¿Recuerdas esa actualización crucial del proyecto enterrada en lo profundo de tus hilos de correo electrónico? ¿O el documento de incorporación que un colega envió hace semanas y que parece haber desaparecido? No puedes simplemente tener un motor de búsqueda tipo Google para la información de tu empresa.
Glean tiene como objetivo resolver este problema. Se posiciona como una forma de indexar y mostrar el conocimiento de todas tus conversaciones de trabajo, documentos y aplicaciones de uso frecuente, facilitando la recuperación. No más búsquedas frenéticas en bandejas de entrada desordenadas: Glean quiere poner la información que necesitas al alcance de tu mano. Glean no solo facilita la búsqueda de información, sino que también aumenta significativamente la productividad al agilizar la recuperación de información importante relacionada con el trabajo.
¿Pero está a la altura de las expectativas? Después de investigar Glean extensamente y echar un vistazo a las reseñas, puedo darte un desglose simplificado. Así que continúa leyendo para averiguar en qué destaca Glean y si realmente puede ser la búsqueda empresarial que tu equipo necesita desesperadamente.
Comprendiendo Glean: Es más que solo una barra de búsqueda
Glean es una herramienta de búsqueda empresarial con IA diseñada para ser la búsqueda universal para todas tus herramientas, documentos y conversaciones. Se conecta a las diferentes herramientas, documentos y conversaciones dentro del espacio de trabajo digital de tu equipo. Al eliminar los silos de información y crear un centro de conocimiento central, Glean ayuda a tus empleados a encontrar las respuestas que necesitan, cuando las necesitan, sin importar dónde se almacene la información.
La razón por la que a la gente le encanta es que crea una interfaz de usuario similar a un motor de búsqueda para que puedas buscar en el conocimiento de tu empresa. Para cada consulta que escribas, obtendrás una página de resultados como esta:
Glean va más allá de la búsqueda tradicional basada en palabras clave. Utiliza IA, específicamente Generación Aumentada de Recuperación (RAG), para separar la capacidad de los modelos de lenguaje grandes (LLM) para generar respuestas de su capacidad para recuperar conocimiento factual. Esto significa que Glean primero recupera información a través de un sistema de búsqueda separado, luego la proporciona al LLM para el razonamiento y la elaboración de una respuesta. Este enfoque garantiza que las respuestas estén basadas en información precisa, verificable y aborden problemas de frescura y permisos de datos.
Características clave
Exploremos las características de Glean que lo convierten en una excelente solución de búsqueda empresarial:
Gran búsqueda
La búsqueda impulsada por IA de Glean va mucho más allá de simplemente hacer coincidir palabras clave o títulos de documentos. Entiende de qué se tratan realmente tus documentos. Esto significa que obtendrás la información más relevante en la parte superior de tus resultados, incluso si no usas las palabras exactas que están en el documento.
Relevancia contextual
Glean aprende sobre cómo trabaja y se comunica tu equipo. Utiliza esta comprensión para personalizar tus resultados de búsqueda, teniendo en cuenta tus propios patrones de trabajo y las relaciones dentro de tu equipo. Esto garantiza que obtengas la información que sea más probable que te sea útil a ti.
Integraciones con más de 100 conectores entre aplicaciones
Glean se conecta fácilmente a muchas herramientas populares como Google Drive, Slack, Jira y Salesforce. Esto le permite recopilar y organizar rápidamente información de diferentes fuentes. Es importante destacar que también comprende quién debe tener acceso a qué, por lo que solo las personas adecuadas pueden ver los archivos y las conversaciones correctas.
Glean simplifica la tarea de buscar documentación antigua, que antes era una actividad tediosa y que consumía mucho tiempo. Si bien lleva mucho tiempo conectar todo para obtener el uso completo de Glean, definitivamente vale la pena.
Constructor de aplicaciones de IA
Esta característica te permite crear chatbots de preguntas y respuestas personalizados que se pueden usar dentro de herramientas como Slack. Esto le da a tu equipo una forma rápida de obtener respuestas de la base de conocimiento de tu empresa, ahorrando tiempo y haciéndolos más eficientes.
Acceso a la API
La API de chat de Glean permite a los desarrolladores agregar fácilmente las capacidades de búsqueda de Glean a cualquier aplicación. Esto abre una amplia gama de posibilidades para crear herramientas y experiencias personalizadas impulsadas por el conocimiento colectivo de tu empresa.
Acceso extendido a la IA
El SDK de herramientas de Glean va más allá, permitiendo a los desarrolladores usar su búsqueda de IA para tareas aún más complejas y automatizadas. Imagina que Glean no solo encuentra la respuesta a tu pregunta, sino que también inicia acciones de seguimiento basadas en la información que recuperó. Esto podría incluir el envío de correos electrónicos, la generación de informes, la apertura de tickets de soporte o incluso la actualización de paneles de gestión de proyectos, lo que le ahorrará a tu equipo un tiempo valioso y agilizará los flujos de trabajo.
