En pocas palabras, si quieres comunicarte eficazmente, tendrás que empezar a adoptar la comunicación síncrona y asíncrona.
Estos dos métodos de comunicación se discuten especialmente a menudo en relación con los entornos de trabajo. Naturalmente, la comunicación es una gran parte de nuestra vida profesional cotidiana, cómo nos sentimos en el lugar de trabajo y, en última instancia, el éxito general del negocio.
La comunicación asíncrona se asocia comúnmente con el trabajo remoto, mientras que la comunicación síncrona a menudo se menciona en relación con los entornos de oficina tradicionales con equipos que se reúnen cara a cara.
Sin embargo, en esta guía descubrirás cómo tanto la comunicación síncrona como la asíncrona pueden ser beneficiosas para equipos de todo tipo. Sigue leyendo para descubrir qué son, en qué se diferencian, cómo usarlas en tu beneficio, cuáles son sus beneficios y las mejores herramientas que te ayudarán a usarlas en toda su extensión.
¿Qué es la comunicación síncrona?
La comunicación síncrona es la comunicación que ocurre en tiempo real. Eso significa que dos o más partes están intercambiando información al mismo tiempo sin ninguna demora. Una forma fácil de recordar qué es la comunicación síncrona es pensar en ella como comunicación "en sincronía".
La comunicación síncrona puede ocurrir a través de una variedad de diferentes canales de comunicación y en diferentes entornos, por ejemplo:
- Chats y mensajes instantáneos en plataformas como Slack
- Videoconferencias en plataformas como Zoom
- Llamadas telefónicas
- Chats en persona y reuniones individuales
- Reuniones de equipo o de toda la empresa
La comunicación síncrona se asocia más a menudo con los entornos de oficina tradicionales. Esto se debe a que la sincronización se produce de forma más natural si un entorno de trabajo requiere la presencia física de los empleados. Sin embargo, los equipos remotos también utilizan la comunicación síncrona, aunque es un poco más complicado y depende del contexto.
¿Qué es la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona es lo opuesto a la comunicación síncrona en muchos sentidos. Básicamente, se refiere a la comunicación que no ocurre en tiempo real. Cuando se trata de comunicaciones asíncronas, debes esperar algún tipo de retraso o desfase. No habrá ninguna respuesta inmediata ni retroalimentación inmediata.
Algunos ejemplos de situaciones de comunicación asíncrona incluyen:
- Mensajes de vídeo pregrabados en plataformas como Loom
- Mensajes de correo electrónico
- El buen correo ordinario de toda la vida
- Plataforma de comunicación como Slite
A estas alturas, puede ser obvio por qué la comunicación asíncrona se asocia en gran medida con el trabajo remoto. Debido a que los miembros del equipo remoto no trabajan en el mismo lugar y, a menudo, en diferentes zonas horarias, por lo general no pueden comunicarse al mismo tiempo. En cambio, se comunican dentro de su propio marco de tiempo y reciben mensajes y otras comunicaciones con un ligero retraso.
Aquí en Slite, tenemos un equipo remoto con miembros que trabajan en un montón de lugares diferentes. También somos grandes en la comunicación asíncrona. Realmente creemos que su poder puede ser aprovechado y beneficioso para todos los lugares de trabajo, pero más sobre eso más adelante.
¿Cuál es la principal diferencia entre la comunicación síncrona y la asíncrona?
Existen varias diferencias entre la comunicación síncrona y la asíncrona. Sin embargo, la mayor diferencia es la más obvia.
Básicamente, la comunicación síncrona ocurre al mismo tiempo y la comunicación asíncrona ocurre con algún tipo de retraso.
También existen algunas diferencias adicionales relacionadas entre los dos términos. La comunicación síncrona, debido a que ocurre en tiempo real, suele ser más corta, menos pensada y menos planificada. También puede ser en persona o virtual.
Por otro lado, la comunicación asíncrona tiende a ser más larga, más detallada y planificada, y el producto de más reflexión. Técnicamente puede ser en persona o virtual, pero es más a menudo virtual debido a su naturaleza.
Cuándo elegir la comunicación síncrona vs. asíncrona
Ni la comunicación asíncrona ni la síncrona son mejores formas de intercambiar información. Simplemente son diferentes y sirven para diferentes propósitos. Creemos que todo tipo de equipos necesitan utilizar tanto la comunicación asíncrona como la síncrona para trabajar eficazmente en la actualidad.
Sin embargo, algunas situaciones favorecen la comunicación síncrona, mientras que otros contextos favorecen la comunicación síncrona. Además, si realizas algún tipo de trabajo remoto, es probable que utilices la comunicación asíncrona mucho más que la comunicación síncrona.
Comunicación síncrona
La comunicación síncrona es la mejor opción si estás discutiendo algo que está cambiando rápidamente o es de naturaleza contenciosa. También es muy útil si el tiempo apremia. Toma las siguientes situaciones como ejemplo:
- Lanzar una campaña o proyecto importante en los próximos días y discutir asuntos de última hora.
