¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento significa organizar los archivos/directorios/docs/etc. que constituyen la base de conocimiento de tu equipo. Es el segundo paso para tener un ciclo de vida del conocimiento. La gestión del conocimiento asegura que tu base de conocimiento pueda ser realmente utilizada por tus compañeros de trabajo para encontrar rápidamente la información que necesitan, eliminando las dependencias de información de ti. La gestión del conocimiento la realizan inicialmente los jefes de departamento, People Ops y los equipos de operaciones.
Una vez que la documentación crece demasiado, las empresas contratan gestores de conocimiento dedicados para asegurar que la base de conocimiento de su empresa siga mejorando la eficiencia de sus empleados.
¿Cuál es la importancia de la gestión del conocimiento?
Para entender la gestión del conocimiento, debemos entender el ciclo de vida del conocimiento, aquí está:
El ciclo de vida del conocimiento tiene 4 pasos.
Primero, capturas el conocimiento. Esto puede significar escribir nueva documentación o añadir información de tus fuentes existentes.
Una vez que has recopilado la información de tu empresa, tienes que organizarla. Hacer cosas simples como crear un directorio y usar palabras clave cuenta como 'organizar el conocimiento', es decir, la gestión del conocimiento. En tercer lugar, actualizas regularmente la información en tu base de conocimiento a medida que cambia el tiempo. Por ejemplo, actualizar tu documentación de RR. HH. con las políticas cambiantes de la empresa asegura que tus empleados nunca se refieran a la información incorrecta. El cuarto paso, por supuesto, es utilizar el conocimiento. A medida que tu equipo utiliza el conocimiento, lo añade, lo construye, se refiere a él y lo utiliza cada día para su trabajo. Cuando leen tu documentación, descubren lagunas para crear más documentación, entienden lo que necesita ser organizado y lo que necesita ser actualizado. Por lo tanto, la base de conocimiento es una parte viva, que respira y dinámica de tu equipo.
La gestión del conocimiento asegura que las bases de conocimiento sigan siendo útiles a medida que crecen. Aunque es el paso más importante para crear una base de conocimiento de la empresa, también es el más descuidado.
Un tercio de todos los trabajadores (probablemente tú también) desearían tener más acceso para encontrar el conocimiento que necesitan. Los trabajadores a menudo se bloquean mientras trabajan en tareas importantes porque tienen que esperar a que un miembro del equipo les dé esa información. De hecho, hay 10 señales reveladoras de que tu base de conocimiento necesita algo de cariño:
La gestión del conocimiento asegura que si alguien documenta alguna vez un proceso, será accesible a quien lo necesite.
Por eso la gestión del conocimiento debería ser un SOP universal para cada empresa. De hecho, una buena gestión del conocimiento aporta ahorros de 6 cifras en la productividad de los empleados, reduce los cuellos de botella, acelera los sprints, etc. Independientemente de lo que haga tu empresa, los miembros de tu equipo serán más felices, más rápidos y más productivos como resultado de una gestión del conocimiento adecuada.
Papel de la gestión del conocimiento en las empresas
En las empresas, la gestión del conocimiento es importante para la productividad porque las empresas de Fortune 500 pierden la friolera de 31.500 millones de dólares anuales debido a la mala gestión del conocimiento y sus efectos secundarios en su fuerza laboral de cientos de miles de personas.
En términos simples, la gestión del conocimiento no es un gran problema para las empresas pequeñas. Por ejemplo, si eres un equipo de 5 personas, te tomará una llamada de 30 minutos para alinearte en todo y eliminar todos los bloqueadores. Pero, ¿qué pasa si eres una fuerza laboral de 10.000 personas? Incluso si cambias 1 política de RR. HH. sin informar a los empleados, resultaría en miles de MD de personas a sus gerentes, al equipo de RR. HH., etc. El tiempo colectivo que tu equipo dedica a lidiar con ello internamente sería asombrosamente alto.
Por eso la gestión del conocimiento es genial para las pequeñas empresas, pero se convierte en una necesidad absoluta cuanto más grande es tu organización.
Diferentes tipos de conocimiento
Los 3 grandes tipos de conocimiento son: conocimiento explícito, conocimiento tácito y conocimiento combinado.
