Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement bedeutet, die Dateien/Verzeichnisse/Dokumente/etc. zu organisieren, die die Wissensbasis Ihres Teams ausmachen. Es ist der zweite Schritt zu einem Wissenslebenszyklus. Wissensmanagement stellt sicher, dass Ihre Wissensbasis von Ihren Mitarbeitern tatsächlich genutzt werden kann, um schnell die Informationen zu finden, die sie benötigen, wodurch Informationsabhängigkeiten von Ihnen beseitigt werden. Wissensmanagement wird anfänglich von Abteilungsleitern, People Ops und Ops-Teams durchgeführt.
Sobald die Dokumentation zu umfangreich wird, stellen Unternehmen dedizierte Wissensmanager ein ein, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmenswissensbasis die Effizienz ihrer Mitarbeiter kontinuierlich verbessert.
Was ist die Bedeutung des Wissensmanagements?
Um Wissensmanagement zu verstehen, sollten wir den Wissenslebenszyklus verstehen, hier ist er:
Der Wissenslebenszyklus hat 4 Schritte.
Zuerst erfassen Sie Wissen. Dies kann bedeuten, neue Dokumentationen zu schreiben oder Informationen aus Ihren bestehenden Quellen hinzuzufügen.
Sobald Sie Ihre Unternehmensinformationen gesammelt haben, müssen Sie diese organisieren. Einfache Dinge wie das Erstellen eines Verzeichnisses und die Verwendung von Schlüsselwörtern gelten als „Wissen organisieren“, d. h. Wissensmanagement. Drittens aktualisieren Sie regelmäßig die Informationen in Ihrer Wissensbasis, wenn sich die Zeit ändert. Beispielsweise stellt die Aktualisierung Ihrer HR-Dokumentation mit sich ändernden Unternehmensrichtlinien sicher, dass Ihre Mitarbeiter niemals auf falsche Informationen verweisen. Der vierte Schritt ist natürlich die Nutzung von Wissen. Wenn Ihr Team Wissen nutzt, fügt es dieses hinzu, baut darauf auf, verweist darauf und nutzt es jeden Tag für seine Arbeit. Wenn sie Ihre Dokumentation lesen, decken sie Lücken auf, um mehr Dokumentation zu erstellen, sie verstehen, was organisiert werden muss und was aktualisiert werden muss. Daher ist die Wissensbasis ein lebendiger, atmender, dynamischer Teil Ihres Teams.
Wissensmanagement stellt sicher, dass Wissensbasen nützlich bleiben, wenn sie größer werden. Obwohl es der wichtigste Schritt bei der Erstellung einer Unternehmenswissensbasis ist, ist es auch der am meisten vernachlässigte.
Ein Drittel aller Arbeitnehmer (wahrscheinlich auch Sie) wünscht sich mehr Zugriff, um das benötigte Wissen zu finden. Arbeitnehmer werden oft bei der Arbeit an wichtigen Aufgaben blockiert, weil sie auf einen Teamkollegen warten müssen, der ihnen diese Informationen gibt. Tatsächlich gibt es 10 verräterische Anzeichen dafür, dass Ihre Wissensbasis etwas Liebe braucht:
Wissensmanagement stellt sicher, dass wenn jemand jemals einen Prozess dokumentiert, er für jeden, der ihn benötigt, auffindbar ist.
Deshalb sollte Wissensmanagement ein universelles SOP für jedes Unternehmen sein. Tatsächlich bringt gutes Wissensmanagement sechsstellige Einsparungen bei der Mitarbeiterproduktivität, reduziert Engpässe, beschleunigt Sprints usw. Unabhängig davon, was Ihr Unternehmen tut, werden Ihre Teammitglieder aufgrund eines ordnungsgemäßen Wissensmanagements glücklicher, schneller und produktiver sein.
Rolle des Wissensmanagements in Unternehmen
In Unternehmen ist Wissensmanagement wichtig für die Produktivität, da Fortune-500-Unternehmen jährlich satte 31,5 Milliarden US-Dollar aufgrund von schlechtem Wissensmanagement und dessen Auswirkungen auf ihre Belegschaft von Hunderttausenden von Menschen verlieren.
