Es probable que ya tenga alguna forma de intranet integrada en sus flujos de trabajo existentes, incluso si es una combinación de diferentes herramientas como Slack, Google Drive, correo electrónico o aplicaciones de Microsoft.
La verdadera pregunta es, ¿cuán eficiente y optimizada es su configuración actual?
Una intranet moderna eficaz debería facilitar increíblemente a los empleados encontrar lo que necesitan, conectarse con colegas cercanos y lejanos y mantenerse al tanto de los acontecimientos de la empresa. Así que exploremos algunas de las principales plataformas de intranet que podrían transformar la forma en que su organización colabora y comparte conocimientos. Destacaré sus características más destacadas para ayudarle a identificar las mejores soluciones de software de intranet para sus necesidades específicas.
La evolución de las intranets corporativas
La idea de una intranet corporativa puede parecer normal ahora, pero fue un gran problema cuando las computadoras comenzaron a comunicarse entre sí. Las empresas se dieron cuenta de que podían usar estas redes para compartir información y hablar entre sí más fácilmente. Las primeras intranets eran bastante básicas, principalmente solo texto y formas de compartir archivos. Pero incluso estas primeras versiones fueron una gran mejora con respecto al uso de papel para todo. Hoy en día, las empresas se esfuerzan por encontrar la mejor plataforma de intranet para satisfacer sus necesidades únicas.
A medida que las computadoras mejoraron, también lo hicieron las intranets. Con la popularización de Internet, las intranets comenzaron a parecerse más a los sitios web, con imágenes, videos y formas de interactuar. Las empresas comenzaron a usarlas para compartir noticias, documentos importantes, listas de empleados e incluso formas para que las personas se conectaran entre sí. Esto demostró que las empresas estaban comenzando a comprender que los empleados felices e informados hacen un mejor trabajo. Las empresas comenzaron a evaluar y comparar varias plataformas en función de factores como el tamaño de la empresa, la escalabilidad, la experiencia del usuario y las características específicas para determinar la mejor plataforma de intranet para sus necesidades.
Hoy en día, las intranets son mucho más avanzadas. Son como el centro principal para todo lo relacionado con el trabajo. Ayudan a las personas a hablar, trabajar juntas, encontrar información e incluso sentirse más conectadas con su empresa. Las intranets modernas se pueden cambiar para adaptarse a cada empresa, conectarse con otras herramientas de trabajo e incluso verse diferentes para cada empleado. Y como puede usarlos en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, todos pueden mantenerse conectados e informados sin importar dónde se encuentren. El software de intranet moderno incluye características como herramientas de participación de los empleados, insignias de reconocimiento, características sociales y tecnología de IA para mejorar la experiencia del empleado y la cultura de la empresa.
Las intranets siguen siendo importantes porque han cambiado junto con la forma en que trabajamos. A medida que las empresas tienen personas que trabajan desde todas partes y dependen cada vez más de la tecnología, las intranets ayudan a todos a sentirse parte del mismo equipo, a trabajar mejor juntos y a encontrar fácilmente la información que necesitan para hacer bien su trabajo. Las intranets han recorrido un largo camino, y el hecho de que todavía existan demuestra lo importantes que son en nuestro mundo digital.
Slite
Al igual que Superhuman está diseñado para la mejor experiencia de correo electrónico, Slite está diseñado para la mejor experiencia de colaboración en torno a documentos asíncronos para equipos.
Su interfaz intuitiva, junto con sus potentes capacidades de búsqueda, hace que sea increíblemente fácil organizar y acceder al conocimiento colectivo de su equipo. Una característica destacada es el editor de IA de Slite que puede transformar notas sin procesar en documentos bien estructurados con el formato y la estructura adecuados con solo hacer clic en un botón.
Slite está diseñado para servir como el centro central para todas las necesidades de información de su empresa. Puede incrustar anuncios, actualizaciones de proyectos, políticas de la empresa, materiales de incorporación y más junto con la base de conocimientos de su equipo, eliminando la necesidad de cambiar constantemente entre herramientas. La búsqueda impulsada por IA de Slite garantiza que pueda encontrar la información correcta sin esfuerzo, incluso dentro de una intranet rica en contenido. Esto convierte a Slite en un lugar no solo para la información, sino que les brinda las herramientas de colaboración en tiempo real que necesitan para hacer el trabajo más rápido, y divertirse mientras lo hacen.
