Unternehmenswikis gelten bei Firmen oft als naheliegende Lösung, um ihr Wissen intern aufzubauen, zu organisieren und zu teilen. Vielleicht denkst du, dass ein internes Wiki (oder Unternehmenswiki) dasselbe ist wie eine interne Wissensdatenbank.
Tatsächlich ist das sehr unterschiedlich, und vielleicht suchst du eher eine moderne Wissensdatenbank-Software als eine Wiki-Software.
Ein Unternehmenswiki ist wie ein riesiges, gemeinschaftliches Whiteboard, auf dem jeder Ideen notieren, Notizen teilen und gemeinsam Brainstorming betreiben kann. Es ist großartig, um Teamarbeit zu fördern und alle auf dem Laufenden zu halten. Eine Wissensdatenbank hingegen gleicht eher einer gut organisierten Bibliothek, in der Informationen sorgfältig kuratiert und strukturiert präsentiert werden. Sie eignet sich perfekt, um wichtige Unternehmensdokumente, Richtlinien und Verfahren zu speichern.
Welche Variante ist also die richtige für dein Unternehmen? Die Antwort ist nicht immer eindeutig.
Sie hängt von deinen spezifischen Anforderungen, deiner Unternehmenskultur und den Arten von Informationen ab, die du verwalten musst. In diesem Leitfaden erklären wir die wichtigsten Unterschiede zwischen Unternehmenswikis und Wissensdatenbanken, beleuchten ihre Vor- und Nachteile und helfen dir zu entscheiden, welche Variante (oder beide!) am besten zu deinem Team passt.
Was ist ein Unternehmenswiki?
Ein Unternehmenswiki ermöglicht es all deinen Mitarbeitenden, Inhalte sofort zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten. Wikipedia ist sicherlich das bekannteste Beispiel für ein weltweites Wiki, das von jedem auf der Welt bearbeitet werden kann. Ein Unternehmenswiki ist wie das eigene private Wikipedia deines Unternehmens.
Unternehmenswikis unterstützen das interne Wissensmanagement, indem sie Mitarbeitenden ermöglichen, Inhalte gemeinschaftlich zu erstellen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Der Vorteil? Der schnelle, kollaborative Modus erlaubt es, rasch ein umfassendes Wiki aufzubauen. Du liest etwas Falsches? Such einfach den Bearbeiten-Button und korrigiere es, egal wer den Fehler gemacht hat. Das Wort „Wiki“ bedeutet übrigens „sehr schnell“ auf Hawaiianisch, und genau deshalb sind sie so konzipiert.
Um die Geschwindigkeit zu optimieren, gibt es keine Einschränkungen, Eigentümer oder zentralisierten Inhaltsersteller. Alles, was du brauchst, ist ein Webbrowser, um durch die Wiki-Seiten zu navigieren, Inhalte zu lesen und zu bearbeiten. Die Zahl der Nutzer, die mitarbeiten dürfen, ist unbegrenzt. Von den Nutzern wird erwartet, dass sie Wikis kollektiv und nach Bedarf aktuell halten. Die Idee ist, auf dem Wissen der anderen aufzubauen und gemeinsame Weisheit zu einem Thema zu entwickeln. Tatsächlich ist die Zusammenarbeit der wichtigste Faktor in einem Unternehmenswiki. Die meisten Wikis wurden mit einem Open-Source-Modell entwickelt und rund um Wissensaustausch und Zusammenarbeit gestaltet.
Der zugrunde liegende Ansatz der „minimalen Inhaltskontrolle“ ist zugleich ihr größter Vorteil und ihr größter Nachteil. Wir haben alle schon Memes von Leuten gesehen, die nach Belieben Wikipedia-Einträge berühmter Prominenter bearbeiten. Lustig? Sicher. Irreführend? Zu 100 %.
Da es keine Verifizierung gibt, musst du den Informationen eines Wikis blind vertrauen oder ihre Richtigkeit überprüfen. Diese Zeit hast du in deinem Job aber nicht. Bei einem Unternehmenswiki wäre es frustrierend, nach Details zu einer Produktfunktion zu suchen und nur ein 3 Monate altes Dokument als Suchergebnis zu erhalten. Deshalb lassen die meisten Unternehmenswikis zu wünschen übrig.
