Es ist mitten am Montagmorgen. Ihr Marketingteam finalisiert eine Kampagne.
Sarah, die Teamleiterin, benötigt die Checkliste vom letzten Quartal, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.
Aber wo ist sie? Ist sie irgendwo im gemeinsamen Laufwerk? Oder vielleicht in einem E-Mail-Thread von vor drei Monaten?
Bis sie sie aufgespürt hat, haben sie bereits eine halbe Stunde verloren, das Meeting zum Entgleisen gebracht und alle frustriert zurückgelassen. Argh!
Ist dies ein häufiges Szenario? Wenn man den Statistiken Glauben schenken darf, verbringen Mitarbeiter jede Woche 9,3 Stunden nur mit dem Suchen und Sammeln von Informationen.
Betritt der Retter dieser Geschichte: privates Wiki. Ein privates Wiki konsolidiert alle Dokumente – Besprechungsnotizen, Vorlagen, Anleitungen und Berichte – und ermöglicht so einen schnellen Zugriff und eine nahtlose Teamzusammenarbeit.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Aufbau eines privaten Wikis, das funktioniert und Ihr Team mit wenigen Klicks von ressourcenlos zu einfallsreich macht.
Was ist ein privates Wiki?
Ein privates Wiki ist wie eine eigene Version von Wikipedia, aber vollständig auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten und nur für Personen mit Berechtigung zugänglich.
Einfach ausgedrückt: Sie müssen nicht mehrere Tools oder E-Mails durchsuchen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Alles ist an einem Ort gespeichert. Kein Anrufen von Kollegen oder Hinterlassen von sich wiederholenden Slack-Nachrichten mehr, um Informationen zu erhalten.
Stellen Sie sich beispielsweise ein Softwareentwicklungsteam vor, das ein Wiki erstellt, um Codierungsstandards, Projektpläne und Versionshinweise zu dokumentieren.
Hier ist das private Wiki von Slite:
Was sind die Vorteile eines privaten Wikis?
Benötigen neue Mitarbeiter Vorlagen zur Ausführung von Standardprozessen? Verschwenden Teammitglieder Zeit aufgrund unklarer Arbeitsabläufe? Ist es schwierig geworden, Wissen zu skalieren?
Wenn Sie all dies bejahen, benötigen Sie ein privates Wiki.
Hier sind fünf Hauptvorteile der Erstellung eines privaten Wikis.
Erleichtert den Informationszugriff und die Teamzusammenarbeit
„Ist dies die neueste Version unserer Personalrichtlinie?“
„Wo sind die Besprechungsnotizen unserer letzten Feature-Entwicklungsbesprechung?“
Ein privates Wiki spart die Zeit, die für die Suche nach diesen Antworten aufgewendet wird. Alles ist auf einer einzigen Plattform vorhanden.
Als beispielsweise Omnisend schnell expandierte, erkannten sie, dass Wissen in den Köpfen ihres Managementteams gespeichert war. Sie brauchten eine Möglichkeit, es zu dokumentieren und andere zumindest dazu zu bringen, es zu lesen.
Sie wandten sich an Slite und erstellten das, was sie „Omnipedia“ nennen. Das Team füllte es mit Kanälen, Sammlungen und Dokumenten, die jeder nutzen konnte. Sogar neue Mitarbeiter.
Das Beste daran? Selbst mit all diesen Daten dauerte die Navigation durch die Informationen nicht lange. Ihr Team konnte Ask in Slite verwenden, um sofort Antworten auf Fragen zu erhalten.
Alt-Text: Ask durchforstet alle Ihre Wiki-Dokumente, um Ihre Fragen zu beantworten
Das Ergebnis? Jeder wusste, wie die Dinge aufgebaut waren, die Logik hinter der Funktionsweise des Produkts und hatte Zugriff auf wichtige Informationen wie Abteilungsprozesse, Personalrichtlinien und Besprechungsnotizen.
Hält Informationen sicher
Sie wollen nicht riskieren, sensible Informationen preiszugeben.
Ein privates Wiki speichert nicht nur alle Informationen an einem Ort, sondern speichert sie auch sicher – und gewährt nur denjenigen Zugriff, die ihn benötigen.