Conocimiento explícito: tus tareas pendientes y tus instrucciones
Esto es lo "fácil" de escribir: hechos, procedimientos, directrices y cualquier cosa fácilmente codificada en documentos, manuales y bases de datos. Piénsalo como la base de conocimiento estructurada de tu organización. Este es el formato de conocimiento más documentado y conocido que tu empresa ya está acostumbrada a utilizar. Por lo general, está presente en todas las fuentes de conocimiento de una empresa, como:
Conocimiento tácito: tu instinto, tus apuestas, tu razón
El más difícil de capturar explícitamente, el conocimiento tácito es profundamente personal. Incluye habilidades, intuiciones y los modelos mentales subyacentes que las personas utilizan para abordar los problemas. A menudo se desarrolla a través de una práctica extensa y puede ser casi imposible de articular completamente a otros. Dado que esta es la forma más difícil de "capturar" el conocimiento, lee una guía de explicación más detallada sobre el conocimiento tácito aquí.
Conocimiento implícito: tus conocimientos/sabiduría/aprendizajes específicos
El conocimiento implícito está en tu cabeza y en la de tus compañeros de trabajo. Piensa en las mejores prácticas, los conocimientos adquiridos a partir de la experiencia y el "saber hacer" que es más difícil de articular. Este conocimiento puede compartirse a través de la tutoría, la observación y los proyectos colaborativos.
La distinción es importante porque los diferentes tipos de conocimiento necesitan diferentes formas de ser atendidos. El conocimiento explícito necesita ser escrito y organizado claramente, mientras que el conocimiento implícito necesita un mentor o un grupo de personas trabajando juntas. El conocimiento tácito es mejor cuando se enseña en lugares especiales como centros de excelencia.
Vale la pena señalar que hay más tipos de conocimiento. Para aprender en detalle sobre ello, lee nuestro desglose de todos los tipos de conocimiento.
¿Qué es un sistema de gestión del conocimiento (KMS)?
Un sistema de gestión del conocimiento es un software todo en uno para capturar, organizar, compartir y editar el conocimiento colectivo de tu empresa. Otro término para un sistema de gestión del conocimiento es una base de conocimiento.
Cada empresa, independientemente de su tamaño o industria, tiene un KMS predeterminado. En las primeras etapas, Google Docs/Notion es el KMS predeterminado. Es familiar y fácil de usar, lo que lo convierte en una opción obvia.
As a company grows, its information needs become more complex. This is where specialised KMSs like Slite come into play. Tools like Slite are purpose-built for knowledge management whereas Google Docs/Notion are generic doc capturing tools with basic filing features. A tool like Slite has dedicated KMS features like:
- Un panel de gestión del conocimiento, un lugar único para que compruebes qué documentos necesitan ser actualizados, qué necesita ser archivado, etc.
- Editor de IA sin complicaciones, que permite específicamente a tu equipo utilizar la IA para refinar su contenido, en lugar de tener que crear contenido. Porque no quieres información genérica generada por IA en tu base de conocimiento.
- Integración con tus otras herramientas existentes, herramientas como Slite indexan automáticamente la información de tus otras aplicaciones más utilizadas como Slack, GMail, Drive, Linear, Zapier, etc.
- Búsqueda rápida con IA, el asistente de búsqueda impulsado por IA de Slite obtiene respuestas exactas a las preguntas de los empleados de la base de conocimiento de tu empresa.
Ejemplos de KMS
Slite es un excelente ejemplo de un KMS. Algunos otros KMS principales son Notion, Document360, Slab, Tettra y Confluence.
La mayoría de las herramientas KMS son soluciones improvisadas. Podrías utilizarlas como un KMS, pero carecen de funciones dedicadas para facilitar a las personas la búsqueda y actualización de la información. Una solución KMS dedicada cumple todos estos requisitos con funciones para cada caso de uso específico de la gestión del conocimiento.
Pros y contras de un KMS
Aquí está lo bueno, los posibles contratiempos y por qué sigue siendo la mejor manera de mejorar la capacidad intelectual de tu equipo:
Beneficios
- Encuentra respuestas en un instante:
No more digging through endless email threads or Slack DMs for a single document. A good KMS is like having a genie that grants you all your knowledge-related wishes. - Sin pérdida de sabiduría laboral en las transferencias:
Got a veteran team member offboarding? With a KMS, their hard-won knowledge gets safely stored, not locked in their head. - La incorporación es mucho más fácil:
Newbies hit the ground running with good onboarding. It is way faster when they've got a knowledge base to guide them. It's like having a super helpful teammate available 24/7. To read more about our guide to building a super-easy, time-saving onboarding checklist, check out our article aquí. - Menos de esto: "¿Puedes ayudarme a encontrar...?"
