C'est le milieu d'un lundi matin chargé. Votre équipe marketing finalise une campagne.
Sarah, la chef d'équipe, a besoin de la checklist du trimestre dernier pour s'assurer que tout est en ligne.
Mais où est-elle ? Est-elle quelque part dans le lecteur partagé ? Ou peut-être dans un fil de discussion par e-mail datant de trois mois ?
Au moment où elle la retrouve, ils auront déjà perdu une demi-heure, ce qui fera dérailler la réunion et frustrera tout le monde. Argh !
Est-ce un scénario courant ? Si l'on en croit les statistiques, les employés passent 9,3 heures par semaine juste à chercher et à rassembler des informations.
Voici le sauveur de cette histoire : wiki privé. Un wiki privé consolide tous les documents (notes de réunion, modèles, guides et rapports), ce qui permet un accès rapide et une collaboration d'équipe transparente.
Dans cet article, nous vous guiderons dans la construction d'un wiki privé qui fonctionne et qui permet à votre équipe de passer de l'absence de ressources à la richesse des ressources en quelques clics.
Qu'est-ce qu'un wiki privé ?
Un wiki privé, c'est comme avoir votre propre version de Wikipédia, mais entièrement adaptée aux besoins de votre équipe et accessible uniquement aux personnes autorisées.
En termes simples, vous n'avez pas à passer au crible plusieurs outils ou e-mails pour obtenir les informations que vous souhaitez. Tout est stocké au même endroit. Plus besoin d'appeler votre collègue ou de laisser des messages Slack répétitifs pour obtenir des informations.
Par exemple, imaginez une équipe de développement de logiciels créant un wiki pour documenter les normes de codage, les plans de projet et les notes de version.
Voici le wiki privé de Slite :
Quels sont les avantages d'un wiki privé ?
Les nouvelles recrues ont-elles besoin de modèles pour exécuter les processus standard ? Les membres de l'équipe perdent-ils du temps à cause de flux de travail peu clairs ? Est-il devenu difficile de faire évoluer les connaissances ?
Si vous répondez oui à toutes ces questions, vous avez besoin d'un wiki privé.
Voici cinq avantages clés de la création d'un wiki privé.
Facilite l'accès à l'information et la collaboration en équipe
«Est-ce la version la plus récente de notre politique RH ? »
« Où sont les notes de réunion de notre dernière réunion de développement de fonctionnalités ? »
Un wiki privé permet de gagner du temps passé à chercher ces réponses. Tout est là sur une seule et même plateforme.
Par exemple, lorsque Omnisend a commencé à se développer rapidement, ils ont réalisé que les connaissances étaient cloisonnées dans la tête de leur équipe de direction. Ils avaient besoin d'un moyen de le documenter et de faire en sorte que d'autres personnes au moins le lisent.
Ils se sont tournés vers Slite et ont créé ce qu'ils appellent une « Omnipedia ». L'équipe l'a rempli de canaux, de collections et de docs que tout le monde pouvait utiliser. Même les nouveaux arrivants.
Le meilleur ? Même avec toutes ces données, la navigation dans l'information n'a pas pris de temps. Leur équipe pouvait utiliser Ask dans Slite pour obtenir des réponses instantanées aux questions.
Texte alternatif : Ask passe au crible tous vos documents wiki pour répondre à vos questions
Le résultat ? Tout le monde savait comment les choses étaient construites, la logique derrière le fonctionnement du produit, et avait accès à des informations clés comme les processus des départements, les politiques RH et les notes de réunion.
Garantit la sécurité des informations
Vous ne voulez pas risquer de divulguer des informations sensibles.
Un wiki privé ne se contente pas de stocker toutes les informations au même endroit, mais sa fonctionnalité les stocke également en toute sécurité, en n'accordant l'accès qu'à ceux qui en ont besoin.
Par exemple, vous pouvez limiter l'accès aux documents d'investissement importants aux seuls membres de votre équipe de direction.
Facilite l'intégration
De nombreuses entreprises utilisent un wiki privé à des fins d'intégration. Il peut être conçu comme un pack de bienvenue, donnant aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin sur les processus de travail, les politiques de l'entreprise et les personnes.
Par exemple, Alex Wiley, responsable produit chez OneUp Sales, considérait l'intégration comme un inconvénient majeur du manque de documentation. Les nouvelles recrues de leur entreprise étaient jetées dans des tâches et des équipes sans aucun contexte de ce sur quoi elles travaillaient ni pourquoi.
