Il n'y a pas eu de grands progrès ou d'avancées dans les bases de connaissances au cours de la dernière décennie. Bien sûr, nous avons vu de meilleurs éditeurs, des améliorations de la vitesse et des actualisations de la conception. Mais pas de grand moment AHA. Et ce n'est pas parce que les bases de connaissances ont été perfectionnées il y a 10 ans.
Les utilisateurs ont toujours été confrontés au même défi : une base de connaissances mal entretenue devient désordonnée, obsolète et peu fiable. Et les bases de connaissances ont essayé de résoudre ces problèmes un par un. Mais rien de majeur n'a changé. La promesse que votre base de connaissances soit votre « source unique de vérité » ne se réaliserait pas.
Cela a changé avec l'IA-fication du SaaS. Désormais, les bases de connaissances sont l'un des domaines les plus passionnants où les fonctionnalités d'IA corrigent de nombreux défis qui étaient auparavant considérés comme insolubles. Jetons un coup d'œil.
Qu'est-ce qu'une base de connaissances « IA » ?
Une base de connaissances IA est comme une base de connaissances standard, mais avec des fonctionnalités d'IA pour l'écriture, la recherche et la gestion des documents, elle est appelée base de connaissances IA. La gestion des connaissances comporte trois parties :
- Identifier les lacunes en matière de connaissances
- Créer des connaissances
- Gérer les connaissances
- Faire apparaître/accéder aux connaissances
Une base de connaissances IA possède des fonctionnalités d'IA qui vous aident dans l'une ou l'ensemble de ces 3 parties. Par exemple :
- Créer des connaissances : Modifications de ton, relecture grammaticale, traduction, reformatage et même résumé de longues sources en points clés.
- Gérer les connaissances : L'IA catégorisera et découvrira vos documents, en suggérant des actions pour accélérer les nettoyages. Elle peut repérer les doublons, mettre en évidence le contenu obsolète et même suggérer des liens entre des documents connexes.
- Faire apparaître/accéder aux connaissances : Au lieu de rechercher des documents dans votre base de connaissances, la recherche IA vous permet de parler à votre base de connaissances comme ChatGPT. Vous pouvez poser des questions, et la recherche IA donnera une réponse basée sur les connaissances spécifiques de votre base de connaissances.
Vous trouverez des éditeurs d'IA courants et la recherche d'IA en version bêta pour la plupart des bases de connaissances. (Slite est actuellement la seule base de connaissances IA avec des fonctionnalités pour les 3 parties)
Pourquoi avez-vous besoin de l'IA dans votre base de connaissances ?
Vous avez besoin de l'IA dans votre base de connaissances, car elle change fondamentalement l'expérience de gestion des connaissances. Elle s'attaque aux causes profondes avec lesquelles la plupart des bases de connaissances ont du mal :
- Le fardeau de la création : Les mauvais éditeurs maladroits découragent les gens de partager leurs connaissances. L'IA aide à l'écriture, à la mise en forme et même à la génération d'idées, ce qui rend la création de connaissances fluide et accessible.
- Surcharge d'organisation : L'organisation manuelle est fastidieuse et prend du temps. L'IA gère le gros du travail, en étiquetant les documents, en suggérant des fusions et en gardant la structure de votre base de connaissances propre à mesure qu'elle évolue.
- Trouver l'aiguille : La recherche traditionnelle est limitée. L'IA comprend le contexte, la signification et les relations entre vos données, ce qui permet d'obtenir des réponses précises et utiles à vos questions.
Composants principaux
Une base de connaissances IA repose sur trois composants principaux qui fonctionnent ensemble pour offrir sa magie :
Modèles d'apprentissage automatique (ML)
Ce sont les algorithmes entraînés sur des quantités massives de données pour effectuer des tâches spécifiques. Dans une base de connaissances IA, les modèles ML peuvent être utilisés pour analyser les styles d'écriture, identifier les sujets dans les documents ou prédire l'intention de l'utilisateur dans les recherches. À mesure que les bases de connaissances IA continuent d'évoluer, nous pouvons nous attendre à ce que des modèles ML encore plus sophistiqués soient intégrés, tels que ceux qui peuvent résumer du texte, traduire des langues à la volée ou même écrire différents types de contenu créatif.