La plataforma mantiene todo perfectamente organizado con la ayuda de canales y una estructuración intuitiva de documentos, lo que evita la sobrecarga de información común en las intranets de estilo antiguo. Slite también se integra a la perfección con más de 50 otras herramientas que ya está utilizando, extrayendo datos relevantes a su intranet y evitando que cambie constantemente de aplicación. Para verlos, visite la página de integraciones de Slite.
Además de servir como base de conocimientos, Slite puede actuar como un centro de intranet integral. Puede crear canales dedicados para anuncios de toda la empresa que todos vean, así como espacios específicos del equipo para actualizaciones de proyectos, recursos y discusiones.
Slite también facilita la centralización de documentos de incorporación, información sobre la cultura de la empresa y directorios de empleados dentro de su plataforma, fomentando el intercambio de conocimientos y mejorando el compromiso de los empleados.
Guru
Guru se centra en crear una única fuente de verdad para toda la información de su empresa.
Utiliza la IA para mantener actualizada su base de conocimientos, lo que garantiza que los empleados siempre tengan acceso a la información más actual. Como una de las principales soluciones de software de intranet, Guru se integra bien con los flujos de trabajo existentes, ofreciendo extensiones de navegador e integraciones con aplicaciones populares como Slack y Microsoft Teams. Esto permite a los empleados capturar, compartir y recuperar conocimientos directamente dentro de las herramientas que utilizan todos los días.
Guru está más orientado a la documentación estática y su verificación. Por ejemplo, crear un nuevo documento en Guru es intencionalmente lento. Debe completar su título, los detalles de verificación, su ubicación, etc. antes de salir del documento. Si bien esto aumenta el uso de la verificación en el equipo, es una fricción no deseada para algunos. ¿A menudo realiza llamadas rápidas y necesita un documento abierto lo antes posible? Estaría mejor con Google Docs que Guru para los casos de uso más simples y centrados en la velocidad.
Es ideal para grandes equipos de trabajadores de primera línea. La verificación intencional y la búsqueda con IA lo convierten en una fuente de información confiable.
Workvivo
Workvivo combina la funcionalidad de una plataforma de redes sociales con un software de intranet para empleados.
Su objetivo es mejorar el compromiso de los empleados al permitir a los usuarios compartir actualizaciones, reconocer a sus colegas y celebrar hitos dentro de una interfaz social familiar. La plataforma también admite la gestión de contenido, lo que permite a las empresas compartir documentos y anuncios importantes sin problemas. El énfasis de Workvivo en la comunidad y el compromiso ayuda a construir una cultura empresarial sólida.
Workvivo tiene una calificación de 4.8 en G2 y 4.7 en Capterra. La razón más importante citada por los usuarios verificados para una calificación tan alta es esta: Workvivo sobresale al iniciar la comunicación bidireccional dentro de equipos más grandes. Si está en una empresa heredada, es probable que tenga una cultura formal con colegas de todos los orígenes, antigüedad y edad. Una herramienta como Workvivo es particularmente útil en este caso, donde los equipos podrían comunicarse más, pero no lo hacen.
Blink
Blink está diseñado específicamente para los trabajadores de primera línea, proporcionando una experiencia de intranet móvil primero.
Ofrece características como chat, noticias, mensajería instantánea e intercambio de archivos, lo que facilita que los empleados que siempre están en movimiento se mantengan conectados. Blink también incluye herramientas para la programación, la gestión de tareas y el reconocimiento de los empleados, lo que la convierte en una solución integral para las empresas con un gran número de trabajadores que no están en la oficina.
Si bien Blink tiene críticas muy positivas en G2/Capterra, algunos usuarios se quejan de la mala búsqueda. Los usuarios han descrito algunas de las funcionalidades de búsqueda como "torpes" y "poco confiables" a veces. Pero si usa Blink bien y no anida demasiados documentos, puede ser una gran intranet, especialmente para los equipos con un alto enfoque en los trabajadores de primera línea.
Jostle
Jostle tiene como objetivo involucrar a sus empleados en una plataforma fácil de usar.