Sie können beispielsweise den Zugriff auf wichtige Investitionsdokumente auf die Mitglieder Ihres Managementteams beschränken.
Unterstützt das Onboarding
Viele Unternehmen nutzen ein privates Wiki für Onboarding-Zwecke. Es kann als Willkommenspaket gestaltet werden, das neuen Mitarbeitern alle Informationen gibt, die sie über Arbeitsprozesse, Unternehmensrichtlinien und Mitarbeiter benötigen.
Alex Wiley, Produktleiter bei OneUp Sales, sah das Onboarding als großen Nachteil des Mangels an Dokumentation. Neue Mitarbeiter in ihrem Unternehmen wurden in Aufgaben und Teams geworfen, ohne jeglichen Kontext darüber, woran sie arbeiteten oder warum.
Die Lösung war die Erstellung eines detaillierten privaten Wikis auf Slite, wobei ein Schwerpunkt auf dem Onboarding lag.
Das Ergebnis, in Alex' Worten, „[Neue Mitarbeiter] haben 30-, 60-, 90-Tage-Pläne. Wir veranstalten ihre Einzelgespräche. Wir erhalten im Allgemeinen unglaublich positives Feedback darüber, wie einfach es war, alle Informationen bis zum Ende der ersten Woche zu finden. Sie hatten das Gefühl, das Unternehmen und seine Funktionsweise sowie die einzelnen Abteilungen verstanden zu haben."
Macht Wissen skalierbar
Nehmen Sie zum Beispiel Microsoft Teams. Hatten Sie jemals Probleme damit, dass Teammitglieder Dokumente in Ihre Wissensdatenbank herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen und dann mehrere Versionen desselben Dokuments haben? Das kann wirklich chaotisch werden, und zwar sehr schnell.
Mit einem privaten Wiki können Sie ganz einfach neue Seiten hinzufügen, bestehende aktualisieren und verwandte Inhalte verlinken, wodurch ein sich selbst tragendes Wissensökosystem entsteht. Eines der Dinge, die mir am besten gefallen, ist, dass man sogar Änderungen verfolgen kann. Wenn ich beispielsweise auf eine Seite in unserem privaten Wiki bei Slite gehe und etwas fehlt, kann ich ganz einfach die ältere Version überprüfen, um zu sehen, ob es dort früher vorhanden war.
Hilft bei effektiver Entscheidungsfindung
Die besten Unternehmen, mit denen ich zusammengearbeitet habe, hatten eines gemeinsam: Die Teams arbeiteten nicht in Silos. Informationen über Marketing und Produkt waren für Content-Teams leicht verfügbar. Und umgekehrt. Dies half den Teamleitern, Entscheidungen zu treffen, die auf ein größeres Geschäftsziel ausgerichtet waren.
Ein privates Wiki mit ordnungsgemäßen Zugriffskontrollen kann diesen abteilungsübergreifenden Informationsaustausch erleichtern.
Sogar der VP of Engineering bei Omnisend stimmt zu: „Wir ermutigen Teams, offene Kanäle zu haben. Wir versuchen, Informationen nicht voreinander zu verbergen.“
Beispiele aus dem wirklichen Leben für ein privates Wiki
Egal, ob Sie die Hunderte von Dokumenten in Ihrem Unternehmen organisieren, einen Onboarding-Prozess für jede Abteilung erstellen oder alles auf einer Plattform zusammenfassen möchten, ein privates Wiki ist der richtige Weg.
Hier sind zwei Beispiele für private Wikis, die Sie inspirieren sollen.
1. Das Teamverzeichnis von Slite
Möchten Sie unangenehme Vorstellungen vermeiden und direkt zum lustigen Teil übergehen?
Wir haben bei Slite ein privates Wiki erstellt, in dem neue Mitarbeiter mehr über die Personen erfahren können, mit denen sie zusammenarbeiten werden.
Jede Zeile in der Tabelle enthält einen Link zum Einführungsdokument des Teammitglieds. So sieht es für Christophe Pasquier, unseren CEO, aus.
