Où se déroule le vrai travail de votre équipe ?
Sur Slack ? Ou sur MS Teams ? Ou est-ce sur des appels Zoom (qui auraient pu être un e-mail) ?
Traditionnellement, le travail se fait là où vous communiquez. Et cela crée un énorme problème d'information pour les entreprises.
Mais il n'y a pas de meilleure façon, n'est-ce pas ?
Entrez : La base de connaissances interne.
C'est le hub central où toutes les connaissances de votre entreprise, des notes de réunion aux plans de projet, prennent vie, prospèrent et sont facilement trouvées par quiconque en a besoin. Plus besoin de fouiller dans d'anciennes chaînes d'e-mails ou d'essayer de se souvenir de cette chose que Dave a dite lors d'une réunion il y a trois mois.
"Mais attendez," vous pourriez penser, "n'est-ce pas juste un autre endroit où les documents vont et meurent ?"
Non, pas si vous le faites correctement ! Une base de connaissances interne bien conçue est un écosystème vivant qui évolue avec votre équipe. Ce n'est pas seulement un cimetière pour les anciens Google Docs, mais une bibliothèque de connaissances dynamique qui rend votre équipe plus intelligente et plus rapide.
Et le meilleur ? Ce n'est pas juste un hack de productivité à la mode pour les employés. Les bases de connaissances internes changent la donne pour les entreprises de toutes tailles, des startups modestes aux mastodontes du Fortune 500.
Alors attachez votre ceinture, car nous allons plonger au plus profond du monde merveilleux des bases de connaissances internes. Vous apprendrez ce qu'elles sont, pourquoi vous en avez désespérément besoin et comment construire une base de connaissances interne.
Qu'est-ce qu'une base de connaissances interne exactement ?
Une base de connaissances interne est un référentiel centralisé et consultable pour toutes les informations internes dont votre propre équipe de développement a réellement besoin pour faire de son mieux. C'est comme un cerveau numérique qui stocke tout, des politiques d'entreprise à la documentation de projet, en passant par les notes de réunion et les meilleures pratiques. C'est l'un des 2 types de bases de connaissances.
Mais voici la clé : ce n'est pas seulement un dépotoir pour des fichiers et des dossiers aléatoires. Une base de connaissances interne vraiment efficace est soigneusement organisée, facile à naviguer et en constante évolution pour suivre les besoins de votre équipe.
Considérez-la comme une bibliothèque bien organisée. Tout comme une bibliothèque a des sections pour différents genres et sujets, une base de connaissances interne a des catégories et une structure claires. Cela permet à quiconque de trouver facilement les informations pertinentes dont il a besoin, qu'il s'agisse d'une nouvelle recrue essayant de se mettre à niveau ou d'un employé chevronné à la recherche de ce détail crucial.
Mais la vraie magie d'un logiciel de base de connaissances interne réside dans sa capacité à briser les silos et à favoriser la collaboration. Lorsque tout le monde a accès aux mêmes informations, cela uniformise les règles du jeu et permet aux gens de travailler ensemble plus efficacement. Plus besoin de perdre du temps à traquer cette personne qui semble toujours avoir les réponses - avec un outil de base de connaissances interne, les réponses sont à portée de main.
Maintenant, je sais ce que vous pensez peut-être : "Cela semble génial, mais avons-nous vraiment besoin d'un autre outil dans notre pile technologique déjà encombrée ?" Croyez-moi, une fois que vous aurez expérimenté la puissance d'une base de connaissances interne de première main, vous vous demanderez comment vous avez pu survivre sans elle.
Pourquoi vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer les bases de connaissances internes
Toujours pas convaincu qu'une base de connaissances interne vaut l'investissement ? Laissez-moi vous brosser un tableau de ce à quoi ressemble la vie sans une base de connaissances interne.
