¿Qué es un alcance del trabajo?
Un alcance del trabajo es un documento clave de gestión de proyectos que describe lo que entra dentro del marco de un proyecto y lo que no. Los documentos de alcance del trabajo garantizan que todas las partes estén de acuerdo sobre qué tareas se llevarán a cabo y se entregarán en el ciclo de vida de un proyecto. Alinean los criterios, las expectativas y los términos de forma clara y concisa.
¿Por qué es importante un alcance del trabajo?
Los documentos de alcance del trabajo son herramientas indispensables de gestión de proyectos por una amplia gama de razones. Los siguientes son algunos de los ejemplos más potentes.
Tener un registro escrito de información importante
Incluso el proyecto más sencillo puede complicarse una vez que se ha trabajado en él durante un mes o dos. Los documentos de alcance del trabajo son beneficiosos porque proporcionan registros escritos de toda la información más importante de su proyecto.
En lugar de atascarse con errores de comunicación y malentendidos, podrá utilizar su alcance del trabajo como recurso siempre que necesite dejar claro lo que acordó al principio.
Mantener a los miembros del equipo del proyecto en el buen camino
Cuando se sabe exactamente qué tareas y entregables componen su proyecto, es mucho más fácil hacer las cosas y delegar el trabajo a los equipos del proyecto. Los documentos de alcance del trabajo ayudan a lograr esto porque obligan a los equipos del proyecto a poner por escrito todos los detalles más importantes de su proyecto desde el principio. Sabrá exactamente lo que tiene que ocurrir para completar el proyecto en última instancia y trabajar hacia atrás a partir de ahí.
Evitar la desviación del alcance
Ah, la temida desviación del alcance. El término por sí solo infunde miedo en los corazones de los gestores de proyectos y los equipos de proyecto por igual. Si tiene la suerte de no estar familiarizado con la desviación del alcance, es lo que ocurre cuando el trabajo en un proyecto aumenta lenta y constantemente más allá de lo que se acordó inicialmente. El resultado es un exceso de presupuesto, una compensación insuficiente, conflictos, frustración, retrasos y otras cosas desagradables.
Los documentos de alcance del trabajo ayudan a evitar esto porque ponen exactamente lo que está contenido dentro del marco de un proyecto por escrito. Si siente el inicio de la desviación del alcance, puede afrontarlo de frente remitiéndose a su documento SoW.
Mayor comunicación
Al final del día, los documentos de alcance del trabajo inician conversaciones. No sólo nos referimos al diálogo interno, sino también a la comunicación entre los gestores de proyectos y los clientes y/o las partes interesadas.
Los mejores documentos de alcance del trabajo se escriben en colaboración, por lo que la mayoría de los gestores de proyectos se reúnen con sus clientes para discutir los objetivos, las expectativas y los requisitos del proyecto antes de escribir nada. Reuniones como ésta inician las relaciones con el pie derecho, fomentan la transparencia y se aseguran de que todo el mundo esté en la misma página.
Mantenerse dentro de su presupuesto
Cuando un proyecto se sale del presupuesto, nadie está contento. Por lo tanto, será música para sus oídos que los alcances del trabajo son grandes herramientas para asegurar que su proyecto se mantenga dentro de su presupuesto.
La redacción de un alcance del trabajo implica la identificación de todas las tareas, eventos, hitos y entregables que componen un proyecto. Una vez que los haya identificado en detalle, será mucho más fácil desarrollar un presupuesto preciso que cubra todas las bases de su proyecto.
¿Qué debe incluir un alcance del trabajo?
El contenido de su documento de alcance del trabajo dependerá de las necesidades específicas de usted, su cliente y su proyecto. Sin embargo, las siguientes secciones suelen estar incluidas.
Si desea una guía más específica, tenemos una plantilla de alcance del trabajo gratuita para que la utilice.
Información clave del proyecto
Asegúrese de incluir todos los detalles básicos de su proyecto que ayudarán al lector a identificarlo de un vistazo. Normalmente, esto consiste en el nombre del proyecto, el autor o los autores del documento, la versión del documento, el nombre del cliente y la fecha actual.
Visión general del proyecto
Proporcione una breve descripción de su proyecto. Incluya información relacionada con los antecedentes del proyecto, los objetivos del proyecto, su declaración del problema y las personas que van a trabajar en él, pero sea conciso.
Descripción de los bienes y servicios
Ahora estamos llegando al meollo del proyecto. Describa los bienes y/o servicios que se realizarán o entregarán dentro del marco de su proyecto. Esto se hace a menudo en formato de lista.