Einfach ausgedrückt ist Wissensmanagement für kleine Unternehmen keine große Sache. Wenn Sie beispielsweise ein Team von 5 Personen sind, benötigen Sie ein 30-minütiges Gespräch, um sich über alles abzustimmen und alle Blockaden zu beseitigen. Aber was ist, wenn Sie eine Belegschaft von 10.000 Mitarbeitern haben? Selbst wenn Sie eine HR-Richtlinie ändern, ohne die Mitarbeiter zu informieren, würde dies zu Tausenden von DMs von Mitarbeitern an ihre Manager, das HR-Team usw. führen. Die kollektive Zeit, die Ihr Team intern damit verbringt, wäre erschreckend hoch.
Deshalb ist Wissensmanagement großartig für kleine Unternehmen, wird aber zu einer absoluten Notwendigkeit, je größer Ihre Organisation ist.
Verschiedene Arten von Wissen
Die 3 großen Arten von Wissen sind: explizites Wissen, implizites Wissen und kombiniertes Wissen.
Explizites Wissen - Ihre Aufgaben und Ihre Anleitungen
Dies ist das „einfache“ Zeug zum Aufschreiben – Fakten, Verfahren, Richtlinien und alles, was leicht in Dokumente, Handbücher und Datenbanken kodifiziert werden kann. Stellen Sie es sich als die strukturierte Wissensbasis Ihrer Organisation vor. Dies ist das am besten dokumentierte und bekannteste Wissensformat, das Ihr Unternehmen bereits verwendet. Es ist normalerweise in allen Wissensquellen eines Unternehmens vorhanden, wie:
Implizites Wissen - Ihr Bauchgefühl, Ihre Wetten, Ihre Begründung
Das am schwierigsten explizit zu erfassende implizite Wissen ist zutiefst persönlich. Es umfasst Fähigkeiten, Intuitionen und die zugrunde liegenden mentalen Modelle, die Menschen verwenden, um Probleme anzugehen. Es wird oft durch umfangreiche Übung entwickelt und kann fast unmöglich sein, anderen vollständig zu vermitteln. Da dies die schwierigste Form des Wissens ist, die man „erfassen“ kann, lesen Sie eine detailliertere Erläuterung zum impliziten Wissen hier.
Implizites Wissen - Ihre spezifischen Erkenntnisse/Weisheit/Erkenntnisse
Implizites Wissen ist Sie und der Kopf Ihres Kollegen. Denken Sie an Best Practices, Erkenntnisse aus Erfahrung und „Know-how“, das schwieriger zu artikulieren ist. Dieses Wissen kann durch Mentoring, Beobachtung und kollaborative Projekte weitergegeben werden.
Die Unterscheidung ist wichtig, da verschiedene Arten von Wissen unterschiedliche Arten der Pflege benötigen. Explizites Wissen muss aufgeschrieben und klar organisiert werden, während implizites Wissen einen Mentor oder eine Gruppe von Menschen benötigt, die zusammenarbeiten. Implizites Wissen ist am besten, wenn es an besonderen Orten wie Kompetenzzentren gelehrt wird.
Es ist erwähnenswert, dass es mehr Arten von Wissen. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie unsere Aufschlüsselung aller Wissensarten.
Was ist ein Wissensmanagementsystem (KMS)?
Ein Wissensmanagementsystem ist eine All-in-One-Software zum Erfassen, Organisieren, Teilen und Bearbeiten des kollektiven Wissens Ihres Unternehmens. Ein anderer Begriff für ein Wissensmanagementsystem ist eine Wissensdatenbank.
Jedes Unternehmen, unabhängig von Größe oder Branche, verfügt über ein Standard-KMS. In frühen Phasen ist Google Docs/Notion das Standard-KMS. Es ist vertraut und einfach zu bedienen, was es zu einem Selbstläufer macht.
As a company grows, its information needs become more complex. This is where specialised KMSs like Slite come into play. Tools like Slite are purpose-built for knowledge management whereas Google Docs/Notion are generic doc capturing tools with basic filing features. A tool like Slite has dedicated KMS features like:
- Ein Wissensmanagement-Panel, ein zentraler Ort, an dem Sie überprüfen können, welche Dokumente aktualisiert werden müssen, was archiviert werden muss usw.