A well-organised KMS makes your team more independent, giving your company veterans a much-deserved break from repetitive questions.
Desafíos
- El mantenimiento no es magia
Your KMS won't stay amazing all on its own. It’s exactly like a garden, you have to water it, weed it, and sometimes plant new ideas to keep it thriving. All of it takes work. - Encontrar la herramienta perfecta requiere esfuerzo
Not every KMS tool is a fairytale fit. Some are clunky, some are overkill... just like finding the perfect pair of enchanted slippers, it takes a bit of searching.
For example, Mac Reddin, Founder, Commsor, had to quickly switch from Notion to other tools to finally Slite after facing the problem of orphan docs (get the full story aquí)
- Conseguir que todos se incorporen es clave
If people don't use your KMS, it's like a dusty spellbook nobody reads. Encourage contributions, celebrate the knowledge champions, and make it clear how it makes life easier for everyone. In fact, it’s such a big challenge that a lot of companies switch to Slite just because it’s got the least learning curve.
To read more reasons people switch to Slite, go aquí.
- Cuidado con la sobrecarga de información
Too much of a good thing, y'know? Regularly tend to your KMS garden – prune old information, rearrange sections, and make sure the most important knowledge sits front and centre.
Estrategia de gestión del conocimiento
Dado que la gestión del conocimiento no es fácil para todos, los marcos de gestión del conocimiento (KM) ofrecen formas sistemáticas de pensar sobre cómo tu organización adquiere, organiza, comparte y aplica el conocimiento.
El enfoque de Choo & Weick
Este modelo se centra en cómo las organizaciones procesan la información y toman decisiones dentro de entornos en constante cambio. Enfatiza tres etapas clave:
- Creación de sentido: recopilar información del entorno, interpretarla y adjuntarle significado.
- Creación de conocimiento: desarrollar nuevas ideas y soluciones basadas en la información que se ha recopilado y comprendido.
- Toma de decisiones: actuar sobre el nuevo conocimiento seleccionando un curso de acción entre las opciones disponibles.
El modelo de Choo & Weick importa porque
- Adaptabilidad: enfatiza la naturaleza dinámica del conocimiento, que siempre está evolucionando y actualizándose, lo que requiere un enfoque flexible.
- Enfoque en el significado: destaca la importancia no solo de recopilar información, sino de comprender su significado dentro del contexto de tu organización.
- Orientado a la acción: reconoce que el conocimiento está destinado a ser utilizado: el objetivo final es tomar decisiones mejores y más informadas.
Otros marcos de KM notables
Si bien el modelo de Choo & Weick es un excelente punto de partida, vale la pena explorar varios otros marcos de KM valiosos:
- Modelo SECI (Nonaka & Takeuchi) - Se centra en los diferentes tipos de conocimiento (explícito, implícito, tácito) y cómo se convierten y comparten dentro de una organización.
- Modelo I-Space de Boisot: Enfatiza que el conocimiento puede ser codificado (fácilmente transferible) o no codificado (más difícil de compartir). Ayuda a determinar las mejores estrategias basadas en el tipo de conocimiento.
- Marco de Gestión del Conocimiento de Wiig: Enfoque integral, que cubre los objetivos estratégicos de la Gestión del Conocimiento, los procesos de conocimiento (creación, almacenamiento, transferencia) y los factores organizacionales que influyen en el éxito de la Gestión del Conocimiento.
Elegir el Marco Adecuado
No existe un único marco de Gestión del Conocimiento "mejor"; la elección correcta depende de las necesidades y objetivos específicos de su organización. Considere estas preguntas:
- Tamaño y complejidad de su organización: Las empresas más grandes y complejas a menudo necesitan un marco más estructurado.
- Enfoque de sus esfuerzos de Gestión del Conocimiento: ¿Se trata de mejorar el servicio al cliente, impulsar la innovación o agilizar los procesos internos?
- Cultura de la empresa: Algunos marcos se alinean mejor con empresas altamente colaborativas o más jerárquicas.
