La planificación de proyectos no es ni de lejos tan desalentadora como parece. De hecho, es una tarea bastante agradable si tienes los recursos y las herramientas adecuadas. Este detallado artículo presenta una guía sencilla, práctica y paso a paso para crear planes de proyecto eficaces, que incluye increíbles plantillas gratuitas y ejemplos útiles para ayudarte a empezar y ahorrar tiempo.
Un gran jefe de proyecto y un plan de proyecto sólido son los dos elementos críticos para gestionar y ejecutar un proyecto con éxito. Este artículo te guiará íntimamente a través de todo el proceso de planificación del proyecto, desde la gestión de los miembros del equipo y los diagramas de Gantt hasta la colaboración y la supercarga de tus proyectos para el éxito.
¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto, también llamado plan de entrega del proyecto, es un documento que describe cada detalle y fragmento de información sobre un proyecto. Describe el concepto, los objetivos, las metas, las necesidades, los procesos, los pasos, los calendarios y los requisitos financieros necesarios para ejecutar completamente un proyecto de principio a fin. Un plan de proyecto debe ser el recurso al que recurra todo equipo para todo el proyecto que se esté desarrollando. La creación de un plan de proyecto no está reservada exclusivamente para proyectos masivos. Incluso los sprints pequeños se entregan mejor con planes de proyecto detallados que guíen al equipo.
Al igual que un informe de proyecto, un plan de proyecto suele ser creado y mantenido por el jefe de proyecto. También se utiliza como un recurso al que se refiere todo el equipo o incluso los socios si se incluye en una declaración de trabajo. Un plan de proyecto debe describir claramente la misión, el calendario, los resultados y mucho más de un proyecto.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La planificación de proyectos es toda una subdisciplina dentro de la gestión de proyectos. Generalmente, es el proceso de creación de un proyecto y preparación para el proyecto en cuestión, lo que implica la descripción de los objetivos, las tareas y los pasos a seguir, la asignación de funciones a los miembros del equipo, la definición de los plazos y la enumeración de los recursos necesarios para completar con éxito el proyecto. El documento del plan de proyecto también incluye una cierta cantidad de estrategias e ideas de gestión de riesgos.
Nota: La gestión de proyectos no implica necesariamente un evento, que es lo que mucha gente supone que ocurre con un plan de gestión de proyectos.
Un proyecto puede ser cualquier cosa que sea una pieza de trabajo independiente. Podría ser cualquier cosa, desde la implementación de una nueva herramienta o proceso de trabajo hasta el traslado de oficinas o la migración de datos. Todas las empresas tienen algún tipo de proyecto único que necesita planificación para tener éxito.
Las ventajas de los planes de proyecto
Desde facilitar la vida de todos hasta establecer el alcance total del proyecto en una perspectiva clara, los beneficios de desarrollar un plan de proyecto son demasiados para contarlos. Aquí tienes un desglose de los más importantes y por qué siempre deberías tener un documento de plan de proyecto a mano para ayudar a tu equipo.
1. Establece una línea de base del proyecto
Los planes de proyecto son herramientas esenciales de gestión de proyectos porque establecen una línea de base del proyecto desde el principio: un punto de partida definido para tu proyecto, también conocido como la base. Una vez que hayas determinado una línea de base, habrá una dificultad mínima para evaluar el progreso de tu proyecto a lo largo de su desarrollo.
Al escribir un plan de proyecto, una línea de base clara del proyecto permite a los jefes de proyecto gestionar fácilmente puntos como los calendarios del proyecto, los hitos del proyecto y las actualizaciones del alcance.
2. Proporciona un esquema central y general
Al inicio de la fase de planificación del proyecto, la elaboración de una lista de tareas del proyecto suele ser la etapa más tediosa. Sin embargo, resulta muy útil cuando el proyecto está en marcha, ya que ayuda a los equipos del proyecto a desarrollar esquemas para sus funciones específicas y a determinar fácilmente sus calendarios de entrega. El plan de proyecto en sí es el esquema general, un punto de referencia central para todos mientras crean sus propios esquemas personales.
