Nous sommes en plein milieu d'un lundi matin chargé. Votre équipe marketing finalise une campagne.
Sarah, la responsable de l'équipe, a besoin de la checklist du trimestre dernier pour s'assurer que tout est en ordre.
Mais où est-elle ? Quelque part dans le drive partagé ? Ou peut-être dans un fil d'e-mails datant d'il y a trois mois ?
Le temps qu'elle la retrouve, ils auront déjà perdu une demi-heure, faisant dérailler la réunion et laissant tout le monde frustré. Pfff !
Est-ce un scénario courant ? Si l'on en croit les statistiques, les employés passent 9,3 heures chaque semaine rien qu'à chercher et rassembler des informations.
Voici le sauveur de cette histoire : le wiki privé. Un wiki privé regroupe tous les documents (notes de réunion, modèles, guides et rapports), permettant un accès rapide et une collaboration d'équipe fluide.
Dans cet article, nous allons vous guider dans la création d'un wiki privé qui fonctionne et qui fait passer votre équipe de démunie à parfaitement équipée en quelques clics.
Qu'est-ce qu'un wiki privé ?
Un wiki privé, c'est comme avoir votre propre version de Wikipédia, mais entièrement adaptée aux besoins de votre équipe et accessible uniquement aux personnes autorisées.
En clair, vous n'avez pas à fouiller dans plusieurs outils ou e-mails pour trouver l'information que vous cherchez. Tout est stocké au même endroit. Fini d'appeler votre collègue ou de laisser des messages Slack à répétition pour obtenir une information.
Par exemple, imaginez une équipe de développement logiciel qui crée un wiki pour documenter ses standards de code, ses plans de projet et ses notes de version.
Voici le wiki privé de Slite :
Quels sont les avantages d'un wiki privé ?
Vos nouvelles recrues ont-elles besoin de modèles pour exécuter les processus standards ? Vos collaborateurs perdent-ils du temps à cause de flux de travail flous ? Est-il devenu difficile de faire passer le savoir à l'échelle ?
Si vous hochez la tête en signe d'approbation à toutes ces questions, il vous faut un wiki privé.
Voici cinq avantages clés de la création d'un wiki privé.
Facilite l'accès à l'information et la collaboration d'équipe
« Est-ce bien la dernière version de notre politique RH ? »
« Où sont les notes de réunion de notre dernier point sur le développement de fonctionnalités ? »
Un wiki privé fait gagner le temps passé à chercher ces réponses. Tout se trouve sur une seule et même plateforme.
Par exemple, lorsque Omnisend a commencé à se développer rapidement, l'entreprise s'est rendu compte que le savoir était cloisonné dans la tête de son équipe de direction. Il leur fallait un moyen de le documenter et de permettre au moins aux autres de le consulter.
Ils se sont tournés vers Slite et ont créé ce qu'ils appellent une « Omnipedia ». L'équipe l'a remplie de canaux, de collections et de documents utilisables par tous. Y compris les nouveaux arrivants.
Le meilleur ? Même avec toutes ces données, naviguer dans l'information ne prenait pas de temps. Leur équipe pouvait utiliser Ask dans Slite pour obtenir des réponses instantanées à ses questions.
Texte alternatif : Ask parcourt tous les documents de votre wiki pour répondre à vos questions
Le résultat ? Tout le monde savait comment les choses avaient été construites, comprenait la logique derrière le fonctionnement du produit et avait accès aux informations clés comme les processus des départements, les politiques RH et les notes de réunion.
Garde l'information sécurisée
Vous ne voulez pas risquer de divulguer des informations sensibles.
Un wiki privé ne se contente pas de stocker toutes les informations au même endroit : sa fonctionnalité les conserve aussi de manière sécurisée, en n'accordant l'accès qu'aux personnes qui en ont besoin.
Par exemple, vous pouvez limiter l'accès à des documents d'investissement importants aux seuls membres de votre équipe de direction.
Facilite l'onboarding
De nombreuses entreprises utilisent un wiki privé à des fins d'onboarding. Il peut être façonné en un pack de bienvenue, donnant aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin sur les processus de travail, les politiques de l'entreprise et les personnes.
Par exemple, Alex Wiley, responsable produit chez OneUp Sales, voyait l'onboarding comme un gros point faible lié au manque de documentation. Dans leur entreprise, les nouvelles recrues étaient plongées dans des tâches et des équipes sans aucun contexte sur ce sur quoi elles travaillaient ni pourquoi.
La solution a été de créer un wiki privé détaillé sur Slite, dont l'un des axes était l'onboarding.
