Was ist ein CMS-Intranet?

Oft verbringen Mitarbeiter jede Woche Stunden damit, nach Dokumenten, Dateien und Informationen zu suchen. Mit vielen verfügbaren Apps können Dokumente an vielen Orten gespeichert sein.

Deshalb setzen viele Unternehmen auf ein Intranet-CMS. Die besten Intranet-CMS-Plattformen fungieren als zentralisierte Plattform, die es einfacher macht, digitale Inhalte und Dokumente zu verwalten und die Kommunikation nur für Mitarbeiter zu verbessern. Sie helfen bei der Verwaltung digitaler Inhalte, fördern die Zusammenarbeit und Effizienz.

In diesem Artikel erklären wir, was ein CMS-Intranet ist, welche Vorteile es bietet und welche Hauptfunktionen es hat.

Beginnen wir mit der Definition, was ein CMS-Intranet ist

Zuerst definieren wir die Begriffe „Intranet“ und „Content Management System“.

Ein Intranet ist eine private Website für Unternehmensmitarbeiter. Es speichert nützliche Informationen, teilt Unternehmensneuigkeiten und bietet Zugriff auf Ressourcen wie Organigramme, Verfahren und Urlaubsrichtlinien. Intranets sind seit Jahrzehnten beliebt und werden jetzt durch KI erweitert.

Was bedeutet „CMS“?

Ein CMS oder Content Management System ist eine Software, mit der Benutzer Website-Inhalte erstellen, bearbeiten und verwalten können. CMS sind benutzerfreundlich. Viele Websites mit Blogs verwenden ein CMS, um ihre Inhalte zu verwalten.

Was ist ein „CMS-Intranet“?

Ein CMS-Intranet oder Intranet Content Management System kombiniert eine interne Website mit einem Content Management System, wodurch das Hochladen, Ändern und Verwalten von Inhalten vereinfacht wird. Dieses System unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Inhalten im Intranet eines Unternehmens. Es verbessert die Kommunikation, Zusammenarbeit, Produktivität und das Wissensmanagement. Es unterstützt auch die Teamkommunikation, optimiert Abläufe und unterstützt Remote-Arbeit. Unternehmen nutzen CMS-Intranets, um Informationen zu zentralisieren, die interne Kommunikation zu verbessern und die Zusammenarbeit und Teamzusammenarbeit zu verbessern. Es unterstützt auch ein effektives Dokumenten- und anderes Wissensmanagement und die Wissensbasis durch die Bereitstellung einer zentralen Plattform für den Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung wichtiger Dokumente und Ressourcen, wodurch die Organisationseffizienz gesteigert wird.

Vorteile eines CMS-Intranets am digitalen Arbeitsplatz

CMS-Intranets bieten Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter die Möglichkeit, Inhalte zu veröffentlichen und sie in einen digitalen Arbeitsplatz zu verwandeln, der Kommunikation, Inhaltserstellung und Kollaborationstools sowie Content Management zentralisiert. Sie sind besonders attraktiv für Unternehmen, die die Mitarbeiterbindung, -bindung und -produktivität verbessern und gleichzeitig die Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Inhalten vereinfachen möchten. Das Dokumentenmanagement ist ein wesentlicher Vorteil von CMS-Intranets, da es interne Prozesse und die Mitarbeiterbindung verbessert, indem es den einfachen Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung wichtiger Dokumente und Ressourcen ermöglicht. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen und Vorteile, die moderne Mitarbeiter-Intranets versprechen.

Verbesserte Wissensweitergabe

Mit vielen Apps und anderen Tools zur Verwaltung von Arbeitsmaterialien ist es schwierig, Informationen zusammenzuhalten. Dies kann die Teamarbeit beeinträchtigen und wiederholte Fragen verstärken, was das Unternehmenswachstum verlangsamt.

Ein CMS-Intranet ist ein zentraler Ort, an dem Mitarbeiter Informationen speichern, einfach austauschen und darauf zugreifen können, wodurch Barrieren abgebaut und Wissen einfach über Teams und mehrere Plattformen hinweg verbreitet werden kann.

Bessere interne Kommunikation

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass Veränderungen ständig stattfinden. Die Verbesserung der internen Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere in schwierigen Zeiten. Ein CMS-Intranet hilft dabei, indem es die Wissensweitergabe fördert, die Zusammenarbeit verbessert, die Effizienz steigert und das Engagement der Mitarbeiter im Wissensmanagement erhöht. Es ist wichtig, Änderungen in Strategien, Richtlinien und Produkten allen Mitarbeitern schnell und klar zu kommunizieren.