La solution a été de créer un wiki privé détaillé sur Slite, dont l'un des objectifs était l'intégration.
Le résultat, selon les mots d'Alex, «[Les nouvelles recrues] ont des plans de 30, 60, 90 jours. Nous organisons leurs entretiens individuels. Nous recevons généralement des commentaires incroyablement positifs sur la facilité avec laquelle ils ont trouvé toutes les informations à la fin de la première semaine. Ils avaient l'impression de comprendre l'entreprise, son fonctionnement et les différents départements. »
Rend les connaissances évolutives
Prenons l'exemple de Microsoft Teams ; avez-vous déjà eu des problèmes avec des membres de l'équipe qui téléchargent, modifient et re-téléchargent des documents dans votre base de connaissances et qui se retrouvent ensuite avec plusieurs versions du même document ? Cela peut devenir très désordonné, très rapidement.
Avec un wiki privé, vous pouvez facilement ajouter de nouvelles pages, mettre à jour celles qui existent déjà et relier le contenu connexe, créant ainsi un écosystème de connaissances autonome. L'une des choses que je préfère, c'est que vous pouvez même suivre les modifications. Par exemple, si je vais sur une page de notre wiki privé chez Slite et qu'il manque quelque chose, je peux facilement vérifier l'ancienne version pour voir si elle y était auparavant.
Aide à la prise de décision efficace
Les meilleures entreprises avec lesquelles j'ai travaillé avaient une chose en commun : les équipes ne travaillaient pas en silos. Les informations sur le marketing et les produits étaient facilement accessibles aux équipes de contenu. Et vice versa. Cela a aidé les chefs d'équipe à prendre des décisions qui s'alignaient sur un objectif commercial plus large.
Un wiki privé avec des contrôles d'accès appropriés peut faciliter le partage d'informations entre les équipes.
Même le vice-président de l'ingénierie d'Omnisend est d'accord : « Nous encourageons les équipes à avoir des canaux ouverts. Nous essayons de ne pas cacher d'informations les uns aux autres. »
Exemples concrets d'un wiki privé
Que vous cherchiez à organiser les centaines de documents de votre organisation, à créer un processus d'intégration pour chaque département ou à tout mettre sur une seule plateforme, un wiki privé est la solution.
Voici deux exemples de wiki privé pour vous inspirer.
1. L'annuaire de l'équipe de Slite
Vous voulez éviter les présentations maladroites et passer directement à la partie amusante ?
Nous avons créé un wiki privé chez Slite, où les nouveaux arrivants peuvent en apprendre davantage sur les personnes avec lesquelles ils travailleront.
Chaque ligne du tableau contient un lien vers le document de présentation du membre de l'équipe. Voici à quoi il ressemble pour Christophe Pasquier, notre PDG.
Nos coéquipiers formatent leur article de présentation comme ils le souhaitent, mais il contient généralement des détails sur les styles de travail, la vie de famille, les loisirs et les intérêts.
Que pouvez-vous apprendre de cet exemple de wiki privé ?
- Les wikis privés ne doivent pas être que du travail, du travail et du travail. Vous pouvez mettre en valeur la culture, les valeurs et les personnes de votre équipe. Rendez le processus d'intégration attrayant.
- Au lieu de faire de vos wikis uniquement du texte, incorporez des éléments comme des tableaux, des images et même de courtes vidéos.
- N'ajoutez pas tout dans un seul document. Créez des sous-documents ou des documents liés. Par exemple, nous pourrions ajouter la présentation de chaque membre à la page d'accueil elle-même. Au lieu de cela, nous avons tenu compte de l'expérience utilisateur et avons créé des liens faciles pour que les gens puissent accéder à la présentation qu'ils souhaitent.
2. Notes de cours sur les mathématiques discrètes
Ce wiki contient tous les concepts importants d'un cours de deux semestres sur les mathématiques discrètes.
Tout est correctement lié afin que les étudiants puissent facilement passer d'un concept à un autre concept connexe.
Que pouvez-vous apprendre de cet exemple de wiki privé ?
- Les wikis privés ne sont pas réservés à l'usage de l'équipe. Vous pouvez créer un wiki personnel où vous notez des informations importantes, des notes et des structures de processus. C'est comme avoir un cerveau qui se souvient de toutes les choses importantes.
