Was ist eine Projektcharta?
Eine Projektcharta ist ein wichtiges internes Dokument, das den Umfang, die Teilnehmer und die Ziele eines Projekts beschreibt. Sie enthält eine klare Liste von Verantwortlichkeiten, Rollen und Stakeholdern. Sie wird in der Regel direkt zu Beginn des Lebenszyklus eines Projekts entwickelt und dient während der gesamten Projektentwicklung als Bezugspunkt.
Wir wissen, es gibt so viele Arten von Projektmanagement-Tools und Dokumenten, die um Bedeutung wetteifern. Wenn Sie jedoch mit einem Projektplanungsdokument bestens vertraut sein wollen, empfehlen wir Ihnen die Projektcharta. In diesem Leitfaden erklären wir, warum wir das so sehen.
Was bewirkt eine Projektcharta?
Erstens autorisieren sie die Existenz eines bestimmten Projekts. Das mag seltsam klingen, aber ein Projekt ist kein Projekt, wenn es nicht von den zuständigen Stellen genehmigt wurde.
Zweitens bieten sie einen Überblick über die Schlüsselelemente eines Projekts. In Projektchartas finden Sie keine übermäßigen Details, aber sie liefern prägnante Informationen über die wichtigsten Aspekte eines Projekts. Die Details werden im Laufe der Zeit in dynamischeren Dokumenten hinzugefügt und erweitert.
Grundsätzlich wird ein hochwertiges Projektchartadokument als Anker für Ihr gesamtes Projekt dienen, was es zu einem unglaublich wichtigen Werkzeug macht.
Lassen Sie uns nun etwas mehr darüber sprechen, was eine Projektcharta von anderen verwandten Dokumenten unterscheidet...
Ist eine Projektcharta so wichtig?
Es gibt so viele Gründe, warum Projektchartadokumente wichtig sind, aber die folgenden sind absolut entscheidend:
1. Die Projektcharta ist das Dokument, das ein Projekt formell zum Leben erweckt. Das mag dramatisch klingen, aber sie genehmigt die Existenz des Projekts sowie das Projektteam, das zu tun, was es tun muss, um das Projekt erfolgreich zu machen. Dies ist äußerst wichtig für die Planung, Entwicklung und sogar für potenzielle Konflikte später.
2. Projektchartas bieten eine wesentliche Richtung und Fokussierung. Sie dienen auch als grundlegende Dokumente, auf denen im Laufe des Lebenszyklus eines Projekts weiter aufgebaut wird. Eine solide Projektcharta ist eine hervorragende Grundlage für dynamischere externe Dokumente im weiteren Verlauf, einschließlich Projektpläne, Marketingpläne und dergleichen.
Wann sollten Sie eine Projektcharta entwickeln?
Je früher, desto besser. Im Ernst, ein Projekt sollte nicht (und kann technisch gesehen nicht) gestartet werden, bis eine gute Projektcharta vorhanden ist. Sie kommen ganz am Anfang der Existenz eines Projekts, und das aus gutem Grund.
Da Projektchartas sowohl eine Richtung als auch eine Genehmigung geben, sind sie unerlässlich, um die ersten Schritte in einem erfolgreichen Projekt zu unternehmen. Die Klarheit, die sie ermöglichen, fördert auch das gemeinsame Verständnis und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Fehlinterpretationen im weiteren Verlauf.
Was enthält ein Projektchartadokument?
Ein großartiges Projektchartadokument sollte Folgendes enthalten:
- Grundlegende Projektinformationen: Dieser einleitende Abschnitt enthält das Offensichtliche, aber es muss irgendwo offiziell notiert werden. Behandeln Sie Elemente wie Projektname, Projektsponsor, Projektmanager, Hauptbeteiligte und Projektteammitglieder.
- Allgemeine Projektanforderungen
- Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW): Wie oben erwähnt, ist die Leistungsbeschreibung wohl das wichtigste Element einer Projektcharta. Sie dient als Grundlage für die Entwicklung der Charta. Denken Sie an Projektziele & -vorgaben, allgemeine Kriterien & Business Case.
