La surcharge d'information, qui devient une norme dans les environnements de travail, pousse les employés à se soucier de moins en moins du suivi des informations importantes et leur laisse peu d'énergie pour se concentrer sur leur véritable travail.
Et les chiffres ne mentent pas. Une enquête montre que 35 % des Américains estiment que le « fardeau de l'information » est trop lourd : des réunions sans fin, une communication interne contradictoire et du temps perdu à rassembler des connaissances éparpillées dans différents outils.
Pour contrer cette tendance négative, les entreprises se tournent vers un nouveau rôle : le gestionnaire de connaissances.
Qu'est-ce qu'un gestionnaire de connaissances ?
Un gestionnaire de connaissances est un professionnel chargé d'organiser, de partager et de préserver l'intelligence collective d'une entreprise. En termes simples, il facilite le suivi et le partage des informations importantes, ce qui rend les employés plus productifs et permet aux managers de prendre des décisions plus rapides et meilleures.
Il est fort probable que vous-même ou quelqu'un d'autre dans votre entreprise ayez déjà endossé le rôle de gestion des connaissances au moins une fois (et peut-être sans même vous en rendre compte !).
Avez-vous déjà accordé aux nouveaux employés une autorisation de consultation des documents Google de l'entreprise dans le cadre du processus d'intégration ? C'est de la gestion des connaissances.
Avez-vous déjà invité un responsable RH expérimenté à examiner et éventuellement à mettre à jour les règles de conduite au travail ? C'est aussi de la gestion des connaissances.
La gestion des connaissances « maison » mise à part, quelles compétences possède un vrai gestionnaire de connaissances ?
Eh bien, ils se définissent par de nombreuses qualités, mais sont essentiellement des personnes qui, avant tout, excellent dans ces deux domaines :
- Savoir-faire technique : De nombreux gestionnaires de connaissances avec qui nous avons échangé ont débuté leur carrière comme rédacteurs techniques, se sont ensuite améliorés progressivement dans l'organisation de l'information (c'est-à-dire l'architecture de l'information), et ont enfin développé le savoir-faire technique nécessaire pour gérer et exploiter des bases de connaissances. Ils maîtrisent les outils logiciels pertinents, les bases de données et, idéalement, les systèmes de gestion de contenu.
- Compétences relationnelles : Au-delà des compétences techniques, un gestionnaire de connaissances possède de solides compétences interpersonnelles et de communication, toutes deux nécessaires pour créer un environnement de travail positif. Il sait nouer des relations, collaborer, faire preuve d'adaptabilité et possède d'excellentes capacités d'organisation.
Parfait ! Vous connaissez désormais les responsabilités d'un gestionnaire de connaissances et ce qui le rend si précieux. Cela soulève une question importante : comment décider quand et s'il faut recruter un gestionnaire de connaissances ?
Quel est le bon moment pour recruter un gestionnaire de connaissances ?
Le « bon » moment pour recruter un gestionnaire de connaissances, c'est lorsqu'une mauvaise architecture de l'information amène les employés à poser des questions répétitives. Des questions comme « Où puis-je trouver la dernière version des politiques de l'entreprise ? », « Comment partager mon nouveau processus ou ma découverte avec l'équipe ? », ou « Qui est responsable de la mise à jour de notre base de connaissances ? ».
Parfois, les managers tentent de résoudre ce problème en adoptant des outils tout-en-un de niveau entreprise qui, par mégarde, éparpillent les connaissances encore plus qu'auparavant et rendent la courbe d'apprentissage encore plus raide.
Dans les deux cas, un gestionnaire de connaissances peut intervenir et consolider des données désorganisées en un pôle d'information centralisé, et ce n'est là qu'un des avantages du recrutement d'un gestionnaire de connaissances.
Explorons les autres grands avantages que les gestionnaires de connaissances apportent.
Les avantages d'avoir un gestionnaire de connaissances
Vous avez lu plus haut que la marque d'un bon gestionnaire de connaissances est l'alliance d'un savoir-faire technique et de compétences relationnelles. Lorsque ces deux éléments se rejoignent, un gestionnaire de connaissances est en mesure de :
- Organiser et faciliter l'accès à l'information : Les gestionnaires de connaissances peuvent créer des processus et des systèmes, comme un pôle central pour stocker et consulter les connaissances. Ils veillent également à ce que les employés, quels que soient leur expérience et leur poste, puissent accéder à ces systèmes pour trouver les réponses dont ils ont besoin.<br><br>
- Améliorer la collaboration au sein de l'équipe : Une fois que la base de connaissances d'une entreprise devient accessible aux employés moins à l'aise avec la technologie, les membres de l'équipe peuvent communiquer et collaborer sur des projets qui exigent une compréhension partagée. À mesure que la collaboration s'améliore, l'organisation constate une diminution des tâches redondantes et en double.<br><br>
- Fluidifier le processus d'intégration : Lorsque les informations pertinentes et les ressources d'apprentissage sont facilement accessibles, la courbe d'apprentissage s'aplanit et les nouvelles recrues peuvent être opérationnelles rapidement. Il a été démontré que des pratiques d'intégration efficaces aident les employés à gagner en confiance et à augmenter les taux d'engagement de 20 à 40 % !<br><br>
- Préserver les connaissances institutionnelles : Sans gestionnaire de connaissances ni systèmes de gestion en place, chaque fois qu'un employé clé s'en va, les connaissances institutionnelles, ou les processus utilisés pour les préserver, partent avec lui. Un gestionnaire de connaissances sait documenter et préserver une expertise précieuse afin que l'entreprise n'ait pas à repartir de zéro.<br><br>
- Soutenir l'apprentissage continu : Le rôle des gestionnaires de connaissances ne se limite pas à trier et organiser les documents de l'entreprise ; il consiste aussi à favoriser une culture de l'innovation en encourageant les employés à échanger et à partager leurs connaissances. Le résultat est un environnement propice où les experts partagent leurs savoirs, où les employés juniors apprennent des membres expérimentés de l'équipe, et où chacun progresse ensemble.
