Wie man eine Executive Summary schreibt: 5 Wege

In den 1960er Jahren vollzog sich in den Sitzungssälen der Büros ein stiller Wandel.

Mit dem Wachstum der Unternehmen wuchs auch ihr Papierkram. Führungskräfte sahen sich unter Berichten und Memos begraben.

Auftritt der Executive Summary.

Ihre Ursprünge sind unklar, aber Mitte der 60er Jahre gewann sie an Bedeutung. Die US-Regierung spielte eine Rolle. Es kursieren Geschichten über Präsident Johnson, der einseitige Zusammenfassungen langer Memos verlangte. Die Idee setzte sich durch.

Wirtschaftshochschulen wurden aufmerksam. Sie begannen, die Kunst der Destillation zu lehren. Wie man Seiten mit Daten und Analysen in Kernaussagen komprimiert. Eine Fähigkeit, die in der Wirtschaft genauso wichtig ist wie jede andere. Das Konzept war einfach: Entscheidungsträgern die wichtigsten Punkte im Voraus geben. Kein Schnickschnack. Nur Fakten.

Diese Highlights der Executive Summary sind unerlässlich, um wichtige Punkte und wesentliche Schlussfolgerungen zusammenzufassen und die Informationen klar und ansprechend zu gestalten.

Aber Einfachheit ist eine Herausforderung, oder wie Mark Twain es ausdrückte: „Ich hatte keine Zeit, einen kurzen Brief zu schreiben, also schrieb ich stattdessen einen langen.“

Das Verfassen der perfekten Zusammenfassung wurde zu einer Fähigkeit. Wie kann man kurz und doch gründlich sein? Fesselnd und doch professionell? Wie erfasst man einen 100-seitigen Bericht auf einer Seite? Diese Fragen stellen sich Autoren auch heute noch. Was uns zu der Frage bringt: Wie schreibt man eine effektive Executive Summary?

Wir sagen es Ihnen.

Was ist eine Executive Summary?

Eine Executive Summary ist eine kurze Übersicht, die die wichtigsten Punkte eines längeren Dokuments zusammenfasst. Stellen Sie sich eine Executive Summary als den Highlight-Reel Ihres Dokuments vor. Es ist die schnelle, knackige Übersicht, die vielbeschäftigten Entscheidungsträgern die wichtigsten Punkte vermittelt, ohne in den vollständigen Bericht einzutauchen.

Das macht eine gute Executive Summary aus:

• Sie ist kurz und bündig - normalerweise nur 1 Seite oder weniger
• Sie konzentriert sich auf die wichtigsten Punkte
• Sie bietet klare, umsetzbare Erkenntnisse

Im Gegensatz zu anderen Zusammenfassungen geht es bei einer Executive Summary darum, Führungskräften zu helfen, schnell kluge Entscheidungen zu treffen. Sie ist nicht nur eine Zusammenfassung, sondern ein Werkzeug für Maßnahmen.

Wenn Sie eine Executive Summary erstellen, konzentrieren Sie sich auf die Struktur. Verwenden Sie klare Überschriften, Aufzählungspunkte für wichtige Erkenntnisse und Fettdruck für herausragende Informationen. Dieser Ansatz macht Ihre Zusammenfassung auch für die vielbeschäftigsten Führungskräfte übersichtlich und leicht verdaulich.

Denken Sie daran, dass eine gut formulierte Executive Summary nicht nur informativ ist, sondern auch das Sprungbrett für fundierte Entscheidungen und gezielte Diskussionen. Sie ist Ihre Chance, komplexe Ideen einfach und umsetzbar zu machen.

Die Struktur einer Executive Summary

Folgendes finden Sie in der Regel:

1. Problemstellung: Was ist das große Problem, das wir angehen? Hier legen Sie die Herausforderung in klaren, schnörkellosen Worten dar. Das Verständnis der Unternehmensziele ist entscheidend, um das Problem klar zu definieren und die Zusammenfassung an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten.
2. Wichtigste Erkenntnisse: Was haben wir entdeckt? Heben Sie die aufschlussreichsten Erkenntnisse aus Ihrer Arbeit hervor. Das sind die „Aha!“-Momente, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.
3. Empfehlungen: Was sollen wir dagegen tun? Bieten Sie praktische, umsetzbare Schritte an. Hier zeigen Sie, wie Sie Erkenntnisse in Ergebnisse umwandeln.

Die genaue Struktur kann zwar je nach Fachgebiet oder Dokumenttyp etwas variieren, aber diese Kernelemente sind Ihr Nordstern: Problem, Erkenntnisse und Empfehlungen.

