Mitarbeitende verbringen oft Stunden pro Woche damit, nach Dokumenten, Dateien und Informationen zu suchen. Bei der Vielzahl verfügbarer Anwendungen können Dokumente an vielen Stellen gespeichert sein.
Deshalb setzen viele Unternehmen auf ein CMS-Intranet. Die besten CMS-Intranet-Plattformen fungieren als zentrale Plattform und erleichtern die Verwaltung digitaler Inhalte und Dokumente, während sie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden verbessern. Sie helfen dabei, digitale Inhalte zu verwalten und Zusammenarbeit und Effizienz zu steigern.
In diesem Artikel erklären wir, was ein CMS-Intranet ist, welche Vorteile es bietet und welche Hauptfunktionen es hat.
Beginnen wir damit, zu definieren, was ein CMS-Intranet ist
Zunächst definieren wir die Begriffe „Intranet“ und „Content-Management-System“.
Ein Intranet ist eine private Website für die Mitarbeitenden eines Unternehmens. Sie speichert nützliche Informationen, teilt Unternehmensnews und bietet Zugang zu Ressourcen wie Organigrammen, Verfahren und Urlaubsrichtlinien. Intranets sind seit Jahrzehnten beliebt und werden inzwischen durch KI erweitert.
Was bedeutet „CMS“?
Ein CMS oder Content-Management-System ist eine Software, mit der Nutzende Website-Inhalte erstellen, bearbeiten und verwalten können. CMS sind benutzerfreundlich. Viele Websites mit Blogs nutzen ein CMS, um ihre Inhalte zu verwalten.
Was ist ein „CMS-Intranet“?
Ein CMS-Intranet oder Intranet-Content-Management-System verbindet eine interne Website mit einem Content-Management-System, wodurch sich Inhalte einfach hochladen, ändern und verwalten lassen. Dieses System unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Inhalten im Intranet eines Unternehmens. Es verbessert Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität und Wissensmanagement.
Es unterstützt außerdem die Teamkommunikation, optimiert Abläufe und erleichtert die Remote-Arbeit.
Unternehmen nutzen CMS-Intranets, um Informationen zu zentralisieren, die interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit und Teamarbeit zu stärken.
Es unterstützt zudem ein effektives Dokumenten- und Wissensmanagement, indem es eine zentrale Plattform für den Zugriff auf wichtige Dokumente und Ressourcen sowie deren Austausch bereitstellt und so die organisatorische Effizienz steigert.
Vorteile eines CMS-Intranets im digitalen Arbeitsplatz
CMS-Intranets bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter die Möglichkeit, Inhalte zu veröffentlichen, wodurch sie zu einem digitalen Arbeitsplatz werden, der Kommunikation, Inhaltserstellung, Tools für die Zusammenarbeit und Content-Management zentralisiert. Besonders attraktiv sind sie für Unternehmen, die das Engagement, die Bindung und die Produktivität ihrer Mitarbeitenden steigern und gleichzeitig den Prozess des Erstellens, Bearbeitens und Veröffentlichens von Inhalten vereinfachen möchten. Das Dokumentenmanagement ist ein zentraler Vorteil von CMS-Intranets: Es verbessert interne Abläufe und das Engagement der Mitarbeitenden, indem es einen einfachen Zugriff auf wichtige Dokumente und Ressourcen sowie deren Austausch ermöglicht. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile, die moderne Mitarbeiter-Intranets versprechen.
Den Wissensaustausch fördern
Bei so vielen Anwendungen und anderen Tools zur Verwaltung von Arbeitsmaterialien ist es schwer, Informationen zusammenzuhalten. Das kann die Teamarbeit beeinträchtigen und wiederkehrende Fragen häufen, was das Unternehmenswachstum verlangsamt.
Ein CMS-Intranet ist ein zentraler Ort, an dem Mitarbeitende Informationen speichern, problemlos teilen und abrufen können. Das hilft, Barrieren abzubauen und Wissen mühelos über Teams und mehrere Plattformen hinweg zu verbreiten.
Bessere interne Kommunikation
Die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass Wandel beständig ist. Die interne Kommunikation zu verbessern, ist entscheidend, besonders in schwierigen Zeiten. Ein CMS-Intranet trägt dazu bei, indem es den Wissensaustausch fördert, die Zusammenarbeit verbessert, die Effizienz steigert und das Engagement der Mitarbeitenden erhöht. Es ist wichtig, Änderungen bei Strategien, Richtlinien und Produkten allen Mitarbeitenden schnell und klar zu vermitteln.
Ein Intranet mit Unternehmensnews ist eine leicht zugängliche und wirksame Möglichkeit dafür. Es ermöglicht der Führungsebene, alle Mitarbeitenden zu informieren und das Engagement in Echtzeit zu verfolgen, sodass sichergestellt ist, dass die Nachrichten ankommen und beachtet werden.