Es una de las mejores plataformas que existen para aumentar el compromiso de los empleados. A los profesionales de recursos humanos les encanta especialmente el mayor compromiso y la menor deserción. Se centra en crear una cultura de lugar de trabajo vibrante proporcionando herramientas para compartir noticias, reconocer los logros de los empleados y facilitar la colaboración. La intranet de Jostle es muy visual y fácil de navegar, lo que ayuda a los empleados a encontrar información rápidamente. La plataforma también incluye características clave como directorios, calendarios, gestión de documentos, aplicaciones móviles nativas, capacidades de redes sociales y búsqueda inteligente para mantener a todos informados y organizados.
Los equipos que lo usan, casi siempre informan una experiencia positiva. Algunos usuarios de G2 mencionan que se necesita una curva de aprendizaje para que Jostle realmente funcione para usted. Debe tener claro la incorporación, pero no hay otras señales de alerta.
LumApps
LumApps se integra profundamente con Google Workspace y Microsoft 365, ofreciendo una experiencia de intranet perfecta para los usuarios de estas suites de productividad.
Proporciona un panel personalizado para cada empleado, que muestra noticias, documentos y herramientas de gestión de proyectos relevantes en función de su función e intereses. LumApps también enfatiza la colaboración social, lo que permite a los empleados crear comunidades en torno a intereses o proyectos compartidos.
Confluence
Confluence de Atlassian es una herramienta poderosa para la documentación y la colaboración.
Entre las diversas plataformas de software de intranet, permite a los equipos crear, compartir y colaborar en proyectos y documentación dentro de una sola plataforma. La fortaleza de Confluence radica en su integración con otros productos de Atlassian como Jira, lo que la convierte en una excelente opción para los equipos de desarrollo de software. Su sólido sistema de permisos garantiza que la información confidencial sea accesible solo para aquellos que la necesitan.
Microsoft Teams
Microsoft Teams se extiende más allá de ser una herramienta de comunicación para ofrecer capacidades similares a las de una intranet. Es una verdadera plataforma unificada de experiencia del empleado.
Con características para chat, videoconferencia, intercambio de archivos e integración con otras aplicaciones de Microsoft 365, Teams proporciona una solución de intranet moderna e integral para la colaboración en equipo. Las empresas pueden crear canales para diferentes departamentos o proyectos, lo que facilita la organización de la comunicación y los recursos. Obviamente, integra muy bien la suite de MS Office. Lo que la convierte en una herramienta rápida y agradable para todos los usuarios avanzados.
MS Teams es extremadamente poderoso en 2024, especialmente con la forma en que están integrando Copilot con cada experiencia de producto. Las empresas más grandes han informado de una mayor eficiencia con el lanzamiento de características de IA de Copilot para el trabajo diario. Eso, con una excelente búsqueda empresarial, la convierte en una intranet extremadamente buena.
Igloo
Igloo es una solución de intranet flexible que se centra en mejorar las comunicaciones internas y la colaboración.
Ofrece una gama de características que incluyen blogs, foros, intercambio de archivos y calendarios. Las opciones de personalización de Igloo permiten a las empresas adaptar la intranet a sus necesidades específicas, creando un espacio de trabajo digital único. La plataforma también se integra con muchas herramientas empresariales populares, lo que garantiza una conectividad perfecta con los flujos de trabajo existentes.
Interact
Interact está diseñado para impulsar el compromiso y la productividad de los empleados con su plataforma de intranet integral.
Como una de las mejores soluciones de software de intranet, ofrece características como la gestión de contenido, las redes sociales y el análisis para ayudar a las empresas a comunicarse de manera más eficaz y comprender cómo los empleados interactúan con la intranet. El diseño intuitivo y las potentes capacidades de búsqueda de Interact facilitan a los empleados la búsqueda de la información que necesitan.
Consejos de implementación para nuevos sistemas de intranet
Implementar una nueva intranet es como planificar un viaje por carretera. Necesita un buen mapa, el vehículo adecuado y un equipo listo para el viaje. Aquí le mostramos cómo navegar por el proceso sin problemas:
Fase de planificación
Defina objetivos claros y medibles para su intranet. Identifique a las partes interesadas clave y obtenga su opinión desde el principio. Evalúe su configuración actual para priorizar nuevas características. Presupueste el software, la implementación, la capacitación y el mantenimiento.
Proceso de selección
Cree una lista de características imprescindibles basadas en sus objetivos. Al evaluar a los proveedores, concéntrese en la alineación con sus objetivos en lugar de adornos innecesarios. Si es posible, ejecute una prueba a pequeña escala antes de comprometerse.
