Amazon crea redactores empresariales más prolíficos que las escuelas de negocios.
Escribir en Amazon es un arte, y lo ha sido desde 199x. Todas las conversaciones empresariales importantes en Amazon. Estos documentos estarán en 1 de los 3 formatos aprobados por la empresa: 2 páginas, 6 páginas, PRFAQ. Dado que están escritos en un estilo narrativo, los primeros 10 minutos de las reuniones de Amazon se reservan para leer en silencio el memorándum. Y el uso de adjetivos/palabras evasivas está terminantemente prohibido. ¿Tedioso? Seguro.
Pero funciona para la empresa, y para el empleado que escribe minuciosamente un mínimo de 2 páginas sobre su nueva idea. Los empleados que adoptan la cultura de la escritura obtienen ascensos más rápidos, se convierten en mejores pensadores. Algunos de ellos incluso llegan a escribir artículos de opinión prolíficos en las principales publicaciones empresariales y se convierten en líderes de opinión en Linkedin.
Por último, pero no menos importante, son ascendidos con más frecuencia. Los mejores comunicadores ascienden más rápido en la escala corporativa porque, a medida que asciendes de nivel, la cantidad de comunicación en la que participas aumenta drásticamente.
Por lo tanto, si estás pensando en un ascenso, mejora tus habilidades de redacción empresarial. Empieza a escribir mejores documentos. Sigue leyendo para aprender qué es una buena redacción empresarial, cómo hacerlo y una herramienta gratuita de IA que te ayudará en todo momento.
What’s good business writing?
Una buena redacción empresarial transmite ideas empresariales de la forma más sencilla posible. Por lo general, la redacción empresarial es verbosa, torpe y difícil de leer. Y mucho menos de entender.
Si tuviéramos que profundizar, una buena redacción empresarial:
- Está escrita en inglés antiguo y sencillo, nadie necesita consultar el diccionario de sinónimos para entender lo que intentas decir.
- Vende a tu equipo tu solución propuesta.
- Responde a "Qué está mal", "Cómo solucionarlo" y "Qué necesito de ti para que esto suceda".
Lo más importante,
Una buena redacción empresarial hace que la gente sienta algo.
Una buena redacción enciende un flujo de dopamina en los circuitos de recompensa de tu cerebro. Bill Birchard, el brillante entrenador de escritura de libros, ha descubierto que una buena redacción empresarial tiene el poder de motivarnos.
> Una gran escritura libera opioides que activan los puntos calientes de recompensa. Al igual que la buena comida, un baño relajante o un abrazo envolvente, una prosa bien ejecutada nos produce placer, lo que nos hace querer seguir leyendo.
\- Bill Birchard
Un buen libro de autoayuda nos motiva a realizar cambios prácticos en nuestra vida diaria. Del mismo modo, una buena película sobre el amor nos motiva a ser mejores compañeros. Y así, una redacción empresarial eficaz nos hace preocuparnos por el problema empresarial y nos motiva a participar en su solución, como equipo.
Un ritual de escritura paso a paso para mejorar tu redacción empresarial en un 80%
Agradecemos las directrices de redacción de Amazon, pero son un poco exageradas. Sus reglas funcionan porque están adaptadas al tamaño hercúleo de la empresa y a las apuestas de decisión.
Pero una pequeña empresa no tiene tanto contexto, información del sector y la necesidad de acertar a la primera. Para ellos, la redacción empresarial debe alinear a las partes interesadas en lo que sigue de la forma más breve posible. Con sólo el contexto suficiente.
El siguiente ritual se basa en sólidos fundamentos de la escritura. Se puede utilizar para escribir cartas comerciales, informes, hasta cosas como comunicados de prensa.
1. Asume que tu lector tiene prisa
9 de cada 10 veces, tu lector hojeará tu documento. En un día de trabajo cualquiera, están saltando entre llamadas, estresándose por su trabajo de CI, ayudándose mutuamente, etc. Siempre están buscando un TLDR que les diga la mayor cantidad de información en la menor cantidad de palabras posible.
Así que haz un experimento mental. ¿Qué harías si tuvieras que leer un documento antes de una reunión que empieza en 5 minutos?