Ein Intranet für Unternehmensnachrichten ist eine leicht zugängliche und effektive Möglichkeit, dies zu tun. Es ermöglicht der Führungsebene, alle Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und das Echtzeit-Engagement zu verfolgen und sicherzustellen, dass die Nachrichten empfangen und umgesetzt werden.

Verbesserung der Mitarbeiterbindung

Die Mitarbeiterbindung ist in anderen Unternehmen rückläufig, und ihre Steigerung hat für HR-Führungskräfte Priorität. Ein gut verwaltetes CMS-Intranet ist eines der effektivsten Werkzeuge dafür.

Wenn Mitarbeiter benötigte Informationen leicht finden, regelmäßige Updates erhalten, einfach kommunizieren, Ideen austauschen und mit Kollegen interagieren können – auch aus der Ferne –, fühlen sie sich stärker eingebunden.

Höhere Effizienz

Ohne einfachen Zugriff auf wichtige Informationen entsteht Ineffizienz. Mitarbeiter verschwenden Zeit mit der Suche nach Informationen und der Unterbrechung von Kollegen, was alle verlangsamt. Diese Ineffizienz kann sich mit der Zeit verschlimmern.

Ein gut gepflegtes Mitarbeiter-Intranet hilft Mitarbeitern, Informationen und andere benötigte Ressourcen viel schneller zu finden, ohne andere zu stören, was zu einer verbesserten Effizienz im gesamten Unternehmen führt.

Höhere Bindungsraten

Untersuchungen von Forrester zeigen, dass der fehlende Zugriff der Mitarbeiter auf Informationen zum Burnout der Mitarbeiter beiträgt, was zu Kündigungen führen kann.

Indem es Mitarbeitern eine einzige Quelle der Wahrheit und Möglichkeiten zur Interaktion bietet, trägt ein Unternehmensintranet dazu bei, Burnout zu verhindern und hohe Bindungsraten aufrechtzuerhalten.

So implementieren Sie ein CMS-Intranet

Der Start eines Unternehmensintranets beginnt mit der richtigen Einrichtung. Hier sind die wichtigsten Schritte zum Start eines neuen Intranets. Es ist wichtig, Richtlinien festzulegen und Rollen zuzuweisen, wobei Benutzerberechtigungen festgelegt werden, damit alle Mitarbeiter zum Inhalt des Unternehmens beitragen können, was die Wissensdatenbank, den Austausch und das Dokumentenmanagement verbessert und die Zusammenarbeit fördert.

Erfolg definieren

Bevor Sie mit einem Unternehmensintranet beginnen, definieren Sie klar das Problem, das Sie lösen, und wie eine moderne Lösung aussehen soll.

Wenn das Problem eine schlechte interne Kommunikation ist, stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte CMS oder eine andere Intranet-Plattform über Funktionen verfügt, um Benutzer für die Bewältigung dieses Problems zu schulen. Wenn es um die Verbesserung der Wissensweitergabe geht, wäre möglicherweise ein anderes Tool, wie z. B. ein Enterprise-KI-Suchtool, besser geeignet.

Eine klare Vision für den Erfolg ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass sich Ihre Investition auszahlt.

Benutzer schulen und einarbeiten

Die Einrichtung eines CMS-Intranets allein reicht nicht aus. Es ist wichtig, einen klaren Einarbeitungsprozess zu haben, der allen Mitarbeitern den notwendigen Zugriff gewährt, ihnen die Verwendung des Systems beibringt und von ihnen verlangt, Aufgaben wie das Veröffentlichen, Verwalten von Inhalten oder das Aktualisieren ihres Profils zu erledigen. Schulungsvideos, Live-Workshops und Sitzungen mit Administratoren können Mitarbeitern helfen, sich mit dem neuen Intranet vertraut zu machen.

Ein gut durchgeführter Einarbeitungsprozess für Mitarbeiter, sowohl für bestehende Mitarbeiter als auch für Neueinstellungen, maximiert den Wert Ihres CMS-Intranetportals.

Richtlinien festlegen und Verantwortlichkeiten zuweisen

Eine effektive Datensicherheit und Governance sind entscheidend für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmensintranets. Bestimmte Mitarbeiter, wie z. B. leitende HR-Teammitglieder, sollten über erweiterte Berechtigungen verfügen, um die CMS-Versionskontrolle und die Organisation des Intranets zu verwalten.

Es sollten Inhaltsrichtlinien vorhanden sein, die Teams Anleitungen geben, welche Informationen hinzugefügt werden sollen und wie sie ausgetauscht werden sollen. Die Bereitstellung von Teams mit einer vollständigen Liste von Vorlagen für verschiedene Inhaltstypen erleichtert das Hinzufügen von Inhalten und gewährleistet eine einheitliche Erfahrung für alle Mitarbeiter, die auf verschiedene Tools im Intranet des Unternehmens zugreifen.