Das Engagement der Mitarbeitenden verbessern
Das Engagement der Mitarbeitenden geht in vielen Organisationen zurück, und es zu steigern hat für HR-Verantwortliche Priorität. Ein gut geführtes CMS-Intranet ist eines der wirksamsten Werkzeuge dafür.
Wenn Mitarbeitende benötigte Informationen leicht finden, regelmäßige Updates erhalten, problemlos kommunizieren und Ideen teilen sowie mit Kolleginnen und Kollegen interagieren können, auch aus der Ferne, fühlen sie sich stärker eingebunden.
Höhere Effizienz
Ohne einfachen Zugang zu wichtigen Informationen entsteht Ineffizienz. Mitarbeitende verschwenden Zeit mit der Suche nach Informationen und stören dabei Kolleginnen und Kollegen, was alle ausbremst. Diese Ineffizienz kann mit der Zeit zunehmen.
Ein gut gepflegtes Mitarbeiter-Intranet hilft Mitarbeitenden, Informationen und andere benötigte Ressourcen viel schneller zu finden, ohne andere zu stören, was die Effizienz im gesamten Unternehmen verbessert.
Höhere Bindungsraten
Eine Studie von Forrester zeigt, dass ein mangelnder Zugang der Mitarbeitenden zu Informationen zu Burnout beiträgt, was zu Kündigungen führen kann.
Indem ein Unternehmensintranet den Mitarbeitenden eine einzige Informationsquelle und Möglichkeiten zur Beteiligung bietet, hilft es, Burnout vorzubeugen und hohe Bindungsraten aufrechtzuerhalten.
So implementieren Sie ein CMS-Intranet
Der Aufbau eines Unternehmensintranets beginnt mit der richtigen Einrichtung. Hier sind die wichtigsten Schritte, um ein neues Intranet zu starten. Es ist entscheidend, Richtlinien festzulegen und Rollen zuzuweisen sowie Benutzerberechtigungen einzurichten, damit alle Mitarbeitenden zu den Inhalten des Unternehmens beitragen können. Das bereichert die Wissensdatenbank, den Austausch und das Dokumentenmanagement und stärkt die Zusammenarbeit.
Erfolg definieren
Bevor Sie mit einem Unternehmensintranet beginnen, definieren Sie klar das Problem, das Sie lösen möchten, und wie der Erfolg einer modernen Lösung aussieht.
Wenn das Problem in einer schlechten internen Kommunikation liegt, stellen Sie sicher, dass das CMS oder die andere Intranet-Plattform, die Sie wählen, Funktionen bietet, um Nutzende zu schulen und dies zu beheben. Wenn es um die Verbesserung des Wissensaustauschs geht, ist vielleicht ein anderes Tool, etwa ein KI-basiertes Enterprise-Search-Tool, besser geeignet.
Eine klare Vorstellung von Erfolg zu haben, ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass sich Ihre Investition auszahlt.
Nutzende schulen und einarbeiten
Ein CMS-Intranet einzurichten reicht nicht aus. Es ist entscheidend, einen klaren Onboarding-Prozess zu haben, der allen Mitarbeitenden den nötigen Zugang gewährt, ihnen die Nutzung des Systems beibringt und sie auffordert, Aufgaben wie das Veröffentlichen, Verwalten von Inhalten oder Aktualisieren ihres Profils zu erledigen. Schulungsvideos, Live-Workshops und Sitzungen mit Administratoren können Mitarbeitenden helfen, sich mit dem neuen Intranet vertraut zu machen.
Ein gut durchgeführter Onboarding-Prozess für bestehende Mitarbeitende und neue Beschäftigte maximiert den Nutzen Ihres CMS-Intranet-Portals.
Richtlinien festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen
Eine wirksame Datensicherheit und Governance sind entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmensintranets. Bestimmte Mitarbeitende, etwa leitende Mitglieder des HR-Teams, sollten erweiterte Berechtigungen erhalten, um die Versionskontrolle des CMS und die Organisation des Intranets zu verwalten.
Es sollten Inhaltsrichtlinien vorhanden sein, die den Teams vorgeben, welche Informationen hinzugefügt und wie sie geteilt werden sollen. Wenn Sie den Teams eine vollständige Liste von Vorlagen für verschiedene Inhaltstypen bereitstellen, erleichtert das das Hinzufügen von Inhalten und sorgt für ein einheitliches Erlebnis für alle Mitarbeitenden, die auf die verschiedenen Tools im Intranet der Organisation zugreifen.
Leistung messen
Ein CMS-Intranet ist eine langfristige Investition, die weiterhin Wert liefern sollte. Es ist wichtig, klare Erfolgskennzahlen zu haben und regelmäßig über die Leistung zu berichten.
