Los 8 mejores softwares de base de conocimientos para 2025

¿Está cansado de pasar casi la mitad del día asistiendo a interminables reuniones, mensajes de Slack y correos electrónicos de ida y vuelta respondiendo preguntas básicas?

Es más probable que esto sea una señal de la falta de una base de conocimientos deficiente y obsoleta que ha estado acumulando polvo durante años o una que es muy inexacta y poco confiable para que los empleados la utilicen.

Una base de conocimientos actualizada, confiable y accesible simplificará su vida, ya sea que esté incorporando nuevos miembros al equipo, administrando una base de datos en crecimiento o brindando atención al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana.

Permite a sus clientes y miembros del equipo encontrar instantáneamente lo que buscan con una simple búsqueda. El 47% de las corporaciones que tienen una base de conocimientos vieron un aumento positivo en las ventas.

¿Pero por dónde empezar? ¿Qué buscar exactamente? ¿Cuáles son algunas de las mejores bases de conocimientos que puede elegir? He enumerado algunas de las mejores opciones, pero primero, veamos las características clave de una base de conocimientos y qué métricas probé para agregar las herramientas que agregué a esta lista.

Características básicas que debe buscar en una base de conocimientos

Idealmente, el propósito básico de su base de conocimientos es ayudar a las personas de todos los departamentos, incluidos ventas, TI, contabilidad y operaciones, a encontrar fácilmente respuestas a las preguntas que buscan.

Si bien eso puede sonar tan simple y directo, se necesita mucha consideración para elegir una base de conocimientos que satisfaga los requisitos específicos de su negocio. Busque estas características básicas cuando desee actualizar su base de conocimientos para una mejor productividad.

• Estructura personalizable: Una base de conocimientos debería facilitar la personalización de componentes clave, como categorías, subcategorías y etiquetas basadas en la marca y los requisitos de su empresa.
• Funcionalidad de búsqueda intuitiva: Una base de conocimientos está incompleta sin una funcionalidad de búsqueda. La búsqueda de su KB debería permitir a los usuarios encontrar información rápidamente, ayudar a reducir los resultados con filtros para mayor precisión y proporcionar sugerencias automáticas en tiempo real en caso de palabras incorrectas o mal escritas.
• Asistencia de contenido de IA: Muchas bases de conocimientos modernas ofrecen funciones de IA para crear contenido o resumir temas complejos. Sin embargo, la mayoría de estos programas de software cobran dólares por las funciones básicas de IA, lo que hace que la herramienta sea demasiado cara. Por lo tanto, además de las características, busque el costo y si tiene sentido.
• Interfaz fácil de usar: Por supuesto, no desea elegir una base de conocimientos que aumente aún más los problemas existentes. El software de base de conocimientos debería hacer que navegar y usarlo sea tan simple como lo haría un estudiante de séptimo grado. Además de una interfaz limpia e intuitiva, también debe ser compatible con dispositivos móviles para facilitar la búsqueda y la navegación sobre la marcha.
• Capacidades de integración: Piense en todos los documentos críticos, las actualizaciones importantes y las conversaciones que tiene en plataformas como Slack y Salesforce. Su KB debe integrarse fácilmente con estas aplicaciones y otros CRM, chatbots y herramientas de mesa de ayuda para mejorar su flujo de trabajo y garantizar una alta precisión.
• Permisos y análisis: Las capacidades de permisos garantizan que pueda establecer un acceso seguro o restringir el acceso a información confidencial a los empleados en función de sus roles. Y el análisis y la generación de informes proporcionan información detallada sobre lo que buscan los empleados, cómo usan el contenido, con qué frecuencia buscan, etc., lo que le permite encontrar brechas y trabajar en ellas.

¿Cómo probé cada herramienta para que llegara a la lista?

Antes de agregar una herramienta a esta lista, jugué extensamente con cada una para analizar sus diferentes características y agregar descripciones precisas.

Según las características mencionadas anteriormente, así es como probé las herramientas.