Marcos de Gestión del Conocimiento en Acción (Ejemplo hipotético)
Una empresa de software está luchando con largos ciclos de desarrollo de productos y reinventando soluciones con frecuencia. Deciden implementar el modelo SECI de Nonaka & Takeuchi para convertir el conocimiento tácito dentro de los equipos de desarrollo en conocimiento explícito, agilizando proyectos futuros.
Métricas de un Sistema de Gestión del Conocimiento
El éxito de un sistema de gestión del conocimiento se puede medir a través de varias métricas, incluyendo la tasa de adopción, la creación de documentos, los principales escritores y lectores, la eficacia de la búsqueda, el uso de Ask, el tráfico y la actividad del portal, la participación en la tutoría, las encuestas de satisfacción del usuario y el uso de herramientas de colaboración. Estas métricas proporcionan información sobre la participación del usuario, la difusión del conocimiento y el impacto del intercambio de conocimientos, lo que ayuda a evaluar la eficacia del programa de gestión del conocimiento.
Si está utilizando Slite, puede encontrar muchas métricas como esta dentro de la aplicación:
Sin embargo, hay muchos indicadores de éxito suaves que realmente cuentan la historia completa de lo útil que es su Base de Conocimiento.
Hard metrics like page views and reduced support tickets are important, the "soft" indicators of a successful knowledge base offer compelling evidence of its value within an organisation. Here's a breakdown of these key qualitative signals:
- Active Knowledge Sharing: A knowledge base that is consistently updated and expanded upon is a sign of a thriving knowledge-sharing culture. Employees actively contributing and maintaining the knowledge base indicates that it's a valued resource.
- Improved Decision-Making: When employees have easy access to reliable information through a knowledge base, they're better equipped to make informed decisions. This leads to a higher quality of work and can also lead to more strategic, data-driven decision-making.
- New Connections: A knowledge base can foster collaboration, even across departments or remote locations. Employees may connect over shared knowledge, solving problems, or suggest enhancements to the knowledge base itself.
- Qualitative Feedback: Positive comments, suggestions for additional topics, and testimonials about the knowledge base's usefulness are all strong indicators of its success. This kind of feedback helps you continuously improve and refine the resource.
- Mayor Adaptabilidad: Con una base de conocimiento robusta, su organización se vuelve más ágil y resistente. Los empleados pueden encontrar rápidamente la información que necesitan para adaptarse a los cambios en los procesos, las necesidades de los clientes o los cambios del mercado.
Las Mejores Herramientas para la Gestión del Conocimiento
Slite es la mejor herramienta para la gestión del conocimiento, y no somos los únicos que lo decimos. Hemos ayudado a más de 200,000 clientes, escuchado muchos cumplidos, creado toneladas de impacto, y creado una herramienta que está construida únicamente para la gestión del conocimiento sin esfuerzo.
He aquí por qué nos encanta (y creemos que a usted también le encantará):
Notas, Pero Mejor
La toma de notas de Slite se siente sin esfuerzo. Escriba con claridad, agregue videos o imágenes y nunca se sienta abrumado con opciones innecesarias.
Colaboración Facilitada
Diga adiós a los correos electrónicos dispersos y a los documentos interminables. Los comentarios, la edición en tiempo real y los permisos ajustados permiten que su equipo trabaje en el conocimiento en conjunto.
Los Canales Mantienen las Cosas Organizadas
Ordene sus notas en canales basados en temas que se sientan tan naturales como la estructura de su equipo.
Encontrar lo que Necesita es muy Fácil
La búsqueda de Slite es sorprendentemente poderosa, excavando a través de títulos, texto e incluso lo que hay dentro de sus archivos.
Sin Distracciones = Trabajo Enfocado
Slite lo mantiene limpio. Su conocimiento ocupa un lugar central, para que su equipo pueda seguir adelante con la tarea en cuestión.
La IA corrige su escritura
El editor de IA de Slite es como un asistente inteligente. Corrige la gramática, sugiere una redacción más clara e incluso le ayuda a estructurar el contenido para facilitar la lectura. Incluso facilita la lectura.
Su Cuartel General del Conocimiento
El panel de gestión del conocimiento de Slite le ofrece una vista panorámica. Vea lo que es popular, lo que podría estar desactualizado y obtenga información para mantener su base de conocimiento en óptimas condiciones.
Análisis del Espacio de Trabajo
Comprenda cómo su equipo utiliza el conocimiento. Vea lo que se está buscando, las tendencias y descubra posibles lagunas de conocimiento; es como tener un estratega de Gestión del Conocimiento incorporado.