- Problemlose KI-Editor, der es Ihrem Team speziell ermöglicht, KI zu verwenden, um seine Inhalte zu verfeinern, anstatt Inhalte erstellen zu müssen. Weil Sie keine KI-generierten generischen Informationen in Ihrer Wissensbasis wünschen.
- Integration mit Ihren anderen vorhandenen Tools, Tools wie Slite indizieren automatisch Informationen aus Ihren anderen meistgenutzten Apps wie Slack, GMail, Drive, Linear, Zapier usw.
- Schnelle KI-Suche, der KI-gestützte Suchassistent von Slite liefert genaue Antworten auf Mitarbeiterfragen aus dem Unternehmenswissen.
Beispiele für KMS
Slite ist ein Paradebeispiel für ein KMS. Einige andere Top-KMS sind Notion, Document360, Slab, Tettra und Confluence.
Die meisten KMS-Tools sind behelfsmäßige Lösungen. Sie könnten sie als KMS verwenden, aber ihnen fehlen spezielle Funktionen, um es den Menschen zu erleichtern, Informationen zu finden und zu aktualisieren. Eine dedizierte KMS-Lösung erfüllt alle diese Anforderungen mit Funktionen für jeden spezifischen Anwendungsfall im Wissensmanagement.
Vor- und Nachteile eines KMS
Hier sind die guten Seiten, die potenziellen Probleme und warum es immer noch der beste Weg ist, die Gehirnleistung Ihres Teams zu steigern:
Vorteile
- Finden Sie Antworten im Handumdrehen:
No more digging through endless email threads or Slack DMs for a single document. A good KMS is like having a genie that grants you all your knowledge-related wishes. - Kein Verlust von Arbeitswissen bei Übergaben:
Got a veteran team member offboarding? With a KMS, their hard-won knowledge gets safely stored, not locked in their head. - Das Onboarding ist viel einfacher:
Newbies hit the ground running with good onboarding. It is way faster when they've got a knowledge base to guide them. It's like having a super helpful teammate available 24/7. To read more about our guide to building a super-easy, time-saving onboarding checklist, check out our article hier. - Weniger davon: „Können Sie mir helfen, ... zu finden?“
A well-organised KMS makes your team more independent, giving your company veterans a much-deserved break from repetitive questions.
Herausforderungen
- Wartung ist keine Magie
Your KMS won't stay amazing all on its own. It’s exactly like a garden, you have to water it, weed it, and sometimes plant new ideas to keep it thriving. All of it takes work. - Das perfekte Tool zu finden, erfordert Aufwand
Not every KMS tool is a fairytale fit. Some are clunky, some are overkill... just like finding the perfect pair of enchanted slippers, it takes a bit of searching.
For example, Mac Reddin, Founder, Commsor, had to quickly switch from Notion to other tools to finally Slite after facing the problem of orphan docs (get the full story hier)
- Alle an Bord zu holen, ist der Schlüssel
If people don't use your KMS, it's like a dusty spellbook nobody reads. Encourage contributions, celebrate the knowledge champions, and make it clear how it makes life easier for everyone. In fact, it’s such a big challenge that a lot of companies switch to Slite just because it’s got the least learning curve.
To read more reasons people switch to Slite, go hier.
- Vorsicht vor Informationsüberflutung
Too much of a good thing, y'know? Regularly tend to your KMS garden – prune old information, rearrange sections, and make sure the most important knowledge sits front and centre.
Wissensmanagementstrategie
Da Wissensmanagement nicht für jeden einfach ist, bieten Wissensmanagement-Frameworks (KM) systematische Möglichkeiten, darüber nachzudenken, wie Ihre Organisation Wissen erwirbt, organisiert, teilt und anwendet.
Choo & Weicks Ansatz
Dieses Modell konzentriert sich darauf, wie Organisationen Informationen verarbeiten und Entscheidungen in sich ständig verändernden Umgebungen treffen. Es betont drei Schlüsselphasen:
- Sinnstiftung: Sammeln von Informationen aus der Umgebung, Interpretieren und Zuweisen von Bedeutung.
- Wissensschaffung: Entwicklung neuer Erkenntnisse und Lösungen auf der Grundlage der gesammelten und verstandenen Informationen.