Wer schreibt Executive Summaries?

Executive Summaries werden in der Regel von den Machern und Schüttlern in einem Unternehmen verfasst - denken Sie an Projektmanager, Business-Analysten, persönliche Assistenten oder Führungskräfte selbst. Das Managementteam spielt eine entscheidende Rolle, um sicherzustellen, dass wichtige Projektinformationen effektiv an die Stakeholder kommuniziert werden. Die Geheimzutat? In der Lage zu sein, komplexe Informationen herunterzubrechen, zu kommunizieren mit kristallklarer Klarheit und wirklich zu verstehen, was das Geschäft ausmacht.

Die Zielgruppe

Executive Summaries sind maßgeschneidert für leitende Angestellte und Entscheidungsträger. Diese Leute haben wenig Zeit, aber eine große Wirkung. Sie brauchen die wichtigsten Informationen, und zwar gestern. Deshalb ist es wichtig, seine Zielgruppe zu kennen. Sprechen Sie ihre Sprache, gehen Sie auf ihre Bedenken ein, und Sie werden ihre Aufmerksamkeit haben.

Vorteile einer Executive Summary

Eine Executive Summary ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Businessplans, Vorschlags oder Berichts. Sie bietet einen prägnanten Überblick über die wichtigsten Punkte, sodass die Leser die wichtigsten Erkenntnisse schnell verstehen und fundierte Entscheidungen treffen können. Hier sind einige der herausragenden Vorteile:

• Zeitersparnis: Zeit ist ein kostbares Gut. Eine Executive Summary spart den Lesern Zeit, indem sie die Essenz eines vollständigen Berichts in einer kurzen Übersicht zusammenfasst. Dies ermöglicht es Entscheidungsträgern, die wichtigsten Punkte zu erfassen, ohne sich durch seitenlange Details zu wühlen.
• Erhöhtes Engagement: Eine gut geschriebene Executive Summary kann die Aufmerksamkeit des Lesers von Anfang an fesseln. Indem Sie die überzeugendsten Informationen im Voraus präsentieren, regen Sie die Leser an, tiefer in den vollständigen Bericht einzutauchen.
• Verbessertes Verständnis: Komplexe Berichte können überwältigend sein. Eine Executive Summary hilft, indem sie die wichtigsten Punkte und wichtigsten Erkenntnisse hervorhebt und es den Lesern erleichtert, den vollständigen Bericht zu verstehen. Sie fungiert als Fahrplan, der sie durch den detaillierten Inhalt führt.
• Erhöhte Glaubwürdigkeit: Eine ausgefeilte, gut geschriebene Executive Summary kann Ihre Glaubwürdigkeit stärken und Ihr Fachwissen demonstrieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Finanzierung oder Investition suchen, da es zeigt, dass Sie das Thema klar verstehen und es effektiv kommunizieren können.

Wesentliche Elemente einer Executive Summary

Das Verfassen einer effektiven Executive Summary erfordert mehr als nur das Zusammenfassen eines Dokuments. Es erfordert die sorgfältige Berücksichtigung mehrerer Schlüsselelemente:

• Klare und prägnante Sprache: Vermeiden Sie Fachjargon oder Fachbegriffe, die die Leser verwirren könnten. Ihr Ziel ist es, komplexe Ideen auf einfache Weise zu kommunizieren.
• Wichtigste Erkenntnisse: Heben Sie die wichtigsten Punkte und wichtigsten Erkenntnisse des Berichts hervor. Dies sind die Erkenntnisse, die die Aufmerksamkeit Ihrer Leser auf sich ziehen und die Grundlage für Ihre Empfehlungen bilden.
• Zielgruppe: Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe und passen Sie die Sprache und den Inhalt entsprechend an. Wenn Sie wissen, wer Ihre Zusammenfassung lesen wird, können Sie auf deren spezifische Bedürfnisse und Bedenken eingehen.
• Unternehmensbeschreibung: Geben Sie einen kurzen Überblick über Ihr Unternehmen, einschließlich seiner Mission, Werte und Ziele. Dieser Kontext hilft den Lesern, die Perspektive zu verstehen, aus der der Bericht geschrieben wurde.
• Marktanalyse: Fügen Sie eine kurze Marktanalyse hinzu, in der Sie den Zielmarkt, den Wettbewerb und die Markttrends hervorheben. Dies zeigt, dass Ihre Empfehlungen auf einem soliden Verständnis der Marktlandschaft basieren.
• Wichtige Punkte: Fassen Sie die wichtigsten Punkte und wichtigsten Erkenntnisse des Berichts zusammen. Dies hilft den Lesern, die wichtigsten Informationen schnell zu erfassen.
• Handlungsaufforderung: Schließen Sie mit einer klaren Handlungsaufforderung ab, in der Sie die nächsten Schritte oder Empfehlungen umreißen. Dies gibt eine Richtung vor und ermutigt die Leser, auf die präsentierten Informationen zu reagieren.

