Wie man eine Executive Summary schreibt: 7 Wege

In den 1960er Jahren zog ein leiser Wandel durch die Büros und Vorstandsetagen.

Mit dem Wachstum der Organisationen wuchs auch ihr Papierkram. Führungskräfte fanden sich in Berichten und Memos begraben.

Hier kommt die Executive Summary ins Spiel.

Ihre Ursprünge sind unklar, aber Mitte der 60er Jahre gewann sie an Bedeutung. Die US-Regierung spielte eine Rolle. Es kursieren Geschichten, dass Präsident Johnson einseitige Zusammenfassungen langer Memos verlangte. Die Idee setzte sich durch.

Wirtschaftshochschulen wurden aufmerksam. Sie begannen, die Kunst der Destillation zu lehren. Wie man Seiten von Daten und Analysen zu Kernpunkten verdichtet. Eine Fähigkeit, die im Geschäftsleben genauso entscheidend ist wie jede andere. Das Konzept war einfach: Entscheidungsträgern die wichtigsten Punkte sofort präsentieren. Kein unnötiges Geschwätz. Nur Fakten.

Diese Highlights der Executive Summary sind unerlässlich, um Kernpunkte und wichtige Schlussfolgerungen zusammenzufassen und die Informationen klar und ansprechend zu gestalten.

Doch Einfachheit ist eine Herausforderung, oder wie Mark Twain es ausdrückte: „Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also schrieb ich einen langen.“

Die perfekte Zusammenfassung zu schreiben, wurde zu einer Fähigkeit. Wie kann man kurz und doch gründlich sein? Ansprechend und doch professionell? Wie fasst man einen 100-seitigen Bericht auf einer Seite zusammen? Diese Fragen stellen Autoren auch heute noch vor Herausforderungen. Was uns zu dem Punkt bringt: Wie schreibt man eine effektive Executive Summary?

Wir verraten es Ihnen.

Was ist eine Executive Summary?

Eine Executive Summary ist eine kurze Übersicht, die die wichtigsten Punkte eines längeren Dokuments zusammenfasst. Stellen Sie sich eine Executive Summary als das Highlight-Reel Ihres Dokuments vor. Es ist die schnelle, prägnante Übersicht, die vielbeschäftigten Entscheidungsträgern die Kernpunkte liefert, ohne den vollständigen Bericht durchlesen zu müssen.

Das macht eine gute Executive Summary aus:

• Sie ist kurz und prägnant – meist nur 1 Seite oder weniger
• Sie konzentriert sich auf die wichtigsten Punkte
• Sie bietet klare, umsetzbare Erkenntnisse

Im Gegensatz zu anderen Zusammenfassungen geht es bei einer Executive Summary darum, Führungskräften zu helfen, schnell kluge Entscheidungen zu treffen. Sie ist nicht nur eine Zusammenfassung, sondern ein Werkzeug zum Handeln.

Wenn Sie eine Executive Summary erstellen, konzentrieren Sie sich auf die Struktur. Verwenden Sie klare Überschriften, Aufzählungspunkte für die wichtigsten Erkenntnisse und Fettdruck für hervorstehende Informationen. Dieser Ansatz macht Ihre Zusammenfassung scannbar und leicht verständlich, selbst für die vielbeschäftigsten Führungskräfte.

Denken Sie daran, eine gut formulierte Executive Summary ist nicht nur informativ – sie ist der Ausgangspunkt für fundierte Entscheidungen und fokussierte Diskussionen. Es ist Ihre Chance, komplexe Ideen einfach und umsetzbar zu machen.

Die Struktur einer Executive Summary

Das finden Sie typischerweise:

1. Problemstellung: Welches große Problem gehen wir an? Hier legen Sie die Herausforderung klar und unmissverständlich dar. Das Verständnis der Unternehmensziele ist entscheidend, um das Problem klar zu definieren und die Zusammenfassung an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten.
2. Wichtige Erkenntnisse: Was haben wir entdeckt? Heben Sie die aufschlussreichsten Erkenntnisse Ihrer Arbeit hervor. Das sind die „Aha!“-Momente, die Aufmerksamkeit erregen werden.
3. Empfehlungen: Was sollten wir dagegen tun? Bieten Sie praktische, umsetzbare Schritte an. Hier zeigen Sie, wie Erkenntnisse in Ergebnisse umgewandelt werden können.

Auch wenn die genaue Struktur je nach Fachgebiet oder Dokumenttyp etwas variieren kann, sind diese Kernelemente Ihr Leitstern: Problem, Erkenntnisse und Empfehlungen.