- Entscheidungsfindung: Handeln auf der Grundlage des neuen Wissens durch Auswahl einer Vorgehensweise aus den verfügbaren Optionen.
Choo & Weicks Modell ist wichtig, weil
- Anpassungsfähigkeit: Betont die dynamische Natur des Wissens – dass es sich ständig weiterentwickelt und aktualisiert wird, was einen flexiblen Ansatz erfordert.
- Fokus auf Bedeutung: Betont die Bedeutung, nicht nur Informationen zu sammeln, sondern auch ihre Bedeutung im Kontext Ihrer Organisation zu verstehen.
- Handlungsorientiert: Erkennt an, dass Wissen dazu bestimmt ist, genutzt zu werden – das Endziel ist es, bessere, fundiertere Entscheidungen zu treffen.
Andere bemerkenswerte KM-Frameworks
Während Choo & Weicks Modell ein großartiger Ausgangspunkt ist, sind mehrere andere wertvolle KM-Frameworks es wert, erkundet zu werden:
- SECI-Modell (Nonaka & Takeuchi) - Konzentriert sich auf die verschiedenen Arten von Wissen (explizit, implizit, stillschweigend) und wie diese innerhalb einer Organisation umgewandelt und geteilt werden.
- Boisots I-Space-Modell: Betont, dass Wissen kodifiziert (leicht übertragbar) oder unkodifiziert (schwerer zu teilen) sein kann. Hilft bei der Bestimmung der besten Strategien basierend auf der Wissensart.
- Wiigs KM-Framework: Umfassender Ansatz, der die strategischen Ziele des Wissensmanagements, die Wissensprozesse (Erstellung, Speicherung, Transfer) und die organisatorischen Faktoren abdeckt, die den Erfolg des Wissensmanagements beeinflussen.
Die Wahl des richtigen Frameworks
Es gibt kein einzelnes "bestes" KM-Framework – die richtige Wahl hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihrer Organisation ab. Berücksichtigen Sie diese Fragen:
- Größe und Komplexität Ihrer Organisation: Größere, komplexere Unternehmen benötigen oft ein strukturierteres Framework.
- Fokus Ihrer KM-Bemühungen: Geht es darum, den Kundenservice zu verbessern, Innovationen voranzutreiben oder interne Prozesse zu rationalisieren?
- Unternehmenskultur: Einige Frameworks passen besser zu stark kollaborativen oder hierarchischeren Unternehmen.
KM-Frameworks in Aktion (Hypothetisches Beispiel)
Ein Softwareunternehmen hat mit langen Produktentwicklungszyklen zu kämpfen und erfindet häufig Lösungen neu. Sie beschließen, Nonaka & Takeuchis SECI-Modell zu implementieren, um stillschweigendes Wissen innerhalb von Entwicklungsteams in explizites Wissen umzuwandeln und zukünftige Projekte zu rationalisieren.
Metriken eines Wissensmanagementsystems
Der Erfolg eines Wissensmanagementsystems kann anhand verschiedener Metriken gemessen werden, darunter die Akzeptanzrate, die Erstellung von Dokumenten, die Top-Autoren und -Leser, die Effektivität der Suche, die Nutzung von Ask, der Portal-Traffic und die Aktivität, die Teilnahme an Mentoring-Programmen, Umfragen zur Benutzerzufriedenheit und die Nutzung von Collaboration-Tools. Diese Metriken geben Einblicke in das Benutzer-Engagement, die Wissensverbreitung und die Auswirkungen des Wissensaustauschs und helfen bei der Bewertung der Effektivität des Wissensmanagementprogramms.
Wenn Sie Slite verwenden, finden Sie viele solcher Metriken in der App:
Es gibt jedoch viele weiche Erfolgsindikatoren, die wirklich die ganze Geschichte darüber erzählen, wie nützlich Ihre Wissensdatenbank ist.
Hard metrics like page views and reduced support tickets are important, the "soft" indicators of a successful knowledge base offer compelling evidence of its value within an organisation. Here's a breakdown of these key qualitative signals:
- Active Knowledge Sharing: A knowledge base that is consistently updated and expanded upon is a sign of a thriving knowledge-sharing culture. Employees actively contributing and maintaining the knowledge base indicates that it's a valued resource.