Scénario 1 : Vous devez trouver une aiguille dans une botte de foin
Vous travaillez sur un projet essentiel lorsque vous réalisez que vous avez besoin d'une information provenant d'une réunion qui a eu lieu il y a des mois. Vous passez des heures à fouiller dans de vieux e-mails, des fils Slack et des dossiers Google Drive, mais vous ne semblez pas la trouver. La frustration monte à mesure que vous perdez un temps précieux dans une chasse à l'oie sauvage au lieu de réellement travailler.
Scénario 2 : Un vétéran part
Le meilleur vendeur de votre entreprise, qui travaille dans l'organisation depuis des années, décide d'accepter un nouvel emploi. Il franchit la porte, emportant avec lui des années de connaissances et d'expertise précieuses. Soudain, votre équipe de vente se démène pour combler les lacunes et les contrats commencent à échouer.
Scénario 3 : Votre équipe est dispersée et non alignée sur tout
Votre équipe est répartie dans différents bureaux, fuseaux horaires et même continents. Sans un hub central pour l'information, la collaboration devient un cauchemar. Les gens travaillent avec des documents obsolètes, dupliquent les efforts et se demandent constamment de l'aide pour trouver des choses. La productivité chute et le moral de l'équipe de support commence à en souffrir.
Cela vous semble familier ? Ce ne sont là que quelques-unes des conséquences coûteuses de l'absence d'une base de connaissances interne. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi.
Avec une base de connaissances interne, vous pouvez :
- Gagner du temps et augmenter la productivité en permettant aux gens de trouver facilement les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin.
- Conserver les connaissances institutionnelles précieuses, même lorsque des employés clés quittent l'entreprise.
- Favoriser une culture de collaboration et de partage des connaissances entre les équipes et les départements.
- Intégrer les nouvelles recrues plus rapidement et plus efficacement en leur donnant accès à une bibliothèque de ressources complète.
- Prendre de meilleures décisions, plus éclairées, en veillant à ce que chacun ait accès à des informations précises et à jour.
Et le meilleur ? Il est plus facile que vous ne le pensez de commencer avec une base de connaissances interne.
Comment construire une base de connaissances interne ?
Pour construire une base de connaissances interne, utilisez le générateur de Wiki. Answer a couple questions GPT-style and see your internal Knowledge Base example get built in real-time for
Et si vous souhaitez partir de zéro,
Tout se résume à trois ingrédients clés : la structure, l'engagement et la maintenance.
Ingrédient n° 1 : La structure
La première étape pour construire une base de connaissances interne qui ne soit pas nulle est de lui donner une structure claire et logique. Cela signifie créer une hiérarchie de catégories et de sous-catégories qui ont du sens pour votre organisation.
Par exemple, vous pourriez avoir des catégories de niveau supérieur comme "RH", "Marketing" et "Produit", avec des sous-catégories comme "Avantages", "Médias sociaux" et "Feuille de route" en dessous. L'essentiel est de rendre la navigation intuitive et facile, afin que les gens puissent trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à trop réfléchir.
Un autre aspect crucial de la structure est la métadonnée. Il s'agit des informations qui décrivent chaque élément de contenu, comme les balises, les auteurs et les dates de création. En ajoutant des métadonnées à votre base de connaissances interne, vous facilitez grandement la recherche et le filtrage des informations ultérieurement.
Ingrédient n° 2 : L'engagement
Voici une dure vérité : vous pouvez construire la base de connaissances interne la plus belle et la mieux structurée au monde, mais si personne ne l'utilise, elle ne vaut rien. C'est pourquoi l'engagement est si crucial.
Pour que les gens adhèrent à votre base de connaissances interne, vous devez en faire un élément central de la culture de votre entreprise. Cela signifie montrer l'exemple et l'utiliser vous-même, ainsi qu'encourager (voire exiger) les autres à faire de même.
