternehmen reibungslos ablaufen; es gibt ein paar strukturelle Punkte, die Sie bei der Arbeit an Ihrer Prozessdokumentationsvorlage beachten sollten.
1. Wählen Sie einen Prozess aus
Bevor Sie überhaupt mit der Dokumentation Ihres Prozesses beginnen können, müssen Sie alte und neue Prozesse auswählen, die es wert sind, aufgezeichnet zu werden. Versuchen Sie, den Unterschied zwischen einem Prozess, der sich wahrscheinlich drastisch ändern wird und es nicht wert ist, verarbeitet zu werden, und einem Prozess, der regelmäßig und konstant genug ist, um von der Dokumentation zu profitieren, zu ermitteln.
2. Weisen Sie die Details zu
Als Nächstes ist es an der Zeit, diesem bestimmten Prozess alle Details zuzuweisen. Dinge wie das Datum der Dokumentation, der Prozessverantwortliche, das verantwortliche Projektteam und ein Titel, der genau beschreibt, worum es in dem Prozess geht.
Denken Sie bei der Vergabe des Titels an Ihre größere Prozessdokumentationsstrategie und -struktur. Versetzen Sie sich in die Lage des Benutzers und überlegen Sie, wie er Ihren Prozess in Ihrer Wissensdatenbank finden würde.
Wenn Sie initiieren, dass sie nach Schlüsselwörtern suchen können, welche Schlüsselwörter würden sie dann verwenden? Wenn sie nach der Abteilung suchen, sollten Sie bedenken, ob der Prozess in mehr als einer Abteilung liegt. Diese Details stellen sicher, dass Ihr Dokument in Zukunft leicht zu finden ist.
3. Stellen Sie den Prozess vor
Wir reden hier nicht von einem ausgewachsenen Essay. Eine Einführung in den Prozess muss nicht mehr als ein paar Zeilen umfassen.
Es ist wichtig, das Ziel des Prozesses festzulegen und zu erklären, warum dieser Prozess wichtig ist. Auf diese Weise haben die Benutzer etwas, auf das sie hinarbeiten können, und verstehen den Wert ihrer Leistung. Wenn die Leute nicht verstehen, warum sie etwas tun müssen, werden sie es nicht mit so viel Sorgfalt tun, wie sie es sonst tun würden.
4. Legen Sie die Art des Prozesses fest
Sie sollten auch versuchen, festzulegen, wann und wie jemand diesen Prozess nutzen muss. Wie wir bereits erörtert haben, gibt es verschiedene Prozesse, und dies sollte frühzeitig bekannt sein. Auf diese Weise versteht jemand die Prozessgrenzen, wann dieser Prozess zu starten ist und welche Faktoren für die Fortsetzung erforderlich sind.
5. Beziehen Sie Mitarbeiter ein
Als Nächstes müssen Sie alle Abteilungen, Rollen und Personen einbeziehen, die in diesem Prozess benötigt werden, damit er reibungslos abläuft. Auf diese Weise kann der Benutzer vorausplanen und bestimmte Personen benachrichtigen, dass sie bald benötigt werden, sodass jeder seine Zeit besser einteilen kann.
6. Gehen Sie in die Vollen
Sobald das alles erledigt ist. Können Sie mit der Dokumentation des Prozesses beginnen. Lesen Sie weiter, um unsere Top-Tipps zu erhalten, wenn Sie Prozessdokumente erstellen.
Wie schreibt man eine Prozessdokumentation?
1) Machen Sie Ihre Prozessschritte umsetzbar
Jedes Teammitglied muss wissen, was es in jeder Phase eines Prozesses tun muss. Versuchen Sie, bei der Formulierung von Prozessschritten Verben zu verwenden.
2) Fassen Sie sich kurz
Um ein detaillierter Prozess zu sein, achten Sie auf die kleinsten Details und streichen Sie den Ballast. Ihre Prozesseingabe muss wesentliche Informationen in verdaulichen Portionen enthalten.
3) Vermeiden Sie Klischees und Ausdrücke
Es ist leichter gesagt als getan, wenn es um die Prozessabbildung geht; versuchen Sie, Klischees zu vermeiden, die zwar nett sind, aber für den Punkt, den Sie machen wollen, nicht unbedingt notwendig sind.