Wer schreibt Executive Summaries?

Executive Summaries werden in der Regel von den treibenden Kräften in einer Organisation erstellt – denken Sie an Projektmanager, Business Analysts, persönliche Assistenten oder die Führungskräfte selbst. Das Managementteam spielt eine entscheidende Rolle dabei, sicherzustellen, dass wichtige Projektinformationen effektiv an die Stakeholder kommuniziert werden. Das Geheimnis? Die Fähigkeit, komplexe Informationen auf den Punkt zu bringen, klar zu kommunizieren und wirklich zu verstehen, was das Geschäft antreibt.

Die Zielgruppe

Executive Summaries sind maßgeschneidert für leitende Führungskräfte und Entscheidungsträger. Diese Personen haben wenig Zeit, legen aber großen Wert auf Wirkung. Sie benötigen die entscheidenden Informationen, und zwar sofort. Deshalb ist es wichtig, Ihre Zielgruppe zu kennen. Sprechen Sie ihre Sprache, gehen Sie auf ihre Bedenken ein, und Sie werden ihre Aufmerksamkeit haben.

Vorteile einer Executive Summary

Eine Executive Summary ist ein entscheidender Bestandteil jedes Geschäftsplans, Angebots oder Berichts. Sie bietet eine prägnante Übersicht über die Hauptpunkte, sodass Leser die wichtigsten Erkenntnisse schnell verstehen und fundierte Entscheidungen treffen können. Hier sind einige der herausragenden Vorteile:

• Zeitersparnis: Zeit ist ein kostbares Gut. Eine Executive Summary spart Lesern Zeit, indem sie das Wesentliche eines vollständigen Berichts in einer kurzen Übersicht zusammenfasst. Dies ermöglicht Entscheidungsträgern, die Kernpunkte zu erfassen, ohne sich durch seitenlange Details wühlen zu müssen.
• Erhöhtes Engagement: Eine gut geschriebene Executive Summary kann die Aufmerksamkeit des Lesers von Anfang an fesseln. Indem Sie die überzeugendsten Informationen vorab präsentieren, ermutigen Sie die Leser, tiefer in den vollständigen Bericht einzutauchen.
• Verbessertes Verständnis: Komplexe Berichte können überwältigend sein. Eine Executive Summary hilft, indem sie die Hauptpunkte und wichtigsten Erkenntnisse hervorhebt, was es den Lesern erleichtert, den vollständigen Bericht zu verstehen. Sie dient als Fahrplan, der sie durch den detaillierten Inhalt führt.
• Erhöhte Glaubwürdigkeit: Eine ausgefeilte, gut geschriebene Executive Summary kann Ihre Glaubwürdigkeit etablieren und Ihre Expertise demonstrieren. Dies ist besonders wichtig bei der Suche nach Finanzierung oder Investitionen, da es zeigt, dass Sie das Thema klar verstehen und effektiv kommunizieren können.

Wesentliche Elemente einer Executive Summary

Das Erstellen einer effektiven Executive Summary erfordert mehr als nur das Zusammenfassen eines Dokuments. Es erfordert eine sorgfältige Berücksichtigung mehrerer Schlüsselelemente:

• Klare und prägnante Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon oder technische Begriffe, die Leser verwirren könnten. Ihr Ziel ist es, komplexe Ideen auf einfache Weise zu kommunizieren.
• Wichtige Erkenntnisse: Heben Sie die Hauptpunkte und wichtigsten Erkenntnisse des Berichts hervor. Dies sind die Einblicke, die die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf sich ziehen und die Grundlage für Ihre Empfehlungen bilden werden.
• Zielgruppe: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und passen Sie Sprache und Inhalt entsprechend an. Wenn Sie wissen, wer Ihre Zusammenfassung lesen wird, können Sie deren spezifische Bedürfnisse und Anliegen ansprechen.
• Unternehmensbeschreibung: Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen, einschließlich seiner Mission, Werte und Ziele. Dieser Kontext hilft den Lesern, die Perspektive zu verstehen, aus der der Bericht verfasst wurde.
• Marktanalyse: Fügen Sie eine kurze Marktanalyse bei, die den Zielmarkt, den Wettbewerb und Markttrends hervorhebt. Dies zeigt, dass Ihre Empfehlungen auf einem fundierten Verständnis der Marktlandschaft basieren.
• Kernpunkte: Fassen Sie die Kernpunkte und wichtigsten Erkenntnisse des Berichts zusammen. Dies hilft den Lesern, die wichtigsten Informationen schnell zu erfassen.
• Handlungsaufforderung: Beenden Sie mit einer klaren Handlungsaufforderung, die die nächsten Schritte oder Empfehlungen skizziert. Dies gibt Orientierung und ermutigt die Leser, auf die präsentierten Informationen zu reagieren.