Pregunte a su Base de Conocimiento
'Ask' es como tener Google para el conocimiento de su empresa. Escriba una pregunta sobre procesos, proyectos o cualquier cosa, y Slite utiliza la IA para encontrar la respuesta de todas sus notas.
Juega Bien con Otros
Conecte Slite a Slack, Google Drive y toneladas de otras herramientas. Su conocimiento vive donde trabaja, lo que facilita encontrarlo y aplicarlo en el momento. ¡Incluso tenemos una extensión de Chrome!
Herramientas populares
Por supuesto, las necesidades de Gestión del Conocimiento de cada uno son diferentes. Aquí hay algunas otras opciones populares que vale la pena revisar:
- Notion: Súper flexible, mezcla notas con herramientas de gestión de proyectos (pero lleva más tiempo aprender).
- Guru: Ayuda a que el conocimiento aparezca donde trabaja con extensiones de navegador y funciones de IA.
- Confluence: Ideal para grandes equipos que necesitan funciones avanzadas (pero puede ser complejo de configurar).
- Document360: Ideal para crear centros de ayuda orientados al cliente.
Cómo Elegir su Pareja Perfecta
La mejor herramienta de Gestión del Conocimiento depende de lo que su equipo necesita. Piense en:
- Usabilidad: ¿Todos lo 'entenderán' o necesitarán mucha capacitación?
- Estructura: ¿Canales simples o necesita un etiquetado avanzado?
- Trabajo en Equipo: ¿Qué tan profundo necesita llegar con las funciones de colaboración?
- Otras Herramientas: ¿Necesita integrarse con cosas que ya usa?
- Presupuesto: ¿Puede invertir en funciones sofisticadas o necesita mantenerlo ajustado?
La conclusión es que la gestión del conocimiento debe facilitar la vida, no dificultarla. Ahí es donde Slite brilla. Es una herramienta sorprendentemente poderosa envuelta en un paquete amigable que a los equipos les encanta usar.
Definitivamente vale la pena probarlo, ¡pero recuerde pensar en lo que funciona mejor para su situación específica!
P.D. ¿Quiere comparar funciones específicas o ver Slite en acción? ¡Solo háganoslo saber!
¿Quién es Responsable de la Gestión del Conocimiento en un Equipo?
Un Gerente de Conocimiento es responsable de la gestión del conocimiento en equipos más grandes. Para equipos más pequeños, el equipo de liderazgo desempeña el papel de Gerente de Conocimiento. Para equipos en crecimiento, la responsabilidad cambia a los Jefes de Departamento. Pero cuando una base de conocimiento crece más allá de eso, comienza a mostrar signos de que necesita algo de cariño. Y es entonces cuando contrata a un Gerente de Conocimiento a tiempo completo.
Roles y responsabilidades
Here’s a simple table to outline exactly what you can expect your Knowledge Manager to do v/s not do.
Si está confundido acerca de si necesita o no un Gerente de Conocimiento, escribimos un artículo sobre exactamente eso. Si está buscando una hoja de ruta más detallada y el consejo que les damos a nuestros clientes, léalo aquí.
El Futuro de la Gestión del Conocimiento
El futuro de la gestión del conocimiento es tanto humano como técnico, centrándose en la combinación óptima de sistemas y herramientas con conexiones personales y experiencias de aprendizaje. Las tecnologías emergentes brindan oportunidades para escalar los flujos de conocimiento, mejorar las interacciones, obtener información basada en datos e integrar el conocimiento sin problemas en el trabajo diario. La gestión del conocimiento siempre será un esfuerzo fundamentalmente humano, que se basa en nuestro impulso innato de compartir lo que sabemos y aprender juntos.
A medida que avancen la IA, el aprendizaje automático y la automatización, el trabajo del conocimiento cambiará significativamente. El éxito en esta nueva era requiere el desarrollo de habilidades y mentalidades para trabajar con la IA como socio en lugar de como reemplazo.
El futuro del trabajo con la IA y las máquinas como socios promete oportunidades más significativas para el progreso. Concéntrese en lo irreemplazablemente humano, facilite la difusión e integración del conocimiento y construya un mundo donde el trabajo signifique progreso, no carga o división, habilitado por el conocimiento humano, la compasión y el espíritu para forjar futuros buenos pero imprevistos.
