“Gerente de operaciones comerciales”: suena como un rol simple, ¿no es así? Está literalmente en el nombre: usted administra las operaciones internas dentro del negocio.
Pero ahora, con el auge del trabajo asíncrono y la gestión ágil de proyectos, los gerentes de BizOps deben ir más allá de simplemente gestionar los problemas operativos diarios y responder preguntas como “Oye, ¿cómo volvemos a usar esta herramienta?”.
Necesitaría tomar decisiones basadas en datos, alinear varios equipos y crear estrategias cohesivas para impulsar el crecimiento empresarial.
Echemos un vistazo a cómo puede convertirse en un excelente gerente de operaciones comerciales y ayudar a su empresa a escalar con los procesos correctos en su lugar ⬇️
¿Qué hace un gerente de operaciones comerciales?
Un gerente de operaciones comerciales supervisa las tareas diarias, coordina los equipos y garantiza que se cumplan los plazos del proyecto.
Si bien esto puede sonar como un trabajo administrativo tedioso, el rol tiene mucho más que eso hoy en día y ahora implica lo siguiente:
Busque mejoras. Imagine que está supervisando el cumplimiento de pedidos en una empresa de comercio electrónico en crecimiento. Observa retrasos en el envío, por lo que agiliza el proceso asociándose con un proveedor de logística más rápido.
Analizar datos: Después de implementar el nuevo sistema de envío, revisa las métricas de rendimiento y los comentarios de los clientes. Los datos muestran una reducción del 20% en los tiempos de entrega y una mayor satisfacción del cliente, lo que valida su decisión.
Planificar para el futuro: Utilizando estos conocimientos, ajusta el presupuesto para asignar más fondos a la logística, establece objetivos para reducir aún más los tiempos de entrega en un 10% e implementa un plan para gestionar los picos de pedidos estacionales.
As you can see, BizOps has evolved into a more strategic role, where you need to develop foresight and focus on the bigger picture.
Importancia estratégica
Los gerentes de BizOps tienen una visión amplia de la organización, lo que les ayuda a identificar problemas y necesidades en diferentes departamentos. Una parte importante de su trabajo implica actuar como un puente entre la estrategia y la ejecución.
Digamos que está dirigiendo una empresa SaaS recientemente financiada y tiene dificultades para escalar su equipo de producto. Su gerente de BizOps debe identificar los cuellos de botella y encontrar una solución para ayudar a la empresa a largo plazo.
Pueden sugerir estandarizar el proceso de contratación creando plantillas de descripción de trabajo claras, evaluando a los candidatos con una tarjeta de puntuación de contratación e introduciendo un sistema de seguimiento de candidatos (ATS). Ahora, puede evaluar y contratar rápidamente candidatos para el equipo de producto y reducir el tiempo de contratación para futuros roles.
Además, los gerentes de BizOps pueden usar herramientas de gestión del conocimiento (ejem, Slite) para agilizar los procesos de RR. HH. creando plantillas y almacenando todos los documentos necesarios para los equipos de contratación en una ubicación conveniente.
Trayectoria profesional
Let’s look at how does a career in business operation looks like:
- Al principio de su carrera, es probable que comience en roles como Analista de operaciones, centrándose en aprender los aspectos centrales de las operaciones comerciales, como gestión de proyectos, mejora de procesos, análisis de datos y comunicación interna.
- Mientras que en los roles de mitad de carrera, puede esperar trabajar en el análisis de datos, la gestión de presupuestos y el liderazgo interfuncional.
- A medida que crece, asciende a un rol de vicepresidente o director de operaciones, donde puede dar forma a la estrategia operativa de toda la empresa.
- Muchos profesionales de BizOps lanzan nuevas empresas con una sólida comprensión de la creación de procesos escalables.
Habilidades y competencias esenciales
Análisis de datos
Ignorar el análisis de datos al mejorar las operaciones comerciales es como conducir con los ojos vendados. La única diferencia es que, en lugar de destruir inevitablemente el coche, destruye sus posibilidades de generar ingresos para su empresa.
Aquí hay un ejemplo de cómo los gerentes de BizOps pueden usar los datos para tomar decisiones informadas:
Suponga que ha lanzado una nueva función y quiere saber si sus usuarios realmente la encuentran útil. Desafortunadamente, su equipo de producto informa bajas tasas de adopción de funciones. Su gerente de BizOps podría analizar los datos de uso del cliente para identificar las tendencias generales en los lanzamientos de funciones anteriores.
