El alcance del proyecto y la gestión del alcance del proyecto son elementos esenciales que todo director de proyecto debe comprender y cuidar. Es uno de esos términos que oirás mucho dentro de la función, pero te sorprenderá lo pocos que realmente entienden lo que significa.
En este artículo, profundizaremos en todo lo que necesitas saber sobre el alcance del proyecto y su ciclo de vida, cómo gestionarlo, así como cómo redactar un alcance de proyecto que sea a partes iguales eficaz y comprensible.
Al final del artículo, podrás marcharte con una comprensión y un conocimiento de la definición del alcance y su propósito. Ah, y por supuesto, te dejaremos con una plantilla de alcance de proyecto gratuita para que tu trabajo sea mucho más fácil a la hora de construir el alcance de tu proyecto.
¿Qué es el alcance de un proyecto?
El alcance del proyecto está en el corazón de la gestión de proyectos y ayuda a determinar un proyecto exitoso. En resumen, un alcance de proyecto documenta todo lo necesario para que un proyecto se lleve a cabo. El alcance completo del proyecto incluye los entregables, los objetivos, los procesos, los recursos, los costes, las partes interesadas y los plazos del proyecto. Implica todo lo que está "dentro del alcance" del proyecto y alinea a todos antes de que comience un proyecto.
💡 El alcance de un proyecto no debe confundirse con el alcance del producto.
¿Cuáles son los beneficios de redactar un alcance de proyecto?
El cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos de productos (pmbok) incluye un montón de beneficios para un plan de gestión del alcance, pero aquí están algunos de nuestros favoritos.
🔭 Alineación del equipo: Un alcance de proyecto alinea a todos los miembros de tu equipo de proyecto al principio, a la mitad y al final de tu proyecto. Garantiza que todo el mundo esté en sintonía con lo que está pasando y con las responsabilidades de todos.
🔭 Planificación de proyectos y eficiencia de la gestión: Un alcance de proyecto es el punto de referencia ideal para un director de proyecto. Ayuda a planificar todo el proyecto de principio a fin y a gestionar la eficiencia del flujo de trabajo de un director de proyecto.
🔭 Ayuda a otros procesos del proyecto: Una declaración del proyecto será un documento de referencia para otros procesos del proyecto. Cosas como los planes del proyecto, los informes de progreso del proyecto, el proyecto, las propuestas suplementarias del proyecto, el alcance de tu proyecto puede apoyarlos a todos.
🔭 Un punto de referencia constante: El alcance de tu proyecto será un punto de referencia para los directores de proyecto, el equipo del proyecto y las principales partes interesadas o el liderazgo. Es un documento interno que todo el mundo puede utilizar y en el que puede confiar como único punto de verdad.
🔭Evita la desviación del alcance: La peor pesadilla de un director de proyecto, pero ciertamente no es infrecuente. La desviación del alcance se produce cuando los límites de tu alcance del trabajo se ven presionados por las razones que sean, pero con recursos limitados.
Por ejemplo, la desviación del alcance puede ocurrir cuando el liderazgo quiere que un proyecto se complete en un plazo más corto, pero no proporciona recursos humanos adicionales para ayudar a un director de proyecto a cumplir con un nuevo plazo. Una desviación del alcance también puede incluir la creación de una nueva característica del producto cuando estás a mitad de la construcción inicial del producto. De nuevo, se espera que hagas esto sin recursos adicionales, ya sean personas, tecnología o tiempo.
El alcance de tu proyecto establece límites sólidos para dónde termina tu proyecto y define aquellos elementos que están "fuera del alcance".
🔭 Gestiona las expectativas: Cuando decimos que el alcance de un proyecto ayuda a gestionar las expectativas, tu mente probablemente salta directamente al liderazgo, para que no se sientan engañados o esperen más de lo que ofrecen los objetivos finales de tu proyecto. Sin embargo, las expectativas no se detienen ahí. También gestionan las expectativas de tu equipo y de cualquier parte interesada externa con la que estés trabajando. Ayuda a todo el mundo a gestionar mejor su tiempo y otros proyectos. Otra gran manera de superar las expectativas es utilizando una plantilla de plan de marketing junto con el alcance de tu proyecto.
Cómo redactar el alcance de un proyecto en seis pasos
También conocida como declaración del alcance del proyecto, la redacción del alcance del proyecto es una habilidad esencial para cualquier director de proyecto. Además de proporcionar una plantilla gratuita de declaración del alcance del proyecto al final de este artículo, utiliza esta lista de verificación como punto de referencia para cada alcance del proyecto que necesites redactar en el futuro.
Paso 1: Incorporar el proyecto
Si estás creando una declaración del alcance del proyecto, es porque el proyecto ya está aprobado. Sin embargo, esto no significa necesariamente que fueras tú quien presentó la propuesta del proyecto o quien creó la plantilla de propuesta del proyecto; es posible que no tengas mucho contexto sobre por qué se presentó o aprobó la idea del proyecto en primer lugar.
No te preocupes, ahora es el momento de que te familiarices con el contexto detrás de tu proyecto. Si tienes una base de conocimientos de la empresa o una wiki de la empresa, entonces salta a ella y echa un vistazo a todos los documentos digitales ya creados sobre este proyecto. Mira la propuesta e investiga con las partes interesadas para entender completamente el proyecto y sus objetivos.
Paso 2: Define los elementos esenciales del proyecto
Una vez que hayas entendido completamente el proyecto, es el momento de presentarlo, en resumen, al resto de tu equipo que utilizará tu declaración del alcance del proyecto. Necesitas cubrir algunas áreas antes de explicar los detalles de lo que incluye el alcance del proyecto.