Lista de tareas
Es hora de dividir su proyecto en trozos más pequeños. Identifique todas las tareas y subtareas que deberán llevarse a cabo para completarlo en última instancia. Es útil presentar esto como una tabla e incluir detalles sobre las fechas previstas y las personas de contacto.
Entregables del proyecto
Especifique exactamente lo que su cliente recibirá al final de su proyecto. Esto define cómo es el éxito para su proyecto terminado y establece expectativas claras para su cliente. Es particularmente importante ser específico y claro aquí.
Período de ejecución
Especifique el plazo general de su proyecto. Determine cuándo comenzará, cuándo terminará y qué logros e hitos se alcanzarán a lo largo del camino.
Una lista fuera del alcance
Esta sección no siempre está incluida, pero realmente puede ayudar a llevar su SoW al siguiente nivel. Si hay algo que quiera dejar absolutamente claro que no se tiene en cuenta dentro de los límites de su proyecto, es una gran idea enumerarlo aquí.
Protocolo para los cambios
Los documentos de alcance del trabajo se redactan al principio del ciclo de vida de un proyecto. Debido a esto, a menudo tendrá que hacer un par de cambios en ellos antes de que concluya su proyecto. Para tener en cuenta esta eventualidad, es aconsejable acordar un protocolo para hacerlo. De este modo, tanto usted como su cliente entenderán exactamente lo que tiene que ocurrir para realizar cualquier cambio en el SoW.
Condiciones de pago
Al final del día, todo el mundo necesita que le paguen. Evite problemas en el futuro fijando las condiciones de pago, los plazos, las condiciones y los detalles en su documento SoW.
La diferencia entre un alcance del trabajo y una declaración del trabajo
Las declaraciones de trabajo y los alcances de trabajo son documentos muy relacionados, por lo que a menudo se confunden. Además, ambos se abrevian confusamente como SoW. No se preocupe, aclararemos la diferencia para usted y nunca la olvidará!
Un documento de alcance del trabajo suele ser una sección o una página dentro de una declaración de trabajo. Una declaración de trabajo es un documento de gestión de proyectos mucho más largo y detallado que describe todos los elementos más importantes de un proyecto. Es un documento formal que es esencial para el proceso de planificación del proyecto e incluso a veces actúa como un acuerdo de trabajo o contrato inicial entre el proveedor de servicios y el cliente.
Un alcance del trabajo es un documento más corto y conciso que se centra en exactamente qué elementos componen un proyecto determinado. Desempeña un importante papel de apoyo a la declaración de trabajo y a menudo es una de las secciones más difíciles de finalizar.
¿Quién debe proporcionar el alcance del trabajo?
El alcance del trabajo de un proyecto debe ser desarrollado por el gestor del proyecto y el cliente. Uno de ellos suele proporcionar un producto o servicio, mientras que el otro contrata un producto o servicio.
Como se ha mencionado, la redacción de un gran alcance del trabajo es una tarea de colaboración y a menudo implica la consulta con otras partes como los equipos del proyecto, los contratistas y otras partes interesadas. Sin embargo, el gestor del proyecto y el cliente tendrán la aprobación final del documento finalizado.
El trabajo en un proyecto no comienza hasta que ambas partes están de acuerdo con el contenido del documento de alcance del trabajo. Como tal, este es un documento clave y un momento clave en el inicio del ciclo de vida de cualquier proyecto.
Cómo redactar un alcance del trabajo
Paso 1: Reúnase con su cliente
Lo primero es lo primero, reúnase con su cliente potencial y discuta su proyecto potencial. Esta reunión es esencial y sentará las bases para un documento de alcance del trabajo exitoso. Asegúrese de tomar nota de sus pensamientos sobre los entregables del proyecto, el cronograma, el presupuesto y el alcance. También considere si descubre alguna señal de alerta o cosas en las que no está de acuerdo.
Paso 2: Reúnase con su equipo de proyecto
Ahora que se ha reunido con su cliente, probablemente tenga una idea inicial de cómo se verá el alcance de su proyecto. Antes de comenzar con su borrador, reúnase con los miembros clave de su equipo de proyecto. Tenga una sesión de lluvia de ideas y discuta los diferentes elementos de su proyecto y el alcance potencial de su trabajo. Incorpore a todos y asegúrese de que los requisitos iniciales del proyecto sean realistas, razonables y factibles.
