Bereiten Sie im Voraus eine Meeting-Agenda vor
Die Agenda ist wahrscheinlich der am meisten übersehene und entscheidende Teil eines Meetings.
Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie das Ziel eines Meetings nicht kennen und die Diskussion vom Thema abweicht? Geben Sie der Agenda die Schuld.
Die effektivsten Agenden haben nur wenige Themen und sind mit einer realistischen Zeitspanne für jeden Agendapunkt versehen.
Arbeiten Sie so weit wie möglich mit anderen Teilnehmern an der Agenda zusammen: Bitten Sie sie um Input dazu. Teilen Sie die Agenda nach der Vorbereitung im Voraus. Und gehen Sie die Agendapunkte explizit zu Beginn des Meetings durch.
Es gibt jedem die Möglichkeit, vorbereitet zu kommen und sich während des Meetings besser zu konzentrieren und relevanter zu sein.
Ihre Team-Meeting-Agenda sollte mindestens Folgendes enthalten:
- Meeting-Zeit (Start- und Endzeit)
- Teilnehmer
- Zweck des Meetings
- Klare Agendapunkte mit Zielen
Zu guter Letzt sollten Sie etwas Raum für offene Diskussionen/Improvisationen lassen. Nehmen Sie dies am Ende in die Agendapunkte auf. Es hilft Ihnen, offene Fragen zu erfassen und in Folgeaufgaben aufzunehmen.
For the preparation part, you should ease your task with collaborative tools, such as Slite, which Ihnen hilft, großartige Team-Meetings durchzuführen.
Related content:
Bestimmen Sie einen Meeting-Verantwortlichen
Sie müssen einen Meeting-Verantwortlichen bestimmen.
Diese Person ist nicht der „Teamleiter“, sondern meistens diejenige, die das Meeting einberuft. Er/sie sollte für die Agenda und das Timing während des Meetings verantwortlich sein, muss aber nicht alles erledigen. Andere Personen können beispielsweise ein Meeting-Protokoll schreiben.
Für wöchentliche Team-Meetings ist es eine gute Praxis, den Meeting-Leiter zu wechseln, damit jeder lernen und sich aktiv an der Verbesserung der Meeting-Vorbereitung und damit der Ergebnisse beteiligen kann.
Meetings sind Arbeitssitzungen, keine Berichterstattung
Haben Sie jemals an einem wöchentlichen Meeting teilgenommen, das ausschließlich dem Informationsaustausch diente? Ja (wir wissen es).
A golden rule we apply at Slite:
Meetings müssen der Zusammenarbeit und der Arbeit gewidmet sein, nicht der Berichterstattung.
Reporting, sharing information should be done before the meeting so everyone can reflect on it and bring solutions and questions.
Wenn Sie also das nächste Mal ein Meeting planen möchten, fragen Sie sich:
- Muss ich Informationen austauschen oder benötige ich eine kollaborative Arbeitssitzung zu einem bestimmten Thema?
- Könnte dieses Thema über Slack, E-Mails oder ein anderes asynchrone Kommunikation-Tool gelöst werden?
Es wird Ihnen helfen, Zeit mit weniger und produktiveren Meetings zu sparen.
Here is an example of a doc we share in advance. The reporting is included for support, the meeting isn't about it (check the agenda).
Reduzieren Sie die Anzahl der Teilnehmer
Je weniger, desto besser. Laden Sie nur Personen ein, die für die Agendapunkte relevant sind, nicht das gesamte Team.
Es wird vermieden, dass die Diskussion abdriftet. Darüber hinaus wird Ihr Entscheidungsprozess fokussierter und relevanter.
Und Sie können das Meeting-Protokoll bei Bedarf jederzeit asynchron mit anderen Personen teilen.
Eine letzte Sache: Während einige sagen, dass Sie niemals mehr als sieben Personen zu einem Meeting mitbringen sollten, versuchen wir bei Slite, Meetings so weit wie möglich auf 3 Personen zu reduzieren.
Es ist die ideale Anzahl, um sicherzustellen, dass sich nicht zwei Gruppen parallel bilden, was zu einer Informationsasymmetrie zwischen den Teilnehmern führt und die Leute während oder nach dem Meeting aufholen.
Seien Sie immer pünktlich
Wenn Sie sich an die für das Meeting festgelegte Zeit halten, können sich alle auf relevante Angelegenheiten konzentrieren und den Lärm reduzieren. Wenn noch etwas zu besprechen ist, kann dies jederzeit im nächsten Meeting erfolgen.
