Es probable que ya tengas algún tipo de intranet integrada en tus flujos de trabajo actuales, aunque sea un conjunto improvisado de diferentes herramientas como Slack, Google Drive, el correo electrónico o las aplicaciones de Microsoft.
La verdadera pregunta es: ¿qué tan eficiente y fluida es tu configuración actual?
Una intranet moderna y eficaz debería facilitar enormemente que los empleados encuentren lo que necesitan, se conecten con colegas cercanos y lejanos, y se mantengan al tanto de lo que ocurre en la empresa. Así que exploremos algunas de las mejores plataformas de intranet que podrían transformar la forma en que tu organización colabora y comparte conocimiento. Destacaré sus funciones más sobresalientes para ayudarte a identificar las mejores soluciones de software de intranet para tus necesidades específicas.
La evolución de las intranets de empresa
La idea de una intranet de empresa puede parecer normal hoy en día, pero fue todo un acontecimiento en la época en que los ordenadores empezaron a comunicarse entre sí. Las empresas se dieron cuenta de que podían usar estas redes para compartir información y comunicarse con mayor facilidad. Las primeras intranets eran bastante básicas, en su mayoría solo texto y formas de compartir archivos. Pero incluso estas primeras versiones supusieron una gran mejora frente a usar papel para todo. Hoy, las empresas se esfuerzan por encontrar la mejor plataforma de intranet que se ajuste a sus necesidades particulares.
A medida que los ordenadores mejoraron, también lo hicieron las intranets. Con la popularización de Internet, las intranets empezaron a parecerse más a sitios web, con imágenes, vídeos y formas de interactuar. Las empresas comenzaron a usarlas para compartir noticias, documentos importantes, directorios de empleados e incluso formas para que las personas se conectaran entre sí. Esto demostraba que las empresas empezaban a entender que los empleados felices e informados trabajan mejor. Las empresas comenzaron a evaluar y comparar diversas plataformas según factores como el tamaño de la empresa, la escalabilidad, la experiencia de usuario y funciones específicas, con el fin de determinar la mejor plataforma de intranet para sus necesidades.
Hoy, las intranets son mucho más avanzadas. Son como el centro neurálgico de todo lo relacionado con el trabajo. Ayudan a las personas a comunicarse, colaborar, encontrar información e incluso sentirse más conectadas con su empresa. Las intranets modernas se pueden adaptar a cada empresa, conectarse con otras herramientas de trabajo e incluso mostrarse de forma distinta para cada empleado. Y como puedes usarlas en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, todos pueden mantenerse conectados e informados sin importar dónde estén. El software de intranet moderno incluye funciones como herramientas de compromiso de los empleados, insignias de reconocimiento, funciones sociales y tecnología de IA para mejorar la experiencia del empleado y la cultura de empresa.
Las intranets siguen siendo importantes porque han evolucionado junto con nuestra forma de trabajar. Como las empresas tienen personas trabajando desde cualquier parte y dependen cada vez más de la tecnología, las intranets ayudan a que todos se sientan parte del mismo equipo, colaboren mejor y encuentren fácilmente la información que necesitan para hacer bien su trabajo. Las intranets han recorrido un largo camino, y el hecho de que sigan presentes demuestra lo importantes que son en nuestro mundo digital.
Slite
Igual que Superhuman está hecho para la mejor experiencia de correo electrónico, Slite está hecho para la mejor experiencia colaborativa en torno a los documentos asíncronos para equipos.
Su interfaz intuitiva, combinada con potentes funciones de búsqueda, hace que sea increíblemente fácil organizar y acceder al conocimiento colectivo de tu equipo. Una función destacada es el editor con IA de Slite, que puede transformar notas en bruto en documentos bien estructurados, con el formato y la organización adecuados, con un solo clic.