- Facilitez la navigation pour les utilisateurs. La page d'accueil de ce wiki décrit son objectif et la façon dont les utilisateurs peuvent rechercher des concepts.
- La vue graphique interactive montre l'article actuel et ses connexions avec d'autres. Les utilisateurs peuvent accéder à n'importe quel article connecté en cliquant simplement sur le sommet via la vue.
Comment construire un wiki privé en 7 étapes, avec Slite
Les wikis privés ne sont plus difficiles à mettre en place. Vous n'avez pas besoin de connaissances en javascript, CSS, PHP, HTML, flux RSS ou syntaxe (avons-nous oublié quelque chose ?), comme c'était le cas autrefois.
Aujourd'hui, les wikis privés sont une sorte d'installation plug-and-play.
Il existe de nombreux outils wiki : MediaWiki, DokuWiki, TiddlyWiki, Wikidot, Fandom et Confluence, pour n'en citer que quelques-uns. Cependant, nous nous en tiendrons à ce que nous connaissons pour ce tutoriel et utiliserons Slite.
1. Créez votre compte Slite
Tout d'abord, vous devez créer votre compte. C'est gratuit et vous pouvez suivre les instructions étape par étape. Utilisez Google, Slack, Apple ID ou votre adresse e-mail professionnelle pour vous inscrire. Parlez-nous un peu de vous et de votre équipe. Et vous êtes prêt à partir.
2. Utilisez notre générateur de Wiki ou commencez à partir de zéro
Faites un brainstorming et rassemblez des idées sur ce que votre wiki devrait inclure.
Si vous cherchez à créer un wiki pour l'ensemble de votre organisation, vous pouvez avoir un canal général (qui comprend les processus internes, les directives, les politiques RH et les valeurs de l'entreprise), des canaux départementaux (ingénierie, produit, finance, marketing et opérations) et un canal d'équipe (qui met en lumière les différents rôles et responsabilités).
Cela vous semble-t-il insurmontable ? Ne vous inquiétez pas. Rendez-vous simplement sur notre Générateur de Wiki, répondez à quelques questions et laissez l'IA faire sa magie.
Par exemple, voici comment je l'ai utilisé pour créer un wiki pour ma fausse agence de marketing numérique.
Je pouvais ensuite examiner le résultat, ajouter/supprimer des sections et finaliser la structure.
Conseil de pro : Incluez les chefs d'équipe/de département dans cette étape afin de ne pas manquer les canaux et les processus clés.
3. Remplissez votre wiki avec du contenu
Si vous avez du contenu existant, vous pouvez l'importer à partir d'outils comme Notion ou Confluence, ou même télécharger des docs depuis votre appareil.
Ce que j'ai fait, c'est me tourner vers la bibliothèque complète de modèles éprouvés de Slite.
Une fois que j'ai eu une structure préliminaire de chaque doc, j'ai commencé à jouer avec l'éditeur WYSIWYG de Slite pour ajouter du contenu. Croyez-moi, c'est aussi simple que de taper le / dans l'éditeur et de déverrouiller toutes les possibilités, qu'il s'agisse d'ajouter des images, des tableaux, des vidéos ou d'intégrer à partir d'une pile technologique existante.
Le meilleur ? Rien n'est gravé dans le marbre. Je pouvais ajouter du contenu préliminaire à chaque doc et le modifier ultérieurement. Grâce au suivi facile des modifications et à la possibilité de restaurer les versions antérieures, je sais que toutes mes informations seront toujours disponibles pour un accès facile.
Lecture connexe : L'anatomie d'un excellent doc
4. Lier les pages connexes
L'une des choses qui différencie un wiki privé est sa navigation facile et son approche d'organisation unique. Cela est rendu possible par l'interconnexion. Au lieu de docs déconnectés dans différents dossiers, vous pouvez lier des pages connexes et encourager les utilisateurs à passer plus de temps sur votre wiki.
Par exemple, un lien vers les directives d'édition dans la « Liste de contrôle avant publication »
Dans Slite, vous pouvez facilement créer un lien vers un autre doc en utilisant la commande @.
Vous pouvez même transformer un lien de doc en carte de doc en survolant le lien, en sélectionnant le menu à trois points et en cliquant sur « Affichage carte ».
Ajoutez une description à la carte de doc afin que les utilisateurs comprennent ce qu'ils obtiendront lorsqu'ils cliqueront dessus.