Probando las capacidades

Este paso consumió mucho tiempo, pero valió cada segundo. Probé funciones y capacidades clave, como

• Lo fácil que es navegar por la interfaz de la herramienta y la facilidad para encontrar información relevante a través de una simple búsqueda.
• Evaluar la funcionalidad de búsqueda realizando una investigación de palabras clave para consultas y frases comunes y verificar si proporciona los mejores resultados precisos.
• Probando las capacidades de integración con las herramientas existentes y las funcionalidades de la API y ver cómo funciona la KB, ya sea que funcione sin problemas o se retrase con las integraciones.
• Comprobé si era posible personalizar plantillas y diseños para probar la flexibilidad de agregar funciones personalizadas.
• Comprobé si la herramienta ofrecía soporte multi-idioma y requería características de seguridad.

Evaluando el servicio de soporte de la empresa

Es posible que deba comunicarse con el equipo de soporte para obtener ayuda con la configuración u otras consultas.

Entonces, pasé algún tiempo probando el servicio de atención al cliente del software comunicándome con ellos por correo electrónico, chat en vivo y teléfono. Evalué su tiempo de respuesta y la calidad de sus respuestas: qué tan útiles y conocedores fueron al responder mis preguntas.

También comprobé si estas herramientas en sí mismas tenían una buena base de conocimientos y recursos de autoayuda, como documentación, secciones de preguntas frecuentes y blogs a los que puede consultar para obtener orientación y más información.

Comparando costos y ROI

Muchas herramientas de base de conocimientos que revisé ofrecían funciones de IA, pero cobraban precios altos por las funciones básicas. Teniendo en cuenta estos aspectos, evalué los costos de suscripción de cada herramienta, comparándolos con el valor y las características que se ofrecen con esos planes.

Los 8 mejores softwares de base de conocimientos

Según mi análisis y pruebas, aquí hay una lista del mejor software de base de conocimientos que puede probar para su empresa.

1. Slite

Slite es una base de conocimientos intuitiva y utilizable que hace solo una cosa bien: documentación y gestión del conocimiento.

Crear una base de conocimientos ya no es trabajo de nadie. Simplemente tiene que responder algunas preguntas cuando usa su generador de Wiki, and it will help you create a highly collaborative and visual KB documentation structure in no time. Of course, you can edit the structure as required to make it perfect and useful for your team.

De hecho, incluso facilita el formato de documentos para los equipos. Simplemente tiene que pegar el contenido de su documento escrito en el formateador de documentos, y transformará su aburrido documento en un contenido legible mediante el uso de viñetas, listas, subtítulos y la división del contenido en fragmentos digeribles.

Para simplificar aún más las cosas, puede navegar a través de las plantillas listas para usar de Slite para casos de uso como la planificación de productos y los manuales de empleados para la incorporación para superar su bloqueo creativo.

Algunas características críticas de Slite que facilitan el uso de KB para sus equipos incluyen:

• Asistente de búsqueda impulsado por IA ultrarrápido y con reconocimiento contextual, Ask
• Filtros para que su búsqueda sea aún más precisa y se reduzca
• Proporciona fuentes compatibles para todas sus respuestas para que pueda profundizar
• Integración perfecta con docenas de aplicaciones, como Notion, Monday.com, Confluence, Jira, Slack y muchas más

Una de las mejores características de Slite es que, sí, por supuesto, hace que la creación de una base de conocimientos sea un juego de niños, pero también facilita la administración y el escalado de esa base de conocimientos. Por ejemplo, muchas empresas y equipos con más de 500 empleados requieren un administrador de conocimientos para organizar los documentos y facilitar la recuperación de información.

Pero, cuando tiene un equipo más pequeño pero en crecimiento, la gestión del conocimiento de Slite puede ayudarlo con información impulsada por IA que le permite ver qué documentos deben revisarse, eliminarse y verificarse, para que su equipo siempre sepa lo que es relevante. Obtenga más información sobre los entresijos de la gestión del conocimiento aquí.

Cuando se trata de costos, Slite es mucho más barato que Notion a pesar de ofrecer potentes funciones de IA. Los planes de Slite comienzan en $8 por mes/miembro y $12.5 por mes/miembro para funciones premium.

Si es una organización grande que requiere soporte prioritario, también puede hablar con el equipo aquí para elegir precios personalizados.

Si desea obtener más información sobre las diferencias entre Slite y Notion, consulte este blog.