3. Contiene información esencial sobre el proyecto
Uno de los inconvenientes más comunes en el desarrollo de proyectos es una sobrecarga de información, donde los miembros del equipo simplemente no pueden encontrar fácilmente los fragmentos más útiles. La documentación adecuada del plan de proyecto implica la producción de un documento detallado y minuciosamente organizado para el equipo, donde las lecturas rápidas son todo lo que necesitan para localizar la información más esencial. Los miembros del equipo ya están trabajando lo suficientemente duro sin la dificultad añadida de tener que ordenar documentos confusos para encontrar la dirección.
Dado que los planes de proyecto suelen ser documentos fundamentales, contienen toda la información esencial que la gente necesita sobre un proyecto determinado. Sirven como puntos de referencia y recursos para proyectos complejos, proporcionando toda la orientación que necesitan los miembros del equipo.
4. Establece expectativas claras
Cualquiera que tenga experiencia en la gestión de proyectos sabe que son impredecibles en el mejor de los casos. Entre los requisitos cambiantes, los errores de comunicación, las nuevas ideas, los obstáculos y otras cosas inesperadas que surgen, es probable que tus planes cambien al menos un par de veces.
Puede parecer contradictorio, pero la creación de planes de proyecto es importante porque te ayuda a determinar qué esperar... incluso cuando surgen cambios. Básicamente, es mucho más fácil hacer cambios en tu proceso de planificación y ejecución del proyecto si tienes un plan de proyecto flexible en primer lugar. Te ayuda a visualizar el progreso de tu proyecto y cómo un elemento afectará en última instancia a otro.
Confía en nosotros, estarás mucho mejor equipado para lidiar con lo inesperado si tenías una idea clara de los objetivos de tu proyecto en primer lugar.
¿Cómo sé si necesito un plan de proyecto?
Básicamente, si estás trabajando en cualquier tarea que sea algo más que un sprint rápido que dure sólo un par de días, el desarrollo de un plan de proyecto debería ser probablemente lo primero que harías. A veces, los mejores planes de proyecto no son los más largos ni los más complicados. Siempre y cuando todos los detalles necesarios sean claros y fáciles de seguir, estás en el camino correcto.
Generalmente, deberías utilizar un documento de plan de proyecto si respondes que sí a las siguientes preguntas.
¿Quieres...?
- ¿Seguir el progreso, mantener todo en marcha y minimizar el estrés?
- ¿Reunir a cada miembro del equipo del proyecto e inspirar a todos los involucrados?
- ¿Ahorrar dinero en mano de obra, tiempo y recursos? ¿Fomentar la transparencia y la comunicación abierta?
- ¿Dar claridad a los miembros del equipo sobre sus funciones y asegurarse de que son responsables?
- ¿Reducir los riesgos y prepararte para el cambio?
- ¿Asegurar en última instancia la finalización con éxito de tu proyecto?
Las cinco fases principales de un proyecto
Una sólida comprensión de lo que implica el proceso de gestión de proyectos debería ayudar a los jefes de proyecto y a los jefes de equipo a crear mejores planes de proyecto. El conocimiento de las cinco fases principales del proyecto proporciona un marco para la creación de un plan de proyecto en todo un sector. Es más fácil planificar todo un proyecto cuando se piensa en cómo encajarán todas las diferentes fases y tareas del proyecto en su desarrollo y ciclo de vida.
Las fases del proyecto se analizan a continuación.
1. Inicio del proyecto
Este es el punto de partida del proyecto, que a menudo incluye la conceptualización y la investigación. Una forma de abordar esto es mediante el uso de una plantilla de propuesta de proyecto. Incluye los primeros pasos que da un equipo de proyecto para poner un proyecto en marcha. El inicio del proyecto normalmente establece los objetivos del proyecto, las metas generales y los resultados esperados a medida que los miembros del equipo pasan a la siguiente fase.