5. Configurer les rôles et les droits d'accès
Vous voudrez peut-être que votre wiki privé soit accessible à l'équipe, mais certaines sections, comme les registres de paie ou les évaluations du rendement des employés, peuvent nécessiter un accès restreint. De plus, vous pouvez empêcher les modifications non autorisées, telles que les modifications apportées aux directives de la marque.
Avec Slite, vous pouvez :
- Gardez vos wikis privés ou publics
- Définir les autorisations de document sur qui peut modifier, commenter et supprimer des informations
- Restreindre l'accès aux autorisations de lecture seule
- Accorder un accès limité aux partenaires externes
- Éviter les modifications accidentelles en activant la fonction « Protéger la modification »
- Définir des autorisations en cascade pour personnaliser les autorisations à chaque niveau de la hiérarchie des docs
- Modifier les rôles d'utilisateur à tout moment
6. Demander des commentaires
Un défi plus grand que de créer un wiki est de s'assurer que votre équipe l'utilise réellement. Cela ne peut se produire que si votre wiki privé est vraiment utile. C'est pourquoi nous vous recommandons d'impliquer votre équipe avant de finaliser le wiki.
Demandez-leur de contribuer et de partager leurs commentaires.
Vous pouvez les encourager à laisser des commentaires en ligne sur le doc. C'est similaire à l'ajout de commentaires dans un Google Doc. Les coéquipiers peuvent se mentionner, filtrer les commentaires, les résoudre, afficher les fils de discussion résolus et supprimer les commentaires.
Lecture connexe : Améliorer le partage des connaissances au travail : 8 façons simples qui fonctionnent réellement
7. Suivre l'activité des employés et la performance du wiki
Comment vérifier si votre wiki est réellement utilisé ? Ou quelles parties du wiki ne sont jamais utilisées et peuvent être archivées ?
Pour suivre cela, vous devez mesurer chaque activité qui se déroule dans votre wiki. Chez Slite, nous fournissons des « Analyses d'utilisation » qui montrent le taux d'adoption, le nombre de docs créés, le taux de recherches menant à un document, le pourcentage de personnes utilisant « AskX » et les meilleurs rédacteurs et lecteurs de votre équipe.
Ces informations peuvent révéler des informations que vous pouvez utiliser pour améliorer les performances du wiki.
Meilleures pratiques pour maintenir un wiki privé
Rendre ses informations accessibles
Ne laissez pas votre équipe suivre 10 étapes pour trouver les informations qu'elle souhaite. AskX de Slite accepte les questions et parcourt tous vos documents pour obtenir une réponse. Vous pouvez même utiliser les extensions AskX Chrome et Slack pour obtenir des réponses à vos questions sans ouvrir votre wiki privé.
Voici à quoi cela ressemble en action.
Texte alternatif : Extension Chrome AskX qui vous donne des réponses où que vous soyez
Le meilleur ? Vous pouvez obtenir des réponses à vos questions dans la langue de votre choix. Slite se chargera de la traduction pour vous.
Lecture connexe : Sept façons surprenantes dont les équipes utilisent réellement AskX
Se concentrer sur un excellent design
N'ennuyez pas vos lecteurs. Rendez votre wiki attrayant en utilisant des éléments de design tels que des surlignages, des images, des extraits de code, des citations en bloc et des astuces.
Texte alternatif : Design simple et magnifique de notre doc wiki
Plus votre wiki est beau, plus les gens seront enclins à le lire.
Écrire de manière concise
Imaginez que vous obtenez une réponse à votre question. Voulez-vous lire de grands paragraphes ? Ou des phrases courtes associées à des puces faciles à parcourir ? La seconde option, n'est-ce pas ?
Tenez-vous-en à des phrases courtes et précises. Considérez cela comme une prise de notes. Essayez d'éviter tout jargon qui pourrait dérouter votre lecteur.
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Aller au-delà du texte
Évitez d'utiliser du texte si vous pouvez transmettre les mêmes informations par le biais d'un visuel. Chez Slite, nous aimons utiliser des croquis pour exprimer nos idées.
Toujours ranger vos docs
Des informations exactes et à jour sont essentielles à un excellent wiki. Archivez les docs inutilisés et définissez des rappels d'expiration pour les docs qui nécessitent des mises à jour régulières, tels que les manuels de l'entreprise et les POS.
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