- Projektaktivitäten: Dieser illustrative Abschnitt enthält Elemente wie Projektzeitplan & wichtige Meilensteine.
- Vorläufiges Projektbudget
- Projektbeschränkungen, Annahmen, Risiken & Abhängigkeiten
- Kriterien für den Projekterfolg
- Dokumente zur Projektgenehmigung & -freigabe: Diese Dokumente sind oft in irgendeiner Form als Anhang zur Projektcharta enthalten und können sich je nach Situation auf die anfängliche Projektgenehmigung sowie die endgültige Projektgenehmigung beziehen.
Unsere kostenlose Projektcharta-Vorlage
Lassen Sie sich von Projektchartas nicht einschüchtern. Die Entwicklung eines ausgezeichneten, nützlichen Projektchartadokuments muss keine unmögliche Aufgabe sein.
Wenn Sie sich am Anfang überfordert fühlen, stehen wir Ihnen zur Seite. Folgen Sie der folgenden Vorlage und Sie können nichts falsch machen. Sie werden angenehm überrascht sein, wie einfach alles zusammenkommt und welche positiven Auswirkungen Ihre fertige Projektcharta auf Ihren Projektplanungs- und -managementprozess haben wird.
Wesentliche Tipps zur Projektcharta
1. Arbeiten Sie kollaborativ
Projektchartas sind wunderbar, weil sie Klarheit über die Projektrichtung schaffen. Um sicherzustellen, dass alle wichtigen Akteure von Anfang an auf dem gleichen Stand sind und dass Ihr Projekt auf einer kollaborativen Grundlage aufgebaut ist, lassen Sie Ihre Teamleiter gemeinsam an der Entwicklung der Projektcharta arbeiten. Sie werden nicht alle einbeziehen können, aber stellen Sie sicher, dass Sie Projektmanager, Stakeholder, Projektsponsoren und alle wichtigen Experten einbeziehen, die Sie für notwendig erachten.
2. Bleiben Sie organisiert
Dieser Tipp mag offensichtlich erscheinen, wird aber viel zu oft übersehen. Ein Projektchartadokument ist nutzlos, wenn es nicht gut organisiert ist. Es sollte leicht zu lesen und Informationen zu finden sein. Stellen Sie sicher, dass alle Elemente Ihrer Projektcharta übersichtlich angeordnet sind, verwenden Sie Überschriften und fügen Sie gegebenenfalls ein Inhaltsverzeichnis hinzu.
3. Seien Sie prägnant & spezifisch
Spezifische Angaben machen aus einer durchschnittlichen Projektcharta eine ausgezeichnete Projektcharta. Wir haben es schon einmal gesagt und wir sagen es noch einmal... Projektchartas sollten Fragen beantwortenquestions, not prompt them. Make sure you provide your reader with all the key details they need to know about your project. Don't speak vaguely; provide specific and measurable information.
Beispiel: Wenn eines Ihrer Projektziele darin besteht, die Social-Media-Präsenz Ihres Unternehmens zu nutzen, denken Sie: „Wir werden unsere Social-Media-Präsenz auf der Plattform X nutzen, um X, Y & Z zu tun, um X zu erreichen.“
Dieser Tipp bietet einen zusätzlichen Vorteil... Das Nachdenken über Einzelheiten hilft oft dabei, Ideen auszuarbeiten und die guten von den schlechten zu trennen.
4. Verwenden Sie eine hochwertige Projektcharta-Vorlage
Wir werden nicht lügen, die Zusammenstellung Ihres ersten Projektchartadokuments kann eine entmutigende Aufgabe sein. Es gibt viel zu beachten und wenig Spielraum für Fehler. Wenn dies Ihre erste Projektcharta ist (oder Sie einfach nur ein wenig zusätzliche Hilfe wünschen), wird Ihnen das Leben durch die Verwendung einer hochwertigen Projektcharta-Vorlage erheblich erleichtert. Wenn Sie sich immer noch verloren fühlen, können Sie auch nach Projektcharta-Beispielen suchen, um zusätzliche Inspiration zu erhalten.