Kennzahlen wie die tägliche Nutzung durch die Mitarbeitenden und die Leserquoten wichtiger Inhalte sind gute Erfolgsindikatoren. Auch Mitarbeiterbefragungen können Rückmeldungen zur Wirksamkeit der Intranet-Plattform liefern. Es ist entscheidend, schnell auf diese Erkenntnisse zu reagieren, um festgestellte Probleme zu beheben.
Top-Apps für den Einstieg in Ihr CMS-Intranet
Slite
Slite ist eine flexible und leistungsstarke CMS-Intranet-Plattform, die hilft, die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und das Management digitaler Inhalte zu verbessern. Sie verbindet CMS-Funktionen mit modernen Intranet-Tools und eignet sich damit hervorragend für Organisationen, die ihre internen Abläufe und den Wissensaustausch verbessern möchten.
Hauptfunktionen von Slite
- Zentralisiertes Wissensmanagement:
- Mit Slite können Teams Dokumente an einem Ort erstellen, organisieren und teilen, sodass alle Zugriff auf die neuesten Updates und Ressourcen haben.
- Die Plattform unterstützt Zusammenarbeit in Echtzeit und asynchron und passt sich verschiedenen Arbeitsweisen an.
- Benutzerfreundliche Oberfläche:
- Der intuitive Editor und die einfache Oberfläche machen es Nutzenden leicht, Inhalte ohne fortgeschrittene Kenntnisse zu bearbeiten1.
- Eine leistungsstarke Suchfunktion findet benötigte Informationen schnell.
- KI-gestützte Funktionen:
- Slite nutzt KI, um die Suchfunktionen zu verbessern und präzise Antworten aus der Tiefe der Inhalte zu liefern.
- KI-gestützte Analysen und Vorschläge helfen, Dokumente aktuell und relevant zu halten und manuelle Aktualisierungen zu reduzieren.
- Nahtlose Integrationen:
- Slite lässt sich mit Tools wie Slack, Google Drive und Zapier verbinden und ermöglicht so die Synchronisierung von Inhalten und Benachrichtigungen, ohne die App zu wechseln.
- Die API ermöglicht eine weitergehende Anpassung und Integration mit anderen Tools für einen reibungslosen Workflow.
- Zusammenarbeit und Kommunikation:
- Slite unterstützt das gemeinsame Bearbeiten, Kommentieren und Teilen von Dokumenten und fördert so eine dynamische und produktive Arbeitsumgebung.
- Der ablenkungsfreie Editor hilft Nutzenden, sich auf die Erstellung und Verwaltung von Inhalten zu konzentrieren.
- Erschwinglich und skalierbar:
- Slite bietet wettbewerbsfähige Preise und ist damit eine kostengünstige Wahl für Teams jeder Größe.
- Es gibt einen kostenlosen Tarif und skalierbare Preisoptionen, um wachsende Teams zu unterstützen.
Über Ihr CMS hinaus suchen
Selbst das beste CMS-Intranet kann nicht alles enthalten, was Ihr Team braucht. Wichtige Dinge liegen weiterhin in Slack-Threads, Linear-Tickets, GitHub-Diskussionen und Google-Drive-Dateien. Deshalb haben wir Slite Agent entwickelt, um über alle Ihre Tools gleichzeitig zu suchen.
Fragen Sie „Wie lautet unsere Spesenrichtlinie?“ und erhalten Sie Antworten aus Ihrem Slite-Intranet sowie aus aktuellen Teamdiskussionen und Richtlinien-Updates von überall sonst. Ihr CMS verwaltet die strukturierten Inhalte, und Slite Agent findet alles, was über Ihre anderen Tools verstreut ist.
Gemeinsam sorgen sie dafür, dass keine wichtige Information durchs Raster fällt.
Vorteile der Nutzung von Slite als CMS-Intranet
- Höhere Produktivität: Slite zentralisiert Wissen und erleichtert den Zugang zu Informationen, sodass Teams effizienter arbeiten und weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen.
- Bessere Zusammenarbeit: Die kollaborativen Funktionen der Plattform helfen Teammitgliedern, reibungslos zusammenzuarbeiten, ganz gleich, wo sie sich befinden.
- Besseres Wissensmanagement: Die KI-gestützten Tools von Slite halten Dokumente aktuell und relevant und verbessern so die Qualität der Wissensdatenbank9.
- Kostengünstige Lösung: Slite ist erschwinglich und bietet robuste Funktionen, was einen hohen Mehrwert schafft und es zu einer guten Wahl für Organisationen macht, die ihre Intranet- und CMS-Fähigkeiten verbessern möchten.
Simpplr
Simpplr ist für sein modernes Design und seinen Fokus auf die Verbesserung des Mitarbeiterengagements bekannt. Es ist eine KI-gestützte Plattform, die ein personalisiertes Erlebnis bietet und Inhalte relevant und ansprechend hält. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die starken Integrationsfunktionen erleichtern die Verbindung mit anderen Business-Tools und schaffen einen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz.
