Was ist ein Projektbudget?
Unabhängig davon, ob wir über Budgetierung in Bezug auf unser Privat- oder Berufsleben sprechen, ist dies kein allseits beliebtes Thema. Es ist weder glamourös noch macht es Spaß und es dreht sich um eine zentrale Aktivität... Zahlenwälzen. Nichtsdestotrotz sind Budgets ein notwendiges Übel. Wenn sie gründlich, genau, gut organisiert und durchdacht geschätzt sind, sind sie so gut wie Gold.
Das Hauptziel eines Projektbudgets ist es, die Gesamtkosten eines gesamten Projekts zu schätzen. Es ist im Grunde ein formelles Dokument, das die Kostenschätzung eines bestimmten Projekts von Anfang bis Ende umreißt.
Projektbudgets sind manchmal eigenständig zu finden, können aber auch Teile von Projektmanagementplänen, Projektplänen und Projektstrukturplänen (PSP) sein, um nur einige zu nennen.
Wenn wir ehrlich sind, wissen wir alle, dass sich die meisten Projekte um Geld und Ressourcen drehen. Je mehr Geld Ihnen zur Verfügung steht, desto einfacher wird es in der Regel, ein erfolgreiches Projekt zu entwickeln. Das Projektbudgetmanagement ist aus diesem Grund unglaublich wichtig.
Machen Sie nicht den Fehler zu denken, dass Projektbudgets nur für komplexe Projekte notwendig sind. Das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Unabhängig von der Größe Ihres aktuellen Projekts werden Sie (und Ihre Finanzen) von der Erstellung eines durchdachten Projektbudgets profitieren.
Warum sind Projektbudgets so wichtig?
Projektbudgets sind aus so vielen Gründen wichtig. Der grundlegendste Grund ist, dass sich Projekte größtenteils um das Geld und die Ressourcen drehen, auf die sie Zugriff haben, wie oben erwähnt. Jeder Schritt Ihres Projekts erfordert unterschiedliche Mengen an Geld und Ressourcen und es ist wichtig zu wissen, dass Sie genug haben, um alles zu erreichen, was Sie brauchen.
Projektbudgets sind auch grundlegende Bestandteile der finanziellen Projektplanung in anderer Hinsicht. Zum Beispiel können Projektbudgets tatsächlich bei der Beschaffung zusätzlicher Mittel helfen. Wenn Ihr Projekt zu irgendeinem Zeitpunkt während seines Lebenszyklus mehr Ressourcen benötigt, hilft Ihnen ein gut organisiertes Projektbudget, diesen Bedarf Sponsoren und Stakeholdern zu präsentieren. Sie werden sehen wollen, wohin ihr Geld fließt und warum Sie es brauchen.
Projektbudgets sind auch großartige Werkzeuge für die Projektüberwachung und -steuerung. Sie helfen Ihnen und Ihrem Projektteam sicherzustellen, dass Sie in Bezug auf das Kostenmanagement im Soll bleiben und nicht zu viel ausgeben. Dies hilft Ihnen, böse Überraschungen oder unangenehme Erklärungen zu vermeiden, wenn Sie Ihr Projekt abschließen!
Wer ist für Projektbudgets verantwortlich?
Projektbudgets sind normalerweise formelle, hochrangige professionelle Dokumente. Infolgedessen sind Teamleiter und andere Personen mit einem gewissen Grad an Autorität in einem Projekt normalerweise für die Projektbudgetierung verantwortlich.
Personen wie Projektmanager, wichtige Stakeholder, Kunden und Projektsponsoren erstellen Projektbudgets normalerweise in den frühen Phasen des Lebenszyklus eines Projekts. Wenn der Budgetierungsprozess abgeschlossen ist, teilen sie ihre Arbeit mit Projektteams, Personalabteilungen und anderen Teammitgliedern.
Davon abgesehen gilt: Wo Geld ist, ist auch Macht!Die Verantwortung für das Projektbudget hängt weitgehend davon ab, woher das Geld kommt. Die Person, die das meiste Geld oder die meisten Ressourcen in ein bestimmtes Projekt einbringt, hat normalerweise das größte Mitspracherecht bei den Gesamtprojektkosten.
Wann ist der ideale Zeitpunkt, um ein Projektbudget zu erstellen?