Paso 3: Haga un borrador
Ahora, está listo para escribir el primer borrador de su SoW. Puede que esté trabajando con una plantilla de alcance del trabajo, un ejemplo de alcance del trabajo anterior, o comenzando completamente desde cero. Sea cual sea el caso, asegúrese de tener en cuenta los comentarios de su cliente y de su equipo.
Paso 4: Revisar, revisar, revisar
Una vez que hayas terminado tu borrador, ¡no lo entregues de inmediato! Puede ser tentador hacerlo, pero es mejor dejarlo a un lado y volver a leerlo uno o dos días después. También es aconsejable que lo revisen algunos pares de ojos más para que lo corrijan, proporcionen comentarios y determinen si todo es coherente.
Paso 5: Entrega tu SoW a tu cliente
Una vez que estés satisfecho con tu documento de alcance del trabajo, tendrás que dar el paso y entregárselo a tu cliente. No podrás empezar a trabajar en tu proyecto antes de que aprueben tu SoW, así que espera y aguarda sus comentarios.
Paso 6: Comunícate con tu cliente y realiza los cambios necesarios
Cuando tu cliente se ponga en contacto contigo, lo más probable es que tenga comentarios. Reúnete con él y discute sus comentarios, preguntas e inquietudes. Es posible que tengas que editar o afinar tu SoW en esta etapa, o incluso negociar elementos específicos, pero no te preocupes. Llegarás a un acuerdo y todo se hará.
Paso 7: Recopila las aprobaciones finales
Una vez que tú y tu cliente estén satisfechos con tu documento de alcance del trabajo, ¡es hora de celebrar! Recopila las aprobaciones finales, date una palmadita en la espalda por un trabajo bien hecho y ¡emociónate por el inicio oficial de tu proyecto!
Una plantilla de alcance del trabajo (SoW) solo para ti
Plantilla gratuita de alcance del trabajo de Slite
Título del proyecto: Proyecto revolucionario
Autor(es) del documento: Spiderman, M.J. Watson
Versión del documento: Donde corresponda
Nombre del cliente: El Duende Verde
Fecha actual: 10 de mayo de 2021
Descripción general del proyecto: Describe brevemente tu proyecto, mencionando sus antecedentes, objetivos y las partes que trabajan para hacerlo realidad.
Descripción de bienes y servicios
Define qué bienes o servicios se proporcionarán dentro del marco de tu proyecto. Esto se puede hacer en formato de lista.
- Servicio 1
- Servicio 2
- Servicio 3
Lista de tareas
Divide tu proyecto en una serie de tareas y subtareas e inclúyelas en un formato de lista para una legibilidad óptima.
- Tarea 1
- Tarea 2
- Tarea 3
Entregables: Describe exactamente lo que tu cliente recibirá al final de tu proyecto. Asegúrate de ser específico en esta sección, ya que esto asegurará que todas las partes involucradas estén en la misma página.
Período de ejecución: Describe el plazo de tu proyecto de principio a fin. Asegúrate de tener en cuenta las fechas de vencimiento y los hitos.
Lista fuera del alcance
Dado que la parte más importante de tu alcance del trabajo es definir lo que está incluido dentro del marco de tu proyecto, si hay algo que quieras aclarar que definitivamente no está incluido dentro del alcance de tu proyecto, enuméralo aquí.
- Fuera del alcance 1
- Fuera del alcance 2
- Fuera del alcance 3
Protocolo para cambios: Si alguna de las partes necesita hacer ajustes al alcance del trabajo en el camino, deberás tener un protocolo establecido que describa cómo hacerlo. Ten en cuenta los pasos necesarios aquí.
Calendario y condiciones de pago: Define los términos, condiciones y calendarios de pago aquí. Asegúrate de incluir la información de pago donde sea necesario.
Cómo compartir tu alcance del trabajo
Los documentos de alcance del trabajo solo son útiles si realmente se desarrollan, se utilizan y se hace referencia a ellos por parte de todos los que trabajan en un proyecto. Para que esto sea una realidad, ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas.
Trabajen juntos en su SoW
Aunque el gerente de proyecto y el cliente darán las aprobaciones finales de cualquier alcance del trabajo, es importante trabajar en el documento de forma colaborativa para que todos estén informados e involucrados. Es fácil hacerlo cuando se utiliza un software de gestión de proyectos como Slite.
Trabajar de forma colaborativa en tu alcance del trabajo es muy beneficioso porque permite una amplia gama de aportes y comentarios, lo que garantiza que toda la información que contiene sea precisa y factible.