5 Wege, eine Executive Summary zu schreiben

1. Nutzen Sie kostenlose KI-Tools wie ChatGPT/Gemini oder eine kostenlose Vorlage für Executive Summaries

Schritt 1: Kopieren Sie Ihr Hauptdokument oder die wichtigsten Punkte. Schritt 2: Öffnen Sie ChatGPT oder Gemini. Schritt 3: Fordern Sie die KI auf mit „Erstellen Sie eine prägnante Executive Summary aus diesem Text, die sich auf das Problem, die wichtigsten Erkenntnisse und Empfehlungen konzentriert: [fügen Sie Ihren Inhalt ein]“ Schritt 4: Überprüfen und verfeinern Sie die von der KI generierte Zusammenfassung.

Tipp: Überprüfen und verifizieren Sie immer von KI generierte Inhalte. KI kann Fehler machen oder Informationen falsch interpretieren.

Erwägen Sie außerdem die Verwendung einer kostenlosen Vorlage für Executive Summaries, um wesentliche Informationen effektiv darzustellen. Diese Vorlagen können heruntergeladen werden und sind wertvolle Ressourcen für das Projektmanagement und die Verbesserung der Glaubwürdigkeit und des Engagements Ihrer Berichte.

2. Machen Sie sich Notizen und folgen Sie dieser Struktur manuell

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihr vollständiges Dokument oder Projektdetails details.
Step 2: Identify the main problem or challenge. (e.g., "Decreasing customer retention")
Step 3: List key findings or insights. (e.g., "67% of churned customers cited poor customer service")
Step 4: Formulate actionable recommendations. (e.g., "Implement a 24/7 customer support system")
Step 5: Write a concise summary following the problem-findings-recommendations structure.
Step 6: Edit for clarity and brevity. For this step, I use hemingwayapp.com to check for content's readability.

Tipp: Verwenden Sie eine Vorlage oder Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle wesentlichen Elemente konsistent abdecken.

3. Legen Sie Ihre groben Besprechungs-/Projektnotizen in Slite ab und fragen Sie die KI

Step 1: Organize your notes in Slite, using headers and bullet points for clarity.
Step 2: Use Slite's AI feature to generate a summary.
Step 3: Review the AI-generated summary.
Step 4: Refine and customize the summary as needed.

Tipp: Gut organisierte Notizen führen zu besseren KI-generierten Zusammenfassungen. Verwenden Sie die Tagging- und Verknüpfungsfunktionen von Slite, um verwandte Informationen zu verbinden.

4. Verwenden Sie eine Meeting-Notizen-App wie tl;dv oder Grain

Step 1: Obtain consent from all participants to record the meeting.
Step 2: Record your meeting using tl;dv or Grain.
Step 3: Let the app transcribe and summarize the meeting.
Step 4: Review the auto-generated summary.
Step 5: Edit and refine the summary to fit executive summary format.
Step 6: Share the summary with stakeholders and invite comments or revisions.

Tipp: Diese Apps ermöglichen es oft, Clips von Schlüsselmomenten zu erstellen. Nutzen Sie diese Funktion, um entscheidende Punkte in Ihrer Zusammenfassung hervorzuheben.

5. Automatisieren Sie Executive Summaries für Meetings

Schritt 1: Wählen Sie einen KI-gestützten Meeting-Assistenten (z.B. Otter.ai, Fireflies.ai).
Step 2: Set up the tool to join your meetings automatically.
Step 3: Configure summary settings to focus on key points and action items.
Step 4: After each meeting, review and edit the auto-generated summary.
Step 5: Share the refined summary with stakeholders.
Step 6: Integrate the tool with your project management software to automatically create tasks from action items.

Tipp: Erstellen Sie verschiedene Automatisierungseinstellungen für unterschiedliche Meeting-Typen (z.B. Strategie-Meetings, tägliche Stand-ups), um sicherzustellen, dass relevante Informationen erfasst werden.

6. Verwenden Sie MS Copilot oder Gemini in Ihrem Unternehmens-Arbeitsbereich

Step 1: Check if your company has licensed MS Copilot or Gemini for workspace use.
Step 2: Access the AI tool through your company's approved channels.
Step 3: Use prompts similar to those for free AI tools, but leverage integration with your company's data for more relevant summaries.
Step 4: Review and refine the AI-generated summary, ensuring it aligns with company guidelines.