Une stratégie efficace consiste à gamifier le processus de contribution à la base de connaissances interne. Cela pourrait signifier offrir des récompenses ou une reconnaissance aux personnes qui créent un contenu de haute qualité ou partagent régulièrement leurs connaissances. Vous pourriez même en faire une compétition amicale entre les équipes ou les départements.
Une autre clé de l'engagement est de rendre la contribution extrêmement simple pour les gens. Plus il est facile d'ajouter du contenu à votre base de connaissances interne, plus les gens seront susceptibles de le faire. Recherchez des outils qui offrent des interfaces intuitives, des options de formatage faciles et des intégrations transparentes avec les applications que votre équipe utilise déjà.
Ingrédient n° 3 : La maintenance
La dernière pièce du puzzle est la maintenance. Une base de connaissances interne est une chose vivante, et comme toute chose vivante, elle a besoin de soins et d'attention réguliers pour rester en bonne santé.
Cela signifie nommer des gestionnaires de connaissances dédiés (ou des "bibliothécaires", si vous voulez) pour maintenir les choses organisées et à jour. Ces personnes sont responsables de l'examen régulier du contenu, de l'archivage des informations obsolètes et de la garantie que la structure et les métadonnées restent pertinentes au fil du temps.
Cela signifie également établir des directives claires et des meilleures pratiques pour la création et la maintenance du contenu. Cela pourrait inclure des éléments tels que le formatage standardisé, les conventions de nommage, les directives de marque et les processus d'approbation pour assurer le contrôle de la qualité.
En investissant dans la maintenance continue, vous vous assurez que votre base de connaissances interne reste une ressource précieuse et fiable pour votre équipe, même à mesure que votre organisation grandit et évolue.
Tout mettre en place
Structure, engagement, gestion de projet et maintenance : ce sont les trois piliers d'une base de connaissances interne vraiment utilisable. Mais bien sûr, savoir quoi faire n'est que la moitié de la bataille.
Les meilleurs outils pour construire votre base de connaissances interne
Maintenant que vous connaissez quelques bonnes pratiques pour créer une base de connaissances interne géniale, parlons des outils qui peuvent vous aider à y parvenir.
Option 1 : La voie Wiki
L'une des options les plus populaires pour construire une base de connaissances interne est une plateforme de type wiki. Ces outils, comme Confluence d'Atlassian ou MediaWiki (le logiciel qui alimente Wikipédia), sont conçus spécifiquement pour créer et organiser une base de connaissances interne à l'entreprise.
L'avantage des wikis est qu'ils sont collaboratifs par nature. Ils permettent à plusieurs personnes de contribuer, de modifier et de commenter facilement le contenu, ce qui peut aider à favoriser un sentiment d'appropriation et de responsabilité partagées pour l'ensemble de la création d'une base de connaissances interne.
Les wikis ont également tendance à avoir des fonctions de recherche et de balisage robustes, ce qui peut permettre aux gens de trouver plus facilement les informations dont ils ont besoin rapidement. De plus, de nombreuses plateformes wiki offrent des modèles et d'autres outils de formatage pour aider à assurer la cohérence et la lisibilité.
Option 2 : Le Dynamo de documents
Une autre approche consiste à utiliser un outil centré sur les documents comme Google Docs, Microsoft SharePoint ou Dropbox Paper. Ces plateformes sont conçues pour créer et partager des documents individuels, mais elles peuvent également être utilisées pour construire une base de connaissances interne structurée.
L'avantage de cette approche est que la plupart des gens connaissent déjà ces outils, ce qui peut aider à l'adoption et à l'engagement. Ils ont également tendance à avoir de solides fonctions de collaboration, comme la co-édition et les commentaires en temps réel.
Cependant, l'inconvénient est que ces outils peuvent ne pas avoir le même niveau d'organisation et de structure qu'une plateforme wiki dédiée. Vous devrez peut-être faire des efforts supplémentaires pour créer une hiérarchie claire et un système de métadonnées.