- Trabajar en un proyecto con muchos elementos y requisitos cambiantes.
- Necesitar escuchar las opiniones de alguien sobre un tema candente lo más rápido posible.
Estas son solo algunas circunstancias en las que la comunicación síncrona puede ser útil, y puedes ver por qué. Todas se benefician del intercambio inmediato que conlleva la comunicación en tiempo real.
Comunicación asíncrona
Adoptar la comunicación asíncrona funciona mejor si te estás comunicando con alguien que está trabajando en una zona horaria diferente o tiene un horario de trabajo diferente al tuyo. También es posible que todo tu equipo trabaje en la misma zona horaria, pero no pueda reunirse en un momento específico.
De lo contrario, es eficaz cuando se comunica de una manera que es más larga, más prolongada y requiere más reflexión. Tampoco podrás confiar en que nadie responda de inmediato.
La comunicación asíncrona es también uno de los 5 principios del trabajo remoto de Slite.
Los siguientes contextos serían adecuados para un medio de comunicación asíncrono, por ejemplo:
- Esbozar los principios básicos, las directrices o las regulaciones para la comunicación de tu equipo.
- Trabajo en equipo colaborativo en la documentación de Slite o una base de conocimientos.
- Proporcionar actualizaciones de estado estándar del proyecto y otras noticias a un equipo de proyecto.
- Comenzar a trabajar en un nuevo proyecto mientras se intercambian diferentes ideas y direcciones.
- Asignar tareas o proporcionar retroalimentación.
Como puedes ver, estas comunicaciones tienen un enfoque diferente. No necesitan que nadie responda de inmediato. Se benefician de una comunicación y reflexión más lentas y reflexivas. Permiten tanto al remitente como al receptor recopilar sus pensamientos a su propio ritmo y reunirlos en una fecha posterior.
Mejores prácticas de comunicación asíncrona
Puede ser difícil acostumbrarse a la transmisión asíncrona si estás acostumbrado a recibir información de forma síncrona. Sin embargo, si integras estas mejores prácticas en tu trabajo, verás que todo tiene sentido.
Cuando se utiliza correctamente, la comunicación asíncrona tiene un potencial increíble y grandes ventajas para los equipos remotos.
Lleva la mayor cantidad posible de comunicación asíncrona a una plataforma
La comunicación asíncrona es un método que funciona mejor cuando dedicas una (o solo un par) de plataformas a ella. Esto es puramente por razones de acceso. Debería ser fácil para tu equipo encontrar todas tus comunicaciones asíncronas en un solo lugar, en lugar de tener que buscar a través de una variedad de herramientas de comunicación asíncronas.
Naturalmente, creemos que Slite es la solución perfecta para tus necesidades de comunicación asíncrona. Nuestro cliente, Pumpkin, anteriormente tenía problemas con la información dispersa en varias herramientas de gestión de proyectos como Google Docs, Confluence y Trello. Una vez que pusieron todo en Slite, crearon un espacio de trabajo único donde todo su equipo podía colaborar y compartir contenido. Ahora tienen de todo, desde documentos de lluvia de ideas hasta actas de reuniones hasta documentación de procesos alojada con nosotros.
Saber cuándo usar las comunicaciones asíncronas sobre las comunicaciones síncronas
Como se discutió anteriormente en esta guía, la comunicación asíncrona y la comunicación síncrona son muy diferentes y son adecuadas para diferentes situaciones. Como tal, es importante saber en qué se diferencian y qué situaciones son más apropiadas para usar la comunicación síncrona vs. asíncrona.
Si necesitas un recordatorio, desplázate hacia arriba para revisar los contextos más apropiados para ambos tipos de comunicación. Básicamente, si necesitas retroalimentación de inmediato o el tiempo apremia, no confíes en la comunicación asíncrona. Se utiliza mejor en situaciones que se beneficiarían de una comunicación más lenta y completa con mucho tiempo para reflexionar y revisar.
Asegúrate de que tu equipo esté en la misma página
Como la mayoría de las cosas que involucran la colaboración en equipo, es importante asegurarse de que tus colegas estén a bordo. No podrás aprovechar al máximo la comunicación síncrona vs. asíncrona si tu equipo no conoce la diferencia entre ellas.
Si estás implementando un canal o estrategia de comunicación síncrona, organiza una reunión para explicárselo a todo tu equipo desde el principio. Asegúrate de que todos entiendan cómo usarlo. Es una buena idea elaborar un documento de proceso para que las personas lo consulten cuando surjan preguntas también.
Sé explícito y completo en tus comunicaciones
Cuando utilices la comunicación asíncrona, es importante que tus mensajes sean detallados, explícitos y completos.