Características de conocimiento más recientes
Glean continúa evolucionando, y aquí hay algunas de sus adiciones más recientes y notables:
- Enlaces Go: Inspirado por o/slash, los enlaces Go funcionan como atajos personalizados para los recursos a los que se accede con frecuencia. Los equipos de operaciones, los gerentes y cualquier persona que necesite acceso rápido a enlaces, documentos o herramientas específicos encontrarán esta característica particularmente útil. Es por eso que los enlaces rápidos están presentes de forma nativa en MacOS, iOS e incluso en herramientas de productividad como Raycast y Alfred.
- Página de inicio: La nueva página de inicio de Glean tiene como objetivo ser la intranet moderna para las empresas que desean brindar una experiencia de empleado más holística. Te ayuda a brindar a tu equipo una descripción general centralizada de las actualizaciones importantes, los enlaces de uso frecuente y otra información relevante de la empresa.
- Colecciones: Collections are like shareable pages or folders where you can organize links, documents, and notes related to specific projects or topics. It’s essentially a share-able list of links that you can use to keep track of all project-related links in one place. This makes it easier to collaborate with colleagues and cut down on searching time.
We’re unsure of how useful this feature might be to your daily workflows. If you have a neatly maintained AI Knowledge Base like Slite, you can just organize every project’s documentation in one channel to cut the double-work. - Anuncios: Envía anuncios de uno a muchos directamente dentro de Glean. Aunque existen características similares en herramientas de comunicación como Slack o MS Teams, está inspirado en diseños de intranet clásicos. La característica sigue siendo útil para las empresas que desean enviar actualizaciones periódicas a sus trabajadores de primera línea.
Limitaciones
Glean es una herramienta poderosa para encontrar y usar el conocimiento de tu empresa. Pero es importante comprender sus fortalezas. Puede que no sea la solución definitiva para cada necesidad, he aquí por qué:
Solo enfocado en la búsqueda
La misión principal de Glean es ayudarte a encontrar la información que necesitas rápidamente. Sobresale en la búsqueda a través de tus documentos, conversaciones y herramientas existentes. Si tu equipo ya tiene una forma de crear documentos, notas de reuniones y manuales detallados, Glean se integrará a la perfección y te ayudará a encontrar esos recursos mucho más fácilmente.
Creación de conocimiento limitada
No puedes escribir documentos ni tomar notas dentro de Glean. No tiene las mismas características de edición en profundidad ni un editor WYSIWYG. Piensa en Glean como el bibliotecario experto que sabe dónde se almacena tu conocimiento, en lugar del autor principal que crea nuevos libros. Si tu equipo necesita un lugar central para la creación y colaboración extensiva de documentos, es probable que necesites usar una herramienta dedicada junto con Glean.
Búsqueda de IA en evolución
La búsqueda de IA de Glean es impresionante, pero aún está en las primeras etapas. Tiene problemas para procesar terminología específica de la industria, diferentes idiomas, etc. Con el tiempo y datos adicionales, Glean puede volverse más inteligente, pero no esperes que lo entienda mágicamente todo desde el primer día. Necesitarás realmente usar los conectores entre aplicaciones para integrar toda la información de tu empresa.
Posible dependencia excesiva
Una nota al margen sobre la poderosa búsqueda de Glean: es fácil volverse muy dependiente de sus resultados. Recuerda, una IA se basa en la información que se le proporciona. Si bien es útil, las respuestas de Glean no deberían reemplazar por completo el pensamiento crítico, la verificación de la información y la aplicación de tu propia experiencia a nuevas situaciones.
El enfoque de Glean en la búsqueda conlleva compensaciones. Al no tratar de ser todo, puede ser extremadamente bueno en su función principal: hacer que el conocimiento se pueda buscar. Su API y herramientas para desarrolladores lo llevan un paso más allá y están diseñadas para permitirte conectar otras herramientas especializadas, cerrando cualquier brecha potencial para una solución completa de gestión del conocimiento.
A medida que Glean intenta ser el mejor software de búsqueda empresarial, te deja encontrar otras herramientas para crear documentos y administrarlos. Limita severamente el alcance de Glean para servir como una solución de productividad completa. No poder buscar información es una pequeña parte de un problema mayor que enfrentan los equipos.
El problema de la mayoría de los equipos es que su ciclo de conocimiento está roto. El ciclo de conocimiento consta de 4 partes:
- Encontrar la brecha de conocimiento dentro de los equipos (basado en los MD de Slack a los gerentes, hilos, etc.)
- Crear conocimiento (escribir, diseñar, importar documentos, etc.)
- Administrar el conocimiento (actualizar documentos obsoletos, archivar y organizar el resto)
- Encontrar conocimiento (buscar una herramienta, preguntar a un colega, etc.)