Option 3 : L'approche tout-en-un
Pour une solution plus intégrée, vous pourriez envisager une plateforme tout-en-un comme Notion. Cet outil combine le meilleur des deux mondes, offrant la flexibilité des documents avec la structure et l'organisation d'un wiki.
Avec une plateforme tout-en-un, vous pouvez créer un hub unique et centralisé pour toutes les connaissances et ressources de votre équipe. Vous pouvez construire des hiérarchies, ajouter des métadonnées et relier le contenu connexe de manière transparente. De plus, Notion offre des fonctionnalités supplémentaires comme la gestion des tâches, les bases de données, etc.
L'inconvénient est que ces plateformes peuvent avoir une courbe d'apprentissage plus abrupte que les outils plus familiers comme Google Docs. Elles ont également tendance à être plus chères que les outils de document ou de wiki autonomes.
Option 4 : Le spécialiste de la base de connaissances
Slite est une plateforme de base de connaissances dédiée qui est conçue de A à Z pour aider les équipes à capturer, organiser et partager leurs connaissances collectives. Elle offre une interface conviviale propre et intuitive, qui facilite la création et la navigation dans le contenu, ainsi que des fonctionnalités puissantes comme la recherche en texte intégral, des modèles personnalisables et des intégrations transparentes avec les outils que votre équipe utilise déjà.
Mais ce qui distingue vraiment Slite, c'est son utilisation innovante de l'IA pour rendre la gestion des connaissances plus intelligente, plus rapide et plus efficace. Grâce à la fonction de formatage basée sur l'IA de Slite, vous pouvez transformer des notes brutes et des puces en documents magnifiquement formatés en un seul clic. Plus besoin de perdre du temps à trifouiller avec les polices et l'espacement - l'IA de Slite fait le gros du travail pour vous.
Et lorsqu'il s'agit de trouver les informations dont vous avez besoin, la fonction de recherche basée sur l'IA de Slite est dans une classe à part. Non seulement vous pouvez effectuer des recherches dans Slite lui-même, mais vous pouvez également invoquer la fonctionnalité de recherche de Slite depuis n'importe où, que vous soyez dans Slack, votre navigateur ou toute autre application. Tapez simplement votre requête et laissez l'IA de Slite faire le reste, en vous fournissant les connaissances les plus pertinentes de votre base en quelques secondes.
De plus, l'IA de Slite apprend et s'améliore constamment en fonction des interactions de votre équipe avec la plateforme. Au fil du temps, elle comprend de mieux en mieux le langage et le contexte uniques de votre organisation, ce qui rend plus facile que jamais de trouver les connaissances dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Faire le bon choix
En fin de compte, le meilleur outil pour votre base de connaissances interne dépendra des besoins, des préférences et du budget spécifiques de votre équipe. L'essentiel est de choisir une plateforme qui équilibre la facilité d'utilisation avec des fonctionnalités robustes et des options de personnalisation.
Si vous recherchez une solution dédiée qui est construite de A à Z pour le partage des connaissances et la collaboration, nous avons rassemblé les 15 meilleures bases de connaissances sur le marché en ce moment.
L'avenir des bases de connaissances internes : IA, automatisation et au-delà
Comme nous l'avons vu, le monde des bases de connaissances internes est déjà en train d'être transformé par des technologies de pointe comme l'intelligence artificielle. Mais que nous réserve l'avenir ? Voici quelques-unes des tendances et innovations passionnantes qui façonnent l'avenir des logiciels de base de connaissances internes et de la gestion des ressources informationnelles.
Tendance n° 1 : L'IA alimente tout
Nous avons déjà vu comment l'IA peut rationaliser la création de contenu, gérer des projets, suralimenter la recherche et rendre la gestion de la base de connaissances de l'entreprise plus intelligente et plus efficace. Mais ce n'est que le début. Dans les années à venir, nous pouvons nous attendre à voir l'IA appliquée à tous les aspects des bases de connaissances internes, des recommandations de contenu personnalisées à la conservation automatisée du contenu et au-delà.