Traitement du langage naturel (TLN)
Ce domaine de l'IA s'intéresse à la façon dont les ordinateurs comprennent et manipulent le langage humain. Le TLN est essentiel pour les bases de connaissances IA, car il leur permet de donner un sens au texte contenu dans votre base de connaissances. Les techniques de TLN sont utilisées pour des tâches telles que l'identification des parties du discours, l'extraction d'entités et de relations à partir du texte et la compréhension du sentiment d'un document. Grâce à de solides capacités de TLN, une base de connaissances IA peut transformer votre base de connaissances non structurée en une ressource consultable et compréhensible.
Référentiel de données
C'est le cœur de votre base de connaissances IA, où toutes vos connaissances sont stockées. Le référentiel de données doit être structuré de manière à faciliter le stockage, la récupération et l'analyse efficaces par les composants de l'IA. Le format des données peut varier en fonction de la base de connaissances IA spécifique, mais il comprend généralement le contenu textuel de vos documents, ainsi que toutes les métadonnées qui leur sont associées, telles que les balises, les catégories et les auteurs.
Avantages
Moins de temps passé à rechercher des informations
La recherche basée sur l'IA va au-delà de la correspondance traditionnelle des mots clés. Elle comprend la signification et le contexte de vos requêtes, vous assurant de trouver les informations exactes dont vous avez besoin rapidement et efficacement. Cela élimine la frustration et permet d'économiser d'innombrables heures passées à passer au crible des documents non pertinents.
Participation accrue à mesure que la création de connaissances devient plus facile
Souvent, l'obstacle au partage des connaissances est l'effort que cela implique. L'IA aide à l'écriture, à la mise en forme, au résumé et même à la traduction, ce qui rend le processus beaucoup plus fluide. Elle abaisse le seuil de participation, encourageant davantage de personnes à apporter leurs idées et leur expertise.
Une base de connaissances bien organisée qui inspire confiance et utilisation
L'IA excelle dans l'identification des modèles, des connexions et des incohérences au sein de votre base de connaissances. Elle étiquette automatiquement le contenu, suggère des modifications, trouve les doublons et met en évidence les lacunes potentielles. Cette organisation continue crée une base de connaissances précise, à jour et facile à naviguer, favorisant la confiance et l'utilisation fréquente.
Inconvénients
Prime de prix pour les entreprises qui souhaitent une base de connaissances IA.
Notion, par exemple, facture 10 £/utilisateur supplémentaires. Les fonctionnalités d'IA font souvent partie de niveaux ou d'abonnements plus chers. Les organisations doivent évaluer le coût potentiel par rapport aux avantages attendus d'une meilleure gestion des connaissances.
Les 3 meilleures bases de connaissances IA
1. Slite : l'ensemble complet de l'IA
Slite se distingue en offrant une suite complète de fonctionnalités d'IA gratuites. Cela comprend des outils d'IA adaptés à l'écriture, à la recherche et même à l'organisation de votre base de connaissances.
Pour les équipes hésitantes à écrire, l'IA de Slite peut changer la donne. Elle aide à transformer les notes désordonnées en documents soignés, avec des titres et une mise en forme. Cela facilite ce fardeau de la première étape. Les notes se transforment en plans complets en un seul clic. Vous pouvez également traduire en un seul clic !
Mais, la recherche basée sur l'IA de Slite, Ask, est là où elle brille vraiment. Oubliez les mots clés rigides ; les utilisateurs peuvent poser des questions en langage naturel et obtenir des réponses ciblées directement à partir de la base de connaissances. Cela se traduit par moins de temps perdu à rechercher des informations.
De plus, ne sous-estimez pas le panneau de gestion des connaissances de Slite. Il analyse votre base de connaissances, suggère des actions de nettoyage et aide à maintenir une base de connaissances bien structurée.
2. Notion : le choix populaire avec l'IA croissante
L'adoption généralisée de Notion en fait un concurrent populaire. Bien qu'elle n'ait pas été conçue comme une base de connaissances IA dès le départ, elle a récemment ajouté des fonctionnalités d'IA impressionnantes.