- Improved Decision-Making: When employees have easy access to reliable information through a knowledge base, they're better equipped to make informed decisions. This leads to a higher quality of work and can also lead to more strategic, data-driven decision-making.
- New Connections: A knowledge base can foster collaboration, even across departments or remote locations. Employees may connect over shared knowledge, solving problems, or suggest enhancements to the knowledge base itself.
- Qualitative Feedback: Positive comments, suggestions for additional topics, and testimonials about the knowledge base's usefulness are all strong indicators of its success. This kind of feedback helps you continuously improve and refine the resource.
- Erhöhte Anpassungsfähigkeit: Mit einer robusten Wissensdatenbank wird Ihre Organisation agiler und widerstandsfähiger. Mitarbeiter können schnell die Informationen finden, die sie benötigen, um sich an Änderungen in Prozessen, Kundenbedürfnissen oder Marktveränderungen anzupassen.
Die besten Tools für das Wissensmanagement
Slite ist das beste Tool für das Wissensmanagement, und das sagen nicht nur wir. Wir haben über 200.000 Kunden geholfen, viele Komplimente gehört, tonnenweise Wirkung erzielt und ein Tool entwickelt, das ausschließlich für müheloses Wissensmanagement entwickelt wurde.
Deshalb lieben wir es (und denken, Sie werden es auch):
Notizen, aber besser
Die Notizenfunktion von Slite fühlt sich mühelos an. Schreiben Sie klar, fügen Sie Videos oder Bilder hinzu und fühlen Sie sich nie von unnötigen Optionen überfordert.
Zusammenarbeit leicht gemacht
Verabschieden Sie sich von verstreuten E-Mails und endlosen Dokumenten. Kommentare, Echtzeitbearbeitung und fein abgestimmte Berechtigungen ermöglichen es Ihrem Team, gemeinsam an Wissen zu arbeiten.
Kanäle sorgen für Ordnung
Sortieren Sie Ihre Notizen in themenbezogene Kanäle, die sich so natürlich anfühlen wie die Struktur Ihres Teams.
Das Finden, was Sie brauchen, ist ein Kinderspiel
Die Suche von Slite ist überraschend leistungsstark und durchsucht Titel, Text und sogar den Inhalt Ihrer Dateien.
Ablenkungsfrei = Fokussiertes Arbeiten
Slite hält es sauber. Ihr Wissen steht im Mittelpunkt, damit Ihr Team seine Aufgaben erledigen kann.
KI korrigiert Ihr Schreiben
Der KI-Editor von Slite ist wie ein intelligenter Assistent. Er korrigiert Grammatik, schlägt klarere Formulierungen vor und hilft Ihnen sogar, Inhalte für ein einfaches Lesen zu strukturieren. Er erleichtert sogar das Lesen.
Ihr Wissens-HQ
Das Wissensmanagement-Panel von Slite bietet Ihnen einen Überblick aus der Vogelperspektive. Sehen Sie, was beliebt ist, was veraltet sein könnte, und erhalten Sie Einblicke, um Ihre Wissensdatenbank in Topform zu halten.
Workspace-Analysen
Verstehen Sie, wie Ihr Team Wissen nutzt. Sehen Sie, wonach gesucht wird, erkennen Sie Trends und decken Sie potenzielle Wissenslücken auf – es ist, als hätten Sie einen eingebauten KM-Strategen.
Fragen Sie Ihre Wissensdatenbank
'Ask' ist wie Google für das Wissen Ihres Unternehmens. Geben Sie eine Frage zu Prozessen, Projekten oder irgendetwas anderem ein, und Slite verwendet KI, um die Antwort aus Ihren Notizen zu finden.
Spielt gut mit anderen zusammen
Verbinden Sie Slite mit Slack, Google Drive und unzähligen anderen Tools. Ihr Wissen lebt dort, wo Sie arbeiten, und macht es einfach, es im Moment zu finden und anzuwenden. Wir haben sogar eine Chrome-Erweiterung!