Tipp: Diese Unternehmens-KI-Tools bieten oft eine bessere Datensicherheit. Verwenden Sie sie für sensible Informationen, die nicht in kostenlose, öffentliche KI-Tools eingegeben werden sollten.

Tipps zum Erstellen hervorragender Executive Summaries

Denken Sie daran, Sie schreiben für die geschäftigsten Personen im Raum. Ihr Ziel? Ihr Leben einfacher machen. So geht's:

Halten Sie es einfach, Sonnenschein

Jargon ist der Feind der Klarheit. Verzichten Sie auf komplexe Begriffe und sprechen Sie in einfacher Sprache. Wenn Ihre Großmutter es nicht verstehen würde, ist es Zeit, es neu zu formulieren.

Denken Sie an Ihr Publikum – es jongliert mit mehreren Verantwortlichkeiten und hat keine Zeit, komplexe Terminologie zu entschlüsseln. Verwenden Sie alltägliche Sprache, um komplexe Ideen zu erklären. Anstatt zum Beispiel zu sagen „Wir müssen unseren Kundenakquisitions-Funnel optimieren“, versuchen Sie „Wir müssen es den Menschen leichter machen, unsere Kunden zu werden.“

Spielen Sie das „Na und?“-Spiel

Die "Na und?"-Technik hilft Ihnen, sich auf Relevanz und Wirkung zu konzentrieren. Fragen Sie sich nach jedem Punkt, den Sie machen, selbst Diese einfache Frage zwingt Sie dazu, zu artikulieren, warum die Information wichtig ist.

Wenn Sie zum Beispiel sagen: „Unser Website-Traffic ist um 50 % gestiegen“, folgen Sie dem „Na und?“ – „Dies führte zu einem Anstieg der Leads um 30 %, was unseren Umsatz in diesem Quartal potenziell um 500.000 US-Dollar steigern könnte.“ Fragen Sie weiter, bis Sie die wahre Bedeutung jedes Punktes erfasst haben.

Nutzen Sie das Pyramidenprinzip

Das Pyramidenprinzip ist eine Kommunikationsstrategie, die mit der Hauptbotschaft beginnt und diese mit Schlüsselpunkten untermauert. Es ist, als würde man zuerst das Dessert servieren – geben Sie ihnen das Beste zuerst.

Strukturieren Sie Ihre Zusammenfassung wie folgt:

• Hauptschlussfolgerung oder Empfehlung
• Drei wichtige unterstützende Argumente
• Daten oder Beweise, die jedes Argument untermauern

Dieser Ansatz ermöglicht es vielbeschäftigten Führungskräften, das Wesentliche schnell zu erfassen und zu entscheiden, ob sie tiefer eintauchen müssen.

Verwenden Sie die BLUF-Technik

BLUF steht für „Bottom Line Up Front“ (Das Wichtigste zuerst). Es ist eine militärische Kommunikationstechnik, die die wichtigsten Informationen priorisiert.

Beginnen Sie Ihre Zusammenfassung mit der Schlussfolgerung oder der Hauptempfehlung. Zum Beispiel: „Wir empfehlen, unser Marketingbudget um 15 % zu erhöhen, um aufkommende Marktchancen zu nutzen.“ Fügen Sie dann die unterstützenden Details hinzu. Dieser Ansatz respektiert die Zeit Ihres Lesers und hilft ihm, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Holen Sie sich frische Augen

Peer-Review ist nicht nur für wissenschaftliche Arbeiten. Bitten Sie einen Teamkollegen, Ihre Zusammenfassung zu überprüfen. Er kann unschätzbare Einblicke bieten und Dinge erkennen, die Sie möglicherweise übersehen haben.

Wenn Sie um Feedback bitten, seien Sie spezifisch:

• Ist die Hauptbotschaft klar?
• Gibt es verwirrende Punkte?
• Bietet die Zusammenfassung genügend Kontext?
• Gibt es unnötige Informationen?

Dieser Prozess verbessert nicht nur Ihre Zusammenfassung, sondern stellt auch sicher, dass sie für jemanden verständlich ist, der nicht tief in das Projekt involviert war.

Machen Sie es scannbar

Scannbarkeit bezieht sich darauf, wie leicht Leser Ihr Dokument überfliegen und dennoch die wichtigsten Punkte erfassen können. In der heutigen schnelllebigen Welt ist dies ein entscheidender Aspekt effektiver Kommunikation.