4) Betrachten Sie es wie eine Checkliste
Verwenden Sie nach Möglichkeit ein Checklistenformat oder Aufzählungszeichen, um den Prozess abzubilden.
5) Verwenden Sie Links für zusätzliche Informationen
Stellen Sie Links für weitere Informationen an wichtigen Entscheidungspunkten in jedem Prozess bereit; versuchen Sie nicht, alle Informationen in ein Dokument zu packen. Alles, was nicht direkt mit dem Prozess zu tun hat, kann per Hyperlink zu weiteren Informationen führen.
6) Werden Sie visuell
Die visuelle Darstellung ist so wichtig, um Ihren Standpunkt zu vermitteln. Diagramme, Flussdiagramme, Screenshots, GIFs, überlegen Sie, wie Sie Ihren Prozess klarer gestalten können.
7) Passwörter freigeben
Dokumentationssoftware kann durch Software zur gemeinsamen Nutzung von Passwörtern unterstützt werden. Wenn Sie noch kein Tool verwenden, um Anmeldeinformationen sicher weiterzugeben, dann könnte ein Tool wie LastPass oder Sono ein gutes Tool sein, um Ihre Dokumentation zu unterstützen.
8) Verwenden Sie Überschriften, H1s, H2s, H3s…
Die Struktur Ihrer Dokumente ist so wichtig, um den Leuten zu helfen, das zu lesen, was Sie zu sagen haben. Teilen Sie Textblöcke mit klaren Überschriften und Unterüberschriften auf. Slite hilft Ihnen beispielsweise, Ihr Inhaltsverzeichnis direkt auf der Grundlage Ihrer Überschriften zu erstellen.
9) Formatieren Sie Ihren Text
Zusätzlich zu unserem vorherigen Tipp sollten Sie Ihren Text formatieren, wo Sie es für angemessen halten. Fett, Kursiv, Unterstreichungen tragen alle zur Lesbarkeit Ihres Dokuments bei.
10) Beschränken Sie sich auf einen Prozess
Prozessausgaben sind schwer zu verstehen, versuchen Sie, auf dem richtigen Weg zu bleiben und sich auf einen Prozess pro Dokument zu beschränken.
11) Vermeiden Sie Jargon oder Fachsprache
Sie haben wahrscheinlich im Laufe der Zeit eine Menge Büro-Jargon oder Branchen-Fachsprache aufgeschnappt; versuchen Sie, das in Ihrem Geschäftsprozessdokument auszumerzen.
12) Machen Sie es zugänglich
Erwägen Sie die Verwendung eines Echtzeit-Prozessdokumentationstools wie Slite oder eines Leitfadens zur Prozessdokumentation, um Ihre Dokumente flüssig, einfach zu aktualisieren und gemeinsam nutzbar zu machen.
13) Holen Sie sich Feedback
Um diesen Prozess zum Funktionieren zu bringen, brainstormen Sie mit denjenigen, die ihn am häufigsten nutzen, wie Sie ihn für Ihre geschäftlichen Anforderungen verbessern können.
14) Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe und ihre FAQs
Überlegen Sie, ob dieser Prozess von Neueinstellungen, Managern, internen Mitarbeitern oder externen Stakeholdern verwendet wird. Ihr Prozess kann sich je nach Leser ein wenig ändern.
15) Fügen Sie Flussdiagrammen Swimlanes hinzu
Verwenden Sie Tools wie Lucidchart, um einfache Flussdiagramme zu erstellen, die Ihre Dokumente verbessern und Prozesse neben Zeitachsen und Personen unterscheiden.
16) Verwenden Sie das, was Sie bereits haben
Verwenden Sie schließlich das, was Sie bereits haben. Ihr Unternehmen wäre heute nicht hier, wenn es nicht irgendeine Form von Prozessdokumentation hätte, aber was ist das? Ermitteln Sie, wie Sie dies bereits verfolgt haben, und überarbeiten Sie es in eine formalere Struktur und einen formaleren Workflow.
