¿Qué es un presupuesto de proyecto?
Independientemente de si hablamos de presupuestos en relación con nuestra vida personal o profesional, no es un tema muy apreciado. No es glamuroso ni divertido y gira en torno a una actividad central... hacer números. Sin embargo, los presupuestos son un mal necesario. Cuando son exhaustivos, precisos, bien organizados y cuidadosamente estimados, valen su peso en oro.
El objetivo principal de un presupuesto de proyecto es estimar el coste total de un proyecto completo. Básicamente, es un documento formal que describe la estimación de costes de un proyecto determinado de principio a fin.
Los presupuestos de proyecto a veces se encuentran solos, pero también pueden formar parte de planes de gestión de proyectos, planes de proyecto y estructuras de desglose del trabajo (EDT), por nombrar algunos.
Si somos honestos, todos sabemos que la mayoría de los proyectos giran en torno al dinero y los recursos. Por lo general, cuanto más dinero tengas a tu disposición, más fácil será desarrollar un proyecto exitoso. La gestión del presupuesto del proyecto es increíblemente importante por esa misma razón.
No cometas el error de pensar que los presupuestos de proyecto solo son necesarios para proyectos complejos. Eso no podría estar más lejos de la verdad. No importa el tamaño de tu proyecto actual, tú (y tus finanzas) os beneficiaréis de la elaboración de un presupuesto de proyecto bien pensado.
¿Por qué son tan importantes los presupuestos de proyecto?
Los presupuestos de proyecto son importantes por muchas razones. La razón más básica es que los proyectos se centran en gran medida en el dinero y los recursos a los que tienen acceso, como se mencionó anteriormente. Cada paso de tu proyecto requerirá diferentes cantidades de dinero y recursos, y es vital saber que tienes suficiente para lograr todo lo que necesitas.
Los presupuestos de proyecto también son partes fundamentales de la planificación financiera del proyecto de otras maneras. Por ejemplo, los presupuestos de proyecto pueden ayudar con la adquisición de fondos adicionales. Si tu proyecto necesita más recursos en algún momento de su ciclo de vida, un presupuesto de proyecto bien organizado te ayudará a presentar esa necesidad a los patrocinadores y las partes interesadas. Querrán ver a dónde va su dinero y por qué lo necesitas.
Los presupuestos de proyecto también son excelentes herramientas para el seguimiento y el control del proyecto. Te ayudarán a ti y a tu equipo de proyecto a aseguraros de que os mantenéis en el objetivo en términos de gestión de costes y no gastáis de más. Esto te ayudará a evitar sorpresas desagradables o explicaciones incómodas cuando termines tu proyecto.
¿Quién es responsable de los presupuestos de proyecto?
Los presupuestos de proyecto suelen ser documentos profesionales formales de alto nivel. Como resultado de esto, los líderes de equipo y otras figuras con cierto grado de autoridad en un proyecto normalmente son responsables de la elaboración del presupuesto del proyecto.
Personas como los gestores de proyecto, las principales partes interesadas, los clientes y los patrocinadores del proyecto suelen elaborar los presupuestos de proyecto en las primeras etapas del ciclo de vida de un proyecto. Cuando se finaliza el proceso de elaboración del presupuesto, comparten su trabajo con los equipos de proyecto, los recursos humanos y otros miembros del equipo.
Dicho esto, ¡donde hay dinero, hay poder!La responsabilidad del presupuesto del proyecto depende en gran medida de dónde viene el dinero. La persona que aporta más dinero o recursos a un proyecto determinado normalmente tiene la mayor voz en el coste total del proyecto.
¿Cuándo es el momento ideal para elaborar un presupuesto de proyecto?
Como se señaló anteriormente, los proyectos no pueden ocurrir sin dinero y recursos involucrados. Debido a esto, la elaboración de un presupuesto de proyecto tiene que ocurrir justo al principio del ciclo de vida de un proyecto. Un proyecto simplemente no puede existir sin un presupuesto de proyecto.
Piénsalo de esta manera... necesitas saber con qué estás trabajando. Ya sea que estés trabajando con recursos abundantes o limitados, tener una imagen precisa de esos recursos es esencial para los fines de la planificación del proyecto. Un proyecto exitoso en ciernes debe tener un plan de proyecto sólido que actúe como una hoja de ruta en sus primeras etapas. Un presupuesto de proyecto asegura que tengas todo lo que necesitas para dar cuenta de cada elemento de ese plan.
¿Cuáles son los elementos clave de los presupuestos de proyecto?
Hay casi innumerables formas diferentes de abordar el desarrollo de un presupuesto de proyecto. Los elementos típicos dependen de las necesidades específicas de un proyecto determinado, pero los siguientes se pueden encontrar en la mayoría de las plantillas de presupuesto de proyecto:
Conceptos básicos del proyecto
Piensa en detalles como el nombre del proyecto, el alcance del proyecto, la fecha actual, el gestor del proyecto, el patrocinador del proyecto, las principales partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto.