▶️ Objetivos del proyecto
Lo primero son los objetivos del proyecto. ¿Cuál es el objetivo tangible y medible del proyecto en una situación ideal? Puede haber múltiples objetivos para el proyecto. Inclúyelos todos aquí. Los objetivos del proyecto no son necesariamente un producto final. Podrían ser una solución a un problema o una mejora muy necesaria para un proceso estancado, sé abierto a múltiples objetivos.
▶️ KPIs y entregables del proyecto
En segundo lugar, querrás trazar todos tus KPIs y objetivos SMART que te ayudarán a llegar allí. ¿Qué necesitas estar haciendo y cuándo? Divide tu montaña en una colección de sprints.
▶️Declaración de trabajo
Esto define las actividades específicas del proyecto, los requisitos del proyecto y lo que hay que hacer para alcanzar tus objetivos. Considéralo como la lista de microproyectos para alcanzar los objetivos más amplios del proyecto. Esta estructura de desglose del trabajo (EDT) será esencial para todas las partes interesadas del proyecto.
Paso 3: Enumera las partes interesadas y sus límites
Lo más probable es que tu proyecto tenga una selección de partes interesadas que desempeñen un papel en el éxito del proyecto. Enumera estas partes interesadas, así como lo que tienen que hacer.
▶️ Aprobadores
Tus aprobadores son tus miembros del liderazgo, o la gestión, que tienen la aprobación final entre las fases del proyecto, las aprobaciones del presupuesto y más. Estas personas deben ser conscientes de sus responsabilidades, y cuando sea necesario, para que puedan preparar sus calendarios en consecuencia y no se conviertan en cuellos de botella.
▶️ Equipo del proyecto
Ahora que has esbozado lo que implica el proyecto, es el momento de que esas personas conozcan sus responsabilidades específicas. Esta sección también será un punto de referencia para cualquier otra persona del equipo. Todo el mundo sabrá a quién acudir y para qué.
▶️ Recursos subcontratados
Hay una alta probabilidad de que subcontrates parte del talento para llevar a cabo este proyecto. Este es el lugar para enumerar ese talento, sus datos de contacto y sus responsabilidades.
Paso 4: Traza los hitos clave
El alcance de un proyecto debe incluir hitos clave alcanzables, al igual que un plan de proyecto. Sin embargo, tu plan de proyecto y acta de constitución del proyecto te ayudarán a definir estos hitos. Esto es para asegurar que todo el mundo entiende y sabe cómo avanzará el proyecto y cuándo.
Al trazar estos hitos, podrás evaluar mejor tu proyecto y entender si está en camino o no. Si te faltan hitos, es el momento de preguntar por qué y asegurarte de que vuelves a la normalidad lo antes posible.
Estos hitos clave deben alinearse con tus KPIs y asegurarte de que son medibles y claros para cualquiera que pueda entrar en el proyecto más tarde.
Paso 5: Identifica las principales limitaciones u obstáculos
Este es enorme para una declaración del alcance del proyecto. Como director de proyecto, ahora es el momento de gestionar las expectativas y prepararse para lo peor. Al hacerlo, creas una especie de plan de crisis, y es menos probable que tu proyecto fracase.
Estas limitaciones podrían ser la funcionalidad limitada de tus herramientas, los procesos de negocio, la metodología que estás utilizando, las limitaciones de talento, el tiempo u otra cosa.
Al identificar tus principales limitaciones y obstáculos, también puedes identificar cómo superarlos. Así que si y cuando surjan, estarás lo mejor preparado posible para ellos, y no serán más que un bache en el camino.
Paso 6: Enumera los elementos fuera del alcance
Por último, pero no menos importante, cierra con tus elementos fuera del alcance. Los directores de proyecto tienen mucha responsabilidad sobre sus hombros, y no es raro que reciban algunas bolas curvas al gestionar un proyecto. Tanto si estas bolas curvas surgen intencionadamente como por casualidad, es importante determinar cuáles de ellas estarán fuera del alcance.
Por supuesto, esta parte de tu declaración del alcance del proyecto requiere un poco de retrospectiva, pero muchos elementos fuera del alcance se identificarán al identificar las principales limitaciones u obstáculos en el capítulo anterior. Al enumerar aquellas cosas que están fuera del alcance, determinas que si surgen, deben considerarse como un proyecto separado y no ser adoptadas en el flujo de trabajo de tu proyecto actual, ya que pueden retrasar o desviar tu proyecto y sus hitos.
Evita la desviación del alcance estableciendo los límites del proyecto y la línea de base del proyecto. Cualquier solicitud de cambio debe estar "dentro del alcance" y con una clara comprensión del producto o objetivo final. Una gran parte del proyecto será la gestión del cambio y mantener las cosas dentro o fuera del alcance.
Crea tu plantilla de alcance de proyecto gratis
Para resumir, un alcance de proyecto no tiene por qué ser esta gran y desalentadora tarea para los directores de proyecto. Necesita tiempo, atención y un ojo para los detalles. Sin embargo, con la plantilla adecuada a mano, seguro que nunca te perderás un truco y crearás repetidamente un alcance de proyecto que lleve a tu equipo al éxito.
Recuerda, un alcance de proyecto es tanto para ti como para tu equipo. Este documento será un punto de referencia constante a lo largo de tu proyecto, así que crea algo que entiendas y a lo que quieras recurrir.
Como prometimos, echa un vistazo a esta plantilla de alcance de proyecto que hemos creado para que puedas prepararte para los próximos proyectos de la forma más eficiente y segura posible. ¡Feliz alcance!