Wie oben erwähnt, können Projekte nicht ohne Geld und Ressourcen stattfinden. Aus diesem Grund muss die Erstellung eines Projektbudgets gleich zu Beginn des Lebenszyklus eines Projekts erfolgen.Ein Projekt kann ohne ein Projektbudget einfach nicht existieren.
Denken Sie darüber so nach... Sie müssen wissen, womit Sie arbeiten. Unabhängig davon, ob Sie mit reichlich oder begrenzten Ressourcen arbeiten, ist ein genaues Bild dieser Ressourcen für die Projektplanung unerlässlich. Ein erfolgreiches Projekt in Vorbereitung sollte einen starken Projektplan that acts as a road map in its earliest stages. A project budget ensures that you have everything you need to account for every element of that plan.
Was sind die Schlüsselelemente von Projektbudgets?
Es gibt fast unzählige verschiedene Möglichkeiten, die Entwicklung eines Projektbudgets anzugehen. Typische Elemente hängen von den spezifischen Bedürfnissen eines bestimmten Projekts ab, aber die folgenden sind in den meisten Projektbudgetvorlagen zu finden:
Projektgrundlagen
Denken Sie an Details wie Projektname, Projektumfang, aktuelles Datum, Projektmanager, Projektsponsor, wichtige Stakeholder und Projektteammitglieder.
Projektaufgaben, -phasen & -meilensteine
Der Projektzeitplan ist wohl einer der schwierigsten Teile eines Projekts, der zusammengestellt werden muss, und ist unerlässlich, wenn es darum geht, genaue Schätzungen zu erstellen. Grundsätzlich muss Ihr Projekt in Aufgaben unterteilt werden, damit Sie und Ihr Team genau einschätzen können, wie viel Geld jede Aufgabe Sie kosten wird. Möglicherweise müssen Sie auch Unteraufgaben einbeziehen.
Budgetposten
Auch bekannt als Einzelposten, die am häufigsten gesehenen sind Arbeitskosten und Materialkosten. Arbeits- und Materialkosten fallen in fast jedem Projekt der Welt an und sind oft die teuersten. Andere Einzelposten hängen von den Variablen Ihres Projekts ab, z. B. Reisekosten.
Geschätzte Kosten vs. tatsächliche Kosten
Dies ermöglicht es Ihrem Team, die Genauigkeit Ihrer Budgetschätzung zu beurteilen, und hilft Ihnen, Budgets für ähnliche Projekte in der Zukunft zu erstellen.
Projektausgaben vs. Projekteinnahmen
Dieser Abschnitt ist nicht immer enthalten, kann aber sehr nützlich sein, wenn Ihr Projekt bereits eine Form von Einnahmen generiert oder erhält.
Einmalige vs. wiederkehrende Ausgaben
Auch dies hängt von der Art Ihres Projekts ab. Es kann jedoch nützlich sein, zwischen einmaligen Ausgaben (z. B. Kauf von Materialien) und wiederkehrenden Ausgaben (z. B. monatliche Dienstleistungen von einer Marketingagentur in Anspruch nehmen) zu unterscheiden.
Gängige Kostenkategorien für Projektbudgets
Abhängig von der Art Ihres Projekts gibt es so viele verschiedene Budgetposten und Kosten, die Sie möglicherweise berücksichtigen müssen. Hier sind einige der häufigsten (und bedeutendsten) Projektkosten:
Arbeitskosten
Auch bekannt als Personalkosten, bezieht sich dies auf alle Gebühren, die mit Mitarbeitern verbunden sind. Es umfasst auch Zeitarbeiter und Freiberufler, die an Ihrem Projekt arbeiten.
Materialkosten
Alle Materialgegenstände, die benötigt werden, um Ihr Projekt zum Leben zu erwecken.
Reisekosten
Wenn Ihr Projekt Reisen beinhaltet, umfasst dies alle damit verbundenen Kosten. Dies erstreckt sich auf Transportmittel, Unterkünfte, Mahlzeiten, Veranstaltungsgebühren und dergleichen.
Schulung & berufliche Weiterentwicklung
Jegliche spezielle Schulungen, Recherchen oder Studien, die von Teammitgliedern benötigt werden, um Ihr Projekt durchzuführen.
Professionelle Dienstleistungen
Anders als Personalkosten gilt diese Kategorie für spezialisierte Dienstleistungen, die extern vergeben werden, wie z. B. Rechtsberatung, Finanzberater, Marketingagenturen, Designstudios usw.