2. Planificación del proyecto
¡Una pista, harás tu plan de proyecto dentro de la fase de planificación del proyecto! De hecho, es el mayor resultado de la fase. La planificación del proyecto implica sentar las bases y organizar todo lo que necesitarás para completar tu proyecto con éxito. A veces, es útil comenzar esta etapa con una lista de tareas de planificación del proyecto, una especie de lista de tareas pendientes que te guía a través de la investigación, la programación, la asignación y la distribución en el desarrollo del plan de proyecto principal.
Los equipos de proyecto también trabajan en la metodología del proyecto, el presupuesto del proyecto, la gestión de recursos, el calendario del proyecto, las dependencias del proyecto y una estructura de desglose del trabajo (EDT).
3. Ejecución del proyecto
Aquí es donde la planificación y la gestión de proyectos empiezan a dar sus frutos. Si has hecho lo correcto en la fase anterior, la ejecución de tu plan de proyecto debería ser fácil y sin problemas. La mayor parte de tus "tareas del proyecto" reales se realizan aquí. Tu equipo empezará a trabajar y a completar los resultados de tu proyecto. También celebrarás reuniones periódicas del equipo y proporcionarás informes de estado del proyecto frecuentes.
4. Supervisión del proyecto
Esta fase del proyecto a menudo se superpone con la ejecución del proyecto. Todas las partes involucradas querrán supervisar el progreso y determinar cómo va todo. Se consultan las métricas de rendimiento y el análisis para asegurarse de que el progreso real del proyecto está en consonancia con lo que se expuso en el plan. Si estás desarrollando un plan de proyecto de alto nivel, la supervisión del proyecto debería ser una sección completa con detalles intrincados para realizar un seguimiento del proyecto.
5. Cierre del proyecto
Si el proyecto se ha completado con éxito, ¡por fin es el momento de felicitar a todos por un trabajo bien hecho! Se entregarán los resultados finales de tu proyecto, se celebrarán las reuniones finales y se contabilizarán los éxitos y los obstáculos generales.
¿Qué elementos básicos debo incluir en un plan de proyecto?
Un plan de proyecto variará dependiendo de tu sector, categoría de negocio, escala del proyecto y estilo de trabajo de tu equipo. Sin embargo, hay algunos elementos esenciales que siguen siendo coherentes en cualquier proyecto. Los componentes críticos de un plan de proyecto son:
Partes interesadas clave
Las partes interesadas clave son personas internas o externas o patrocinadores del proyecto involucrados en el proceso de planificación del proyecto. También pueden incluir a personas que aprueban la propuesta de proyecto final. Por ejemplo, en un plan de proyecto empresarial, las partes interesadas clave suelen ser los propietarios de la empresa o el consejo de administración que realizan las primeras aportaciones y toman las decisiones finales. Asegúrate de registrar sus nombres, títulos, responsabilidades principales y datos de contacto.
Equipo del proyecto
Siguiendo de cerca a las partes interesadas está el equipo central del proyecto, los miembros que son los únicos responsables del éxito de tu proyecto. El equipo del proyecto a menudo participa en la creación del esquema de un plan de proyecto.
Archivos y documentos importantes
Estos son algunos de los elementos más esenciales de una documentación del plan de proyecto. Los archivos importantes incluyen todos los documentos y archivos digitales que se utilizarán como puntos de referencia a lo largo del proyecto. Podrían ser actas de reuniones, requisitos del producto, páginas wiki, activos visuales, etc.
Fechas clave
Hacer hincapié en las fechas garantiza que todo el mundo se mantenga en el buen camino. Un plan de entrega del proyecto necesita establecer y mantener un calendario razonable para la finalización de los hitos. Un proyecto podría durar sólo un par de semanas, pero también podría continuar durante un período de años. La gente necesita poder planificar y hacer malabarismos con su carga de trabajo teniendo en cuenta el proyecto en cuestión.