Verwenden Sie diese Techniken, um die Scannbarkeit zu verbessern:

• Aufzählungspunkte für Listen
• Kurze Absätze (max. 3-4 Zeilen)
• Wichtige Phrasen oder Kernaussagen fett hervorheben
• Unterüberschriften zur Gliederung von Abschnitten
• Diagramme oder Grafiken für komplexe Daten

Denken Sie daran, eine gute Executive Summary ist wie ein guter Espresso – kurz, stark und erledigt die Arbeit. Sie respektiert die Zeit Ihrer Leser und gibt ihnen gleichzeitig alle wichtigen Informationen, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.

Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt

Selbst erfahrene Fachleute können beim Verfassen einer Executive Summary stolpern. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Zu viele Details: Eine Executive Summary sollte prägnant und auf den Punkt sein. Vermeiden Sie die Versuchung, jedes Detail aus dem vollständigen Bericht aufzunehmen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen.
• Verwendung von Jargon oder Fachbegriffen: Klare und prägnante Sprache ist der Schlüssel. Vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die die Leser verwirren könnten. Verwenden Sie stattdessen eine einfache Sprache, die leicht zu verstehen ist.
• Zielgruppe nicht identifizieren: Passen Sie Ihre Executive Summary an Ihre Zielgruppe an. Berücksichtigen Sie ihre Bedürfnisse und Anliegen und stellen Sie sicher, dass der Inhalt für sie relevant und ansprechend ist.
• Keine klare Handlungsaufforderung: Eine Executive Summary sollte nicht nur informieren, sondern auch leiten. Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu, in der die nächsten Schritte oder Empfehlungen aufgeführt sind. Dies hilft den Lesern zu verstehen, was sie mit den Informationen anfangen sollen.
• Kein Korrekturlesen: Fehler können Ihre Glaubwürdigkeit untergraben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Executive Summary gut geschrieben und fehlerfrei ist. Lesen Sie sie sorgfältig Korrektur, bevor Sie Ihr Dokument fertigstellen.

Indem Sie diese häufigen Fallstricke vermeiden, können Sie eine Executive Summary erstellen, die klar, prägnant und überzeugend ist und sie zu einem unschätzbaren Werkzeug für Entscheidungsträger macht.

Letzter Ratschlag

Executive Summaries sind Werkzeuge zum Handeln. Sie helfen Führungskräften, schnell Entscheidungen zu treffen. Eine gute Zusammenfassung nimmt komplexe Informationen und macht sie klar. Sie zeigt, was wichtig ist und warum.

Das Verfassen dieser Zusammenfassungen ist eine Fähigkeit, die Sie verbessern können. Jedes Mal, wenn Sie eine schreiben, lernen Sie, das Wichtige zu erkennen. Sie werden besser darin, schwierige Ideen auf einfache Weise zu erklären. Dies hilft in allen Arbeitsbereichen, nicht nur beim Verfassen von Zusammenfassungen.

Der Schlüssel ist, darüber nachzudenken, wer Ihre Zusammenfassung lesen wird. Was müssen sie wissen? Was können sie mit diesen Informationen anfangen? Ihre Aufgabe ist es, die Punkte für sie zu verbinden.

Denken Sie daran, dass eine Zusammenfassung nicht nur ein kürzerer Text ist. Es ist eine neue Art, Ideen zu präsentieren. Sie sollte eine Geschichte über ein Problem, Ihre Erkenntnisse und die nächsten Schritte erzählen. Diese Geschichte sollte leicht zu verfolgen und zu merken sein.

Während Sie üben, werden Sie Muster erkennen, wie Informationen zusammenpassen. Sie lernen, überflüssige Wörter und Ideen zu streichen. Das macht Ihr Schreiben stärker, nicht nur in Zusammenfassungen, sondern in all Ihrer Arbeit.

Am Ende bewirkt eine gute Executive Summary mehr als nur Zeitersparnis. Sie prägt, wie Menschen über ein Thema denken. Sie kann Meinungen ändern und zu neuen Handlungen führen. Deshalb lohnt es sich, sie gut zu beherrschen.

Wenn Sie also Ihre nächste Zusammenfassung schreiben, denken Sie über ihren Zweck nach. Wie können Sie sie klar machen? Wie können Sie sie nützlich machen? Wenn Sie sich auf diese Fragen konzentrieren, werden sich Ihre Zusammenfassungen verbessern. Und damit auch Ihre Fähigkeit, große Ideen in allen Bereichen Ihrer Arbeit zu kommunizieren.

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