Wie löst eine Wissensdatenbank das? Lass uns zunächst verstehen, was eine Wissensdatenbank ist.
Was ist eine Wissensdatenbank?
Eine Wissensdatenbank ist ein Informationsspeicher, der für deine internen Stakeholder erstellt, verwaltet und gepflegt wird. Eine interne Wissensdatenbank zentralisiert die wichtigsten Informationen für ein Unternehmen.
Der große Unterschied zwischen einer Wissensdatenbank und einem Unternehmenswiki ist die Verantwortung der Beitragenden. Für die Pflege eines Wikis ist niemand verantwortlich, während eine Wissensdatenbank durch geteilte Verantwortung aktuell gehalten wird. Eine Wissensdatenbank bietet einen strukturierteren und ausgefeilteren Prozess für den internen Wissensaustausch und stellt korrekte und aktuelle Informationen sicher.
Eine klassische Wissensdatenbank wird von ausgewählten Beitragenden erstellt, etwa Abteilungsleitern, dem Führungsteam usw. Sie sind befugt, Fachexperten zu sein, relevante Informationen zu dokumentieren und sie im Lauf der Zeit aktuell zu halten. Diese Rechenschaftspflicht verbessert die Konsistenz und Qualität des Wissens über alle deine Dokumente hinweg. Außerdem hilft eine Wissensdatenbank dabei, organisatorisches Wissen zu verwalten und zu teilen, indem sie einen zentralen Ort für die Dokumentation bietet.
Die meisten modernen Wissensdatenbank-Softwares vereinen das Beste aus zwei Welten: Wikis (Zusammenarbeit) und interne Wissensdatenbank (Konsistenz, Austausch, Suche usw.).
Du kannst die Inhalte so schnell bearbeiten wie ein Wiki. Und trotzdem über bewusst entwickelte Funktionen verfügen, die dir helfen:
- Dokumenten/Kanälen Eigentümer zuzuweisen
- Dokumente für individuelle Zeiträume zu verifizieren
- Informationen anhand von Aufruf- und Engagement-Analysen zu optimieren
Lies unten weiter, um zu verstehen, was die wichtigsten Vorteile sind, deine interne Dokumentation mit einer modernen internen Wissensdatenbank zu verwalten.
3 große Unterschiede zwischen einem Wiki und einer Wissensdatenbank
Inhaltserstellung und Eigentümerschaft
In einem Unternehmenswiki ist jeder ein Beitragender. Es ist ein demokratischer Raum, in dem Mitarbeitende Informationen nach Bedarf hinzufügen, bearbeiten und aktualisieren können. Das macht es zu einem großartigen Werkzeug für Brainstorming, die Zusammenarbeit an Projekten und das Dokumentieren von Teamwissen. Es bedeutet allerdings auch, dass Informationen mitunter unorganisiert oder ungenau sein können, wenn sie nicht richtig verwaltet werden.
Wissensdatenbanken hingegen gehören und werden in der Regel von einem bestimmten Team oder einer Abteilung verwaltet, etwa der Personalabteilung oder der IT. Das stellt sicher, dass Informationen korrekt, aktuell und in einem einheitlichen Format präsentiert werden. Es bedeutet allerdings auch, dass Wissensdatenbanken mitunter weniger flexibel und kollaborativ sein können als Wikis.
Struktur und Organisation
Unternehmenswikis sind oft auf eine freiere, stärker vernetzte Weise organisiert. Du kannst Seiten miteinander verlinken, Informationshierarchien erstellen und sogar Multimedia-Inhalte einbetten. Das macht sie großartig, um Ideen zu erkunden und verschiedene Informationsbausteine zu verbinden.
Wissensdatenbanken hingegen sind in der Regel strukturierter und hierarchischer organisiert. Informationen werden in Themen und Unterthemen kategorisiert, was es leicht macht, das Gesuchte zu finden. Das ist besonders nützlich, um technische Dokumentation, FAQs und andere Arten strukturierter Informationen zu speichern.