Tareas, etapas e hitos del proyecto
El cronograma del proyecto es posiblemente una de las partes más difíciles de elaborar de un proyecto y es esencial cuando se trata de hacer estimaciones precisas. Básicamente, tu proyecto debe dividirse en tareas para que tú y tu equipo podáis evaluar con precisión cuánto dinero os costará cada tarea. Es posible que también debas incluir subtareas.
Partidas presupuestarias
También conocidas como partidas individuales, las más comunes son los costes de mano de obra y los costes de materiales. Los costes de mano de obra y materiales surgen en casi todos los proyectos del mundo y suelen ser los más caros. Otras partidas individuales dependen de las variables de tu proyecto, por ejemplo, los gastos de viaje.
Costes estimados frente a costes reales
Esto permite a tu equipo evaluar la precisión de la estimación de tu presupuesto y te ayudará a presupuestar proyectos similares en el futuro.
Gastos del proyecto frente a ingresos del proyecto
Esta sección no siempre se incluye, pero puede ser muy útil si tu proyecto ya está generando o recibiendo algún tipo de ingreso.
Gastos únicos frente a gastos recurrentes
Una vez más, esto depende de la naturaleza de tu proyecto. Sin embargo, puede ser útil diferenciar entre los gastos únicos (por ejemplo, la compra de materiales) y los gastos recurrentes (por ejemplo, la contratación de servicios mensuales de una agencia de marketing).
Categorías comunes de costes del presupuesto del proyecto
Dependiendo de la naturaleza de tu proyecto, hay tantas partidas presupuestarias y costes diferentes que es posible que debas tener en cuenta. Estos son algunos de los costes de proyecto más comunes (e importantes):
Costes de mano de obra
También conocidos como costes de recursos humanos, se refieren a todas las tarifas asociadas con los empleados. También incluye a los trabajadores temporales y a los autónomos que trabajan en tu proyecto.
Costes de materiales
Todos los elementos materiales que se necesitan para dar vida a tu proyecto.
Gastos de viaje
Si su proyecto implica viajes, esto abarca todos los costos asociados. Esto se extiende a los modos de transporte, alojamiento, comidas, tarifas de eventos y similares.
Capacitación y desarrollo profesional
Cualquier capacitación especializada, investigación o estudio que puedan requerir los miembros del equipo para llevar a cabo su proyecto.
Servicios profesionales
A diferencia de los costos de recursos humanos, esta categoría se aplica a los servicios especializados contratados externamente, como asesoría legal, consultores financieros, agencias de marketing, estudios de diseño, etc.
Equipo y tecnología
Estrechamente relacionada con los costos de materiales, esta categoría se aplica si necesita realizar cambios, actualizaciones o desarrollos significativos en su equipo y tecnología para completar su proyecto.
Reservas para imprevistos
Siempre es una buena idea agregar un poco más. La mayoría de los equipos de proyecto agregan entre un 5 y un 15% a su presupuesto final para tener en cuenta cualquier descuido y garantizar que el presupuesto total cubra todas las actividades del proyecto.
Costos indirectos notables
Esto representa los costos que no están directamente relacionados con un proyecto, pero que tienen una conexión con él, sin embargo. Los costos indirectos solo deben indicarse en su presupuesto de proyecto si son significativos. ¿Usar más bolígrafos y lápices mientras trabaja en el trabajo del proyecto? Probablemente no sea significativo. ¿Pagar salarios más altos debido a las horas extras? Significativo.
Nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto
Como puede ver, hay muchos elementos que intervienen en una plantilla de presupuesto de proyecto eficaz. En lugar de tener que preocuparse por desarrollar su propia plantilla en Excel u otro software de gestión de proyectos, ¿por qué no prueba nuestra plantilla gratuita de presupuesto de proyecto a continuación?
No se demore y comience a trabajar en esas estimaciones de costos. Nuestra plantilla es fácil de usar, se personaliza sin esfuerzo y está diseñada para la colaboración. Le encantará trabajar en ella con diferentes miembros del equipo, incluso si están remotos. Ahórrese el dolor de cabeza de desarrollar su propia plantilla, especialmente si recién está comenzando.
Cómo estimar el presupuesto de su proyecto
Al elaborar un presupuesto de proyecto, uno de los aspectos más difíciles es asegurarse de que sus estimaciones de precios sean precisas. Hay algunas formas diferentes de abordar esto, y todas tienen sus respectivas ventajas y desventajas:
Estimación ascendente
Si desea elaborar un presupuesto extremadamente preciso, esta es la forma de hacerlo. La desventaja es que necesita trabajar con un alto nivel de detalle para que funcione. Básicamente, divide su proyecto en tareas, etapas e hitos, estima sus costos y suma todo.