Estrategia de migración
Planifique cuidadosamente su transferencia de datos. Decida qué conservar, archivar o descartar. Desarrolle un plan de migración de contenido paso a paso y pruébelo a fondo antes de la mudanza completa.
Capacitación e incorporación de empleados
Cree materiales de capacitación personalizados para diferentes grupos de usuarios. Desarrolle guías y tutoriales de fácil referencia. Considere una implementación gradual, comenzando con un grupo piloto para identificar y resolver problemas desde el principio.
Posterior a la implementación
Recopile y actúe regularmente sobre los comentarios de los usuarios. Establezca un plan para el mantenimiento a largo plazo, incluidas las actualizaciones y los parches de seguridad. Recuerde, su intranet debe evolucionar con su organización.
Implementar una nueva intranet requiere tiempo y paciencia. Con una planificación cuidadosa y una comunicación clara, creará un lugar de trabajo digital que su equipo realmente querrá usar. ¿Quién sabe? Incluso podría disfrutar del proceso.
Tendencias futuras en las intranets
Las intranets están evolucionando rápidamente. Aquí hay un vistazo al futuro:
- Personalización impulsada por IA: espere que las intranets anticipen sus necesidades, sugiriendo contenido y conexiones relevantes. La IA también agilizará la gestión de contenido con el etiquetado y la categorización automatizados.
- Análisis avanzado: las futuras intranets ofrecerán información más profunda sobre el compromiso de los empleados y el rendimiento del contenido, lo que ayudará a optimizar su lugar de trabajo digital.
- Herramientas de colaboración emergentes: la realidad virtual y aumentada pronto podrían mejorar la colaboración remota. Las interfaces de voz podrían simplificar la interacción con la intranet, mientras que las integraciones perfectas crearán un espacio de trabajo digital unificado.
- Seguridad mejorada: a medida que aumenta la sensibilidad de los datos, espere que el cifrado avanzado y la detección de amenazas impulsada por IA se conviertan en características estándar.
- Enfoque en la sostenibilidad: las opciones de alojamiento ecológico y las características para reducir los residuos digitales ayudarán a las organizaciones a minimizar su huella de carbono.
Estas tendencias apuntan a que las intranets se vuelvan más inteligentes, seguras y respetuosas con el medio ambiente. Se perfila como una gran actualización.
Entonces, ¿cómo elige el mejor software de intranet para la comunicación interna?
Comience por hacer un balance de su situación actual. ¿Qué no está funcionando tan bien como podría?
¿Necesita mejores formas de chatear, compartir anuncios o tener videollamadas?
¿Qué hay de trabajar juntos en proyectos y compartir documentos? ¿Es difícil encontrar la información que necesita? Identificar estos puntos débiles le ayudará a definir lo que debe tener en una nueva intranet.
Al evaluar las soluciones de software de intranet, tenga en cuenta a su equipo. ¿Tiene trabajadores remotos? ¿Se sienten cómodos con la tecnología? ¿Quieren acceso a la intranet en sus dispositivos móviles? Querrá una plataforma que funcione para todos, independientemente de su ubicación o habilidades técnicas. Piense en las herramientas que ya utiliza, como Slack o Microsoft 365, y asegúrese de que la nueva intranet se integre a la perfección. Y no se olvide de planificar para el futuro: elija una plataforma que pueda crecer con su empresa.
La seguridad debe ser una prioridad máxima. Asegúrese de que su información esté protegida y de que la plataforma cumpla con los estándares de cumplimiento necesarios. Pero la funcionalidad es solo una parte de la ecuación. También querrá una intranet que se sienta como una extensión natural de la cultura de su empresa. Busque opciones que le permitan personalizar la apariencia y el ambiente, y considere características que fomenten la interacción y el compromiso, como las fuentes sociales y los foros.
Por último, recuerde que la mejor intranet es aquella que su equipo realmente disfruta usando. Antes de comprometerse, averigüe qué tipo de soporte y capacitación se ofrece, establezca un presupuesto y compare costos. Y no se olvide de aprovechar las pruebas gratuitas o las demostraciones para probar la plataforma con un grupo pequeño y obtener sus comentarios. Encontrar la intranet adecuada es una inversión en el éxito de su equipo: tómese su tiempo, investigue y elija lentamente. Lento es bueno, y bueno es rápido