Unsere Teamkollegen formatieren ihren Einführungsartikel, wie sie möchten, aber er enthält normalerweise Details über Arbeitsstile, Familienleben, Hobbys und Interessen.
Was können Sie aus diesem Beispiel für ein privates Wiki lernen?
- Private Wikis müssen nicht nur Arbeit, Arbeit und Arbeit sein. Sie können die Kultur, die Werte und die Mitarbeiter Ihres Teams präsentieren. Gestalten Sie den Onboarding-Prozess ansprechend.
- Anstatt Ihre Wikis nur mit Text zu füllen, integrieren Sie Elemente wie Tabellen, Bilder und sogar kurze Videos.
- Fügen Sie nicht alles in ein Dokument ein. Erstellen Sie Unterdokumente oder verlinkte Dokumente. Wir könnten beispielsweise die Einführung jedes Mitglieds zur Homepage selbst hinzufügen. Stattdessen haben wir die Benutzererfahrung berücksichtigt und einfache Links erstellt, damit die Leute zu der gewünschten Einführung springen können.
2. Kursnotizen zur diskreten Mathematik
Dieses Wiki enthält alle wichtigen Konzepte in einem zweisemestrigen Kurs über diskrete Mathematik.
Alles ist ordnungsgemäß miteinander verknüpft, sodass die Schüler problemlos von einem Konzept zu einem anderen verwandten Konzept wechseln können.
Was können Sie aus diesem Beispiel für ein privates Wiki lernen?
- Private Wikis sind nicht nur für die Nutzung im Team gedacht. Sie können ein persönliches Wiki erstellen, in dem Sie wichtige Informationen, Notizen und Prozessstrukturen notieren. Es ist, als hätte man ein Gehirn, das sich tatsächlich an alle wichtigen Dinge erinnert.
- Erleichtern Sie den Benutzern die Navigation. Die Homepage dieses Wikis beschreibt seinen Zweck und wie Benutzer nach Konzepten suchen können.
- Die interaktive Diagrammansicht zeigt den aktuellen Artikel und seine Verbindungen zu anderen. Benutzer können zu jedem verbundenen Artikel springen, indem sie einfach über die Ansicht auf den Knotenpunkt klicken.
So erstellen Sie ein privates Wiki in 7 Schritten mit Slite
Private Wikis sind nicht mehr schwierig einzurichten. Sie benötigen keine Kenntnisse in Javascript, CSS, PHP, HTML, RSS-Feeds oder Syntax (haben wir etwas vergessen?), wie es einst der Fall war.
Heute sind private Wikis eine Art Plugin-and-Play-Setup.
Es gibt viele Wiki-Tools: MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom und Confluence, um nur einige zu nennen. Wir bleiben jedoch für dieses Tutorial bei dem, was wir wissen, und verwenden Slite.
1. Erstellen Sie Ihr Slite-Konto
Zuerst müssen Sie Ihr Konto erstellen. Die Erstellung ist kostenlos und Sie können den Schritt-für-Schritt-Anleitungen folgen. Verwenden Sie Google, Slack, Apple ID oder Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, um sich zu registrieren. Erzählen Sie uns ein wenig über sich und Ihr Team. Und schon kann es losgehen.
2. Verwenden Sie unseren Wiki-Generator oder beginnen Sie von Grund auf
Brainstormen und sammeln Sie Ideen, was Ihr Wiki beinhalten soll.
Wenn Sie ein Wiki für Ihr gesamtes Unternehmen erstellen möchten, können Sie einen allgemeinen Kanal (einschließlich interner Prozesse, Richtlinien, HR-Richtlinien und Unternehmenswerte), Abteilungs-Kanäle (Engineering, Produkt, Finanzen, Marketing und Operations) und einen Team-Kanal (beleuchtet verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten) haben.
Klingt das überwältigend? Keine Sorge. Gehen Sie einfach zu unserem Wiki-Generator, beantworten Sie einige Fragen und lassen Sie die KI ihre Magie wirken.
Hier ist zum Beispiel, wie ich ihn verwendet habe, um ein Wiki für meine Dummy-Digitalmarketing-Agentur zu erstellen.