Leurs outils d'écriture IA sont puissants à la fois pour la génération d'idées et le raffinement. L'IA de Notion peut lisser les phrases, développer le texte et même remplir des tableaux pour un brainstorming rapide. C'est idéal pour les équipes qui peuvent avoir du mal à démarrer la documentation.
Comme Slite, Notion dispose d'une recherche IA qui permet de poser des questions en langage naturel. Bien qu'il s'agisse d'une fonctionnalité solide, Notion n'a pas encore pleinement atteint cette sensation de base de connaissances IA intégrée. Cependant, sa popularité massive, sa flexibilité et ses nombreuses intégrations lui confèrent certains avantages.
Mais comme je l'ai dit précédemment, l'IA de Notion est coûteuse pour les fonctionnalités limitées qu'elle offre. C'est la seule application qui double le prix de votre abonnement si vous voulez leurs fonctionnalités d'IA.
3. Guru : le spécialiste de la recherche
Guru adopte une approche légèrement différente, en se concentrant sur la recherche basée sur l'IA. Les utilisateurs peuvent poser des questions en langage naturel, et Guru excelle en intégrant de manière transparente les résultats directement dans l'éditeur de documents. Combiné avec des raccourcis clavier, cela permet un flux de travail incroyablement rationalisé.
Guru brille également grâce à ses analyses robustes. Les équipes peuvent approfondir les modèles de recherche, identifier les lacunes en matière de connaissances et obtenir des informations exploitables pour améliorer continuellement leur base de connaissances. Considérez Guru comme un outil pour découvrir les besoins cachés au sein des connaissances de votre équipe.
Guru, comme Slite, offre ses fonctionnalités d'IA gratuitement, sans facturer de module complémentaire.
L'avenir du logiciel de base de connaissances IA
La génération actuelle de bases de connaissances IA laisse entrevoir un avenir véritablement transformateur pour la façon dont nous interagissons avec les informations à l'échelle de l'entreprise. Voici une ventilation des principales tendances :
- Hubs de connaissances universels
The lines between your knowledge base and the rest of your tech stack will blur. Imagine your Knowledge Base integrated with your CRM, your project management tools, even your code repositories. It will become a central intelligence layer, pulling relevant insights and updates from wherever they may reside within your organization - Connaissances à portée de main
Instead of constantly switching to your Knowledge Base, the right information will find you. SlacKnowledge Baseots will surface Knowledge Base content directly in conversations. Browser extensions will offer contextual information related to the websites you're visiting. The goal is a seamless flow of knowledge that reduces the need for time-consuming context switching. - L'IA en tant qu'architecte des connaissances
AI won't just search your Knowledge Base; it will actively shape it. Beyond basic organization, expect AI to spot knowledge gaps, suggest updates proactively, and even tailor onboarding for new team members by seamlessly surfacing the most relevant information they need. - Confiance et vérification
As AI becomes capable of generating content and insights, verification will become paramount. AI Knowledge Bases might integrate with fact-checking tools, or there might be a clear distinction between human-generated and AI-assisted content. Maintaining trust in the information your Knowledge Base provides will be critical. - Le fond plutôt que la forme
The burden of formatting and 'perfect' documentation often creates a serious roadblock to knowledge sharing. AI tools will alleviate this. It'll analyze your rough notes, identify themes, structure your documents with proper headings, and make the whole thing polished. This shifts the focus to the core ideas you want to convey, not how they look.
Conclusion : votre base de connaissances est probablement nulle, l'IA peut y remédier.
Écoutez, si votre base de connaissances est un gâchis de documents obsolètes, d'informations impossibles à trouver et de choses écrites de manière si sèche qu'elle vous endormira, une base de connaissances IA pourrait bien être le coup de pouce dont vous avez besoin. Ces outils facilitent l'écriture de choses, la recherche des réponses que vous recherchez et même l'organisation de ce tas d'ordures qu'est une base de connaissances.
Considérez cela comme ceci : c'est la différence entre fouiller dans une décharge pour trouver la seule chose cruciale dont vous avez besoin et avoir un assistant personnel qui vous la remet sur un plateau d'argent. Alors, avant de considérer votre base de connaissances comme une cause perdue, donnez une chance à l'IA. Cela pourrait bien changer la façon dont toute votre équipe travaille.