Slite está diseñado para servir como centro neurálgico de todas las necesidades de información de tu empresa. Puedes incrustar anuncios, informes de proyecto, políticas de empresa, materiales de incorporación y mucho más, justo al lado de la base de conocimiento de tu equipo, lo que elimina la necesidad de cambiar constantemente de herramienta. La búsqueda con IA de Slite garantiza que encuentres la información correcta sin esfuerzo, incluso dentro de una intranet rica en contenido. Slite ofrece a los equipos un único lugar para la información, además de las herramientas de colaboración en tiempo real que necesitan para trabajar más rápido y disfrutar mientras lo hacen.
La plataforma mantiene todo bien organizado gracias a los canales y a una estructuración intuitiva de los documentos, evitando la sobrecarga de información tan común en las intranets de antes. Slite también se integra de forma fluida con más de 50 herramientas que ya usas, trayendo los datos relevantes a tu intranet y evitándote estar cambiando de aplicación todo el tiempo. Para conocerlas, visita la página de integraciones de Slite.
Más allá de funcionar como base de conocimiento, Slite puede actuar como un completo centro de intranet. Puedes crear canales dedicados a anuncios para toda la empresa que todos vean, así como espacios específicos para cada equipo destinados a informes de proyecto, recursos y debates.
Slite también facilita centralizar los documentos de incorporación, la información sobre la cultura de empresa y los directorios de empleados dentro de su plataforma, fomentando el intercambio de conocimiento y mejorando el compromiso de los empleados.
La mayor diferencia es que Slite se mantiene a sí mismo. La mayoría de las intranets se degradan porque las políticas cambian y nadie actualiza la página.
Slite Agent detecta cuándo un documento se ha apartado de la realidad en las herramientas que tienes conectadas, redacta la corrección y la dirige al responsable adecuado para su aprobación. Tu intranet sigue siendo fiable sin necesidad de campañas de limpieza manual.
Busca más allá de tu intranet
Ni siquiera la mejor intranet puede capturar todo lo que tu equipo necesita saber. La información crítica sigue viviendo en conversaciones de Slack, tickets de Linear, debates de GitHub y archivos de Google Drive. Por eso creamos Slite Agent, para buscar en todas tus herramientas a la vez.
Pregunta «¿Cuál es nuestra política de trabajo remoto?» y obtén respuestas de tu intranet de Slite, además de los debates recientes del equipo y las actualizaciones de políticas de todas las demás partes. Tu intranet se encarga de lo estructurado, y Slite Agent encuentra todo lo que está disperso en tus otras herramientas.
Juntos crean un ecosistema de información completo donde nada importante se pierde en el camino.
Guru
Guru se centra en crear una única fuente de verdad para toda la información de tu empresa.
Utiliza la IA para mantener tu base de conocimiento actualizada, garantizando que los empleados siempre tengan acceso a la información más reciente. Como una de las principales soluciones de software de intranet, Guru se integra bien con los flujos de trabajo existentes, ofreciendo extensiones de navegador e integraciones con aplicaciones populares como Slack y Microsoft Teams. Esto permite a los empleados capturar, compartir y recuperar conocimiento directamente dentro de las herramientas que usan cada día.
Guru está más orientado a la documentación estática y a su verificación. Por ejemplo, crear un nuevo documento en Guru es intencionadamente lento. Tienes que rellenar su título, los detalles de verificación, su ubicación, etc. antes de salir del documento. Si bien esto aumenta el uso de la verificación en el equipo, para algunos supone una fricción poco grata. ¿Sueles hacer llamadas rápidas y necesitas un documento abierto cuanto antes? Te iría mejor con Google Docs que con Guru para los casos de uso más sencillos y centrados en la rapidez.
Es estupendo para grandes equipos de trabajadores de primera línea. La verificación intencionada y la búsqueda con IA lo convierten en una fuente de información fiable.
Workvivo
Workvivo combina la funcionalidad de una plataforma de redes sociales con un software de intranet para empleados.