Hojearías los encabezados, leerías la sección de resumen, verías si te menciona a ti/crea una dependencia de ti.
Aunque no puedas verificarlo con tus compañeros de trabajo, es probable que estén escaneando tus documentos de la misma manera. Así que antes de escribir nada, asume siempre que cuanto más sencillo -y corto- hagas tu documento, más se leerá.
2. Ten claro por qué lo escribes
Deberías ser capaz de resumir por qué estás escribiendo un documento empresarial en 1 frase. Deberías tener un lema interno como este antes de empezar a elaborar un documento:
"Quiero transmitir que hay un [problema/oportunidad] y trabajar en él a través de [tu idea/iniciativa/proceso] puede ayudar a mejorar [métricas] en un [% aproximado para destacar la escala]"
O bien has encontrado una oportunidad para hacer algo nuevo, o para mejorar algo existente. Para ambos escenarios, necesitas
- Conseguir que se preocupen por el problema
- Venderles la solución más eficaz
- Proponer un plan de acción que aborde preventivamente las objeciones sobre el presupuesto, el ancho de banda o los recursos.
3. Ahora, piensa en voz alta
Si eres un pensador crítico con una formación mínima en escritura, te encantará este paso. Algunas personas sobresalen en la ideación, pero son pésimas para transmitir sus ideas. Estas personas tienen dificultades para escribir documentación empresarial, ya que saltan entre intentar explicar una idea y preocuparse por en qué sección/formato debería estar.
Si ese eres tú, empieza siempre con esto.
- Olvídate de la escritura, la ortografía, la gramática, etc. Haz que tu objetivo sea escribir un documento incoherente repleto de sustancia.
- Empieza un nuevo documento y vomita palabras. Cada nuevo punto/argumento que pienses, conviértelo en una nueva viñeta.
- Hazlo durante el mayor tiempo posible, al menos hasta completar media página.
- Vete a dar un paseo o haz otra cosa. Vuelve y lee el documento. ¿Tienen sentido los puntos? Tacha los que no lo tengan. Añade algunas ideas más si te inspiras. Ya te haces una idea.
Una vez que hayas terminado con esto, habrás terminado oficialmente con la parte de pensamiento de la comunicación eficaz. La siguiente parte es empaquetar tu documento en una narrativa convincente, y luego hacer que sea fácil de leer.
4. Desarrolla tus pensamientos en una escritura sencilla y coherente
Una vez que tus pensamientos estén en su lugar, reestructúralos en una narrativa y amplía cada punto.
Mientras haces esto, asegúrate de que tu escritura es sencilla. Esta es la clave. Todas las guías de escritura te aconsejarán que escribas de forma sencilla.
Pero, ¿qué significa sencillo incluso escribir? En términos generales, significa que utilizas frases cortas, palabras de uso común y párrafos cortos. Hay 3 reglas específicas que puedes seguir para que tu escritura sea más "sencilla"
4.1 Mantén una proporción de 80/20 de voz activa y voz pasiva.
Las instituciones educativas nos enseñan a utilizar jerga y voz pasiva para que el texto parezca profundo. En realidad, la voz pasiva alarga las frases. Y más difícil de comprender. Cognitivamente, estamos predispuestos a entender la voz activa mucho mejor. Por eso, intenta escribir siempre en voz activa.
4.2 Ten una predisposición hacia las frases cortas.
Las frases más cortas son más fáciles de entender. Como estas. Cuando las utilizas en tándem con frases medianas, ocurre la magia. Se llama ritmo.
Las frases cortas tienen ~10 palabras. Las frases medianas tienen entre 10 y 15 palabras. Y las frases largas tienen más de 20 palabras.
Intenta siempre mantenerte alrededor de 15 palabras o menos. Puedes acortar tus frases más largas eliminando adverbios, adjetivos, sustituyendo palabras difíciles, etc.
4.3 Tacha las palabras difíciles de tu vocabulario.
Siempre tendrás la tentación de presumir de la última palabra/acrónimo que has aprendido de tu boletín favorito. Pero lo más probable es que casi siempre puedas utilizar una elección de palabras más sencilla para transmitir el mismo significado.
Aquí tienes un ejemplo.