Descubren que los clientes no se ponen en contacto con el servicio de atención al cliente para obtener más información sobre las funciones aparentemente complicadas y, en cambio, evitan usarlas por completo. Luego recomendarían integrar artículos de ayuda dentro del producto para que los clientes puedan resolver sus consultas sin ponerse en contacto con su equipo de soporte.
Utilizando información basada en datos, alinean los recursos y las ofertas de la empresa con las necesidades del cliente, impulsando el éxito a largo plazo.
Gestión de proyectos
Dado que básicamente está apagando incendios operativos y al mismo tiempo previniendo futuros incendios, necesita dominar el arte de la gestión de proyectos. Esto significa adquirir experiencia en lo siguiente:
- Agilice los flujos de trabajo e implemente la automatización para aumentar la productividad.
- Analice las métricas de rendimiento utilizando herramientas como Tableau o Excel para informar las decisiones estratégicas.
- Priorice los proyectos y asigne presupuestos o recursos para obtener la máxima eficiencia.
- Identifique los riesgos y desarrolle planes de contingencia para evitar interrupciones.
- Traduzca los objetivos de la empresa en proyectos viables con plazos claros.
- Comunique información actualizada a las partes interesadas para garantizar la alineación y la transparencia.
Un gerente de BizOps debe analizar los flujos de trabajo y los cuellos de botella e implementar sistemas que mantengan las operaciones funcionando sin problemas.
Por ejemplo, durante una migración de software en toda la empresa, pueden establecer un plan de proyecto centralizado, realizar controles de progreso semanales con los jefes de departamento y realizar un seguimiento de los hitos para garantizar la ejecución y la responsabilidad oportunas.
Optimización de costes
La optimización de costes no se trata de recortar gastos. Se trata de gastar inteligentemente. BizOps identifica las áreas donde se desperdician recursos mediante el análisis de datos.
Por ejemplo, pueden negociar mejores contratos con los proveedores o cambiar a herramientas basadas en la nube para ahorrar en gastos de TI. Estos ahorros se pueden reinvertir en oportunidades de crecimiento, lo que le da a la empresa una ventaja competitiva.
Gestión de riesgos
Cada decisión conlleva riesgos. Un gerente de operaciones comerciales debe anticipar estos riesgos, crear planes de respaldo y proteger a la empresa de posibles problemas.
Digamos que su empresa planea iniciar un nuevo modelo de precios. Sin embargo, existe el riesgo de que los clientes puedan darse de baja si el nuevo precio se percibe como demasiado alto o injusto.
Para mitigar esto, pueden desarrollar un plan de reversión para volver al precio anterior si los primeros resultados indican una deserción significativa.
Herramientas del oficio
Plataformas de gestión de proyectos y documentación
Puede usar herramientas como Asana y Trello para centrarse en asignar tareas, gestionar los plazos y garantizar que todos estén al tanto de sus entregables.
Por supuesto, al gestionar estos proyectos, inevitablemente creará toneladas de documentos. Si desea una herramienta para la gestión eficaz del conocimiento, ¡Slite es una obviedad!
Here’s how Slite can help busy BizOps teams:
1) Skip the tedium and use our plantillas de proyecto para iniciar nuevos proyectos de inmediato
2) Gestione y actualice toda la documentación interna en un solo lugar para facilitar el acceso. También puede verificar documentos sin las constantes idas y venidas.
3) Analice si los equipos están usando sus documentos con el análisis del espacio de trabajo
Así es como Omnisend mejoró la colaboración en equipo con Slite:
💡También puede usar nuestra calculadora de ahorro de tiempo para determinar cuánto tiempo puede ahorrar su equipo usando Slite!
Herramientas de análisis
Los datos impulsan la toma de decisiones informadas para cualquier negocio. Las plataformas como Google Analytics y Tableau son muy útiles para obtener información y tendencias del mercado.
- Tableau o Power BI: Para crear paneles interactivos y visualizar métricas operativas
- Google Analytics: Para rastrear el rendimiento del sitio web y el comportamiento del usuario
- Mixpanel: Para el análisis de productos y el seguimiento de la participación del usuario
Estas herramientas ayudan a los gerentes a identificar tendencias, detectar ineficiencias y tomar decisiones informadas. Por ejemplo, usar Power BI para analizar los datos de servicio al cliente podría revelar las horas pico de soporte, lo que ayudaría a optimizar la programación del personal.
Herramientas de comunicación
La comunicación clara es importante para la colaboración interfuncional. Slack y Microsoft Teams proporcionan plataformas donde los mensajes, los documentos y los comentarios se pueden intercambiar rápidamente entre los departamentos. Puedes usar:
- Slack o MS Teams: Para la comunicación en equipo en tiempo real
- Zoom o Google Meet: Para reuniones virtuales y sesiones de capacitación
PD: Slite se integra con Slack, por lo que puede usar nuestra función “Ask” para obtener todas sus respuestas sin cambiar de navegador!