La falta de verificación del conocimiento y las características de gestión del conocimiento de Glean lo convierten en una herramienta enfocada que lo convierte en una fuente única, pero de información no verificada. Debido a sus limitaciones, Glean podría darte resultados obsoletos de documentos que tienen 3 años. En cuanto a la gestión del conocimiento, no hay forma de que los equipos vean qué preguntas no se responden y cuántas veces las personas encuentran la información relevante que necesitan.
Las mejores alternativas de Glean
Glean no es la única solución para abordar los desafíos de la gestión del conocimiento. Varias alternativas excelentes ofrecen una combinación diferente de características y enfoques. Echemos un vistazo más de cerca a algunos de los principales contendientes:
Slite
Slite es una base de conocimiento de IA popular que te ayuda a poner la gestión del conocimiento en piloto automático. Slite viene con un aspecto elegante con un editor WYSIWYG para la creación colaborativa de conocimiento. En segundo lugar, tiene una búsqueda impulsada por IA - Ask - que responde instantáneamente a tus preguntas basándose en información verificada de la empresa. Al igual que Glean, Slite también tiene una API de búsqueda, integraciones de Slack y la capacidad de indexar información de fuentes externas como Slack, Google Drive, Linear, etc.
Pero la mayor razón para usar Slite es que Slite es la única herramienta que te ayuda a mantener tu base de conocimiento actualizada con su panel de gestión del conocimiento y sus características de verificación de documentos. Obtén más información sobre Slite aquí.
Guru
Guru es otro jugador establecido en el espacio de la gestión del conocimiento. Enfatiza la captura de conocimiento directamente dentro de las herramientas que ya usas a través de extensiones del navegador. Guru prioriza la verificación de la información, lo que puede ser un gran problema si tu empresa tiene problemas con documentos obsoletos o información contradictoria.
Si bien sus herramientas de creación de contenido son sólidas, pueden sentirse un poco más estructuradas en comparación con el énfasis de Glean en la conexión de una amplia variedad de fuentes existentes.
Coveo
Coveo es una plataforma de búsqueda empresarial madura capaz de indexar información más allá de lo que está dentro de tu empresa. Puede conectarse a fuentes externas como sitios web de la industria, bases de datos de investigación y bibliotecas. Esta flexibilidad hace que Coveo sea una buena opción para las organizaciones que necesitan incorporar una amplia gama de conocimiento interno y externo en su solución de búsqueda.
Sin embargo, su enfoque en una gama más amplia de información podría hacerlo menos adecuado para las empresas que luchan principalmente con la gestión del conocimiento interno.
Consideraciones clave:
Al elegir entre Glean y sus alternativas, considera estos factores:
- Necesidades de creación de contenido: ¿Necesitas principalmente ayuda para encontrar conocimiento existente, o la creación de contenido nuevo es igualmente importante?
- Estructura de la información: ¿Qué tan formal es tu estructura de conocimiento?
- Experiencia técnica: La API y el SDK de Glean brindan un potencial de personalización significativo.
Precios
Glean no ofrece un plan gratuito ni una estructura de precios pública. Esto significa que no podrás probar la gama completa de sus características sin una demostración y una discusión con su equipo de ventas.
He aquí por qué comprender los precios de Glean podría ser un poco complicado.
Glean parece adaptar sus precios en función del tamaño de tu organización, las necesidades específicas y las características que requieres. Este enfoque personalizado puede ser beneficioso si necesitas una solución que se ajuste a la estructura de conocimiento y los flujos de trabajo únicos de tu empresa.
Además, dado que los precios no son transparentes, es probable que haya margen para la negociación. Prepárate para discutir los desafíos que enfrenta tu equipo, el volumen y el tipo de datos que te gustaría que Glean indexe y tus limitaciones presupuestarias.
Durante tu demostración con Glean, asegúrate de hacer preguntas detalladas sobre los precios, los posibles complementos y lo que se incluye en los diferentes niveles. Esto te ayudará a evitar sorpresas y garantizar que la solución se alinee con tu presupuesto.
¿Es Glean adecuado para tu equipo?
Aquí tienes una lista de verificación rápida para ayudarte a decidir:
- Te encantará Glean si:
- La información valiosa de tu equipo está dispersa en diferentes herramientas y plataformas.
- Te encuentras perdiendo mucho tiempo buscando repetidamente la misma información.
- Necesitas una forma de desbloquear el conocimiento oculto en correos electrónicos, conversaciones y carpetas de documentos desordenadas.
- Es posible que necesites herramientas adicionales si:
- Tu necesidad principal es crear y editar documentos extensos de forma colaborativa.
- Deseas una base de conocimiento altamente estructurada, tipo wiki con un proceso de edición formal.
- Tu empresa aún no utiliza las herramientas y plataformas con las que Glean se integra.
En general, Glean muestra una gran promesa para ayudar a los equipos a combatir la sobrecarga de conocimiento. Si tu equipo tiene problemas para encontrar información dentro de las herramientas que ya usas, es probable que valga la pena una demostración seria y una discusión con su equipo para explorar cómo puede transformar tus flujos de trabajo de conocimiento.