Ausrüstung & Technologie
Eng verwandt mit Materialkosten gilt diese Kategorie, wenn Sie wesentliche Änderungen, Upgrades oder Entwicklungen an Ihrer Ausrüstung und Technologie vornehmen müssen, um Ihr Projekt abzuschließen.
Notfallreserven
Es ist immer eine gute Idee, etwas mehr hinzuzufügen. Die meisten Projektteams fügen ihrem fertigen Budget 5-15 % hinzu, um etwaige Versäumnisse zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass das Gesamtbudget alle Projektaktivitäten abdeckt.
Bemerkenswerte indirekte Kosten
Dies berücksichtigt Kosten, die nicht direkt mit einem Projekt verbunden sind, aber dennoch eine Verbindung dazu haben. Indirekte Kosten sollten nur dann in Ihrem Projektbudget angegeben werden, wenn sie erheblich sind. Verwenden Sie mehr Stifte und Bleistifte, während Sie an Projektarbeiten arbeiten? Wahrscheinlich nicht signifikant. Zahlen Sie höhere Gehälter aufgrund von Überstunden? Signifikant.
Unsere kostenlose Projektbudgetvorlage
Wie Sie sehen, gibt es viele Elemente, die in eine effektive Projektbudgetvorlage einfließen. Anstatt sich Gedanken über die Entwicklung einer eigenen Vorlage in Excel oder einer anderen Projektmanagementsoftware machen zu müssen, warum probieren Sie nicht unsere kostenlose Projektbudgetvorlage unten aus?
Verzögern Sie es nicht und beginnen Sie mit diesen Kostenschätzungen. Unsere Vorlage ist einfach zu bedienen, mühelos anzupassen und für die Zusammenarbeit konzipiert. Sie werden es lieben, mit verschiedenen Teammitgliedern daran zu arbeiten, auch wenn diese remote sind. Sparen Sie sich die Kopfschmerzen bei der Entwicklung einer eigenen Vorlage, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen.
So schätzen Sie Ihr Projektbudget
Bei der Zusammenstellung eines Projektbudgets ist einer der schwierigsten Aspekte sicherzustellen, dass Ihre Preisschätzungen genau sind. Es gibt ein paar verschiedene Ansätze dafür, und sie alle haben ihre jeweiligen Vor- und Nachteile:
Bottom-up-Schätzung
Wenn Sie ein äußerst genaues Budget erstellen möchten, ist dies der richtige Weg. Der Nachteil ist, dass Sie mit einem hohen Detaillierungsgrad arbeiten müssen, damit es funktioniert. Grundsätzlich unterteilen Sie Ihr Projekt in Aufgaben, Phasen und Meilensteine, schätzen deren Kosten und addieren alles.
Top-down-Schätzung
Bei der Top-down-Budgetierung beginnen Sie mit einem festgelegten Budget und finden heraus, wie Sie es aufschlüsseln und von dort aus zuweisen können. Dieser Ansatz ist das Gegenteil der Bottom-down-Schätzung und hat daher entgegengesetzte Stärken und Schwächen. Es erfordert keine großen Zeitinvestitionen und kann effektiv als Basislinie verwendet werden, bietet aber in der Regel eine ziemlich grobe Budgetschätzung.
Analoge Schätzung
Dies ist eine ausgefallene Art zu sagen Schätzung basierend auf ähnlichen Projekten. Dies funktioniert besonders gut, wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind oder bereits über eine beträchtliche Erfahrung in der Projektmanagementwelt verfügen. Grundsätzlich verwenden Sie Daten und Informationen aus früheren ähnlichen Projekten, um die ungefähren Kosten Ihres aktuellen Projekts zu schätzen. Dieser Ansatz ist schnell und in der Regel recht allgemein, was ihn ideal für die frühen Phasen von Projektvorschlägen macht.
Parametrische Schätzung
Ähnlich wie bei der analogen Schätzung funktioniert dieser Ansatz am besten, wenn Sie über einen Hintergrund im Projektmanagement verfügen. Anders als bei der analogen Schätzung hängt die parametrische Schätzung jedoch von historischen Daten aus bestimmten Teilen verschiedener früherer Projekte ab. Wenn dies zusammen betrachtet und auf Ihr aktuelles Projekt angewendet wird, ergibt sich eine genaue Kostenschätzung.