Listas de tareas
Es necesario incluir una lista de tareas de muy alto nivel en tu plan de proyecto. Cada tarea puede tener una lista separada de acciones dentro de ella, y eso puede ser un documento independiente.
Tu plan de proyecto debe tener una visión holística de las tareas del proyecto.
Prioridades
Cada proyecto tendrá una lista de tareas y, junto con el calendario, esas tareas deben priorizarse.
Por ejemplo, considere el papel de un diseñador gráfico dentro de un equipo empresarial. Los diseñadores gráficos tienen muchos elementos en los que deben trabajar a lo largo de los procesos del proyecto, y a veces los plazos no son suficientes. El diseñador necesita priorizar lo que tiene más importancia y debe trabajarse primero sobre otros elementos dentro de sus horarios de proyecto. A veces, el diseñador crea un plan de proyecto de diseño gráfico para mantenerse al día con las tareas más urgentes.
Calendario de vista de Gantt
Este estilo de calendario se utiliza con frecuencia en el mundo de la planificación de proyectos. Es una gran ayuda visual que proporciona una visión general de las diferentes tareas y subtareas, cómo se superpondrán y dónde se ubicarán junto con otros elementos.
Si sabe cómo usar un calendario de Gantt, es muy recomendable para definir alcances y crear planes de proyecto que su equipo disfrutará totalmente.
Hitos y victorias
La planificación y gestión de proyectos es generalmente un esfuerzo de equipo, aunque una persona tenga que tomar la iniciativa. No importa el tamaño de su equipo, es vital identificar los hitos dentro de su proceso de proyecto. Encontrará que su equipo siempre está más motivado cuando cada pequeño objetivo está a la vista, en lugar de cuando un objetivo final parece estar a kilómetros de distancia.
Una vez que haya identificado los hitos y su equipo los alcance, asegúrese de celebrarlo. Es una victoria de equipo y merece ser reconocida.
Trabajo asignado
El último elemento central en un plan de proyecto es el trabajo que se ha asignado y las personas que son responsables de hacerlo. La asignación de trabajo le da al gerente de proyecto una buena visión general de su equipo y una definición clara del papel de cada uno.
Esta sección del documento del plan de proyecto también actuará como un recurso para todo el equipo del proyecto para que sepan a quién recurrir para qué.
Pasos de planificación del proyecto: ¡finalmente!
Hemos discutido los elementos centrales de un plan de proyecto, pero es posible que aún necesite un poco más de orientación sobre cómo crear un plan de proyecto que impresione a los miembros de su equipo. Estás de suerte, porque hemos esbozado la mejor guía para la planificación de proyectos en diez pasos fáciles y concisos.
1. Presente su proyecto
Antes de comenzar con su plan de proyecto, deberá asegurarse de tener un gran proyecto en el que trabajar en primer lugar. Presente el proyecto a su equipo, consiga que sus principales interesados se sumen, establezca la razón de ser de su proyecto y defina los objetivos de su proyecto.
2. Cree un esquema
Los planes de proyecto simples pueden convertirse en documentos de orientación robustos para el equipo con el esquema correcto como base. Comience a hacer un esquema de proyecto conectando los objetivos de su proyecto con los hitos de su proyecto con sus OKR (objetivos y resultados clave). Pronto, verá que el marco suelto de su proyecto comienza a unirse.
3. Considere usar una plantilla de planificación de proyectos
Si esta es la primera vez que elabora un plan de proyecto (o simplemente desea ahorrar tiempo en el proceso), piense en usar una plantilla de plan de proyecto para las necesidades de su proyecto. Establece todo el formato estándar de un plan de proyecto y todo lo que tiene que hacer es proporcionar el contenido del campo. Tenemos una excelente que puede usar de forma gratuita, y se asegurará de que no olvide ningún elemento o información clave en su documentación.
4. Defina el alcance del proyecto
El alcance del proyecto es otro elemento esencial de cualquier plan de proyecto o acta constitutiva del proyecto. Básicamente, define lo que está incluido dentro del marco de su proyecto y lo que no lo está. Asegúrese de ser específico y claro en esta sección, ya que será muy importante en el futuro.