Le résultat, selon les mots d'Alex : « [Les nouvelles recrues] ont des plans à 30, 60 et 90 jours. Nous organisons leurs entretiens individuels. Nous recevons généralement des retours incroyablement positifs sur la facilité avec laquelle elles ont pu trouver toutes les informations dès la fin de la première semaine. Elles avaient le sentiment de comprendre l'entreprise, son fonctionnement et les différents départements. »
Rend le savoir scalable
Prenez Microsoft Teams par exemple : avez-vous déjà eu des problèmes avec des collaborateurs qui téléchargent, modifient et re-téléversent des documents dans votre base de connaissances, pour finir avec plusieurs versions du même document ? Cela peut vite devenir le bazar, et très rapidement.
Avec un wiki privé, vous pouvez facilement ajouter de nouvelles pages, mettre à jour celles qui existent et lier des contenus connexes, créant ainsi un écosystème de savoir autonome. L'une des choses que je préfère, c'est que vous pouvez même suivre les modifications. Par exemple, si je vais sur une page de notre wiki privé chez Slite et que quelque chose manque, je peux facilement consulter l'ancienne version pour voir si c'était présent auparavant.
Aide à une prise de décision efficace
Les meilleures entreprises avec lesquelles j'ai travaillé avaient une chose en commun : les équipes ne fonctionnaient pas en silos. Les informations sur le marketing et le produit étaient facilement accessibles aux équipes de contenu. Et vice versa. Cela aidait les responsables d'équipe à prendre des décisions alignées sur un objectif business plus large.
Un wiki privé doté de contrôles d'accès adaptés peut faciliter ce partage d'informations entre équipes.
Même le VP Engineering d'Omnisend est d'accord : « Nous encourageons les équipes à avoir des canaux ouverts. Nous essayons de ne pas nous cacher des informations les uns aux autres. »
Exemples concrets de wiki privé
Que vous cherchiez à organiser les centaines de documents de votre organisation, à créer un processus d'onboarding pour chaque département ou à tout regrouper sur une seule plateforme, un wiki privé est la voie à suivre.
Voici deux exemples de wiki privé pour vous inspirer.
1. L'annuaire d'équipe de Slite
Vous voulez éviter les présentations gênantes et passer directement à la partie amusante ?
Nous avons créé un wiki privé chez Slite, où les nouveaux arrivants peuvent en apprendre plus sur les personnes avec lesquelles ils vont travailler.
Chaque ligne du tableau contient un lien vers le document de présentation du membre de l'équipe. Voici ce que cela donne pour Christophe Pasquier, notre CEO.
Nos coéquipiers mettent en forme leur article de présentation comme ils le souhaitent, mais il contient généralement des détails sur les façons de travailler, la vie de famille, les loisirs et les centres d'intérêt.
Que pouvez-vous retenir de cet exemple de wiki privé ?
- Les wikis privés ne sont pas forcément du travail, du travail et encore du travail. Vous pouvez y mettre en avant la culture, les valeurs et les personnes de votre équipe. Rendez le processus d'onboarding engageant.
- Au lieu de faire des wikis tout en texte, intégrez des éléments comme des tableaux, des images et même de courtes vidéos.
- N'ajoutez pas tout dans un seul document. Créez des sous-documents ou des documents liés. Par exemple, nous aurions pu ajouter la présentation de chaque membre directement sur la page d'accueil. À la place, nous avons pensé à l'expérience utilisateur et créé des liens faciles pour que les gens puissent accéder à la présentation qu'ils voulaient.
2. Notes de cours sur les mathématiques discrètes
Ce wiki contient tous les concepts importants d'un cours sur deux semestres consacré aux mathématiques discrètes.
Tout est correctement relié afin que les étudiants puissent facilement passer d'un concept à un autre concept connexe.
Que pouvez-vous retenir de cet exemple de wiki privé ?
- Les wikis privés ne servent pas uniquement à un usage d'équipe. Vous pouvez créer un wiki personnel où vous notez les informations importantes, les notes et les structures de processus. C'est comme avoir un cerveau qui se souvient vraiment de tout ce qui compte.
- Facilitez la navigation pour les utilisateurs. La page d'accueil de ce wiki décrit son objectif et la manière dont les utilisateurs peuvent rechercher des concepts.
- La vue graphique interactive montre l'article en cours et ses liens avec les autres. Les utilisateurs peuvent accéder à n'importe quel article connecté en cliquant simplement sur le sommet dans cette vue.