Imaginez la création d'une base de connaissances interne qui peut automatiquement baliser et catégoriser le contenu en fonction de sa signification et de son contexte, ou qui peut suggérer des articles et des experts connexes en fonction du sujet que vous explorez. Avec l'IA, les possibilités sont infinies.
Tendance n° 2 : Intégration transparente
Une autre tendance clé que nous observons est l'intégration croissante des bases de connaissances internes avec d'autres outils et plateformes. À mesure que le travail à distance devient la norme, les équipes s'appuient sur un nombre croissant d'applications et de services pour rester connectées et productives. Les bases de connaissances internes les plus efficaces seront celles qui peuvent s'intégrer de manière transparente à ces outils, ce qui facilitera l'accès et le partage des connaissances depuis n'importe où.
Nous le constatons déjà avec des plateformes comme Slite, qui offrent des intégrations avec des outils de collaboration populaires comme Slack, Google Drive et Zapier. Mais à l'avenir, nous pouvons nous attendre à des intégrations encore plus profondes qui estompent les frontières entre la gestion des connaissances et d'autres aspects du travail.
Tendance n° 3 : Apprentissage immersif
À mesure que les technologies de réalité virtuelle et augmentée continuent de progresser, nous pouvons nous attendre à ce qu'elles jouent également un rôle plus important dans la gestion des connaissances. Imaginez pouvoir entrer dans un environnement virtuel qui donne vie aux connaissances de votre entreprise, vous permettant d'interagir avec les ressources et les informations de l'entreprise de nouvelles façons engageantes.
Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait créer un atelier virtuel où les nouveaux employés et les nouvelles recrues peuvent se familiariser avec le processus de production de manière pratique et immersive. Ou une entreprise de logiciels pourrait développer une base de connaissances interactive qui permet aux développeurs d'explorer le code et la documentation dans un environnement 3D.
Les tendances ci-dessus ne sont que la pointe de l'iceberg. Un aperçu détaillé de l'avenir de notre industrie est ici.
Le résultat final
Une base de connaissances interne n'est pas simplement un autre outil dans votre pile technologique. C'est un changement fondamental dans la façon dont votre équipe travaille, communique et innove. C'est un moyen d'exploiter la puissance cérébrale collective de l'ensemble de votre organisation et de la mettre au travail d'une manière que vous n'auriez jamais cru possible.
Imaginez un monde où chaque personne de votre équipe a un accès instantané aux connaissances et à l'expertise dont elle a besoin pour faire de son mieux. Où les silos sont brisés, la collaboration est transparente et l'innovation se produit à la vitesse de l'éclair. C'est la puissance d'une base de connaissances interne, et elle est à votre portée.
Alors, comment y parvenir ? Tout se résume à trois choses :
- Choisissez le bon outil pour le travail. Qu'il s'agisse d'une plateforme de base de connaissances dédiée comme Slite, d'une solution tout-en-un comme Notion ou d'un wiki ou d'un système de documents fiable, trouvez l'outil qui correspond aux besoins et au flux de travail de votre équipe.
- Rendez-le ridiculement facile à utiliser. Plus il est facile pour votre équipe de contribuer et d'accéder aux connaissances, plus elle s'y engagera. Restez simple, restez intuitif et regardez votre base de connaissances interne devenir la ressource incontournable pour tous les membres de votre organisation.
- Cultivez une culture de partage des connaissances. Encouragez votre équipe à partager son expertise, à partager ses idées et à collaborer entre les départements. Célébrez les personnes qui font prospérer votre base de connaissances interne et regardez le partage des connaissances devenir un élément fondamental de la culture de votre entreprise.
L'avenir du travail est axé sur les connaissances, les amis. Et les entreprises qui prospéreront seront celles qui sauront exploiter la puissance de leur intelligence collective.