5 Wege, eine Executive Summary zu schreiben

1. Verwenden Sie kostenlose KI-Tools wie ChatGPT/Gemini oder eine kostenlose Executive Summary-Vorlage

Schritt 1: Kopieren Sie Ihr Hauptdokument oder Ihre wichtigsten Punkte. Schritt 2: Öffnen Sie ChatGPT oder Gemini. Schritt 3: Geben Sie der KI die Anweisung: „Erstellen Sie eine prägnante Executive Summary aus diesem Text, die sich auf das Problem, die wichtigsten Erkenntnisse und die Empfehlungen konzentriert: [fügen Sie Ihren Inhalt ein]“ Schritt 4: Überprüfen und verfeinern Sie die KI-generierte Zusammenfassung.

Tipp: Überprüfen und verifizieren Sie immer KI-generierte Inhalte. KI kann Fehler machen oder Informationen falsch interpretieren.

Erwägen Sie außerdem die Verwendung einer kostenlosen Executive Summary-Vorlage, um wichtige Informationen effektiv darzustellen. Diese Vorlagen können heruntergeladen werden und sind wertvolle Ressourcen für das Management von Projekten und die Verbesserung der Glaubwürdigkeit und des Engagements Ihrer Berichte.

2. Machen Sie sich Notizen und folgen Sie dieser Struktur manuell

Schritt 1: Überprüfen Sie Ihr vollständiges Dokument oder Ihre Projektdetails details.
Step 2: Identify the main problem or challenge. (e.g., "Decreasing customer retention")
Step 3: List key findings or insights. (e.g., "67% of churned customers cited poor customer service")
Step 4: Formulate actionable recommendations. (e.g., "Implement a 24/7 customer support system")
Step 5: Write a concise summary following the problem-findings-recommendations structure.
Step 6: Edit for clarity and brevity. For this step, I use hemingwayapp.com to check for content's readability.

Tipp: Verwenden Sie eine Vorlage oder Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie alle wesentlichen Elemente konsistent abdecken.

3. Fügen Sie Ihre groben Besprechungs-/Projektnotizen in Slite ein und fragen Sie die KI

Step 1: Organize your notes in Slite, using headers and bullet points for clarity.
Step 2: Use Slite's AI feature to generate a summary.
Step 3: Review the AI-generated summary.
Step 4: Refine and customize the summary as needed.

Tipp: Gut organisierte Notizen führen zu besseren KI-generierten Zusammenfassungen. Verwenden Sie die Tagging- und Verknüpfungsfunktionen von Slite, um verwandte Informationen zu verbinden.

4. Verwenden Sie eine App zur Erstellung von Besprechungsnotizen wie tl;dv oder Grain

Step 1: Obtain consent from all participants to record the meeting.
Step 2: Record your meeting using tl;dv or Grain.
Step 3: Let the app transcribe and summarize the meeting.
Step 4: Review the auto-generated summary.
Step 5: Edit and refine the summary to fit executive summary format.
Step 6: Share the summary with stakeholders and invite comments or revisions.

Tipp: Mit diesen Apps können Sie oft Clips von wichtigen Momenten erstellen. Verwenden Sie diese Funktion, um wichtige Punkte in Ihrer Zusammenfassung hervorzuheben.

5. Automatisieren Sie Executive Summaries für Meetings

Schritt 1: Wählen Sie einen KI-gestützten Meeting-Assistenten (z. B. Otter.ai, Fireflies.ai).
Step 2: Set up the tool to join your meetings automatically.
Step 3: Configure summary settings to focus on key points and action items.
Step 4: After each meeting, review and edit the auto-generated summary.
Step 5: Share the refined summary with stakeholders.
Step 6: Integrate the tool with your project management software to automatically create tasks from action items.

Tipp: Erstellen Sie verschiedene Automatisierungseinstellungen für verschiedene Meetingtypen (z. B. Strategiemeetings, tägliche Stand-ups), um sicherzustellen, dass relevante Informationen erfasst werden.