Soluciones de automatización
A nadie le gusta cambiar de una herramienta a otra para tareas básicas. Puede usar herramientas como Zapier o Make.com para conectar diferentes aplicaciones y automatizar los flujos de trabajo manuales, lo que libera tiempo para el trabajo estratégico. Asegúrese de que todas sus herramientas tengan sólidas capacidades de integración para no dejar datos importantes en sistemas dispares.
Midiendo el éxito
Establecer indicadores clave de rendimiento
Los KPI ayudan a rastrear su progreso y a centrarse en áreas críticas como la eficiencia del proceso, la satisfacción del cliente, etc. Por ejemplo, medir la rapidez con la que se completan las tareas o cuántos proyectos se entregan a tiempo puede mostrar la eficiencia operativa.
El seguimiento de la productividad y la retención de los empleados proporciona información sobre el rendimiento del equipo, mientras que las métricas de satisfacción del cliente garantizan que esté satisfaciendo las necesidades del cliente.
Los KPI financieros, como los márgenes de beneficio, le ayudan a gestionar los costes y a maximizar los beneficios.
Medir el impacto del proyecto
Considere los resultados directos e indirectos para comprender cómo sus proyectos han impactado el crecimiento de la empresa. El impacto directo se ve como ahorros de costes o aumento de ingresos, mientras que los beneficios indirectos incluyen empleados o clientes más felices.
Por ejemplo, si ha implementado un nuevo programa de fidelización, un impacto directo sería un aumento en las compras repetidas, mientras que un impacto indirecto sería una mejor promoción del cliente.
Desafíos y soluciones comunes
Restricciones de recursos
No todas las empresas pueden permitirse herramientas sofisticadas y presupuestos de proyectos elevados. Aquí hay algunas estrategias para navegar por esto
- Priorice los proyectos en función de su impacto frente al esfuerzo requerido.
- Automatice las tareas rutinarias para ahorrar tiempo y recursos.
- Comience con pequeñas mejoras que tengan un alto impacto.
Recuerdo que queríamos publicar anuncios de LinkedIn para una campaña de ABM, pero no pudimos hacerlo debido a los presupuestos limitados. En cambio, decidimos aprovechar la marca liderada por el fundador en LinkedIn y usar anuncios de líderes de opinión en lugar de gastar en formatos de anuncios más caros con CPC más altos (coste por clic).
Los gerentes de BizOps pueden ver las limitaciones de recursos como una oportunidad para ayudar a su equipo a desarrollar soluciones creativas.
Resistencia al cambio
A nadie le gusta el cambio, ya sea algo menor como reemplazar su máquina de café favorita de la oficina o algo importante como implementar una nueva herramienta. Debe ayudar a la empresa a aceptar el cambio mediante:
- Involucrar a los equipos en el proceso de cambio para inculcar la propiedad.
- Mostrar beneficios claros para fomentar la aceptación.
- Proporcionar capacitación para facilitar la transición.
- Celebrar pequeñas victorias para generar impulso.
Adopción de procesos
For new processes to be adopted smoothly, they must be user-friendly and improve the ability to get the job done. Here are some ways you can increase process adoption:
- Cree documentación clara que describa los nuevos procesos.
- Desarrolle materiales de capacitación para ayudar a la comprensión.
- Configure controles periódicos para abordar cualquier problema que surja.
- Haga que los procesos sean fácilmente accesibles para todos los usuarios.
- Recopile y actúe sobre los comentarios para mejorar continuamente el proceso.
Gestión de partes interesadas
Equilibrar las necesidades y expectativas de las diferentes partes interesadas puede ser un desafío. Puede mejorar esto si:
- Comuníquese regularmente para mantener a todos informados.
- Cree marcos de prioridad claros para guiar la toma de decisiones.
- Use recomendaciones respaldadas por datos para respaldar sus propuestas.
- Realice sesiones de retroalimentación periódicas para mantener el compromiso.
Domine su rol en BizOps hoy
Construir una carrera como gerente de operaciones comerciales puede ser a la vez insoportable y estimulante. Si desea ascender en la escala y ser el mejor, necesita un enfoque estratégico para resolver los problemas de la empresa.
Además, cuando tiene las herramientas adecuadas en su pila tecnológica, la resolución de problemas se convierte en un juego de niños. Si desea aprender a usar Slite para mejorar la eficiencia operativa, comience su prueba gratuita hoy mismo y gestione las operaciones comerciales como un profesional.
