Vous vous souvenez de cette mise à jour de projet cruciale enfouie au plus profond de vos fils de discussion par e-mail ? Ou du document d'intégration qu'un collègue a envoyé il y a des semaines et qui semble avoir disparu ? Vous ne pouvez pas simplement avoir un moteur de recherche de type Google pour les informations de votre entreprise.
Glean vise à résoudre ce problème. Il se positionne comme un moyen d'indexer et de faire remonter les connaissances de toutes vos conversations de travail, de vos documents et de vos applications fréquemment utilisées, ce qui facilite la récupération. Plus besoin de fouiller frénétiquement dans des boîtes de réception encombrées - Glean veut mettre les informations dont vous avez besoin à portée de main. Glean facilite non seulement la recherche d'informations, mais augmente également considérablement la productivité en rationalisant la récupération d'informations importantes liées au travail.
Mais est-ce à la hauteur du battage médiatique ? Après avoir fait des recherches approfondies sur Glean et avoir consulté les avis, je peux vous donner une ventilation simplifiée. Alors, continuez à lire pour découvrir ce dans quoi Glean excelle et s'il peut vraiment être la recherche d'entreprise dont votre équipe a désespérément besoin.
Comprendre Glean : C'est plus qu'une simple barre de recherche
Glean est un outil de recherche d'entreprise basé sur l'IA conçu pour être la recherche universelle pour tous vos outils, documents et conversations. Il se connecte aux différents outils, documents et conversations au sein de l'espace de travail numérique de votre équipe. En supprimant les silos d'informations et en créant un centre de connaissances central, Glean aide vos employés à trouver les réponses dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, peu importe où l'information est stockée.
La raison pour laquelle les gens l'aiment, c'est qu'il crée une interface utilisateur de type moteur de recherche pour que vous puissiez effectuer des recherches Google sur les connaissances de votre entreprise. Pour chaque requête que vous tapez, vous obtiendrez une page de résultats comme celle-ci :
Glean va au-delà de la recherche traditionnelle basée sur des mots-clés. Il utilise l'IA, en particulier la génération augmentée de récupération (RAG), pour séparer la capacité des grands modèles linguistiques (LLM) à générer des réponses de leur capacité à récupérer des connaissances factuelles. Cela signifie que Glean récupère d'abord des informations via un système de recherche distinct, puis les fournit au LLM pour le raisonnement et la création d'une réponse. Cette approche garantit que les réponses sont fondées sur des informations précises, vérifiables et qu'elles traitent des problèmes de fraîcheur des données et d'autorisations.
Fonctionnalités clés
Explorons les fonctionnalités de Glean qui en font une excellente solution de recherche d'entreprise :
Excellente recherche
La recherche basée sur l'IA de Glean va bien au-delà de la simple correspondance des mots-clés ou des titres de documents. Il comprend de quoi parlent réellement vos documents. Cela signifie que vous obtiendrez les informations les plus pertinentes en haut de vos résultats, même si vous n'utilisez pas les mots exacts qui se trouvent dans le document.
Pertinence contextuelle
Glean apprend comment votre équipe travaille et communique. Il utilise cette compréhension pour personnaliser vos résultats de recherche, en tenant compte de vos propres habitudes de travail et des relations au sein de votre équipe. Cela garantit que vous obtenez les informations les plus susceptibles de vous être utiles à vous.
Intégrations avec plus de 100 connecteurs inter-applications
Glean se connecte facilement à de nombreux outils populaires comme Google Drive, Slack, Jira et Salesforce. Cela lui permet de collecter et d'organiser rapidement les informations provenant de différentes sources. Il est important de noter qu'il comprend également qui devrait avoir accès à quoi - afin que seules les bonnes personnes puissent voir les bons fichiers et conversations.
Glean simplifie la tâche de recherche d'ancienne documentation, qui était auparavant une activité fastidieuse et chronophage. Bien qu'il soit long de tout connecter pour obtenir l'utilisation complète de Glean, cela en vaut vraiment la peine.
Générateur d'applications IA
Cette fonctionnalité vous permet de créer des chatbots de questions-réponses personnalisés qui peuvent être utilisés dans des outils comme Slack. Cela donne à votre équipe un moyen rapide d'obtenir des réponses à partir de la base de connaissances de votre entreprise, ce qui permet de gagner du temps et de les rendre plus efficaces.
Accès API
L'API de chat de Glean permet aux développeurs d'ajouter facilement les capacités de recherche de Glean à n'importe quelle application. Cela ouvre un large éventail de possibilités pour créer des outils et des expériences personnalisés alimentés par les connaissances collectives de votre entreprise.
Accès étendu à l'IA
Le SDK d'outils de Glean va encore plus loin, permettant aux développeurs d'utiliser sa recherche IA pour des tâches encore plus complexes et automatisées. Imaginez que Glean non seulement trouve la réponse à votre question, mais initie également des actions de suivi basées sur les informations qu'il a récupérées. Cela pourrait inclure l'envoi d'e-mails, la génération de rapports, l'ouverture de tickets de support ou même la mise à jour des tableaux de gestion de projet - ce qui permet à votre équipe de gagner un temps précieux et de rationaliser les flux de travail.