Esto puede ser difícil de acostumbrar porque generalmente no puedes confiar en cosas como las expresiones faciales, el lenguaje implícito u otras comunicaciones no verbales que son comunes con la comunicación síncrona en persona. También tendrás una brecha de tiempo más grande de mensaje a mensaje, por lo que es importante proporcionar la mayor cantidad de detalles posible para evitar la necesidad de retroalimentación rápida.
Las mejores herramientas de comunicación asíncrona
Existen muchas herramientas de comunicación asíncrona diferentes. Para ayudarte a reducir cuál será la mejor opción para tu equipo, hemos seleccionado una lista de nuestras tres mejores opciones.
1. Slite
We're putting ourselves at the top of the list for a good reason. We're truly passionate about the power of asynchronous communication in the context of remote work. It's one of the foundational elements of our platform, we predicamos con el ejemplo y lo usamos dentro de nuestro propio equipo, e incluso es uno de nuestros 5 principios de trabajo remoto.
Básicamente, aquí en Slite nos esforzamos por ayudar a los equipos remotos a colaborar mejor. También creemos que los métodos de comunicación asíncrona son una de las mejores maneras de hacerlo. Aquí hay solo algunas razones por las que:
- Los empleados obtienen el espacio mental que necesitan para concentrarse y crear un gran trabajo
- Las reuniones se llevan a cabo cuando todos tienen pensamientos completamente formados y están listos para contribuir
- El tiempo, la energía y los recursos se gastan en las mejores ideas
- Más productividad con menos interrupciones
- La creación de una única fuente de conocimiento para toda la empresa
Básicamente, la plataforma de Slite permite a los equipos remotos crear, colaborar, organizar y acceder a toda la información y documentación que necesitan en un espacio de trabajo seguro y de fácil acceso. Siempre tendrán acceso a la información más actualizada y podrán comunicarse fácilmente con los miembros del equipo, incluso si están trabajando de acuerdo con diferentes horarios. Habla sobre una configuración de trabajo de ensueño.
Lo mejor de todo es que tenemos un plan gratuito que puedes usar para comenzar... sin ataduras. Adelante, descubre cómo los métodos de comunicación asíncrona pueden beneficiar a tu equipo con Slite.
2. Loom
Loom es una excelente herramienta si realmente estás adoptando la comunicación asíncrona. Permite a las personas hacer grabaciones de pantalla de su escritorio y hacer videos de sí mismos hablando al mismo tiempo. Esto permite a los miembros del equipo enviar instrucciones, explicaciones y respuestas dinámicas a otros.
Básicamente, en lugar de tener que depender de la comunicación síncrona para explicar algo por teléfono o en un chat, puedes grabarte demostrándolo para que tu colega lo vea cuando le convenga.
Lo mejor de todo es que Loom tiene un plan gratuito con un número limitado de videos. Es perfecto para los usuarios que recién están comenzando. Una vez que estés listo para profundizar en sus características, sus planes empresariales comienzan desde $8 USD por mes.
3. Asana
Si deseas un software general para ayudar a administrar tu comunicación asíncrona, Asana es una excelente opción. Nos encanta porque ayuda a los equipos remotos a administrar sus tareas y flujos de trabajo tan bien que se siente como si estuvieran trabajando juntos en persona.
No hay mucho que no puedas hacer en Asana. Funciona muy bien para todo, desde la gestión de proyectos hasta la gestión del flujo de trabajo, la optimización de la productividad y la creación de calendarios. No está de más que se combine bien con Slite y Loom también (Slite se integra con ambas herramientas).
Asana tiene un plan gratuito que es adecuado para individuos y equipos pequeños. Después de eso, su plan premium comienza en $13.49 USD por usuario por mes.
¿Por qué la comunicación asíncrona es el futuro?
A medida que más y más equipos en todo el mundo se mudan a configuraciones de trabajo remotas y semi-remotas, la comunicación asíncrona seguramente será uno de los métodos de comunicación clave del futuro.
Aquí en Slite, somos parte del movimiento hacia el trabajo remoto. Tenemos un equipo remoto primero y nos encanta aprovechar sus beneficios:
- Énfasis en un gran trabajo, en lugar de presentarse o presumir
- Más tiempo enfocado que conduce a un trabajo más significativo
- Talento y eficiencia en todo el mundo
- Libertad y flexibilidad
Sin embargo, el trabajo remoto también viene con sus propios desafíos. Cuando los equipos remotos trabajan en diferentes zonas horarias y de acuerdo con sus propios horarios, no pueden confiar en la comunicación rápida y síncrona de la misma manera que un equipo interno. Esto significa que los miembros del equipo deben acostumbrarse a usar la comunicación asíncrona y la comunicación síncrona juntos para comunicarse eficazmente.
Es por eso que estamos orgullosos de ofrecer Slite como una herramienta de comunicación asíncrona que facilita hacerlo.