6. Verwenden Sie MS Copilot oder Gemini in Ihrem Unternehmensarbeitsbereich

Step 1: Check if your company has licensed MS Copilot or Gemini for workspace use.
Step 2: Access the AI tool through your company's approved channels.
Step 3: Use prompts similar to those for free AI tools, but leverage integration with your company's data for more relevant summaries.
Step 4: Review and refine the AI-generated summary, ensuring it aligns with company guidelines.

Tipp: Diese Enterprise-KI-Tools bieten oft eine bessere Datensicherheit. Verwenden Sie sie für sensible Informationen, die nicht in kostenlose, öffentliche KI-Tools eingegeben werden sollten.

Tipps zum Erstellen herausragender Executive Summaries

Denken Sie daran, dass Sie für die beschäftigtsten Leute im Raum schreiben. Ihr Ziel? Ihr Leben einfacher machen. So geht's:

Halten Sie es einfach, Sonnenschein

Jargon ist der Feind der Klarheit. Lassen Sie die komplexen Begriffe weg und sprechen Sie in einfacher Sprache. Wenn Ihre Oma es nicht verstehen würde, ist es Zeit, es umzuformulieren.

Denken Sie an Ihr Publikum - es jongliert mit mehreren Verantwortlichkeiten und hat keine Zeit, komplexe Terminologie zu entziffern. Verwenden Sie Alltagssprache, um komplexe Ideen zu erklären. Anstatt zum Beispiel zu sagen: "Wir müssen unseren Customer Acquisition Funnel optimieren", versuchen Sie es mit: "Wir müssen es den Leuten erleichtern, unsere Kunden zu werden."

Spielen Sie das "Na und?"-Spiel

Die "Na und?"-Technik hilft Ihnen, sich auf Relevanz und Wirkung zu konzentrieren. Fragen Sie sich nach jedem Punkt, den Sie machen, selbst yourself, "So what?" This simple question forces you to articulate why the information matters.

Wenn Sie zum Beispiel sagen: "Unser Website-Traffic ist um 50 % gestiegen", dann folgen Sie mit dem "Na und?" - "Dies führte zu einem Anstieg der Leads um 30 %, was unser Umsatz in diesem Quartal potenziell um 500.000 $ steigern könnte." Fragen Sie so lange, bis Sie die eigentliche Bedeutung jedes Punktes herausgefunden haben.

Nutzen Sie das Pyramidenprinzip

Das Pyramidenprinzip ist eine Kommunikationsstrategie, die mit der Hauptbotschaft beginnt und diese mit Schlüsselpunkten untermauert. Es ist, als würde man zuerst das Dessert servieren - geben Sie ihnen gleich das Gute.

Strukturieren Sie Ihre Zusammenfassung wie folgt:

• Wichtigste Schlussfolgerung oder Empfehlung
• Drei wichtige unterstützende Argumente
• Daten oder Beweise, die jedes Argument untermauern

Dieser Ansatz ermöglicht es vielbeschäftigten Führungskräften, das Wesentliche schnell zu erfassen und zu entscheiden, ob sie tiefer eintauchen müssen.

Verwenden Sie die BLUF-Technik

BLUF steht für "Bottom Line Up Front". Es ist eine militärische Kommunikationstechnik, die die wichtigsten Informationen priorisiert.

Beginnen Sie Ihre Zusammenfassung mit der Schlussfolgerung oder der wichtigsten Empfehlung. Zum Beispiel: "Wir empfehlen, unser Marketingbudget um 15 % zu erhöhen, um von den aufkommenden Marktchancen zu profitieren." Fahren Sie dann mit den unterstützenden Details fort. Dieser Ansatz respektiert die Zeit Ihrer Leser und hilft ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Holen Sie sich eine frische Meinung ein

Peer Review ist nicht nur für wissenschaftliche Arbeiten. Bitten Sie einen Teamkollegen, Ihre Zusammenfassung zu überprüfen. Er kann Ihnen wertvolle Einblicke geben und Dinge erkennen, die Sie vielleicht übersehen haben.

Seien Sie bei der Bitte um Feedback konkret:

• Ist die Hauptbotschaft klar?
• Gibt es verwirrende Punkte?
• Bietet die Zusammenfassung genügend Kontext?
• Gibt es unnötige Informationen?

Dieser Prozess verbessert nicht nur Ihre Zusammenfassung, sondern stellt auch sicher, dass sie für jemanden verständlich ist, der nicht tief in das Projekt involviert war.

Machen Sie sie scannbar

Scannbarkeit bezieht sich darauf, wie leicht Leser Ihr Dokument überfliegen und dennoch die wichtigsten Punkte erfassen können. In der heutigen schnelllebigen Welt ist dies ein entscheidender Aspekt effektiver Kommunikation.