Leistung messen

Ein CMS-Intranet ist eine langfristige Investition, die weiterhin einen Mehrwert bieten sollte. Es ist wichtig, klare Erfolgsmetriken zu haben und regelmäßig über die Leistung zu berichten.

Metriken wie die tägliche Nutzung durch Mitarbeiter und die Leseraten für wichtige Inhalte sind gute Indikatoren für den Erfolg. Mitarbeiterbefragungen können auch Feedback zur Effektivität der Intranet-Plattform geben. Es ist wichtig, schnell auf diese Erkenntnisse zu reagieren, um alle festgestellten Probleme zu beheben.

Top-Apps für den Start Ihres CMS-Intranets

Slite

Slite ist eine flexible und leistungsstarke CMS-Intranet-Plattform, die zur Verbesserung der internen Kommunikation, Zusammenarbeit und des digitalen Content Managements beiträgt. Es vereint CMS-Funktionen mit modernen Intranet-Tools und ist somit ideal für Unternehmen, die ihre internen Prozesse und den Wissensaustausch verbessern möchten.

Hauptmerkmale von Slite

1. Zentralisiertes Wissensmanagement:

• Mit Slite können Teams Dokumente an einem Ort erstellen, organisieren und teilen, sodass jeder Zugriff auf die neuesten Updates und Ressourcen hat1.
• Die Plattform unterstützt die Zusammenarbeit in Echtzeit und asynchron und passt sich verschiedenen Arbeitsumgebungen an1.

1. Benutzerfreundliche Oberfläche:

• Der intuitive Editor und die einfache Oberfläche erleichtern es Benutzern, Inhalte zu verwalten, ohne dass fortgeschrittene Kenntnisse erforderlich sind1.
• Es enthält eine leistungsstarke Suchfunktion, um benötigte Informationen schnell zu finden.

1. KI-gestützte Funktionen:

• Slite nutzt KI, um die Suchfunktionen zu verbessern und genaue Antworten aus dem tiefen Inneren des Inhalts zu liefern.
• KI-gesteuerte Einblicke und Vorschläge helfen dabei, Dokumente aktuell und relevant zu halten und manuelle Aktualisierungen zu minimieren.

1. Nahtlose Integrationen:

• Slite lässt sich in Tools wie Slack, Google Drive und Zapier integrieren und ermöglicht die Synchronisierung von Inhalten und Benachrichtigungen, ohne die App wechseln zu müssen915.
• Die API ermöglicht weitere Anpassungen und die Integration mit anderen Tools für einen reibungslosen Workflow.

1. Zusammenarbeit und Kommunikation:

• Slite unterstützt die gemeinsame Bearbeitung, Kommentierung und das Teilen von Dokumenten und fördert so eine dynamische und produktive Arbeitsumgebung.
• Der ablenkungsfreie Editor hilft Benutzern, sich auf die Erstellung und Verwaltung von Inhalten zu konzentrieren.

1. Erschwinglich und skalierbar:

• Slite bietet wettbewerbsfähige Preise und ist somit eine kostengünstige Wahl für Teams jeder Größe1.
• Es bietet einen kostenlosen Plan und skalierbare Preisoptionen zur Unterstützung wachsender Teams.

Vorteile der Verwendung von Slite als CMS-Intranet

• Verbesserte Produktivität: Slite centralizes knowledge and provides easy access to information, helping teams work more efficiently and spend less time looking for documents.
• Verbesserte Zusammenarbeit: The platform's collaborative features help team members work together smoothly, no matter where they are.
• Besseres Wissensmanagement: Slite's AI-powered tools keep documents up-to-date and relevant, improving the quality of the knowledge base9.
• Kostengünstige Lösung: Slite is affordable and offers robust features, providing great value and making it a good choice for organizations wanting to improve their intranet and CMS capabilities.

Simpplr

Simpplr ist bekannt für sein modernes Design und seinen Fokus auf die Verbesserung des Mitarbeiterengagements. Es ist eine KI-gestützte Plattform, die eine personalisierte Erfahrung bietet und Inhalte relevant und ansprechend hält. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die starken Integrationsfunktionen erleichtern die Verbindung mit anderen Geschäftstools und schaffen einen einheitlichen digitalen Arbeitsplatz.