Ich konnte dann das Ergebnis überprüfen, Abschnitte hinzufügen/löschen und die Struktur fertigstellen.
Profi-Tipp: Beziehen Sie die Leiter Ihres Teams/Ihrer Abteilung in diesen Schritt ein, damit Sie keine wichtigen Kanäle und Prozesse verpassen.
3. Füllen Sie Ihr Wiki mit Inhalten
Wenn Sie bereits Inhalte haben, können Sie diese aus Tools wie Notion oder Confluence importieren oder sogar Dokumente von Ihrem Gerät hochladen.
Ich habe mich der umfassenden, bewährten Vorlagenbibliothek von Slite zugewandt.
Sobald ich eine vorläufige Struktur für jedes Dokument hatte, begann ich, mit dem WYSIWYG-Editor von Slite zu spielen, um Inhalte hinzuzufügen. Vertrauen Sie mir, es ist so einfach wie das Tippen von / im Editor und das Freischalten aller Möglichkeiten, sei es das Hinzufügen von Bildern, Tabellen, Videos oder das Einbetten aus einem bestehenden Tech-Stack.
Das Beste daran? Nichts ist in Stein gemeißelt. Ich konnte jedem Dokument vorläufige Inhalte hinzufügen und diese später ändern. Dank der einfachen Verfolgung von Änderungen und der Möglichkeit, frühere Versionen wiederherzustellen, weiß ich, dass alle meine Informationen immer für einen einfachen Zugriff verfügbar sind.
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4. Verlinken Sie verwandte Seiten
Eines der Dinge, die ein privates Wiki auszeichnen, ist seine einfache Navigation und sein einzigartiger Organisationsansatz. Dies wird durch die interne Verlinkung ermöglicht. Anstatt unverbundene Dokumente in verschiedenen Ordnern zu haben, können Sie verwandte Seiten verlinken und Benutzer dazu anregen, mehr Zeit in Ihrem Wiki zu verbringen.
Verlinken Sie beispielsweise in der „Checkliste zur Veröffentlichung“ auf Bearbeitungsrichtlinien
In Slite können Sie mit dem Befehl @ ganz einfach auf ein anderes Dokument verlinken.
Sie können einen Dokumentlink sogar in eine Dokumentkarte umwandeln, indem Sie mit der Maus über den Link fahren, das Drei-Punkte-Menü auswählen und auf „Kartenansicht“ klicken.
Fügen Sie der Dokumentkarte eine Beschreibung hinzu, damit die Benutzer verstehen, was sie erhalten, wenn sie darauf klicken.
5. Konfigurieren Sie Rollen und Zugriffsrechte
Sie möchten Ihr privates Wiki möglicherweise für das Team zugänglich machen, aber einige Abschnitte, wie z. B. Gehaltsabrechnungen oder Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern, erfordern möglicherweise einen eingeschränkten Zugriff. Darüber hinaus möchten Sie möglicherweise unbefugte Änderungen verhindern, z. B. Änderungen an Markenrichtlinien.
Mit Slite können Sie:
- Halten Sie Ihre Wikis privat oder öffentlich
- Legen Sie Dokumentberechtigungen fest, wer Informationen bearbeiten, kommentieren und löschen kann
- Beschränken Sie den Zugriff auf Nur-Lese-Berechtigungen
- Gewähren Sie externen Partnern eingeschränkten Zugriff
- Vermeiden Sie versehentliche Änderungen, indem Sie die Funktion „Bearbeitung schützen“ aktivieren
- Legen Sie kaskadierende Berechtigungen fest, um Berechtigungen auf jeder Ebene der Dokumenthierarchie anzupassen
- Ändern Sie die Benutzerrollen jederzeit
6. Bitten Sie um Feedback
Eine größere Herausforderung als die Erstellung eines Wikis ist die Sicherstellung, dass Ihr Team es tatsächlich nutzt. Dies kann nur geschehen, wenn Ihr privates Wiki wirklich hilfreich ist. Deshalb empfehlen wir, Ihr Team einzubeziehen, bevor Sie das Wiki fertigstellen.