Comparte tu SoW por todas partes
Una vez que se finalice tu alcance del trabajo, asegúrate de que todos los que trabajan en tu proyecto sepan qué es, cómo acceder a él y que lo consulten con regularidad. Un documento de alcance del trabajo simplemente no será eficaz si no se utiliza como un documento de referencia esencial por todos los miembros del equipo del proyecto. Compártelo por todas partes: envía enlaces, redacta un correo electrónico para todo el equipo, haz referencia a él durante las reuniones... todo.
Mantén la conversación
Un alcance del trabajo eficaz no debe crearse y luego olvidarse. Asegúrate de que permanezca a la vanguardia de las conversaciones internas y con los clientes. Si algo no es preciso o no funciona bien, asegúrate de abordarlo y solucionarlo. Si tu trabajo se está desviando o tomando un giro inesperado, consulta constantemente tu SoW.
Consejos para escribir un alcance del trabajo eficaz
Dado que tu documento de alcance del trabajo es tan importante, es lógico que se escriba con cuidado. Para aprovechar al máximo tu alcance del trabajo, ten en cuenta los siguientes consejos y prácticas recomendadas cuando empieces.
Sé específico
Escribir un documento de alcance del trabajo no es el momento de ser vago. Tu SoW debe describir el trabajo que se realizará dentro del marco de tu proyecto con el mayor detalle posible. Esta es la mejor manera de garantizar que todos los que trabajan en el proyecto estén en la misma página y que las expectativas mutuas sean claras.
Del mismo modo, es importante ser específico al hablar de otros detalles clave como los entregables del proyecto, el calendario del proyecto y los detalles presupuestarios y financieros.
Sé real(ista)
Después de determinar todas las tareas, los hitos y los entregables que conformarán tu proyecto, deberás proporcionar un presupuesto inicial y un calendario del proyecto. Al hacerlo, es importante ser realista y no hacer falsas promesas. Puede ser tentador exagerar o comprometerse a hacer las cosas lo más rápido posible, pero obtendrás mucha más credibilidad y harás un mejor trabajo si decides un plazo y un presupuesto realistas.
También es una gran idea consultar a colegas y otros miembros del equipo del proyecto al estimar tu calendario y presupuesto para confirmar que todo es factible.
Comunícate abiertamente
Como todo en el mundo de la gestión de proyectos, la comunicación es un elemento clave para elaborar un gran alcance del trabajo.
Primero, debes reunirte y comunicarte abiertamente con todas las personas más importantes de tu equipo de proyecto antes de presentar tu alcance del trabajo. Esto garantizará que todos hayan aprobado su contenido y puedan entregar lo que se han comprometido a hacer.
También es una buena idea reunirte con tu cliente en las primeras etapas de la redacción de un alcance del trabajo y/o una declaración de trabajo. Esto te da la oportunidad de conocerlos y tener discusiones iniciales sobre cosas como el calendario del proyecto, los entregables del proyecto, los objetivos del proyecto, las finanzas y los recursos. Este tipo de conversación te ayudará a evitar sorpresas cuando entregues el alcance del trabajo y garantizará que se acepte rápidamente.
Utiliza elementos visuales
A veces, una imagen vale más que mil palabras. Aunque tu alcance del trabajo debe ser conciso, no tengas miedo de incluir fotos, gráficos u otros medios si explican algo mejor que las palabras.
El software de Slite facilita la adición de elementos visuales como archivos, imágenes, tablas, vídeos y enlaces a tu documento de alcance del trabajo
Hazlo corto y dulce
Un alcance del trabajo suele ser una sección dentro de un documento más grande como una declaración de trabajo o plan de proyecto. Debido a esto, mantenlo lo más conciso posible. Es difícil encontrar el equilibrio adecuado entre breve y detallado, pero puedes lograrlo incluyendo solo la información que necesitas saber y nada más.
Estás listo para escribir un excelente alcance del trabajo
Si has superado esta guía paso a paso, estás listo para empezar a escribir tu propio alcance del trabajo. Sin duda, has aprendido lo útiles que son estos documentos y la cantidad de problemas que ayudan a resolver y evitar. A nadie le gusta escribir documentación, pero te prometemos que los alcances del trabajo son muy útiles y valen la pena la inversión de tiempo inicial que tienes que dedicar a desarrollarlos.
Tienes todo lo que necesitas para convertirte en un experto en el alcance del trabajo, ¿a qué estás esperando?