1. Notion

Notion es una solución multifuncional todo en uno diseñada para individuos y equipos que ya tienen una base de conocimientos básica implementada pero que buscan una solución más centralizada, personalizada y organizada.

Hablemos primero de la creación de KB. Notion ofrece un editor de arrastrar y soltar to help create your knowledge base and provides a barra lateral para mantener su espacio de trabajo organizado y de fácil acceso.

Otra característica interesante de Notion son los bloques sincronizados, donde cuando edita un documento en un lugar, los cambios se reflejarán en todos los demás lugares donde esté presente un documento similar, actualizando el contenido automáticamente.

Notion proporciona amplias funciones de colaboración, like real-time editing and built-in comments and mentions, to streamline communication.

Al adoptar un enfoque más holístico, Notion combina la gestión del conocimiento con la gestión de proyectos y utiliza herramientas como bases de datos, plantillas, paneles kanban y vistas de línea de tiempo (diagramas de Gantt).

También destaca en permisos avanzados, delegando roles específicos de usuario de grano fino para administrar el espacio de trabajo y aprovisionamiento de usuarios SCIM, lo que facilita agregar, crear, eliminar, recuperar o actualizar un usuario o grupo.

Si bien también ofrece características comunes como plantillas, integraciones y soporte de API, Notion se vuelve menos eficiente para las grandes organizaciones con conjuntos de datos masivos. Ofrece una funcionalidad de búsqueda limitada y carece de características como la tolerancia a errores tipográficos.

Además, no proporciona análisis integrados para rastrear información sobre el uso y cobra tarifas adicionales por las funciones básicas de IA, como traducir texto y resumir notas, en comparación con otro software de base de conocimientos de nivel empresarial.

Cuando se trata del costo, los planes de precios de Notion comienzan en $10 por mes/miembro y $15 por mes/miembro para obtener más funciones. Además, su plan Enterprise le permite elegir precios personalizados if you need a more scalable and secure solution.

Si desea obtener más información sobre el uso de Notion AI, consulte este blog.

1. Nuclino

Al igual que Notion, Nuclino es una plataforma intuitiva y moderna todo en uno que no solo te ayuda con la base de conocimiento, sino que también combina la gestión de proyectos y la colaboración de documentos para reducir el cambio de contexto.

Una de las características clave del intercambio de conocimientos de Nuclino es la colaboración en tiempo real, donde varios miembros del equipo pueden crear, editar y comentar documentos simultáneamente.

Otra característica interesante es la “Vista de gráfico”, que te permite ver cómo se relacionan e interconectan las diferentes piezas de contenido, lo que simplifica la recuperación de información y la navegación con una base de conocimiento visual.

Por ejemplo, un equipo de RR. HH. puede crear una vista de gráfico para “Políticas de empleados” para vincular documentos como políticas de licencia, políticas de trabajo remoto, programas de capacitación y políticas de compensación al centro principal.

Lo que es único de esta herramienta es que puedes exportar todo tu conocimiento datos base en varios formatos en cualquier momento, lo que te permite guardar una copia en casos inesperados y obtener acceso sin conexión a tus datos. También puedes ver el historial de versiones para realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos dentro de tu KB.

Sin embargo, en comparación con otras plataformas como Slite y Notion, Nuclino carece de funciones avanzadas impulsadas por IA, como búsqueda de IA, información, automatización del flujo de trabajo, sugerencias personalizadas y recomendaciones de contenido.

La simplicidad, la interfaz limpia y la configuración mínima de Nuclino lo hacen ideal para pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, debido a la escalabilidad y personalización limitadas, las grandes empresas pueden no beneficiarse mucho de esta herramienta.

1. Zendesk

Zendesk es una sólida solución de atención al cliente que ofrece una plataforma de base de conocimiento como parte de su oferta. Su base de conocimiento ayuda a los equipos a organizar, administrar y crear contenido tanto para los clientes como para los equipos internos.

Ya sea que desees crear centros de ayuda personalizables o centros de base de conocimiento internos para los empleados, Zendesk te ofrece funciones avanzadas, como búsqueda impulsada por IA, informes y análisis integrados, bots de IA e integración de automatización y soporte para más de 40 idiomas.