Hauptmerkmale:

• KI-gestützte Personalisierung
• Starke Analyse- und Engagement-Verfolgung
• Einfache Integration mit Enterprise-Tools wie Salesforce
• Mobile App für den Zugriff von überall

Sharepoint Online

Als führendes Unternehmen im Bereich CMS-Intranet bietet SharePoint Online viele Anpassungsoptionen für jedes Unternehmen. Als Teil von Microsoft 365 lässt es sich gut in Microsoft-Tools integrieren und ist somit ideal für Unternehmen, die Microsoft-Produkte verwenden. SharePoint zeichnet sich durch Dokumentenmanagement und die Anpassung von Intranet-Sites aus.

Hauptmerkmale:

• Tiefe Integration mit Microsoft 365
• Erweitertes Dokumentenmanagement
• Viele Anpassungsoptionen
• Starke Sicherheitsfunktionen, Teil der Enterprise-Lösungen von Microsoft

Workvivo

Workvivo positioniert sich als Employee-Experience-Plattform, die über traditionelle Intranet-Funktionen hinausgeht. Der Fokus liegt auf sozialem Engagement mit Funktionen wie Social Feeds, Shoutouts und Mitarbeiteranerkennung, die die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterzufriedenheit erheblich verbessern können. Workvivo unterstützt verschiedene Inhaltstypen, darunter Podcasts und Live-Streaming, und spricht so unterschiedliche Benutzerpräferenzen an.

Hauptmerkmale:

• Soziale Intranet-Funktionen wie Feeds und Shoutouts
• Unterstützt Multimedia-Inhalte einschließlich Live-Streaming
• Integrationen mit Tools wie Slack und MS Teams
• Mobile App für bessere Zugänglichkeit und Engagement

Jede Plattform bietet einzigartige Stärken für unterschiedliche organisatorische Anforderungen. Egal, ob Sie tiefgreifende Anpassungsmöglichkeiten, ein benutzerfreundliches Design, KI-gesteuerte Personalisierung oder soziales Engagement benötigen, es gibt eine CMS-Intranetlösung für Sie. Berücksichtigen Sie Faktoren wie IT-Infrastruktur, Benutzerakzeptanz und spezifische Funktionen, die Ihren Zielen entsprechen, wenn Sie eine Plattform auswählen.

Die Zukunft: KI-gestützte CMS-Intranets

KI verändert die Art und Weise, wie Unternehmen interne Inhalte über CMS-Intranets verwalten und teilen. KI-Funktionen verbessern Effizienz, Personalisierung und Engagement, indem sie Aufgaben automatisieren, die Suche verbessern und personalisierte Erlebnisse bieten. KI hilft Intranets, Inhaltsempfehlungen basierend auf Benutzerpräferenzen bereitzustellen, wodurch Engagement und Zufriedenheit gesteigert werden. KI bietet auch wertvolle Analysen zur Inhaltsleistung und hilft so bei der Strategieverfeinerung.

Die Einführung der Headless-CMS-Architektur beeinflusst Intranets, indem sie die Inhaltserstellung von der Art und Weise trennt, wie sie präsentiert werden. Dadurch können Inhalte konsistent über verschiedene Plattformen und Geräte hinweg geteilt werden. Die Betonung des Mobile-First-Designs entspricht der zunehmenden Nutzung mobiler Geräte bei der Arbeit und verbessert die Zugänglichkeit und das Engagement von Inhalten für eine vielfältige Belegschaft.

Darüber hinaus macht die Integration von Sprach- und multimodalen Inhalten Intranets benutzerfreundlicher. Benutzer können mit Inhalten in natürlicher Sprache interagieren, wodurch die digitale Kommunikation natürlicher wird.

Sicherheit und Datenschutz werden in CMS-Intranets auch durch starke Authentifizierung und Verschlüsselung verbessert, um Daten zu schützen und das Benutzervertrauen zu stärken. CMS-Plattformen werden integrationsfreundlicher und verbinden sich mit verschiedenen Drittanbietertools und -diensten, um den Workflow und die Intranet-Funktionen zu verbessern.

Mit Blick auf die Zukunft gestalten KI-gesteuerte CMS-Intranets die Zukunft der digitalen Arbeitsplätze völlig neu. Indem sie auf diese Trends aufspringen, können Unternehmen Intranets erstellen, die nicht nur ansprechend und effizient, sondern auch super sicher sind und alle Anforderungen ihrer Teams erfüllen. Hier bei Slite dreht sich auf unserer Plattform alles darum, diese Trends aufzugreifen und Ihrem Unternehmen die Tools an die Hand zu geben, um die Kommunikation und Teamarbeit mit KI und anderer cooler Technologie zu fördern. Testen Sie Slite noch heute und werfen Sie einen Blick auf die Zukunft der CMS-Intranets.

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