Zweck und Zielgruppe
Unternehmenswikis werden in erster Linie für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt. Sie sind eine großartige Möglichkeit für Teams, Wissen zu teilen, Prozesse zu dokumentieren und Ideen zu sammeln.
Wissensdatenbanken hingegen können sowohl für interne als auch für externe Zielgruppen genutzt werden. Intern können sie Mitarbeiterhandbücher, Einarbeitungsmaterialien und Unternehmensrichtlinien speichern. Extern können sie Kunden oder Partnern Self-Service-Support bieten. Über Self-Service sprechen wir ausführlich in unserem Leitfaden zur Wissensdatenbank für den Kundenservice.
Hauptnachteile eines Unternehmenswikis
Ein Wiki für das Wissen deines Unternehmens zu nutzen, mag wie ein guter Ausgangspunkt klingen, um die Wissenskuration und die Zusammenarbeit zwischen deinen Teammitgliedern zu fördern, doch es bringt einige kritische Nachteile mit sich, etwa:
Eingeschränkte Suchfunktionen
Wikis bieten schlechte oder sogar gar keine Suchfunktionen. In einer modernen Welt, in der jeder Suchmaschinen wie Google nutzt und erwartet, Informationen mit einem Klick zu finden, kann das das Engagement deiner Mitarbeitenden mit dem Wissen deines Unternehmens wirklich beeinträchtigen.
Betrachte deine Mitarbeitenden als Kunden deines Wissens. Eine schnelle, zuverlässige Suche ist entscheidend, damit dein Wissen genutzt wird. Eine gute Suche bietet großartigen Kundensupport und verbessert das Auffinden, während sie die Zeit für das Abrufen von Informationen reduziert. Das ist etwas, wonach du in einer Wissensdatenbank suchen solltest.
Die beste Wissensdatenbank-Software wie Slite bietet eine hervorragende Suchfunktion.
Slite verfügt sogar über eine KI-gestützte Suchfunktion. Damit kannst du im Grunde Fragen wie bei ChatGPT stellen und konkrete, mit Quellen belegte Antworten aus vertrauenswürdigen Unternehmensinformationen erhalten.
So erhalten deine Mitarbeitenden sofort Antworten, anstatt mehrere Dokumente zu lesen, sie zu synthetisieren und sich dann selbst eine Antwort zu bilden.
Inhalte sind schwer zu bearbeiten
In den meisten Fällen müssen deine Mitarbeitenden die Regeln einer Auszeichnungssprache wie HTML kennen, um Inhalte innerhalb eines Wikis zu bearbeiten. Das macht es schwerer, die Inhalte aktuell zu halten, und endet oft damit, dass niemand es überhaupt nutzt.
Moderne Software für Wissensdatenbanken bietet „WYSIWYG“-Editoren in Echtzeit („What you see is what you get“, also „was du siehst, ist was du bekommst“). Das ermöglicht eine bessere Nutzererfahrung. Außerdem werden deine nicht technischen Teammitglieder nicht von der Nutzung ausgeschlossen.
Eine Wissensdatenbank wie Slite bietet dir das und obendrein KI-Bearbeitungsfunktionen.
Slites Editor ist klar, minimalistisch, aber vor allem ist er darauf ausgelegt, dir zu helfen, so schnell wie möglich vom ersten zum finalen Entwurf zu gelangen. Besonders praktisch ist er bei Anwendungsfällen wie:
- Stichpunkte mit nur 1 Klick in ein gut formatiertes Strategiedokument verwandeln. Probier es hier mit unserem Magic Document Formatter aus.
- Den Ton der Inhalte an die Leser anpassen. Für deine Führungskraft möchtest du vielleicht einfacher und übergeordneter bleiben. Aber für deine Kollegin, die regelmäßig darauf zurückgreift, möchtest du vielleicht hilfreichere, direktere und kontextreichere Inhalte.
- Die Arbeit mit einem internationalen Team mehrsprachiger Mitarbeitender vereinfachen.