Su objetivo es potenciar el compromiso de los empleados permitiéndoles compartir novedades, reconocer a sus colegas y celebrar logros dentro de una interfaz social familiar. La plataforma también admite la gestión de contenido, lo que permite a las empresas compartir documentos y anuncios importantes sin complicaciones. El énfasis de Workvivo en la comunidad y el compromiso ayuda a construir una cultura de empresa sólida.
Workvivo tiene una valoración de 4,8 en G2 y de 4,7 en Capterra. La principal razón que citan los usuarios verificados para una nota tan alta es esta: Workvivo destaca a la hora de iniciar una comunicación bidireccional dentro de equipos grandes. Si trabajas en una empresa tradicional, es muy probable que tengas una cultura formal, con colegas de todo tipo de orígenes, antigüedad y edad. Una herramienta como Workvivo es especialmente útil en este caso, cuando los equipos podrían comunicarse más, pero no lo hacen.
Jint
Jint es una plataforma de experiencia del empleado impulsada por IA, creada de forma nativa sobre Microsoft 365, diseñada para organizaciones del mid-market a la gran empresa, donde los departamentos de TI, RR. HH. y comunicación interna quieren un lugar de trabajo digital moderno sin reemplazar las herramientas existentes.
A diferencia de las plataformas que se sitúan encima de M365, Jint lo amplía desde dentro. Cero extracción de datos, plena soberanía del inquilino de Microsoft. Reúne comunicación, conocimiento, colaboración y empleados de primera línea a través de SharePoint, Teams, agentes de IA (incluida IA agéntica para la creación de contenido, la traducción a más de 100 idiomas y la recuperación de conocimiento interno), una herramienta de boletines de arrastrar y soltar con segmentación de audiencia y seguimiento del compromiso, y una aplicación móvil dedicada y personalizable con notificaciones push para los trabajadores de primera línea.
Con más de 100 reseñas verificadas, los usuarios destacan de forma constante la calidad de las funciones listas para usar, que van mucho más allá de SharePoint nativo, y la rapidez de implementación. El precio es personalizado, según el número de empleados; contacta con Jint para obtener un presupuesto.
Blink
Blink está diseñado específicamente para los trabajadores de primera línea, ofreciendo una experiencia de intranet pensada ante todo para el móvil.
Ofrece funciones como chat, fuente de noticias, mensajería instantánea y uso compartido de archivos, lo que facilita que los empleados que están siempre en movimiento se mantengan conectados. Blink también incluye herramientas de planificación, gestión de tareas y reconocimiento de empleados, lo que lo convierte en una solución completa para empresas con un gran número de trabajadores sin escritorio fijo.
Aunque Blink tiene reseñas mayoritariamente positivas en G2/Capterra, algunos usuarios se quejan de la mala búsqueda. Algunos usuarios han descrito ciertas funciones de búsqueda como «torpes» y «poco fiables» en ocasiones. Pero si usas bien Blink, y no anidas demasiados documentos, puede ser una intranet estupenda, especialmente para equipos muy centrados en los trabajadores de primera línea.
Jostle
Jostle busca involucrar a tus empleados dentro de una plataforma fácil de usar.
Es una de las mejores plataformas que existen para aumentar el compromiso de los empleados. A los profesionales de RR. HH. les encanta especialmente el mayor compromiso y la menor rotación. Se centra en crear una cultura de trabajo dinámica al ofrecer herramientas para compartir noticias, reconocer los logros de los empleados y facilitar la colaboración. La intranet de Jostle es muy visual y fácil de navegar, lo que ayuda a los empleados a encontrar información rápidamente. La plataforma también incluye funciones clave como directorios, calendarios, gestión documental, aplicaciones móviles nativas, capacidades de redes sociales y búsqueda inteligente para mantener a todos informados y organizados.
Los equipos que lo usan casi siempre reportan una experiencia positiva. Algunos usuarios de G2 mencionan que requiere cierta curva de aprendizaje para que Jostle realmente funcione para ti. Tienes que tener clara la incorporación, pero por lo demás no hay puntos de alerta.