Few tips to be on time:
- Bereiten Sie eine zeitgesteuerte Agenda vor (siehe vorheriger Punkt).
- Seien Sie Ihren Teammitgliedern gegenüber zu Beginn explizit.
- Finden Sie die Technologie im Voraus heraus.
- Beginnen Sie zuerst mit kritischen Themen, damit Sie die wichtigsten nicht auf dem Tisch liegen lassen.
Es ist eine Gewohnheit, die sich in Ihrer Teamkommunikation bilden sollte. Das Schlimmste, was passieren kann, wenn Sie zeigen, dass Sie sich um die Zeit der Leute kümmern, ist, dass sich alle bei Ihnen bedanken. Wahre Geschichte.
Schaffen Sie Verantwortlichkeit
Um Ihre Team-Meetings zu nutzen, definieren Sie für jeden Aktionspunkt einen klaren Verantwortlichen, der dafür verantwortlich ist.
The meeting minutes should contain that information that you can share after the meeting with every participant.
The best way is to store your Meeting-Protokolle an einem leicht zugänglichen Online-Ort, damit jeder sie leicht einsehen und seine Aufgaben verfolgen kann.
Verwandte Inhalte: Entdecken Sie, wie Sie effektive Meetings mit Slite durchführen
Richten Sie die richtige Umgebung ein
Überlegen Sie, ob das Meeting persönlich stattfinden muss oder nicht. Gibt es Remote-Teammitglieder, die teilnehmen müssen? Wenn ja, gestalten Sie es freundlich: Jeder kann von seinem Schreibtisch aus remote teilnehmen, indem er ein Videoanruf-Konferenztool wie Zoom verwendet. Sie haben eine ausgewogenere Beteiligung, wenn alle das gleiche Medium für die Kommunikation verwenden.
Für persönliche Meetings sollten Laptops und Telefone nicht vorhanden sein, es sei denn, dies ist erforderlich (z. B. für denjenigen, der das Meeting-Protokoll führt). Es wird allen helfen, präsenter zu sein und sich nicht gegenseitig abzulenken, indem sie ihre E-Mails durchsuchen oder ihr nächstes Foliendeck vorbereiten.
Verwandte Inhalte: Schlüsselprinzipien für Remote-Teams, Entdecken Sie, wie Sie effektive Meetings mit Slite durchführen
Holen Sie sich Feedback zur Verbesserung
Alle vorherigen Punkte sind allgemeine Richtlinien, die sich als wirksam erwiesen haben. Abhängig von Ihrem Kontext müssen Sie sie möglicherweise anpassen und iterieren.
Erkundigen Sie sich bei anderen Teilnehmern nach ihren Gefühlen bezüglich Ihrer Team-Meetings und holen Sie sich ihren Input.
Sie können ihnen direkt Fragen stellen wie:
- Waren die richtigen Teammitglieder anwesend?
- Waren der Zweck des Meetings, die Agendapunkte und die Ergebnisse klar und brachten sie einen Mehrwert?
- Sollten wir die Zeit, Länge und Häufigkeit des Meetings anpassen?
Basierend auf dem Feedback Ihres Teams können Sie die vorherigen Punkte durchgehen und sehen, wie Sie sie für Ihren Fall noch nützlicher machen können.
Führen Sie mit Slite auf einfache Weise produktive Team-Meetings durch
Productive and effective team meetings are not only good meeting minutes: you'll need to ensure that the right people have access to the right knowledge before, during and after your meetings and can easily collaborate on it.
Slite wird Ihnen helfen, Ihre Team-Meetings zu verbessern:
- Sparen Sie Zeit bei der Vorbereitung von Team-Meetings. Bereiten Sie Ihre eigenen Meeting-Vorlagen vor und beginnen Sie in Sekundenschnelle mit dem Erstellen schöner Notizen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen. Jedes Mitglied Ihres Teams oder externe Mitwirkende können dasselbe Dokument bearbeiten oder kommentieren, das automatisch in Echtzeit synchronisiert wird.
- Teilen Sie Dokumente in Sekundenschnelle. Entscheiden Sie, wer darauf zugreifen kann, teilen Sie es per E-Mail, Slack oder hängen Sie es im Handumdrehen an ein Kalenderereignis an.
- Organisieren und zentralisieren Sie Ihre Team-Meeting-Dokumentation. Slite bietet einen leistungsstarken und dennoch einfachen Arbeitsbereich, der als zentrale Informationsquelle für Ihr Team dient.