También puedes ver el historial y realizar un seguimiento de la evolución del contenido, usar plantillas prefabricadas y crear documentos legibles con formato enriquecido. Zendesk se parece más a un portal de autoservicio diseñado principalmente para clientes, lo que lo hace ideal para organizaciones que buscan aumentar sus esfuerzos de atención al cliente.

Si bien admite la escalabilidad, lo que lo hace ideal para grandes empresas, Zendesk tiene una curva de aprendizaje para una personalización más profunda, un precio alto para sus funciones avanzadas y una falta de herramientas visuales como la vista de gráfico de Nuclino.

1. Document360

Document360 es un software de base de conocimiento dedicado con tecnología de IA con una interfaz intuitiva que te ayuda a crear bases de conocimiento públicas y privadas.

Además de ofrecer búsqueda de IA para los empleados, Ask Eddy de Document360 también permite a los clientes encontrar respuestas a sus preguntas complejas al instante.

Los miembros del equipo pueden usar este asistente de IA para varios propósitos, incluida la optimización de elementos de SEO, como la generación y revisión de títulos de artículos, la adición de metadescripciones y la recomendación de artículos relacionados.

Puedes crear, editar y formatear artículos usando el potente markdown o el editor WYSIWYG. Ambos editores te permiten agregar componentes visuales como imágenes, videos y fragmentos de código.

Algunas de sus características principales incluyen:

• Administrador de categorías que te ayuda a organizar y categorizar el contenido de manera eficiente para mejorar la capacidad de descubrimiento y reducir el tiempo de búsqueda.
• Realiza un seguimiento de los cambios en los artículos a través del control de versiones y revierte a los cambios anteriores si es necesario.
• Proporciona información clave sobre la interacción de los usuarios y clientes con la base de conocimiento, lo que permite a los miembros del equipo identificar las brechas de contenido, las tendencias de búsqueda y los artículos más vistos.

Si bien Document360 se adapta a las necesidades de organizaciones más pequeñas y más grandes con sus extensas bibliotecas de contenido, el costo puede ser un poco caro para las organizaciones pequeñas con un presupuesto limitado.

También es más adecuado para las organizaciones que priorizan la atención al cliente que las herramientas como Slite y Nuclino, que están más inclinadas a ser una base de conocimiento interna.

1. Slab

Slab es una plataforma de base de conocimiento moderna diseñada para la simplicidad, la integración y la colaboración.

Con una interfaz de edición simple, una potente búsqueda unificada, texto enriquecido y formato, integraciones sólidas y una organización de contenido perfecta, Slab facilita el intercambio y el acceso al conocimiento para los miembros del equipo.

Su interfaz moderna y fácil la hace ideal para que las pequeñas empresas y organizaciones adopten la herramienta fácilmente.

Si bien Slab proporciona todas las características estándar del software de base de conocimiento, como controles de acceso, funcionalidad de búsqueda y marca personalizada, carece de análisis e informes avanzados y características de IA integradas en comparación con otras herramientas modernas.

1. Bloomfire

Bloomfire sigue un enfoque centrado en el cliente para la gestión del conocimiento al reducir el tiempo de incorporación en un 50 % y resolver el 91 % de las preguntas sin escalamiento.

Por ejemplo, también puedes buscar “comentarios de los clientes” y acceder a videos, archivos e hilos de discusión relevantes al instante.

La característica clave de esta herramienta es la indexación profunda automatizada, donde la herramienta indexa todo el contenido de tu empresa en varias ubicaciones de almacenamiento y tipos de archivos, incluidos archivos PDF, texto, audio, video o presentaciones de diapositivas. Esto hace que la búsqueda y el descubrimiento de lo que estás buscando sean mucho más rápidos y fáciles.

Algunas otras características principales de Bloomfire incluyen:

• La creación de contenido te permite crear flujos de aprobación marcando o etiquetando documentos para su revisión, publicación o anulación de publicación.
• Resume el contenido de los documentos, audio y video cargados para la descripción mediante IA generativa.
• Conjunto de análisis que te permite crear informes personalizados para realizar un seguimiento de las métricas personalizadas para tomar decisiones basadas en datos.