Bitten Sie sie, einen Beitrag zu leisten und ihr Feedback zu teilen.
Sie können sie ermutigen, Inline-Kommentare zum Dokument zu hinterlassen. Dies ähnelt dem Hinzufügen von Kommentaren in einem Google Doc. Teammitglieder können sich gegenseitig erwähnen, Kommentare filtern, sie auflösen, aufgelöste Threads anzeigen und Kommentare löschen.
Verwandter Artikel: Verbessern Sie den Wissensaustausch bei der Arbeit: 8 einfache Möglichkeiten, die tatsächlich funktionieren
7. Verfolgen Sie die Mitarbeiteraktivität und die Wiki-Leistung
Wie überprüfen Sie, ob Ihr Wiki tatsächlich verwendet wird? Oder welche Teile des Wikis nie verwendet werden und archiviert werden können?
Um dies zu verfolgen, müssen Sie jede Aktivität in Ihrem Wiki messen. Bei Slite bieten wir „Nutzungsanalysen“ an, die die Akzeptanzrate, die Anzahl der erstellten Dokumente, die Rate der Suchvorgänge, die zu einem Dokument führen, den Prozentsatz der Personen, die „AskX“ verwenden, sowie die Top-Autoren und -Leser in Ihrem Team anzeigen.
Diese Informationen können Einblicke geben, mit denen Sie die Wiki-Leistung steigern können.
Best Practices für die Pflege eines privaten Wikis
Machen Sie die Informationen zugänglich
Lassen Sie Ihr Team nicht 10 Schritte durchlaufen, um die gewünschten Informationen zu finden. Slite's AskX akzeptiert Fragen und durchsucht alle Ihre Dokumente, um eine Antwort zu erhalten. Sie können sogar AskX Chrome- und Slack-Erweiterungen verwenden, um Fragen zu beantworten, ohne Ihr privates Wiki zu öffnen.
So sieht es in Aktion aus.
Alt-Text: AskX Chrome-Erweiterung, die Ihnen überall Antworten liefert
Das Beste daran? Sie können Ihre Fragen in der Sprache beantworten lassen, die Sie bevorzugen. Slite übernimmt die Übersetzung für Sie.
Verwandter Artikel: Sieben überraschende Arten, wie Teams AskX tatsächlich nutzen
Konzentrieren Sie sich auf großartiges Design
Langweilen Sie Ihre Leser nicht. Gestalten Sie Ihr Wiki ansprechend, indem Sie Designelemente wie Hervorhebungen, Bilder, Code-Snippets, Blockzitate und Hinweise verwenden.
Alt-Text: Einfaches, schönes Design unseres Wiki-Dokuments
Je schöner Ihr Wiki aussieht, desto eher werden die Leute es lesen.
Schreiben Sie prägnant
Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Ihre Frage beantwortet. Möchten Sie große Absätze lesen? Oder kurze Sätze in Kombination mit überfliegbaren Aufzählungspunkten? Letzteres, richtig?
Halten Sie sich an kurze, prägnante Sätze. Stellen Sie es sich wie Notizen machen vor. Vermeiden Sie Fachjargon, der Ihren Leser verwirren könnte.
Möchten Sie Ihr langweiliges Dokument innerhalb weniger Sekunden in ein ansprechendes Dokument umwandeln? Probieren Sie Slite's Document Formatter aus.
Gehen Sie über den Text hinaus
Vermeiden Sie die Verwendung von Text, wenn Sie die gleichen Informationen durch ein Bild vermitteln können. Bei Slite verwenden wir gerne Skizzen, um unsere Ideen auszudrücken.
Räumen Sie Ihre Dokumente immer auf
Genaue und aktuelle Informationen sind der Schlüssel zu einem großartigen Wiki. Archivieren Sie ungenutzte Dokumente und legen Sie Ablauf-Erinnerungen für Dokumente fest, die regelmäßige Aktualisierungen erfordern, wie z. B. Unternehmenshandbücher und SOPs.
Sind Sie bereit, noch heute mit Ihrem privaten Wiki zu beginnen? Tauchen Sie direkt ein, sign up quickly for free and start using Slite templates to help your teams do actual work.