LumApps
LumApps se integra en profundidad con Google Workspace y Microsoft 365, ofreciendo una experiencia de intranet fluida a los usuarios de estas suites de productividad.
Proporciona un panel personalizado para cada empleado, que muestra noticias, documentos y herramientas de gestión de proyectos relevantes según su rol e intereses. LumApps también pone el acento en la colaboración social, permitiendo a los empleados crear comunidades en torno a intereses o proyectos compartidos.
Confluence
Confluence, de Atlassian, es una potente herramienta de documentación y colaboración.
Entre las diversas plataformas de software de intranet, permite a los equipos crear, compartir y colaborar en proyectos y documentación dentro de una sola plataforma. La fortaleza de Confluence reside en su integración con otros productos de Atlassian como Jira, lo que lo convierte en una excelente opción para los equipos de desarrollo de software. Su sólido sistema de permisos garantiza que la información sensible solo sea accesible para quienes la necesitan.
Microsoft Teams
Microsoft Teams va más allá de ser una herramienta de comunicación para ofrecer capacidades propias de una intranet. Es una auténtica plataforma unificada de experiencia del empleado.
Con funciones de chat, videoconferencia, uso compartido de archivos e integración con otras aplicaciones de Microsoft 365, Teams ofrece una solución de intranet moderna y completa para la colaboración en equipo. Las empresas pueden crear canales para diferentes departamentos o proyectos, lo que facilita organizar la comunicación y los recursos. Obviamente, integra muy bien el paquete MS Office, lo que lo convierte en una herramienta rápida y agradable para cualquier usuario avanzado.
MS Teams es enormemente potente en 2024, sobre todo por la forma en que Microsoft está incorporando Copilot a cada experiencia de producto. Las empresas más grandes han informado de una mayor eficiencia con el lanzamiento por parte de Copilot de funciones de IA para el trabajo del día a día. Eso, junto con una excelente búsqueda empresarial, lo convierte en una intranet extremadamente buena.
Igloo
Igloo es una solución de intranet flexible que se centra en mejorar las comunicaciones y la colaboración internas.
Ofrece una variedad de funciones, como blogs, foros, uso compartido de archivos y calendarios. Las opciones de personalización de Igloo permiten a las empresas adaptar la intranet a sus necesidades específicas, creando un espacio de trabajo digital único. La plataforma también se integra con muchas herramientas empresariales populares, asegurando una conectividad fluida con los flujos de trabajo existentes.
Interact
Interact está diseñado para impulsar el compromiso y la productividad de los empleados con su completa plataforma de intranet.
Como una de las mejores soluciones de software de intranet, ofrece funciones como gestión de contenido, redes sociales y analítica para ayudar a las empresas a comunicarse de forma más eficaz y a entender cómo interactúan los empleados con la intranet. El diseño intuitivo y las potentes funciones de búsqueda de Interact facilitan que los empleados encuentren la información que necesitan.<br>
Consejos de implementación para nuevos sistemas de intranet
Implementar una nueva intranet es como planificar un viaje por carretera. Necesitas un buen mapa, el vehículo adecuado y un equipo listo para el trayecto. Así puedes recorrer el proceso sin contratiempos:
Fase de planificación
Define objetivos claros y medibles para tu intranet. Identifica a las partes interesadas clave y recoge su opinión desde el principio. Evalúa tu configuración actual para priorizar las nuevas funciones. Presupuesta el software, la implementación, la formación y el mantenimiento.
Proceso de selección
Crea una lista de funciones imprescindibles según tus objetivos. Al evaluar proveedores, céntrate en la alineación con tus metas en lugar de en adornos innecesarios. Si es posible, realiza una prueba a pequeña escala antes de comprometerte.
Estrategia de migración
Planifica con cuidado la transferencia de datos. Decide qué conservar, archivar o descartar. Elabora un plan de migración de contenido paso a paso y pruébalo a fondo antes del traslado completo.