¿Necesita ayuda adicional? Tenemos una plantilla de alcance del proyecto para eso.
5. Cree una línea de tiempo del proyecto
Los documentos del plan de proyecto a menudo se crean al principio del proceso de desarrollo, así que no espere que su cronograma se establezca aquí. Sin embargo, es una buena idea comenzar a pensar en cómo encajarán todas las tareas de su proyecto y cuánto tiempo tomará hacer todo.
También es a menudo necesario presentar a las partes interesadas las líneas de tiempo del proyecto al principio del proceso para que también puedan organizarse.
6. Haga un plan de comunicación
Muchos equipos omiten este paso al crear planes de proyecto, pero creemos que es esencial a largo plazo. Se produce mucha comunicación durante el proceso de planificación del proyecto y es fácil perderse, sentirse abrumado u omitir información clave. Evite este error desde el principio definiendo cómo se comunicarán todas las partes involucradas en su plan de proyecto. Puede elegir una aplicación o herramienta colaborativa como Slite para facilitar la comunicación y la discusión.
7. Reúna todo
Ahora que ha reunido todos los elementos clave que conformarán su plan de proyecto, está listo para reunir todo en una herramienta ideal de planificación de proyectos. ¡Asegúrese de celebrar una reunión para revisar su plan de proyecto terminado y anunciar el inicio oficial de su nuevo proyecto! Todo lo que ha descrito anteriormente se puede definir digitalmente en una plataforma de colaboración, donde sus mejores opciones son las principales herramientas de planificación de proyectos como Slite y Zoom para conferencias.
8. Asegúrese de que las partes interesadas del proyecto sepan cómo usar su plan de proyecto
El plan de proyecto es un documento increíblemente útil para todos los involucrados en un proyecto. Sin embargo, las personas no lo usarán si no saben cómo acceder a él. Una vez que su documento del plan de proyecto y plantilla de acta constitutiva del proyecto estén listos, asegúrese de que todos sepan dónde encontrarlo, cómo usarlo y cualquier otra información de protocolo relevante.
9. Consulte su plan de proyecto para obtener respuestas
Muchos equipos cometen el error de dedicar mucho tiempo a un plan de proyecto, solo para dejarlo de lado después de que finaliza la fase de planificación de su proyecto. Asegúrese de continuar usando su plan de proyecto como un documento guía para el resto del desarrollo de su proyecto. Si es necesario realizar algún cambio, asegúrese de registrarlos en su documento. La documentación adecuada del plan de proyecto le ahorrará a su equipo mucho tiempo y confusión cuando el proyecto esté en pleno apogeo.
10. Guarde su plan de proyecto para futuras referencias
Ha invertido tiempo y esfuerzo valiosos en escribir su plan de proyecto. ¡Asegúrese de seguir cosechando los beneficios de su trabajo en los años venideros! Si está satisfecho con su plan terminado, consérvelo como una plantilla para futuras ideas de planes de proyecto y podrá usarlo para recrear documentos más emocionantes más adelante.
Consejos para el proceso de planificación del proyecto
Un poco más abajo en este artículo, le hemos proporcionado una plantilla de plan de proyecto. Por lo tanto, aquí hay algunas cosas a considerar al adaptar su plantilla a su proyecto.
La colaboración es clave
Las personas sobresalen mejor juntas. Si usted es un gerente de proyecto que dirige un equipo de personas talentosas, producirá mejores resultados y disfrutará de un mayor éxito cuando todos tengan la oportunidad de contribuir durante el proceso de planificación del proyecto.
No hay nada de malo en la delegación
El gerente de proyecto no es el único responsable del éxito del proyecto. No tenga miedo de delegar e incluir a todo el equipo, especialmente si construyeron el plan de proyecto con usted. Si se atasca trabajando en tareas más pequeñas, será un desafío mantener una visión holística del progreso general del proyecto.
