« Responsable des opérations commerciales » – cela semble être un rôle simple, n’est-ce pas ? C’est littéralement dans le nom : vous gérez les opérations internes au sein de l’entreprise.
Mais aujourd’hui, avec l’essor du travail asynchrone et de la gestion de projet agile, les responsables BizOps doivent aller au-delà de la simple gestion des problèmes opérationnels quotidiens et répondre à des questions telles que « Hé, comment on utilise cet outil, déjà ? ».
Vous devrez prendre des décisions fondées sur des données, aligner plusieurs équipes et créer des stratégies cohérentes pour stimuler la croissance de l’entreprise.
Voyons comment vous pouvez devenir un responsable des opérations commerciales hors pair et aider votre entreprise à se développer avec les bons processus en place ⬇️
Que fait un responsable des opérations commerciales ?
Un responsable des opérations commerciales supervise les tâches quotidiennes, coordonne les équipes et veille à ce que les délais des projets soient respectés.
Bien que cela puisse ressembler à un travail administratif fastidieux, le rôle est aujourd’hui beaucoup plus important et implique désormais les éléments suivants :
Rechercher des améliorations. Imaginez que vous supervisez l’exécution des commandes dans une entreprise de commerce électronique en pleine croissance. Vous remarquez des retards d’expédition, vous rationalisez donc le processus en vous associant à un fournisseur de logistique plus rapide.
Analyser les données : Après avoir mis en œuvre le nouveau système d’expédition, vous examinez les indicateurs de performance et les commentaires des clients. Les données montrent une réduction de 20 % des délais de livraison et une satisfaction client accrue, ce qui valide votre décision.
Planifier l’avenir : À l’aide de ces informations, vous ajustez le budget pour allouer plus de fonds à la logistique, fixez des objectifs pour réduire davantage les délais de livraison de 10 % et mettez en œuvre un plan pour gérer les pics de commandes saisonniers.
As you can see, BizOps has evolved into a more strategic role, where you need to develop foresight and focus on the bigger picture.
Importance stratégique
Les responsables BizOps ont une vision globale de l’organisation, ce qui les aide à identifier les problèmes et les besoins dans différents services. Une grande partie de leur travail consiste à servir de pont entre la stratégie et l’exécution.
Supposons que vous dirigez une entreprise SaaS récemment financée et que vous avez du mal à faire évoluer votre équipe produit. Votre responsable BizOps doit identifier les goulots d’étranglement et trouver une solution pour aider l’entreprise à long terme.
Ils peuvent suggérer de standardiser le processus d’embauche en créant des modèles de description de poste clairs, en évaluant les candidats avec une grille d’évaluation de l’embauche et en introduisant un système de suivi des candidatures (ATS). Désormais, vous pouvez rapidement évaluer et embaucher des candidats pour l’équipe produit et réduire le délai d’embauche pour les futurs postes.
De plus, les responsables BizOps peuvent utiliser des outils de gestion des connaissances (euh, Slite) pour rationaliser les processus RH en modélisant et en stockant tous les documents nécessaires aux équipes de recrutement dans un emplacement pratique.
Parcours professionnel
Let’s look at how does a career in business operation looks like:
- Au début de votre carrière, vous êtes susceptible de commencer dans des rôles tels qu’analyste des opérations, en vous concentrant sur l’apprentissage des aspects fondamentaux des opérations commerciales, tels que la gestion de projet, l’amélioration des processus, l’analyse des données et la communication interne.
- Alors que dans les rôles de milieu de carrière, vous pouvez vous attendre à travailler dans l’analyse des données, la gestion des budgets et le leadership interfonctionnel.
- Au fur et à mesure que vous grandissez, vous passez à un rôle de vice-président ou de chef de l’exploitation, où vous pouvez façonner la stratégie opérationnelle de l’ensemble de l’entreprise.
- De nombreux professionnels de BizOps se lancent dans des startups avec une solide compréhension de la création de processus évolutifs.
Compétences et aptitudes essentielles
Analyse des données
Ignorer l’analyse des données lors de l’amélioration des opérations commerciales, c’est comme conduire avec un bandeau sur les yeux. La seule différence est qu’au lieu de détruire inévitablement la voiture, vous détruisez vos chances de générer des revenus pour votre entreprise.
Voici un exemple de la façon dont les responsables BizOps peuvent utiliser les données pour prendre des décisions éclairées :
Supposons que vous ayez lancé une nouvelle fonctionnalité et que vous vouliez savoir si vos utilisateurs la trouvent réellement utile. Malheureusement, votre équipe produit signale de faibles taux d’adoption des fonctionnalités. Votre responsable BizOps pourrait analyser les données d’utilisation des clients pour identifier les tendances générales lors des lancements de fonctionnalités passés.