Versión compleja: "Nuestro producto aprovecha la tecnología de última generación para optimizar el rendimiento y la escalabilidad de los marcos de procesamiento de datos, mejorando así significativamente la eficiencia operativa".
Versión simplificada: "Simplificamos las operaciones utilizando la última tecnología para mejorar la velocidad de los marcos de procesamiento de datos".
Estas 3 reglas por sí solas, arreglarán la mayor parte de tu escritura. Y si quieres arreglarlas, utiliza una herramienta como Hemingway. Destacará las frases largas y las palabras difíciles para que puedas arreglarlas. Además, te ofrece un análisis de legibilidad de alto nivel de tu contenido.
Por ejemplo, aquí tienes el análisis de legibilidad del contenido del blog hasta el párrafo anterior:
Hemingway te ayuda a analizar la legibilidad de tu escritura de forma gratuita
5. Revíselo al día siguiente
Siempre tómese de 6 a 12 horas antes de editar su primer borrador. El tiempo le ayuda a revisar el documento desde una perspectiva fresca. Este es el momento de revisar y editar.
> Probablemente termino desechando una cuarta parte de lo que escribo en el primer borrador de un capítulo de un libro. Aunque trato de ser bastante reflexivo al averiguar lo que quiero decir antes de escribir, todavía tienes que ver cómo los conceptos se desarrollan en la página para decidir si merecen quedarse.
\- Cal Newport
Mientras escribimos, estamos aprovechando el pensamiento convergente. Nos dejamos llevar por nuestra cadena de pensamiento incoherente y nos desviamos por tangentes. Esto todavía es aceptable al escribir ficción, ensayos o piezas exploratorias sobre tendencias emergentes. Pero la información redundante es un pecado en la escritura comercial. Pierde tiempo y envía a sus compañeros de trabajo por las mismas tangentes inútiles, si no las elimina.
6. Opcional - Agregue un llamado a la acción (CTA)
Su documento debe indicar a cada lector exactamente lo que espera que haga con esta información. Esto puede ser en forma de próximos pasos o sugerencias, pero este es crucial.
Si es una empresa de rápido movimiento que busca reducir las reuniones, esto es imprescindible. Pero si está escribiendo documentos como punto de partida de una discusión interdepartamental más amplia, un CTA puede parecer un poco grosero. Entonces, tome una decisión.
Y 5 consejos avanzados de escritura comercial para pasar de bueno a brillante.
Los consejos de la sección anterior transformarán su comunicación comercial. Pero si quiere llegar al percentil superior del 1% de los escritores de negocios del mundo, haga esto.
Consejo #1 - Minimice las declaraciones generales y las palabras débiles.
No escriba:
"Nuestro servicio al cliente es excelente."
Escriba:
"El 89% de los clientes encuestados califican nuestro servicio al cliente como 'muy satisfecho', con una puntuación de satisfacción promedio de 4.8 sobre 5 basada en más de 5,000 respuestas. Esto nos clasifica como el número 1 en satisfacción del cliente entre nuestros 5 principales competidores."
En lugar del adjetivo vago "excelente", este ejemplo utiliza puntos de datos y porcentajes específicos para respaldar la afirmación sobre la calidad del servicio al cliente. Proporcionar el contexto de las clasificaciones de la competencia también fortalece la declaración con hechos. Este nivel de detalle le da al lector evidencia tangible en lugar de una declaración general ambigua.
Consejo #2 - Anticipe las objeciones
No escriba:
"Nuestra nueva política será mejor para los empleados."
Escriba:
"Algunos pueden pensar que una hora de inicio más temprana es menos conveniente. Sin embargo, los datos muestran que el nuevo turno de las 9 a.m. permite un entorno de trabajo más productivo. Los empleados pueden aprovechar las horas de la mañana más tranquilas, y los estudios informan un aumento del 10-15% en la producción de los inicios más tempranos."
Consejo #3 - Haga que se lea como una historia
No escriba:
"Actualizamos nuestras ofertas, que los clientes disfrutaron."
Escriba:
"Cuando los grupos focales expresaron su deseo de nuevas funciones, nuestro equipo se puso en acción. Los ingenieros de producto agregaron las opciones A y B solicitadas durante mucho tiempo. Los especialistas en marketing crearon una campaña social tremendamente exitosa basada en las actualizaciones. En 2 meses, el 83% de los usuarios había probado las nuevas funciones y las suscripciones aumentaron en un 20%."