Drei-Punkte-Schätzung
Dieser Ansatz kann allein oder in Verbindung mit einigen der oben genannten Techniken verwendet werden. Es beinhaltet die Bestimmung eines Best-Case-Szenarios, eines Worst-Case-Szenarios und eines realistischen Fall-Szenarios for your project budget and presenting that to your project team. There's a lot of variety with three-point estimation approaches, but they typically go over well because they're based on transparency and take different eventualities into account.
6 Top-Tipps für die Erstellung eines großartigen Projektbudgets
1. Extern beraten
Wenn Sie noch nicht an ähnlichen früheren Projekten gearbeitet haben oder nicht viel persönliche Erfahrung in der Branche Ihres Projekts haben, ist es eine gute Idee, historische Daten und andere erfahrene Fachleute zu konsultieren, wenn Sie an einem Projektbudget arbeiten.
Erfahrung ist der beste Lehrer. Wenn Sie also versuchen, die Marketing costs for your project, reach out to a marketing professional in your community and ask them what their thoughts are. Odds are that their estimation will be more accurate than yours!
2. Frühzeitig priorisieren
Dies gilt insbesondere, wenn Sie mit einem geringeren Budget oder begrenzteren Ressourcen arbeiten. Es ist eine gute Idee, Ihre größten Budgetprioritäten frühzeitig in Ihrem Projekt festzulegen. Stellen Sie sich Fragen wie "Was sind die wichtigsten Aspekte dieses Projekts?" und "Wenn wir nur für einen Teil dieses Projekts protzen, welcher sollte es sein?" Dies wird Ihnen helfen, das richtige Budget zu bestimmen und Ihren Projektplanungsprozess zu unterstützen.
3. Bleiben Sie offen für Veränderungen
Es ist wichtig, frühzeitig im Planungsprozess ein genaues Projektbudget zu erstellen, aber stellen Sie sicher, dass es dynamisch bleibt. Scheuen Sie sich nicht, Elemente hinzuzufügen oder zu ändern, während Sie vorankommen. Wenn Sie eine Projektbudgetvorlage like ours, it's easy to make updates in real-time and incorporate any changes that might come up into one central budgeting document.
4. Halten Sie alles auf dem neuesten Stand
Wie oben erwähnt, unterliegen Projektbudgets oft Änderungen... und das ist in Ordnung! Wenn Sie jedoch Änderungen an Ihrem Budget vornehmen, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Mitglieder Ihres Projektteams informiert sind. Wenn Sie ein zentrales Projektbudgetdokument haben (Hinweis: Sie sollten), stellen Sie sicher, dass es immer mit den neuesten Informationen aktualisiert wird.
5. Verwenden Sie eine Vorlage
Die Zusammenstellung eines Projektbudgets kann entmutigend sein, insbesondere wenn Sie noch nie ein ähnliches erstellt haben. Wenn Sie sich überfordert fühlen, ist der beste Rat, den wir Ihnen geben können, eine kostenlose Vorlage wie diese hier You'll save time and have a great basis to work off of.
6. Kennen Sie Ihr Projekt in- und auswendig
Wenn es um die Entwicklung eines Projektbudgets geht, ist der wichtigste Faktor bei der Entwicklung einer genauen Kostenschätzung, Ihr Projekt so gut wie möglich zu kennen. Je mehr Details Sie haben, desto einfacher wird es für Sie, fundierte Kostenschätzungen zu erstellen und letztendlich ein präzises Projektbudget zusammenzustellen.
Ein ausgezeichnetes Projektbudget ist Gold wert
Projektbudgets sind nicht die aufregendsten Teile des Projektplanungsprozesses, aber sie sind unglaublich nützlich. Wenn sie gut gemacht sind, sind sie Gold wert. Sie helfen, Projektkosten genau zu schätzen, erleichtern die Planung, Priorisierung und Ressourcenallokation, unterstützen die Projektüberwachung und dienen als Werkzeuge, um bei Bedarf zusätzliche Mittel zu sichern.
Vertrauen Sie uns, wenn Sie die Zeit investieren, die erforderlich ist, um ein großartiges Budget zusammenzustellen, werden Sie für den Rest Ihres Projekts die Früchte ernten. Verwenden Sie diesen Leitfaden als Referenz, auf die Sie zurückgreifen können, und es ist für Sie unmöglich, etwas falsch zu machen.