Ils constatent que les clients ne contactent pas le service client pour en savoir plus sur les fonctionnalités apparemment compliquées et préfèrent ne pas les utiliser du tout. Ils recommanderaient ensuite d’intégrer des articles d’aide au produit afin que les clients puissent résoudre leurs problèmes sans contacter votre équipe d’assistance.
Grâce à des informations fondées sur des données, ils alignent les ressources et les offres de l’entreprise sur les besoins des clients, ce qui favorise le succès à long terme.
Gestion de projet
Étant donné que vous éteignez essentiellement les incendies opérationnels tout en prévenant les futurs incendies, vous devez maîtriser l’art de la gestion de projet. Cela signifie acquérir une expertise dans les domaines suivants :
- Rationaliser les flux de travail et mettre en œuvre l’automatisation pour stimuler la productivité.
- Analyser les indicateurs de performance à l’aide d’outils tels que Tableau ou Excel pour éclairer les décisions stratégiques.
- Hiérarchiser les projets et allouer des budgets ou des ressources pour une efficacité maximale.
- Identifier les risques et élaborer des plans d’urgence pour prévenir les perturbations.
- Traduire les objectifs de l’entreprise en projets réalisables avec des échéanciers clairs.
- Communiquer les informations et les mises à jour aux parties prenantes pour assurer l’alignement et la transparence.
Un responsable BizOps doit analyser les flux de travail et les goulots d’étranglement et mettre en œuvre des systèmes qui assurent le bon fonctionnement des opérations.
Par exemple, lors d’une migration logicielle à l’échelle de l’entreprise, ils peuvent établir un plan de projet centralisé, organiser des réunions hebdomadaires de suivi des progrès avec les responsables de service et suivre les étapes importantes pour assurer une exécution et une responsabilisation en temps opportun.
Optimisation des coûts
L’optimisation des coûts ne consiste pas à lésiner sur les moyens. Il s’agit de dépenser intelligemment. BizOps identifie les domaines où les ressources sont gaspillées en analysant les données.
Par exemple, ils peuvent négocier de meilleurs contrats avec les fournisseurs ou passer à des outils basés sur le cloud pour économiser sur les dépenses informatiques. Ces économies peuvent être réinvesties dans des opportunités de croissance, ce qui donne à l’entreprise un avantage concurrentiel.
Gestion des risques
Chaque décision comporte des risques. Un responsable des opérations commerciales doit anticiper ces risques, créer des plans de sauvegarde et protéger l’entreprise contre les problèmes potentiels.
Supposons que votre entreprise prévoit de lancer un nouveau modèle de tarification. Cependant, il existe un risque que les clients se désabonnent si la nouvelle tarification est perçue comme trop élevée ou injuste.
Pour atténuer ce risque, ils peuvent élaborer un plan de repli pour revenir à l’ancienne tarification si les premiers résultats indiquent un taux de désabonnement important.
Outils du métier
Plateformes de gestion de projet et de documentation
Vous pouvez utiliser des outils tels qu’Asana et Trello pour vous concentrer sur l’attribution des tâches, la gestion des échéances et vous assurer que tout le monde est sur la bonne voie avec ses livrables.
Bien sûr, lors de la gestion de ces projets, vous créerez inévitablement des tonnes de documents. Si vous voulez un outil pour une gestion efficace des connaissances – Slite est une évidence !
Here’s how Slite can help busy BizOps teams:
1) Skip the tedium and use our modèles de projet pour lancer de nouveaux projets immédiatement
2) Gérez et mettez à jour toute la documentation interne en un seul endroit pour un accès facile. Vous pouvez également vérifier les documents sans les allers-retours constants.
3) Analysez si les équipes utilisent vos documents avec l’analyse de l’espace de travail
Voici comment Omnisend a amélioré la collaboration d’équipe avec Slite :
💡Vous pouvez également utiliser notre calculateur de gain de temps pour déterminer combien de temps votre équipe peut gagner en utilisant Slite !
Outils d’analyse
Les données sont le moteur de la prise de décision éclairée pour toute entreprise. Les plateformes telles que Google Analytics et Tableau sont très utiles pour obtenir des informations et des tendances du marché.
- Tableau ou Power BI : pour créer des tableaux de bord interactifs et visualiser les indicateurs opérationnels
- Google Analytics : pour suivre les performances du site Web et le comportement des utilisateurs
- Mixpanel : pour l’analyse des produits et le suivi de l’engagement des utilisateurs
Ces outils aident les responsables à identifier les tendances, à repérer les inefficacités et à prendre des décisions éclairées. Par exemple, l’utilisation de Power BI pour analyser les données du service client peut révéler les heures de pointe de l’assistance, ce qui permet d’optimiser la planification du personnel.
Outils de communication
Une communication claire est importante pour la collaboration interfonctionnelle. Slack et Microsoft Teams fournissent des plateformes où les messages, les documents et les commentaires peuvent être échangés rapidement entre les services. Vous pouvez utiliser :
- Slack ou MS Teams : pour la communication d’équipe en temps réel
- Zoom ou Google Meet : pour les réunions virtuelles et les sessions de formation
P. S. : Slite s’intègre à Slack, vous pouvez donc utiliser notre fonctionnalité « Ask » pour obtenir toutes vos réponses sans changer de navigateur !