5. Seien Sie transparent und holen Sie sich unterwegs die Genehmigung ein
Wenn Sie ein Teamleiter sind, der an einem Projektchartadokument arbeitet, ist jetzt der Zeitpunkt, um Bedenken und Ideen zur Projektrichtung zu äußern. Seien Sie nicht schüchtern; Transparenz, das Stellen von Fragen und das Teilen von Ideen sollten in dieser Phase unbedingt Priorität haben. Projektchartas dienen als Grundlage für ganze Projekte und es wird immer komplizierter, Änderungen im weiteren Verlauf vorzunehmen. Stellen Sie sicher, dass alle Stimmen gehört werden, während die Entwicklung weitergeht, und holen Sie fortlaufend Feedback und Genehmigungen ein, bevor Sie das fertige Produkt zusammenstellen.
Profi-Tipp 💡: Führen Sie Feedback-Meetings durch, entweder persönlich oder per Videokonferenz. Manchmal reicht es nicht aus, Dokumente zu bearbeiten und E-Mails hin und her zu schicken. Authentisches Feedback sollte von Angesicht zu Angesicht besprochen werden, auch digital.
Projektchartas sind Ihr Freund
Wie Sie sehen, gibt es keinen Grund, sich vor Projektchartadokumenten zu fürchten. Tatsächlich sind Projektchartas Ihr Freund. Sie sind prägnant, helfen Ihnen, sich zu organisieren, geben eine Richtung vor und bringen Ihr gesamtes Projektteam von Anfang an auf den gleichen Stand.
Vertrauen Sie uns, es lohnt sich auf jeden Fall, ein wenig Zeit in die Zusammenstellung eines erstklassigen Projektchartadokuments zu investieren, und zwar zu Beginn Ihres Projektplanungsprozesses. Sie werden eine unschätzbare Ressource haben, auf die Sie während der gesamten Entwicklung Ihres Projekts zurückgreifen können.
Wenn Sie mit der Entwicklung Ihrer eigenen Projektdokumentation, make sure to refer back to this resource if you have any questions or require any guidance. We love seeing collaborative projects get completed and become successful!
Was ist der Unterschied zwischen einer Projektcharta, einer Leistungsbeschreibung (SOW) und einem Projektplan?
Egal, wie gut Sie mit dem Project Management Body of Knowledge (PMBOK), dem Jargon des Project Management Institute (PMI) oder Projektmanagement-Toolsin general, these terms can be easily confused. While they're similar, there are some key differences to remember. Let's take a moment to clarify them:
- Projektvorschlag:
A Projektvorschlag kommt zuerst. Er soll die Stakeholder überzeugen, indem er erklärt, warum das Projekt durchgeführt werden sollte. - Projektcharta:
A Projektcharta is a document that formalizes a specific project's existence. It authorizes the initiation of a given project, as well as team members to start working on it. Project charter documents are also internal, short documents that are most often seen at the beginning of a project's lifecycle. - Leistungsbeschreibung (SOW): Projektchartas und Leistungsbeschreibungen are like peanut butter and jelly... you can't have one without the other. Statements of work usually come before project charters and act as their foundation. SOWs normally provide an overview of Projektumfang, business needs, deliverables, and measurable project objectives and criteria.
- Projektplan: Projektpläne come in later. Think of a project charter as step one in the project planning process... if all goes well, project charters grow into project plans as their progress in their project schedules and lifecycles. Project plans are more dynamic documents than project charters; they're normally updated frequently and are often used both internally and externally.
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Wer stellt Projektchartas zusammen?
Projektchartas werden normalerweise von einer Kombination aus Projektmanagern, Projektmanagement-Experten (PMPs), Projektteammitgliedern, wichtigen Stakeholdern und Projektsponsoren zusammengestellt. Im Grunde genommen jeder
Da Projektchartas ganz zu Beginn des Projektplanungsprozesses entwickelt werden, fordert der Projektinitiator (in der Regel die Person, die den Großteil des Projekts bezahlt) calls for their formation. Then, whoever has project manager authority in der Regel der Projektmanager), dafür verantwortlich, die organisatorischen Ressourcen, die ihm zur Verfügung stehen, zu aktivieren, um alles in einem formalen Dokument zusammenzufassen.