Formación e incorporación de los empleados
Crea materiales de formación adaptados a los distintos grupos de usuarios. Elabora guías y tutoriales fáciles de consultar. Considera un despliegue gradual, empezando por un grupo piloto para detectar y resolver problemas con antelación.
Después de la implementación
Recoge regularmente los comentarios de los usuarios y actúa en consecuencia. Establece un plan de mantenimiento a largo plazo, que incluya actualizaciones y parches de seguridad. Recuerda que tu intranet debe evolucionar con tu organización.
Implementar una nueva intranet requiere tiempo y paciencia. Con una planificación cuidadosa y una comunicación clara, crearás un espacio de trabajo digital que tu equipo querrá usar de verdad. ¿Quién sabe? Puede que incluso disfrutes del proceso.
Tendencias futuras en las intranets
Las intranets están evolucionando rápidamente. Aquí tienes un vistazo al futuro:
- Personalización impulsada por IA: espera que las intranets anticipen tus necesidades, sugiriendo contenido y conexiones relevantes. La IA también simplificará la gestión de contenido con etiquetado y categorización automatizados.
- Analítica avanzada: las intranets del futuro ofrecerán información más profunda sobre el compromiso de los empleados y el rendimiento del contenido, lo que ayudará a optimizar tu espacio de trabajo digital.
- Nuevas herramientas de colaboración: la realidad virtual y aumentada pronto podría enriquecer la colaboración a distancia. Las interfaces de voz podrían simplificar la interacción con la intranet, mientras que las integraciones fluidas crearán un espacio de trabajo digital unificado.
- Seguridad reforzada: a medida que aumenta la sensibilidad de los datos, espera que el cifrado avanzado y la detección de amenazas con IA se conviertan en funciones estándar.
- Enfoque en la sostenibilidad: las opciones de alojamiento ecológico y las funciones para reducir el desperdicio digital ayudarán a las organizaciones a minimizar su huella de carbono.
Estas tendencias apuntan a unas intranets más inteligentes, seguras y respetuosas con el medio ambiente. Se perfila como toda una mejora.
Entonces, ¿cómo eliges el mejor software de intranet para la comunicación interna?
Empieza por hacer balance de tu situación actual. ¿Qué no está funcionando tan bien como podría?
¿Necesitas mejores formas de chatear, compartir anuncios o hacer videollamadas?
¿Y qué hay del trabajo conjunto en proyectos y del intercambio de documentos? ¿Es difícil encontrar la información que necesitas? Identificar estos puntos débiles te ayudará a definir tus imprescindibles en una nueva intranet.
Al evaluar las soluciones de software de intranet, piensa en tu equipo. ¿Tienes trabajadores remotos? ¿Se sienten cómodos con la tecnología? ¿Quieren acceder a la intranet desde sus dispositivos móviles? Querrás una plataforma que funcione para todos, sin importar la ubicación o las habilidades técnicas. Piensa en las herramientas que ya usas, como Slack o Microsoft 365, y asegúrate de que la nueva intranet se integre sin problemas. Y no olvides planificar para el futuro: elige una plataforma que pueda crecer con tu empresa.
La seguridad debe ser una prioridad absoluta. Asegúrate de que tu información esté protegida y de que la plataforma cumpla cualquier norma de conformidad necesaria. Pero la funcionalidad es solo una parte de la ecuación. También querrás una intranet que se sienta como una extensión natural de tu cultura de empresa. Busca opciones que te permitan personalizar el aspecto y la sensación, y considera funciones que fomenten la interacción y el compromiso, como las fuentes sociales y los foros.
Por último, recuerda que la mejor intranet es la que tu equipo realmente disfruta usando. Antes de comprometerte, averigua qué tipo de soporte y formación se ofrece, fija un presupuesto y compara costes. Y no olvides aprovechar las pruebas gratuitas o las demos para probar la plataforma con un grupo pequeño y recoger sus comentarios. Encontrar la intranet adecuada es una inversión en el éxito de tu equipo: tómate tu tiempo, investiga y elige despacio. Despacio es bueno, y lo bueno es rápido