Falls du dich für die tägliche Wirkung dieser kleinen Dinge interessierst: Die eingesparten Minuten werden über Monate hinweg zu eingesparten Stunden. Du möchtest mehr Tricks kennenlernen? Unsere Leiterin Customer Success, Anouk, hat geschrieben, wie man Slites KI nutzt, um Dokumente zu verbessern.
Inkonsistente Inhaltsstruktur und schwierige Pflege
Da jeder deine Wiki-Inhalte bearbeiten kann, führt dies oft zu Inkonsistenzen in deinen Wissensdokumenten. Und du kannst sogar mit Ungenauigkeiten und Lücken in deinem Wissen enden, da du keine Möglichkeit hast zu kontrollieren, wer was bearbeiten darf. Dieser Mangel an Kontrolle kann zu Wissenslücken führen und es schwer machen sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen korrekt und aktuell sind.
Moderne Wissensdatenbank-Software bietet inzwischen mehr Flexibilität. Je nachdem, welche Kontrolle du über die erstellten und gespeicherten Inhalte ausüben möchtest, kannst du Rollen für das Schreiben und die Zugänglichkeit festlegen. Das Marketingteam könnte zum Beispiel die Inhalte des Produktteams lesen, ohne sie zu bearbeiten, und das Produktteam kann im Gegenzug einen Überblick über den allgemeinen Marketingplan erhalten.
Tools wie Slite bekämpfen dies zum Beispiel mit wirklich nützlichen Funktionen wie:
- Inkonsistente Struktur? Klicke auf „Mit KI verbessern“ oder generiere automatisch Verzeichnisse mehrerer Unterdokumente.
- Schwierige Pflege? Geh zu Slites Wissensmanagement-Panel. Verschaffe dir einen 360-Grad-Überblick über alle vorgeschlagenen Aktionen und die richtigen Dokument-Analysen, um schnelle Entscheidungen zu treffen.
Ineffiziente Einarbeitung von Mitarbeitenden
Eine schlechte Einarbeitung führt langfristig zu Abwanderung. Wenn du deine neuen Mitarbeitenden in die Wildnis eines Wikis schickst, werden sie wahrscheinlich vom Mangel an Struktur überwältigt sein.
Deshalb hatten wir immer das Gefühl, dass es wirklich wichtig ist, die Einarbeitung deiner Mitarbeitenden zu meistern.
Ein Wiki ist großartig für das Entdecken, spielt aber womöglich nicht seine beste Rolle, wenn es darum geht, die Einarbeitung deiner Mitarbeitenden zu erleichtern. Du musst sie schnell zum richtigen Inhalt leiten und bei Bedarf ihren Zugriff einschränken können. Mit Slite ist es einfacher. Du gibst deinen Mitarbeitenden ein einziges Dokument oder eine Einarbeitungs-Checkliste, um den gesamten Prozess klar zu umreißen und sie durchzuführen.
Keine Trennung zwischen privaten und öffentlichen Informationen
Jeder Nutzer eines klassischen Wikis hat Zugriff auf alle darin enthaltenen Inhalte. Du kannst keine unterschiedlichen Arten von Nutzern anlegen. Jede einzelne Information ist für alle verfügbar. Es gibt keine Option, ein privates Wiki zu erstellen.
Möglicherweise musst du verschiedene Plattformen erstellen, um private und öffentliche Informationen zu trennen. Du kannst nicht alle Informationen deines Unternehmens an einem einzigen Ort zentralisieren.
Das macht die Inhaltsverwaltung schwieriger und zeitaufwendiger. Es führt oft zu Missverständnissen, inkonsistenten Daten und einem schwierigeren Teilen von Informationen über dein gesamtes Team hinweg.
Wenig bis keine Analysen
Eine Feedback-Schleife ist entscheidend, um deinen Prozess und dein Wissensmanagement-System zu verbessern. Wikis liefern wenig bis keine Analysen darüber, wie dein Team die Inhalte konsumiert.