Beliebte Tools
Natürlich sind die KM-Bedürfnisse jedes Einzelnen anders! Hier sind einige andere beliebte Optionen, die es wert sind, ausprobiert zu werden:
- Notion: Super flexibel, kombiniert Notizen mit Projektmanagement-Tools (benötigt aber mehr Zeit zum Erlernen).
- Guru: Hilft, Wissen dort anzuzeigen, wo Sie mit Browsererweiterungen und KI-Funktionen arbeiten.
- Confluence: Ideal für große Teams, die erweiterte Funktionen benötigen (kann aber komplex einzurichten sein).
- Document360: Ideal für die Erstellung von kundenorientierten Hilfezentren.
So wählen Sie Ihren perfekten Partner aus
Das beste KM-Tool hängt davon ab, was Ihr Team benötigt. Denken Sie an Folgendes:
- Benutzerfreundlichkeit: Werden es alle "verstehen" oder benötigen sie viel Schulung?
- Struktur: Einfache Kanäle oder benötigen Sie erweiterte Tags?
- Teamwork: Wie tief müssen Sie mit den Funktionen für die Zusammenarbeit gehen?
- Andere Tools: Muss es in Dinge integriert werden, die Sie bereits verwenden?
- Budget: Können Sie in ausgefallene Funktionen investieren oder müssen Sie es schlank halten?
Unterm Strich sollte das Wissensmanagement das Leben einfacher machen, nicht schwerer. Hier glänzt Slite. Es ist ein überraschend leistungsstarkes Tool, verpackt in einem freundlichen Paket, das Teams gerne nutzen.
Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert, aber denken Sie daran, darüber nachzudenken, was für Ihre spezielle Situation am besten funktioniert!
P.S. Möchten Sie bestimmte Funktionen vergleichen oder Slite in Aktion sehen? Lassen Sie es uns einfach wissen!
Wer ist in einem Team für das Wissensmanagement verantwortlich?
Ein Wissensmanager ist in größeren Teams für das Wissensmanagement verantwortlich. In kleineren Teams spielt das Führungsteam die Rolle eines Wissensmanagers. In wachsenden Teams geht die Verantwortung an die HoDs über. Wenn eine Wissensdatenbank jedoch darüber hinauswächst, zeigt sie Anzeichen dafür, dass sie etwas Liebe braucht. Und dann stellen Sie einen Vollzeit-Wissensmanager ein.
Rollen und Verantwortlichkeiten
Here’s a simple table to outline exactly what you can expect your Knowledge Manager to do v/s not do.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie einen Wissensmanager benötigen oder nicht, haben wir einen Artikel genau darüber geschrieben. Wenn Sie nach einem detaillierteren Fahrplan und den Ratschlägen suchen, die wir unseren Kunden geben, lesen Sie ihn hier.
Die Zukunft des Wissensmanagements
Die Zukunft des Wissensmanagements ist sowohl menschlich als auch technisch und konzentriert sich auf die optimale Mischung aus Systemen und Tools mit persönlichen Verbindungen und Lernerfahrungen. Neue Technologien bieten Möglichkeiten, Wissensflüsse zu skalieren, Interaktionen zu verbessern, datengesteuerte Erkenntnisse zu gewinnen und Wissen nahtlos in die tägliche Arbeit einzubetten. Wissensmanagement wird immer ein grundlegend menschliches Unterfangen sein, das auf unserem angeborenen Drang beruht, das, was wir wissen, zu teilen und gemeinsam zu lernen.
Mit dem Fortschritt von KI, maschinellem Lernen und Automatisierung wird sich die Wissensarbeit erheblich verändern. Der Erfolg in dieser neuen Ära erfordert die Entwicklung von Fähigkeiten und Denkweisen für die Zusammenarbeit mit KI als Partner und nicht als Ersatz.
Die Zukunft der Arbeit mit KI und Maschinen als Partner verspricht sinnvollere Möglichkeiten für Fortschritt. Konzentrieren Sie sich auf das unersetzlich Menschliche, erleichtern Sie die Verbreitung und Integration von Wissen und bauen Sie eine Welt, in der Arbeit Fortschritt bedeutet, nicht Belastung oder Spaltung - ermöglicht durch menschliches Wissen, Mitgefühl und den Geist, gute, aber unvorhergesehene Zukünfte zu gestalten.