Estimación descendente
Con la elaboración de presupuestos de arriba hacia abajo, comienza con un presupuesto establecido y descubre cómo dividirlo y asignarlo a partir de ahí. Este enfoque es lo opuesto a la estimación de abajo hacia arriba y, por lo tanto, tiene fortalezas y debilidades opuestas. No requiere una gran inversión de tiempo y se puede utilizar eficazmente como base, pero generalmente proporciona una estimación presupuestaria bastante aproximada.
Estimación análoga
Esta es una forma elegante de decir estimación basada en proyectos similares. Esto funciona especialmente bien si es un gerente de proyecto experimentado o ya tiene una cantidad decente de experiencia en el mundo de la gestión de proyectos. Básicamente, utiliza datos e información de proyectos similares anteriores para estimar el costo aproximado de su proyecto actual. Este enfoque es rápido y generalmente bastante general, lo que lo hace ideal para las primeras etapas de propuestas de proyectos.
Estimación paramétrica
Similar a la estimación análoga, este enfoque funciona mejor si tiene experiencia en la gestión de proyectos. Sin embargo, a diferencia de la estimación análoga, la estimación paramétrica depende de datos históricos de partes específicas de diferentes proyectos anteriores. Cuando se consideran juntos y se aplican a su proyecto actual, esto proporciona una estimación de costos precisa.
Estimación de tres puntos
Este enfoque se puede utilizar por sí solo o en conjunto con algunas de las otras técnicas utilizadas anteriormente. Implica determinar un escenario del mejor caso, un escenario del peor caso y un escenario del caso realista for your project budget and presenting that to your project team. There's a lot of variety with three-point estimation approaches, but they typically go over well because they're based on transparency and take different eventualities into account.
6 consejos principales para crear un excelente presupuesto de proyecto
1. Consultar externamente
Si no ha trabajado en proyectos anteriores similares o no tiene mucha experiencia personal en la industria de su proyecto, es una gran idea consultar datos históricos y otros profesionales experimentados al trabajar en un presupuesto de proyecto.
La experiencia es el mejor maestro. Entonces, si está tratando de estimar los costos de marketing para su proyecto, comuníquese con un profesional de marketing en su comunidad y pregúntele cuáles son sus pensamientos. ¡Lo más probable es que su estimación sea más precisa que la suya!
2. Priorizar desde el principio
Esto se aplica especialmente si está trabajando con un presupuesto más bajo o recursos más limitados. Es una buena idea determinar las prioridades presupuestarias más importantes al principio de su proyecto. Hágase preguntas como "¿Cuáles son los aspectos más importantes de este proyecto?" y "Si vamos a derrochar en solo una parte de este proyecto, ¿cuál debería ser?" Esto ayudará a determinar el presupuesto adecuado para usted y ayudará en su proceso de planificación del proyecto.
3. Manténgase abierto al cambio
Elaborar un presupuesto de proyecto preciso al principio del proceso de planificación es importante, pero asegúrese de mantenerlo dinámico. No tenga miedo de agregar o modificar elementos a medida que avanza. Si usa una plantilla de presupuesto de proyecto como la nuestra, es fácil realizar actualizaciones en tiempo real e incorporar cualquier cambio que pueda surgir en un documento de presupuesto central.
4. Mantenga todo actualizado
Como se mencionó anteriormente, los presupuestos de los proyectos a menudo están sujetos a cambios... ¡y eso está bien! Sin embargo, si está realizando algún cambio en su presupuesto, asegúrese de que todos los miembros más importantes de su equipo de proyecto estén informados. Si tiene un documento central de presupuesto de proyecto (pista: debería), asegúrese de que siempre esté actualizado con la información más reciente.
5. Usar una plantilla
Elaborar un presupuesto de proyecto puede ser desalentador, especialmente si no ha hecho uno similar antes. Si se siente abrumado, el mejor consejo que podemos darle es que use una plantilla gratuita como esta. Ahorrará tiempo y tendrá una excelente base para trabajar.
6. Conozca su proyecto por dentro y por fuera
Cuando se trata del desarrollo del presupuesto del proyecto, el factor más importante para desarrollar una estimación de costos precisa es conocer su proyecto lo mejor posible. Cuanto más detalle tenga, más fácil le será hacer estimaciones de costos bien informadas y, en última instancia, elaborar un presupuesto de proyecto preciso.
Un excelente presupuesto de proyecto vale su peso en oro
Los presupuestos de los proyectos no son las partes más emocionantes del proceso de planificación del proyecto, pero son increíblemente útiles. Cuando están bien hechos, valen su peso en oro. Ayudan a estimar con precisión los costos del proyecto, facilitan la planificación, la priorización y la asignación de recursos, ayudan con el monitoreo del proyecto y actúan como herramientas para asegurar fondos adicionales cuando sea necesario.
Confíe en nosotros, si invierte el tiempo necesario para elaborar un gran presupuesto, cosechará los beneficios durante el resto de su proyecto. Utilice esta guía como referencia para volver a consultar y le será imposible equivocarse.
