Qu'est-ce qu'un plan de projet ?
Un plan de projet est l'un des documents fondamentaux utilisés dans la planification de projet et dans le monde de la gestion de projet. En substance, il s'agit d'une version simplifiée d'un plan de projet. Les plans de projet sont généralement longs, détaillés et exhaustifs, tandis que les plans de projet sont concis et directs. Ils sont complets, mais rassemblent simultanément tous les éléments les plus importants des plans de projet et les présentent dans un ensemble bref et facile à assimiler.
En gros, les plans de projet offrent un aperçu de votre projet en un coup d'œil. Ils sont également le meilleur ami d'un chef de projet, car ils servent à divers usages internes et externes. Quiconque doit être mis au courant d'un projet peut le faire en consultant son plan.
Qui devrait créer un plan de projet ?
Le plus souvent, la personne principale en charge est le chef de projet. Toutefois, les personnes chargées d'élaborer un plan de projet dépendent également des circonstances particulières du projet et de son utilisation en interne ou en externe.
Selon la situation, le chef de projet peut consulter les membres de l'équipe, les prestataires de services externes, les clients, les parties prenantes, les commanditaires du projet, les principaux décideurs ou d'autres membres du personnel de l'entreprise lors de l'élaboration de son plan de projet.
Si le plan de projet est utilisé en externe comme proposition de projet, il sera probablement présenté par le chef de projet.
Où les plans de projet s'intègrent-ils dans le processus de planification de projet ?
En termes simples, les plans de projet sont comme des versions plus concises des plans de projet. Ce sont des documents clés dans les processus de planification... même pour les projets les plus simples. En tant que tels, ils sont plus utiles lorsqu'ils sont élaborés au début du cycle de vie de votre projet. De cette façon, ils agissent comme une sorte de feuille de route pour les chefs de projet et les équipes de projet.
Il est particulièrement important d'élaborer un excellent plan de projet au début de votre processus de planification, car il est utile à la fois en interne et en externe.
En externe, ils peuvent servir de modèle de proposition de projet et être présentés à de nouveaux clients, parties prenantes, commanditaires de projet et autres acteurs clés. Un plan de projet exceptionnel aidera à faire participer les bonnes personnes à votre projet et même à obtenir des ressources et des financements.
En interne, les plans de projet peuvent aider à orienter votre équipe de projet lorsqu'elle commence à travailler sur son prochain projet. Ils aident à établir des flux de travail, à organiser les personnes et à favoriser l'efficacité dès les premiers jours de votre processus de planification.
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Ne perdez pas de temps à repartir de zéro lorsque vous travaillez sur votre prochain projet. Notre modèle gratuit vous aidera à vous guider lors de vos débuts et est facile à personnaliser en fonction de vos besoins individuels et de votre méthodologie de planification préférée. Il peut également être mis à jour en temps réel, il est donc facile de le mettre à jour tout au long du cycle de vie dynamique de votre projet.
Quels sont les principaux éléments des plans de projet ?
La beauté des plans de projet réside dans le fait qu'ils seront un peu différents selon les détails et les besoins de votre projet. Néanmoins, les plans de projet comprennent les éléments clés suivants :
- Informations de base : Ne sous-estimez jamais l'importance d'avoir les détails clés de votre projet disponibles à tout moment. Incluez des informations telles que le nom du projet, la date actuelle, le chef de projet, les membres de l'équipe et d'autres décideurs et parties prenantes clés.
- Résumé : Fournissez un aperçu complet et percutant du projet.
- Contexte du projet : Décrivez le contexte de votre nouveau projet, ainsi que les raisons pour lesquelles votre équipe y travaille. Assurez-vous de justifier l'approche derrière votre plan de gestion de projet dans son ensemble.
- Énoncé des travaux : Plus important encore, tenez compte de votre portée du projet. Indiquez quels éléments sont inclus dans votre travail et quels éléments ne le sont pas.
- Objectifs du projet, contraintes, hypothèses, dépendances et risques potentiels.
- Chronologie générale du projet : Incluez les délais généraux, les livrables et d'autres indicateurs clés. Ne vous perdez pas dans les détails ici et respectez les dates approximatives et les objectifs de progression. Ceci est parfois stylisé sous forme de diagramme de Gantt, en particulier pour les projets complexes.
- Budget initial du projet et autres informations financières clés.
Nos meilleurs conseils pour rédiger un plan de projet
La rédaction d'un excellent plan de projet aide à donner le ton juste à votre projet et à le démarrer du bon pied. Que dois-je faire pour élaborer un excellent plan de projet, vous demandez-vous peut-être ?