Solutions d’automatisation
Personne n’aime passer d’un outil à l’autre pour les tâches de base. Vous pouvez utiliser des outils tels que Zapier ou Make.com pour connecter différentes applications et automatiser les flux de travail manuels, ce qui libère du temps pour le travail stratégique. Assurez-vous que tous vos outils ont de fortes capacités d’intégration afin de ne pas laisser de données importantes dans des systèmes disparates.
Mesurer le succès
Définir des indicateurs clés de performance
Les ICP aident à suivre vos progrès et à vous concentrer sur les domaines critiques tels que l’efficacité des processus, la satisfaction client, etc. Par exemple, mesurer la rapidité avec laquelle les tâches sont accomplies ou le nombre de projets livrés à temps peut indiquer l’efficacité opérationnelle.
Le suivi de la productivité et de la fidélisation des employés donne un aperçu du rendement de l’équipe, tandis que les indicateurs de satisfaction client garantissent que vous répondez aux besoins des clients.
Les ICP financiers, comme les marges bénéficiaires, vous aident à gérer les coûts et à maximiser les profits.
Mesurer l’impact du projet
Tenez compte des résultats directs et indirects pour comprendre comment vos projets ont influencé la croissance de l’entreprise. L’impact direct est considéré comme des économies de coûts ou une augmentation des revenus, tandis que les avantages indirects comprennent des employés ou des clients plus heureux.
Par exemple, si vous avez mis en œuvre un nouveau programme de fidélisation, un impact direct serait une augmentation des achats répétés, tandis qu’un impact indirect serait une amélioration de la promotion des intérêts des clients.
Défis et solutions courants
Contraintes de ressources
Toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre des outils sophistiqués et des budgets de projet élevés. Voici quelques stratégies pour y remédier
- Hiérarchiser les projets en fonction de leur impact par rapport à l’effort requis.
- Automatiser les tâches de routine pour gagner du temps et des ressources.
- Commencer par de petites améliorations qui ont un impact important.
Je me souviens que nous voulions diffuser des publicités LinkedIn pour une campagne ABM, mais nous n’avons pas pu le faire en raison de budgets limités. Au lieu de cela, nous avons décidé de tirer parti de l’image de marque axée sur le fondateur sur LinkedIn et d’utiliser des publicités de leaders d’opinion au lieu de dépenser pour des formats publicitaires plus coûteux avec des CPC (coût par clic) plus élevés.
Les responsables BizOps peuvent considérer les contraintes de ressources comme une occasion d’aider leur équipe à élaborer des solutions créatives.
Résistance au changement
Personne n’aime le changement, qu’il s’agisse de quelque chose de mineur comme le remplacement de votre machine à café préférée au bureau ou de quelque chose de majeur comme la mise en œuvre d’un nouvel outil. Vous devez aider l’entreprise à accepter le changement en :
- Faisant participer les équipes au processus de changement pour inculquer un sentiment d’appropriation.
- Montrant des avantages clairs pour encourager l’adhésion.
- Offrant une formation pour faciliter la transition.
- Célébrant les petites victoires pour créer un élan.
Adoption du processus
For new processes to be adopted smoothly, they must be user-friendly and improve the ability to get the job done. Here are some ways you can increase process adoption:
- Créer une documentation claire qui décrit les nouveaux processus.
- Élaborer du matériel de formation pour faciliter la compréhension.
- Mettre en place des réunions de suivi régulières pour résoudre tout problème qui survient.
- Rendre les processus facilement accessibles à tous les utilisateurs.
- Recueillir des commentaires et en tenir compte pour améliorer continuellement le processus.
Gestion des parties prenantes
Il peut être difficile de concilier les besoins et les attentes des différentes parties prenantes. Vous pouvez améliorer cela si vous :
- Communiquez régulièrement pour tenir tout le monde informé.
- Créer des cadres de priorité clairs pour guider la prise de décision.
- Utiliser des recommandations fondées sur des données pour étayer vos propositions.
- Organiser des séances de rétroaction régulières pour maintenir l’engagement.
Réussissez votre rôle dans BizOps dès aujourd'hui
Bâtir une carrière en tant que responsable des opérations commerciales peut être à la fois atroce et exaltant. Si vous voulez gravir les échelons et être le meilleur, vous avez besoin d’une approche stratégique pour résoudre les problèmes de l’entreprise.
De plus, lorsque vous avez les bons outils dans votre pile technologique, la résolution de problèmes devient un jeu d’enfant. Si vous voulez apprendre à utiliser Slite pour améliorer l’efficacité opérationnelle, commencez votre essai gratuit dès aujourd’hui et gérez les opérations commerciales comme un pro.