Hauptfunktionen:
- KI-gestützte Personalisierung
- Starke Analysen und Engagement-Tracking
- Einfache Integration mit Enterprise-Tools wie Salesforce
- Mobile App für den Zugriff von überall
Sharepoint Online
Als führende Lösung im Bereich CMS-Intranet bietet SharePoint Online zahlreiche Anpassungsoptionen für jede Organisation. Als Teil von Microsoft 365 lässt es sich gut in Microsoft-Tools integrieren und ist damit ideal für Organisationen, die Microsoft-Produkte nutzen. SharePoint überzeugt beim Dokumentenmanagement und der Anpassung von Intranet-Seiten.
Hauptfunktionen:
- Tiefe Integration mit Microsoft 365
- Fortgeschrittenes Dokumentenmanagement
- Viele Anpassungsoptionen
- Starke Sicherheitsfunktionen als Teil der Enterprise-Lösungen von Microsoft
Workvivo
Workvivo positioniert sich als Employee-Experience-Plattform, die über die traditionellen Intranet-Funktionen hinausgeht. Der Fokus liegt auf sozialem Engagement, mit Funktionen wie sozialen Feeds, Shoutouts und Mitarbeiteranerkennung, die die Unternehmenskultur und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich verbessern können. Workvivo unterstützt verschiedene Inhaltstypen, darunter Podcasts und Livestreaming, und spricht damit unterschiedliche Vorlieben an.
Hauptfunktionen:
- Soziale Intranet-Funktionen wie Feeds und Shoutouts
- Unterstützung von Multimedia-Inhalten einschließlich Livestreaming
- Integrationen mit Tools wie Slack und MS Teams
- Mobile App für bessere Zugänglichkeit und mehr Engagement
Jede Plattform bietet einzigartige Stärken für unterschiedliche organisatorische Anforderungen. Ob Sie tiefgehende Anpassung, benutzerfreundliches Design, KI-gestützte Personalisierung oder soziales Engagement benötigen: Es gibt eine passende CMS-Intranet-Lösung für Sie. Berücksichtigen Sie bei der Wahl einer Plattform Faktoren wie Ihre IT-Infrastruktur, die Akzeptanz durch die Nutzenden und die konkreten Funktionen, die zu Ihren Zielen passen.
Die Zukunft: KI-gestützte CMS-Intranets
KI verändert, wie Organisationen interne Inhalte über CMS-Intranets verwalten und teilen. KI-Funktionen verbessern Effizienz, Personalisierung und Engagement, indem sie Aufgaben automatisieren, die Suche verbessern und personalisierte Erlebnisse bieten. KI hilft Intranets, Inhaltsempfehlungen auf Basis der Nutzervorlieben zu geben, was Engagement und Zufriedenheit steigert. KI liefert außerdem wertvolle Analysen zur Performance von Inhalten und hilft so, die Strategie zu verfeinern.
Die Einführung einer Headless-CMS-Architektur beeinflusst Intranets, indem sie die Erstellung von Inhalten von ihrer Darstellung trennt. Das ermöglicht es, Inhalte konsistent über verschiedene Plattformen und Geräte hinweg zu teilen. Der Fokus auf Mobile-First-Design trägt der zunehmenden Nutzung mobiler Geräte bei der Arbeit Rechnung und verbessert die Zugänglichkeit von Inhalten und das Engagement einer vielfältigen Belegschaft.
Darüber hinaus macht die Integration von Sprach- und multimodalen Inhalten Intranets benutzerfreundlicher. Nutzende können in natürlicher Sprache mit Inhalten interagieren, wodurch die digitale Kommunikation natürlicher wird.
Sicherheit und Datenschutz werden in CMS-Intranets ebenfalls durch starke Authentifizierung und Verschlüsselung gestärkt, um Daten zu schützen und das Vertrauen der Nutzenden zu erhöhen. CMS-Plattformen werden zunehmend integrationsfreundlich und verbinden sich mit verschiedenen Drittanbieter-Tools und -Diensten, um Workflow und Intranet-Fähigkeiten zu verbessern.
Mit Blick nach vorn prägen KI-gestützte CMS-Intranets die Zukunft digitaler Arbeitsplätze. Indem Organisationen diese Trends aufgreifen, können sie Intranets schaffen, die ansprechend, effizient und sicher sind und alle Anforderungen ihrer Teams erfüllen. Bei Slite setzt unsere Plattform genau auf diese Trends und gibt Ihrer Organisation die Werkzeuge an die Hand, um Kommunikation und Teamarbeit mit KI und anderen spannenden Technologien zu stärken. Testen Sie Slite noch heute und werfen Sie einen Blick in die Zukunft der CMS-Intranets.