Il existe différentes approches possibles pour démarrer un plan de projet, mais les conseils suivants vous seront certainement utiles, quel que soit le chemin que vous choisissez :
1. Tenez compte de différents points de vue
Selon toute vraisemblance, diverses personnes liront votre plan de projet d'ici la fin du cycle de vie de votre projet. Pour vous assurer qu'il sera facilement compris par toutes ces personnes, assurez-vous de tenir compte de différents points de vue lors de son élaboration. Posez-vous des questions telles que : « Quelles informations les principales parties prenantes voudront-elles voir incluses ici ? » et « Quels détails essentiels dois-je inclure pour mon équipe de projet ? »
2. Faites simple
Ne tombez pas dans le piège d'utiliser un langage trop orné et un jargon industriel. Idéalement, vous voulez que votre plan de projet soit facilement compris par le plus grand nombre de personnes possible. Gardez votre écriture claire et facile à assimiler. Vous voulez que les gens puissent regarder votre plan de projet et comprendre facilement ses points clés.
3. Faites un brainstorming en équipe
Ici, chez Slite, nous sommes passionnés par le travail d'équipe et la collaboration. La meilleure façon d'ouvrir la voie à un projet réussi est de travailler ensemble dès le départ. Deux (ou plusieurs) têtes valent mieux qu'une, après tout. Rassemblez tous les acteurs clés de votre projet et demandez leurs commentaires et contributions lorsque vous commencez à élaborer votre plan de projet. Nous pouvons vous garantir que le résultat sera meilleur.
4. Constituez une équipe de rêve basée sur les forces
Votre plan de projet devrait arriver juste au début de votre processus de planification de projet. Utilisez l'élaboration de votre plan de projet comme une opportunité de constituer une équipe idéale pour travailler sur votre projet. Si vous êtes un chef de projet ou si vous êtes autrement responsable d'un projet, faites participer des personnes à votre équipe de projet en fonction des forces et des capacités que vous savez qu'elles apporteront au travail.
5. Soyez réaliste
Les plans de projet sont des outils de gestion de projet clés auxquels vous vous référerez à maintes reprises, il est donc important de les garder réalistes. Ne soyez pas trop ambitieux avec les objectifs de votre projet et ne vous engagez pas à des choses que vous soupçonnez ne pas être possibles. Faites de votre mieux pour être honnête, précis et pragmatique en ce qui concerne les éléments de votre plan de projet. Vous (et votre équipe de projet) nous remercierez plus tard.
6. Établissez un calendrier
Dans le même ordre d'idées, il peut être facile d'hésiter à rédiger un calendrier de projet si tôt dans le processus de planification. Néanmoins, nous vous encourageons à en inclure un dans votre plan de projet. Il n'est pas nécessaire qu'il soit exhaustif, mais l'estimation des dates et des délais approximatifs pour les principaux livrables et jalons aidera à donner une structure précoce à votre projet.
7. Déléguez
Les projets, en particulier les grands projets, peuvent devenir complexes... et rapidement. Éliminez certaines de ces complications en commençant à déléguer des tâches dès le début. L'élaboration d'un plan de projet est le moment idéal pour établir des sous-comités et décider quels membres de l'équipe devraient travailler sur quoi. C'est également le moment idéal pour déterminer si vous devez embaucher des prestataires de services ou des entrepreneurs externes.
8. Déterminez la portée... et respectez-la
L'une des parties les plus importantes de l'élaboration d'un plan de projet est la détermination de la portée du projet. La portée du projet est essentielle dans tout processus de gestion de projet, car elle détermine ce qui se trouve dans les paramètres d'un projet et ce qui ne l'est pas. Prenez soin de déterminer la portée de votre projet dans votre processus d'élaboration de plan de projet... et respectez-la !
Démarrez votre prochain projet avec un plan de projet exceptionnel
Comme vous pouvez le constater, les plans de projet sont de petits documents pratiques qui peuvent énormément faciliter votre processus de gestion de projet lorsqu'ils sont bien faits. Ils sont utiles à la fois en interne et en externe et servent de guides pratiques auxquels on peut se référer à tout moment lors du travail sur votre projet.
Investir un peu de temps dans l'élaboration d'un plan de projet bien fait au début de votre projet en vaut la peine. Que vous travailliez sur un projet maintenant ou que vous prévoyiez de le faire dans un avenir proche, le fait de vous référer à cet article (et à notre modèle gratuit) vous aidera à démarrer du bon pied en un rien de temps.