Das macht es schwerer, deine Inhalte im Lauf der Zeit zu verbessern, Inhaltslücken zu erkennen und das Engagement deines Teams zu verfolgen. Der Mangel an Analysen in Unternehmenswikis macht es zudem schwierig, internes Wissen effektiv zu verwalten.
Also, ein Wiki oder eine Wissensdatenbank? Es ist kein Kampf auf Leben und Tod
Hier sind ein paar Dinge, die du bei deiner Entscheidung berücksichtigen solltest:
Unternehmensgröße und -struktur
Wenn du ein kleines, wendiges Team bist, das von Zusammenarbeit lebt, könnte ein Wiki perfekt zu dir passen. Es ist eine großartige Möglichkeit, den Wissensaustausch zu fördern und allen das Gefühl zu geben, Teil des Gesprächs zu sein. Wenn du jedoch eine größere Organisation mit einer stärker hierarchischen Struktur bist, könnte eine Wissensdatenbank die bessere Wahl sein. Ihr strukturiertes Format und die klare Eigentümerschaft können helfen, Genauigkeit und Konsistenz über verschiedene Abteilungen hinweg sicherzustellen.
Beabsichtigte Zielgruppe
Für wen baust du das Ganze? Wenn es hauptsächlich für dein internes Team ist, kann ein Wiki eine großartige Möglichkeit sein, Zusammenarbeit zu fördern und ein Gemeinschaftsgefühl aufzubauen. Wenn du aber auch planst, Informationen mit Kunden oder Partnern zu teilen, könnte eine Wissensdatenbank die bessere Option sein. Ihre organisierte Struktur und Suchfunktion machen es externen Nutzern leichter, das zu finden, was sie brauchen.
Technische Ressourcen
Seien wir ehrlich, nicht alle Wikis sind gleich. Manche sind super einfach einzurichten und zu nutzen, während andere etwas mehr technisches Know-how erfordern. Wenn du ein eigenes IT-Team hast, kann es wahrscheinlich alle technischen Herausforderungen bewältigen, die auftauchen. Wenn du aber ein kleineres Team mit begrenzten Ressourcen bist, möchtest du vielleicht ein Wiki wählen, das für seine Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit bekannt ist.
Budget
Das ist immer ein Faktor, oder? Open-Source-Wikis sind kostenlos, was großartig ist, wenn du ein knappes Budget hast. Aber kostenpflichtige Wissensdatenbank-Plattformen wie Slite bringen oft zusätzliche Funktionen und Support mit, die die Investition wert sein können. Es kommt ganz darauf an, was dein Team braucht und was du dir leisten kannst.
Oder entscheide dich für eine hybride Lösung
Viele Unternehmen entscheiden sich für einen hybriden Ansatz, der die Flexibilität eines Wikis mit der Struktur einer Wissensdatenbank verbindet. Einige Plattformen wie Slite bieten hybride Lösungen, die wiki-ähnliche Funktionen mit der Funktionalität einer Wissensdatenbank kombinieren. So kannst du einen zentralen Knotenpunkt für alle Informationen deines Unternehmens schaffen, mit der Flexibilität, ihn an deine spezifischen Bedürfnisse anzupassen.
Fazit
Ein Wiki zu erstellen mag eine gute Idee zu sein scheinen, um das Wissen deines Unternehmens zu zentralisieren und die Zusammenarbeit darum herum zu stärken. In Wirklichkeit werden sie schnell schwer zu verwalten, es fehlt ihnen an Flexibilität, und es ist oft ein Kampf, deine Mitarbeitenden bei der Stange zu halten.
Sich für eine moderne, dedizierte Wissensdatenbank-Software zu entscheiden, gibt deinem Unternehmen im Gegensatz zu Unternehmenswikis das Beste aus zwei Welten und bringt Struktur, einfachen Zugang sowie Möglichkeiten zum Teilen und Zusammenarbeiten an einem einzigen Ort zusammen.
Und wenn du ein Tool suchst, das es leicht macht, diese Erkenntnisse zu verfolgen, zu analysieren und darauf zu reagieren, schau dir Slite an. Oder sprich mit unserem Team, indem du hier eine Demo anforderst.