Consejo #4 - Vaya más allá de las palabras, agregue elementos visuales
No solo escriba:
"Nuestro nuevo proceso ahorra tiempo."
También incluya un diagrama de flujo del proceso de 10 pasos, destacando dónde se eliminaron 2 pasos redundantes.
Consejo #5 - Confíe en alguien para que revise su trabajo.
Todos los escritores profesionales tienen un editor. La mayoría de los agradecimientos de los libros comienzan elogiando al editor por soportar al escritor y esculpir su pieza de escritura en piezas terminadas.
Pida a un compañero que revise sus documentos antes de enviar uno importante. Por lo general, detectan cosas que usted simplemente no puede, sin importar lo bueno que se vuelva. Idealmente, debería tener un respeto extremadamente alto por esta persona para que tome en serio sus comentarios.
Esta es la razón por la que la mayoría de las grandes escrituras comerciales toman tiempo. La lentitud está integrada en la minuciosidad del proceso. Incluso si ya tiene una idea genial articulada en su cabeza, aún necesitaría tiempo para pulirla, formatearla, revisar la ortografía en busca de errores tipográficos y, solo entonces, puede publicarla.
Entonces, ¿hay alguna manera de crear una gran escritura comercial en muy poco tiempo?
Puede usar la IA para transformar sus notas en documentación comercial porque es un excelente corrector ortográfico y revisor. Hay 2 maneras de hacerlo.
Método 1 - Use el formateador de documentos mágico de Slite
El formateador de documentos gratuito de Slite transforma sus notas en un documento coherente, fácil de leer y bien formateado. Así es como funciona:
Paso 1: Diríjase a este enlace.
Paso 2: Pegue su contenido y haga clic en 'Obtener documento formateado'
¿No lo cree?
Para este ejemplo, le pedimos a chatGPT que creara un resumen del libro "Getting Things Done" y ¡aquí está el resultado que obtuvimos!
El formateador de documentos mágico de Slite en acción
Aquí hay una breve lista de todo lo que el formateador de documentos mágico le hace a su contenido:
- Le da acceso a plantillas desde el principio para los documentos de trabajo del día a día
- Corrige todo tipo de errores de ortografía y gramática.
- Agrega subtítulos a su contenido.
- Pone en negrita frases importantes para resaltar los puntos clave.
- Mantiene un tono profesional.
- Dé su resultado de forma gratuita en segundos. Tradicionalmente, a la mayoría de los profesionales de negocios les tomaría al menos entre 20 y 30 minutos hacer el tipo de edición que hace Magical Document Formatter en un instante.
Método 2 - Solicite manualmente a ChatGPT que amplíe su contenido
La segunda forma de hacerlo es darle a chatGPT sus notas y, una por una, pedirle que:
- Amplíe los puntos
- Simplifique el vocabulario y las oraciones
- Reestructúrelos en un [tipo de documento que esté preparando. Ej: Un plan, propuesta, etc.]
- Reformatee el contenido para aumentar la legibilidad agregando saltos de párrafo y encabezados
Consejo profesional: en lugar de dar todas las indicaciones en un solo mensaje, dé instrucciones una a la vez. Los LLM tienen problemas con los procesos de varios pasos. Tienden a olvidar pasos aquí y allá todo el tiempo. Una mejor manera es darle una instrucción, reiterarla hasta que esté satisfecho y solo entonces, pasar al siguiente paso.
Palabra final: seguirá mejorando si practica
Mark Twain dijo famosamente: "No tuve tiempo de escribir una carta corta, así que te escribí una larga en su lugar". Los escritores viven y respiran por esta cita. La buena escritura se trata de tomar mucha información, hacer una historia con ella y luego condensarla. Es difícil.
Como cualquier otra habilidad difícil, puede mejorar su escritura comercial si practica. Pero a diferencia de la mayoría de las otras habilidades, hay un efecto compuesto. Sus reuniones serán menos numerosas. Sus compañeros de trabajo lo respetarán más. Será más crítico al pensar. Obtendrá más oportunidades en su camino.
Pero todo comienza con su simple hábito de escritura.