Espere lo mejor, prepárese para lo peor
Mantenga una mente abierta y manténgase optimista cuando trabaje en cualquier proyecto; su equipo se alimentará de su positividad. Sin embargo, también es importante ser realista y admitir cuando las cosas no van de acuerdo con el plan de proyecto definido. Prepárese para no cumplir con los plazos y las circunstancias excepcionales, y guiará a su equipo hacia el éxito.
Apegarse a su misión
A medida que comienza a sumergirse en los detalles de un proyecto, es muy fácil desviarse por los problemas que surgen o las tareas que descubre en el camino. Tome nota de ellos, ciertamente, pero manténgase fiel a la misión de su proyecto. Aquí es donde su plan de proyecto se convierte en una guía de la mano: no lo suelte.
Las mejores herramientas para crear un plan de gestión de proyectos
Cerraremos este artículo con un desglose de algunas de las mejores herramientas de planificación y gestión de proyectos que pueden ayudarlo a guiarlo a través de cualquier proyecto.
Slite
Slite es un soplo de aire fresco increíble en el mercado de herramientas colaborativas, una delicia absoluta para trabajar con equipos pequeños y grandes en cualquier industria. Es una herramienta fácil de usar pero sofisticada donde puede agregar texto, tareas, marcadores de posición y muchos más elementos en la documentación del proyecto Slite. ¡Incluso puede convertir todos sus documentos en plantillas! Las posibilidades en esta aplicación de planificación de proyectos son ilimitadas sin ser abrumadoras.
Utilice la herramienta de base de conocimientos y la plantilla de planificación de proyectos we've provided in collaboration with other templates. When you're getting started with Slite, use the knowledge base tool to centralize your team's work and keep everyone aligned when they're invited, no matter what kind of project you're working on.
Loom
Loom es una herramienta fantástica de planificación de proyectos para equipos remotos que buscan ese toque personal cuando se trata de asignar tareas dentro de un proceso de proyecto.
Mientras graba un video del orador, podrá grabar la pantalla y hablar con alguien sobre una tarea, un documento o un proceso de incorporación.
Zoom
Mantenga a su equipo alineado y sincronizado entre sí organizando reuniones de video periódicas. La mayoría de los trabajadores remotos están familiarizados con Zoom porque es fácil acceder, funciona bien en varios dispositivos, tiene un plan gratuito que puede hacer mucho y puede albergar a muchas personas al mismo tiempo.
Zoom es una excelente aplicación de planificación de proyectos para administrar proyectos porque puede controlar a su equipo de proyecto y construir relaciones más personales con los contratistas del proyecto. Es uno de nuestros recursos de proyecto favoritos, aunque tratamos de reducir las reuniones en vivo tanto como podamos en Slite.
Lucidchart
Diagramación, pizarras blancas y visualización de datos, todo en tiempo real y todo en línea. Lucidchart es un software de planificación de proyectos fantástico para los equipos que buscan agregar un elemento visual a su gestión de proyectos.
Lucidchart permite el mapeo de procesos, el diseño de gráficos y mucho más para ayudar a que todo su proceso se ejecute sin problemas.
El mejor plan de proyecto es uno que se completa
Con suerte, ha adquirido una gran cantidad de conocimientos sobre la planificación eficiente de proyectos a lo largo de este artículo. Desde las preguntas que debe hacerse al escribir un plan de proyecto, las frases clave para recordar, hasta las herramientas adicionales que puede usar para ayudar a mejorar su experiencia de gestión de proyectos, esperamos haberle brindado algunos consejos y orientación útiles. Cuando dedica tiempo a la fase de planificación, ahorrará aún más durante todo el proyecto y dirigirá un equipo de gestión de proyectos ágil con éxito hasta la finalización del proyecto.
Una plantilla de plan de proyecto
Como se prometió, aquí hay una plantilla de plan de proyecto que puede adaptar a sus propias necesidades de proyecto. La plantilla es muy fácil de usar y debe ser el documento central en el que usted y su equipo confían para tener éxito. ¡Usted puede!