Comment construire un wiki privé en 7 étapes, avec Slite
Les wikis privés ne sont plus difficiles à mettre en place. Vous n'avez pas besoin de connaître le javascript, le CSS, le PHP, le HTML, les flux RSS ou la syntaxe (avons-nous oublié quelque chose ?), comme c'était le cas autrefois.
Aujourd'hui, les wikis privés sont un type d'installation prêt à l'emploi.
Il existe de nombreux outils de wiki : MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom et Confluence, pour n'en citer que quelques-uns. Cependant, pour ce tutoriel, nous nous en tiendrons à ce que nous connaissons et utiliserons Slite.
1. Créez votre compte Slite
Pour commencer, vous devez créer votre compte. C'est gratuit et vous pouvez suivre les instructions pas à pas. Utilisez Google, Slack, Apple ID ou votre e-mail professionnel pour vous inscrire. Parlez-nous un peu de vous et de votre équipe. Et le tour est joué.
2. Utilisez notre Wiki Generator ou partez de zéro
Faites un brainstorming et rassemblez des idées sur ce que votre wiki devrait contenir.
Si vous cherchez à créer un wiki pour toute votre organisation, vous pouvez avoir un canal général (qui inclut les processus internes, les directives, les politiques RH et les valeurs de l'entreprise), des canaux par département (engineering, produit, finance, marketing et opérations) et un canal d'équipe (qui éclaire les différents rôles et responsabilités).
Cela vous semble écrasant ? Pas d'inquiétude. Rendez-vous simplement sur notre Wiki Generator, répondez à quelques questions et laissez l'IA opérer sa magie.
Par exemple, voici comment je l'ai utilisé pour créer un wiki pour mon agence de marketing digital fictive.
J'ai ensuite pu examiner le résultat, ajouter/supprimer des sections et finaliser la structure.
Astuce : Incluez les responsables de vos équipes/départements dans cette étape afin de ne pas passer à côté de canaux et de processus essentiels.
3. Remplissez votre wiki de contenu
Si vous avez déjà du contenu, vous pouvez l'importer depuis des outils comme Notion ou Confluence, ou même téléverser des documents depuis votre appareil.
Ce que j'ai fait, moi, c'est me tourner vers la bibliothèque de modèles complète et éprouvée de Slite.
Une fois que j'avais une structure préliminaire pour chaque document, j'ai commencé à m'amuser avec l'éditeur WYSIWYG de Slite pour ajouter du contenu. Croyez-moi, c'est aussi simple que de taper le / dans l'éditeur pour débloquer toutes les possibilités, qu'il s'agisse d'ajouter des images, des tableaux, des vidéos ou d'intégrer des éléments depuis une stack technique existante.
Le meilleur ? Rien n'est gravé dans le marbre. Je pouvais ajouter du contenu préliminaire à chaque document, puis le modifier plus tard. Avec le suivi facile des modifications et la possibilité de restaurer des versions antérieures, je sais que toutes mes informations resteront toujours disponibles et facilement accessibles.
Lecture associée : L'anatomie d'un excellent document
4. Liez les pages connexes
L'une des choses qui distinguent le wiki privé, c'est sa navigation facile et son approche d'organisation unique. Cela est rendu possible par l'interconnexion. Au lieu de documents déconnectés répartis dans différents dossiers, vous pouvez lier des pages connexes et inciter les utilisateurs à passer plus de temps sur votre wiki.
Par exemple, mettez un lien vers les directives d'édition dans la « Checklist prêt à publier ».
Dans Slite, vous pouvez facilement créer un lien vers un autre document grâce à la commande @.
Vous pouvez même transformer un lien de document en carte de document en survolant le lien, en sélectionnant le menu à trois points et en cliquant sur « Card View ».
Ajoutez une description à la carte de document pour que les utilisateurs comprennent ce qu'ils obtiendront en cliquant dessus.
5. Configurez les rôles et les droits d'accès
Vous voudrez peut-être garder votre wiki privé accessible à l'équipe, mais certaines sections, comme les fiches de paie ou les évaluations de performance des employés, peuvent nécessiter un accès restreint. De plus, vous voudrez peut-être empêcher les modifications non autorisées, comme des changements apportés à la charte graphique.
Avec Slite, vous pouvez :
- Garder vos wikis privés ou publics
- Définir des permissions de document sur qui peut modifier, commenter et supprimer des informations
- Restreindre l'accès à des permissions en lecture seule
- Accorder un accès limité à des partenaires externes
- Éviter les modifications accidentelles en activant la fonctionnalité « Protéger l'édition »
- Définir des permissions en cascade pour personnaliser les permissions à chaque niveau de la hiérarchie du document
- Modifier les rôles des utilisateurs à tout moment
6. Demandez des retours
Un défi plus grand que de créer un wiki, c'est de s'assurer que votre équipe l'utilise vraiment. Cela ne peut se produire que lorsque votre wiki privé est réellement utile. C'est pourquoi nous recommandons d'impliquer votre équipe avant de finaliser le wiki.