Étant donné l'impact qu'un gestionnaire de connaissances peut avoir sur n'importe quelle organisation, est-il judicieux de ne pas en recruter un immédiatement ? Oui, dans bien des cas, vous pouvez retarder l'arrivée d'un gestionnaire de connaissances.
Est-il acceptable de ne pas recruter de gestionnaire de connaissances ?
Il est acceptable de retarder le recrutement d'un gestionnaire de connaissances (mais pas la gestion des connaissances elle-même) dans les circonstances suivantes :
- Vous travaillez en petites équipes soudées : De manière générale, les entreprises de moins de 300 à 500 employés peuvent se passer d'un gestionnaire de connaissances à condition qu'il existe une base de connaissances bien établie ainsi que des pratiques et/ou des outils de gestion en place.<br><br>
- Le partage des idées et des informations fait partie de la culture d'entreprise : Il existe une culture active de partage des connaissances même sans gestionnaire de connaissances à la barre, par exemple lorsque les membres de l'équipe partagent régulièrement des idées et des bonnes pratiques via des canaux comme Slack, Loom et les e-mails.<br><br>
- Il y a des contraintes budgétaires : Les finances ne vous permettent pas de recruter un gestionnaire de connaissances dédié.
Puisque nous parlons de finances, combien pouvez-vous vous attendre à payer un gestionnaire de connaissances qualifié ?
Le coût du recrutement d'un gestionnaire de connaissances en 2024
La fourchette de salaire des gestionnaires de connaissances dépend de facteurs tels que la localisation, les années d'expérience et le secteur d'activité. Le tableau ci-dessous présente le salaire moyen des gestionnaires de connaissances en 2024 selon la localisation :
Région
Fourchette de salaire moyen
Comment les gestionnaires de connaissances accompagnent différentes équipes
Voici quelques façons dont les gestionnaires de connaissances accompagnent différentes équipes métier et opérationnelles.
A. Ressources humaines
Un gestionnaire de connaissances veille à ce que les équipes RH restent conformes aux réglementations du secteur, ce qui est particulièrement important dans des domaines comme la finance et la santé.
B. Gestion de projet
Les gestionnaires de connaissances normalisent les pratiques de documentation et créent des wikis d'entreprise pour répertorier les projets passés. De plus, ils aident les chefs de projet à analyser les projets antérieurs afin d'anticiper les défis potentiels. Au fil du temps, ces connaissances accumulées fluidifient les flux de travail et favorisent la réussite des projets !
C. Support client
Les gestionnaires de connaissances développent une base de connaissances complète qui comprend des articles de dépannage, des tutoriels vidéo et des chatbots pour aider les agents du support client à résoudre rapidement les problèmes courants des clients, ce qui améliore au final les taux de satisfaction client.
D. Développement produit
Comme les gestionnaires de connaissances sont au fond des analystes de données, ils peuvent fournir à l'équipe de développement produit des informations sur l'UX/UI et la recherche concurrentielle, ce qui lui permet de créer des produits et des services que l'utilisateur final veut vraiment.
Alternatives au recrutement d'un gestionnaire de connaissances
Vous prenez la gestion des connaissances au sérieux, mais recruter un gestionnaire de connaissances dédié n'est pas envisageable pour le moment. Existe-t-il des alternatives ? Oui. À mesure que de plus en plus d'entreprises prennent conscience de l'importance de la gestion des connaissances, elles s'appuient sur des logiciels cloud ou propriétaires pour profiter des avantages de la gestion des connaissances sans recruter de gestionnaire dédié, du moins en théorie.
En tant qu'équipe nous-mêmes répartie à travers le monde, nous avons appris par expérience que le bon outil de gestion des connaissances fait toute la différence. Les fonctionnalités principales de Slite sont conçues précisément dans ce but : des capacités de recherche puissantes qui font remonter instantanément les informations pertinentes, des modèles personnalisables qui standardisent la documentation entre les équipes, et des pages imbriquées qui gardent les informations liées organisées et accessibles. Notre structure de wiki permet aux équipes de bâtir une base de connaissances vivante qui évolue avec leur organisation.
L'essentiel est de choisir un outil qui rend le partage des connaissances naturel et sans effort. Lorsque votre solution de gestion des connaissances s'intègre parfaitement au flux de travail de votre équipe, vous constaterez que les gens ont réellement envie de documenter et de partager ce qu'ils savent.
Conclusion
Vous arrive-t-il d'assister à des réunions qui auraient pu être des e-mails ? Eh bien, ces e-mails auraient pu être des documents dans votre base de connaissances, et c'est exactement ce que fait un gestionnaire de connaissances. Sa fiche de poste mentionne peut-être la rédaction et la gestion documentaire, mais son impact, c'est :
Moins de réunions, moins de chaînes d'e-mails inutiles, et plus de travail en profondeur.
Voilà, en résumé, ce qui rend les gestionnaires de connaissances si précieux, quel que soit le secteur dans lequel ils opèrent.
Sans vouloir nous vanter, nous sommes vraiment fiers de ce que Slite a à offrir. C'est une solution de gestion des connaissances qui a aidé des milliers d'utilisateurs à documenter, gérer et retrouver facilement leurs connaissances au fil du temps. Elle ne prétend pas être un outil de productivité tout-en-un : il existe de nombreuses excellentes options sur le marché pour cela.
Mais si la gestion des connaissances est votre principale préoccupation, essayez Slite.