Verwenden Sie diese Techniken, um die Scannbarkeit zu verbessern:

• Aufzählungszeichen für Listen
• Kurze Absätze (max. 3-4 Zeilen)
• Fette Schlüsselwörter oder Kernaussagen
• Zwischenüberschriften zur Unterteilung von Abschnitten
• Diagramme oder Grafiken für komplexe Daten

Denken Sie daran, dass eine gute Executive Summary wie ein guter Espresso ist - kurz, stark und erledigt die Aufgabe. Sie respektiert die Zeit Ihrer Leser und gibt ihnen gleichzeitig alle wichtigen Informationen, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

Selbst erfahrene Fachleute können beim Schreiben einer Executive Summary ins Straucheln geraten. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

• Zu viele Details: Eine Executive Summary sollte prägnant und auf den Punkt sein. Vermeiden Sie die Versuchung, jedes Detail aus dem vollständigen Bericht aufzunehmen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Informationen.
• Verwendung von Jargon oder Fachbegriffen: Klare und prägnante Sprache ist der Schlüssel. Vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die die Leser verwirren könnten. Verwenden Sie stattdessen eine einfache Sprache, die leicht zu verstehen ist.
• Zielgruppe nicht identifizieren: Passen Sie Ihre Executive Summary an Ihre Zielgruppe an. Berücksichtigen Sie ihre Bedürfnisse und Anliegen und stellen Sie sicher, dass der Inhalt für sie relevant und ansprechend ist.
• Keine klare Handlungsaufforderung: Eine Executive Summary sollte nicht nur informieren, sondern auch leiten. Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu, in der die nächsten Schritte oder Empfehlungen aufgeführt sind. Dies hilft den Lesern zu verstehen, was sie mit den Informationen anfangen sollen.
• Kein Korrekturlesen: Fehler können Ihre Glaubwürdigkeit untergraben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Executive Summary gut geschrieben und fehlerfrei ist. Lesen Sie sie sorgfältig Korrektur, bevor Sie Ihr Dokument fertigstellen.

Indem Sie diese häufigen Fallstricke vermeiden, können Sie eine Executive Summary erstellen, die klar, prägnant und überzeugend ist und sie zu einem unschätzbaren Werkzeug für Entscheidungsträger macht.

Abschließender Ratschlag

Executive Summaries sind Werkzeuge für Maßnahmen. Sie helfen Führungskräften, schnell Entscheidungen zu treffen. Eine gute Zusammenfassung nimmt komplexe Informationen und macht sie klar. Sie zeigt, was wichtig ist und warum.

Das Schreiben dieser Zusammenfassungen ist eine Fähigkeit, die Sie verbessern können. Jedes Mal, wenn Sie eine schreiben, lernen Sie, das Wichtige zu erkennen. Sie werden besser darin, schwierige Ideen auf einfache Weise zu erklären. Dies hilft in allen Arbeitsbereichen, nicht nur beim Schreiben von Zusammenfassungen.

Der Schlüssel ist, darüber nachzudenken, wer Ihre Zusammenfassung lesen wird. Was müssen sie wissen? Was können sie mit diesen Informationen anfangen? Ihre Aufgabe ist es, die Punkte für sie zu verbinden.

Denken Sie daran, dass eine Zusammenfassung nicht nur ein kürzerer Text ist. Es ist eine neue Art, Ideen zu präsentieren. Sie sollte eine Geschichte über ein Problem erzählen, was Sie herausgefunden haben und was als Nächstes zu tun ist. Diese Geschichte sollte leicht zu verfolgen und zu merken sein.

Wenn Sie üben, werden Sie Muster darin erkennen, wie Informationen zusammenpassen. Sie werden lernen, zusätzliche Wörter und Ideen wegzulassen. Das macht Ihr Schreiben stärker, nicht nur in Zusammenfassungen, sondern in Ihrer gesamten Arbeit.

Letztendlich leistet eine gute Executive Summary mehr als nur Zeit zu sparen. Sie prägt die Art und Weise, wie Menschen über ein Thema denken. Sie kann Meinungen ändern und zu neuen Maßnahmen führen. Deshalb lohnt es sich, zu lernen, es gut zu machen.

Wenn Sie also Ihre nächste Zusammenfassung schreiben, denken Sie über ihren Zweck nach. Wie können Sie sie klar machen? Wie können Sie sie nützlich machen? Wenn Sie sich auf diese Fragen konzentrieren, werden sich Ihre Zusammenfassungen verbessern. Und so wird auch Ihre Fähigkeit, große Ideen in allen Teilen Ihrer Arbeit zu kommunizieren.

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