Por lo tanto, Bloomfire tiene múltiples casos de uso además de una base de conocimiento interna, como el autoservicio y la capacitación del cliente, la incorporación de empleados, el intercambio de conocimientos y la habilitación de ventas.

Sin embargo, su precio costoso, su alta curva de aprendizaje y sus características avanzadas lo hacen adecuado para equipos más grandes con diversas necesidades de contenido en lugar de organizaciones más pequeñas con necesidades simples de gestión del conocimiento.

1. Tettra

Tettra es un software de base de conocimiento impulsado por IA que afirma reducir el tiempo necesario para buscar información de la empresa en un 35 %.

El enfoque y la interfaz de Tettra están más orientados hacia un flujo de trabajo de preguntas y respuestas, lo que anima a los miembros del equipo a hacer y responder preguntas en la plataforma. Esto convierte las respuestas a las preguntas más frecuentes en conocimiento reutilizable.

Puedes agregar contenido nuevo a la base de conocimiento usando el editor simple y ordenado de Tettra o importar contenido desde Google Docs o archivos Markdown.

Tettra se centra en la precisión del contenido a través de la función de verificación de contenido, donde puedes verificar tu contenido de expertos, administradores de conocimiento o jefes de equipo, manteniendo el contenido preciso y actualizado,

La interfaz minimalista y los precios rentables de Tettra lo hacen ideal para pequeñas y medianas empresas y organizaciones. Sin embargo, las limitaciones específicas de la herramienta incluyen una escalabilidad limitada, una falta de análisis avanzados y características impulsadas por IA como Slite y Notion, y características básicas de marca personalizada en comparación con otras herramientas.

¿Cómo elegir el software de base de conocimiento adecuado para tu empresa?

Con tantas herramientas disponibles en el mercado, considerar una solución de base de conocimiento adecuada puede resultar abrumador.

Aquí hay algunos aspectos a considerar y preguntas que debes hacerte que te guiarán para elegir una herramienta de base de conocimiento ideal para tu organización.

• ¿Cuál es el propósito principal? ¿Necesitas una base de conocimiento para documentación interna, asistencia al cliente o habilitación de ventas? Por ejemplo, si bien Slite está totalmente dedicado al software de base de conocimiento empresarial, Zendesk y Document360 siguen un enfoque centrado en el cliente para la gestión del conocimiento.
• ¿Priorizas una interfaz intuitiva, o te sientes cómodo con una interfaz compleja pero necesitas características complejas y diversas para una alta personalización? ¿O priorizas tanto una interfaz fácil de usar como características avanzadas y no deseas comprometerte?
• ¿Estás buscando capacidades de búsqueda básicas o funcionalidades de búsqueda avanzadas impulsadas por IA?
• ¿Importan las características de colaboración y creación de equipos, como la edición en tiempo real o los flujos de trabajo de aprobación, o simplemente necesitas una solución para el almacenamiento y acceso al conocimiento?
• ¿Qué integraciones de software y aplicaciones necesitas y priorizas?
• ¿Necesitas características avanzadas de análisis e informes para realizar un seguimiento del uso del contenido y obtener información clave?
• ¿Cuáles son tus requisitos de seguridad y escalabilidad?
• Por último, ¿cuál es el presupuesto de tu empresa y puedes encontrar una herramienta cuyas características coincidan con las respuestas a las preguntas anteriores dentro de tus limitaciones presupuestarias?

Analizar estas preguntas reducirá tus opciones y facilitará la elección del software de base de conocimiento más adecuado para tu empresa.

Conclusión

Elegir un software de base de conocimiento se trata de seleccionar una solución que tu equipo realmente usará. Además, también es crucial asegurarse de mantener tu base de conocimiento actualizada y relevante, para que tu equipo no tenga que dudar de la precisión de tu contenido.

Si estos aspectos son tu prioridad, Slite te tiene cubierto. Ya sea que estés buscando una búsqueda sin esfuerzo, características avanzadas de IA e integraciones potentes, Slite es la mejor opción, independientemente del tamaño de tu empresa.

Es más barato, seguro, preciso, escalable y es el mejor en lo que ofrece sin ser una navaja suiza que hace todo pero mediocremente.

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