Demandez-leur de contribuer et de partager leurs retours.
Vous pouvez les encourager à laisser des commentaires en ligne sur le document. C'est similaire à l'ajout de commentaires dans un Google Doc. Les coéquipiers peuvent se mentionner, filtrer les commentaires, les résoudre, consulter les fils résolus et supprimer des commentaires.
Lecture associée : Améliorer le partage des connaissances au travail : 8 méthodes simples qui fonctionnent vraiment
7. Suivez l'activité des employés et la performance du wiki
Comment vérifier si votre wiki est réellement utilisé ? Ou quelles parties du wiki ne sont jamais utilisées et peuvent être archivées ?
Pour suivre cela, vous devez mesurer chaque activité qui se déroule dans votre wiki. Chez Slite, nous proposons des « Usage Analytics » qui montrent le taux d'adoption, le nombre de documents créés, le taux de recherches aboutissant à un document, le pourcentage de personnes utilisant « AskX » ainsi que les meilleurs rédacteurs et lecteurs de votre équipe.
Ces informations peuvent révéler des enseignements que vous pouvez utiliser pour améliorer la performance du wiki.
Bonnes pratiques pour entretenir un wiki privé
Rendez ses informations accessibles
Ne laissez pas votre équipe parcourir 10 étapes pour trouver l'information qu'elle cherche. Si la recherche de Slite vous aide à trouver des documents au sein de votre wiki, les équipes modernes ont besoin de rechercher dans tous leurs outils, pas seulement dans leur base de connaissances. Super transforme la façon dont les équipes accèdent à l'information en connectant votre wiki Slite avec Linear, Slack, Google Drive et plus de 20 autres outils professionnels au sein d'une seule interface de recherche intelligente.
Au lieu de se souvenir quel outil contient quelle information, les membres de l'équipe peuvent poser des questions en langage naturel comme « Quelle est notre politique de télétravail ? » ou « Montre-moi les résultats de la campagne marketing du T3 » et obtenir des réponses complètes provenant de leur wiki et de tous les outils connectés, avec des citations de sources. Cette intelligence inter-outils fait gagner aux équipes en moyenne 4 heures par personne et par semaine, tout en garantissant que le contenu de votre wiki soigneusement organisé soit découvert aux côtés des informations pertinentes issues d'autres plateformes.
Conçu par l'équipe derrière Slite, Super s'intègre en toute fluidité via une extension Chrome, un bot Slack et un accès en application web. Votre équipe continue d'utiliser Slite exactement comme avant tout en gagnant la possibilité de rechercher dans l'ensemble de votre écosystème de savoir. Prêt à rendre votre wiki privé vraiment trouvable ? Réservez une démo pour découvrir comment la recherche IA d'entreprise améliore l'accessibilité du wiki.
Misez sur un excellent design
N'ennuyez pas vos lecteurs. Rendez votre wiki attrayant en utilisant des éléments de design comme des surlignages, des images, des extraits de code, des citations en bloc et des encadrés.
Texte alternatif : Le design simple et soigné de notre document de wiki
Plus votre wiki est beau, plus les gens seront enclins à le lire.
Écrivez de façon concise
Imaginez que vous obteniez une réponse à votre question. Avez-vous envie de lire de longs paragraphes ? Ou des phrases courtes accompagnées de listes à puces faciles à parcourir ? La seconde option, n'est-ce pas ?
Tenez-vous-en à des phrases courtes et percutantes. Pensez-y comme à de la prise de notes. Essayez d'éviter tout jargon qui pourrait embrouiller votre lecteur.
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Allez au-delà du texte
Évitez d'utiliser du texte si vous pouvez transmettre la même information par un visuel. Chez Slite, nous adorons utiliser des croquis pour exprimer nos idées.
Faites toujours le ménage dans vos documents
Une information exacte et à jour est essentielle à un excellent wiki. Archivez les documents inutilisés et définissez des rappels d'expiration pour les documents qui nécessitent des mises à jour régulières, comme les manuels d'entreprise et les SOP.
Prêt à vous lancer dès aujourd'hui avec votre wiki privé ? Plongez directement dedans, inscrivez-vous rapidement et gratuitement et commencez à utiliser les modèles Slite pour aider vos équipes à faire du vrai travail.
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