Nouvelles fonctionnalités de connaissances
Glean continue d'évoluer, et voici quelques-uns de ses ajouts les plus récents et les plus remarquables :
- Liens Go : Inspiré par o/slash, les liens Go fonctionnent comme des raccourcis personnalisés pour les ressources fréquemment consultées. Les équipes d'exploitation, les gestionnaires et tous ceux qui ont besoin d'un accès rapide à des liens, des documents ou des outils spécifiques trouveront cette fonctionnalité particulièrement utile. C'est pourquoi les liens rapides sont nativement présents dans MacOS, iOS et même dans les outils de productivité comme Raycast et Alfred.
- Page d'accueil : La nouvelle page d'accueil de Glean vise à être l'intranet moderne pour les entreprises qui souhaitent offrir une expérience employé plus holistique. Il vous aide à donner à votre équipe une vue d'ensemble centralisée des mises à jour importantes, des liens fréquemment utilisés et d'autres informations pertinentes sur l'entreprise.
- Collections : Collections are like shareable pages or folders where you can organize links, documents, and notes related to specific projects or topics. It’s essentially a share-able list of links that you can use to keep track of all project-related links in one place. This makes it easier to collaborate with colleagues and cut down on searching time.
We’re unsure of how useful this feature might be to your daily workflows. If you have a neatly maintained AI Knowledge Base like Slite, you can just organize every project’s documentation in one channel to cut the double-work. - Annonces : Envoyez des annonces individuelles ou groupées directement dans Glean. Bien que des fonctionnalités similaires existent dans les outils de communication comme Slack ou MS Teams, il s'inspire des conceptions d'intranet classiques. La fonctionnalité est toujours utile pour les entreprises qui souhaitent envoyer des mises à jour régulières à leurs employés de première ligne.
Limites
Glean est un outil puissant pour trouver et utiliser les connaissances de votre entreprise. Mais il est important de comprendre ses forces. Il pourrait ne pas être la solution ultime pour tous les besoins, voici pourquoi :
Uniquement axé sur la recherche
La mission principale de Glean est de vous aider à trouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Il excelle à fouiller dans vos documents, conversations et outils existants. Si votre équipe a déjà un moyen de créer des documents, des notes de réunion et des manuels détaillés, Glean s'intégrera de manière transparente et vous aidera à trouver ces ressources beaucoup plus facilement.
Création de connaissances limitée
Vous ne pouvez pas écrire de documents ou prendre des notes dans Glean. Il n'a pas les mêmes fonctionnalités d'édition approfondies ou un éditeur WYSIWYG. Considérez Glean comme le bibliothécaire expert qui sait où vos connaissances sont stockées, plutôt que l'auteur principal créant de nouveaux livres. Si votre équipe a besoin d'un endroit central pour la création et la collaboration de documents approfondies, vous devrez probablement utiliser un outil dédié en plus de Glean.
Recherche IA en évolution
La recherche IA de Glean est impressionnante mais encore à ses tout premiers stades. Il a du mal à traiter la terminologie spécifique à l'industrie, les différentes langues, etc. Avec le temps et des données supplémentaires, Glean peut devenir plus intelligent, mais ne vous attendez pas à ce qu'il comprenne tout comme par magie dès le premier jour. Vous devrez vraiment utiliser les connecteurs inter-applications pour intégrer toutes les informations de votre entreprise.
Dépendance excessive potentielle
Une note de côté sur la recherche puissante de Glean : il est facile de devenir très dépendant de ses résultats. N'oubliez pas qu'une IA tire ses informations de ce qu'on lui donne. Bien qu'utiles, les réponses de Glean ne devraient pas complètement remplacer la pensée critique, la vérification des informations et l'application de votre propre expertise à de nouvelles situations.
L'accent mis par Glean sur la recherche s'accompagne de compromis. En n'essayant pas d'être tout, il est capable d'être extrêmement bon dans sa fonction principale - rendre les connaissances consultables. Son API et ses outils de développement vont encore plus loin et sont conçus pour vous permettre de connecter d'autres outils spécialisés, comblant ainsi les lacunes potentielles pour une solution complète de gestion des connaissances.
Alors que Glean essaie d'être le meilleur logiciel de recherche d'entreprise, il vous laisse trouver d'autres outils pour créer des documents et les gérer. Il limite considérablement la portée de Glean pour servir une solution de productivité complète. Être incapable de rechercher des informations n'est qu'une petite partie d'un problème plus important auquel sont confrontées les équipes.
Le problème de la plupart des équipes est que leur boucle de connaissances est brisée. La boucle de connaissances se compose de 4 parties :
- Trouver l'écart de connaissances au sein des équipes (basé sur les DM Slack aux gestionnaires, les fils de discussion, etc.)
- Créer des connaissances (écrire, concevoir, importer des documents, etc.)
- Gérer les connaissances (mettre à jour les documents obsolètes, archiver et organiser le reste)
- Trouver des connaissances (rechercher un outil, demander à un collègue, etc.)
Le manque de fonctionnalités de vérification et de gestion des connaissances de Glean en fait un outil ciblé qui en fait une source unique, mais d'informations non vérifiées. En raison de ses limitations, Glean peut vous donner des résultats obsolètes provenant de documents datant de 3 ans. Sur le plan de la gestion des connaissances, il n'y a aucun moyen pour les équipes de voir quelles questions restent sans réponse et combien de fois les gens trouvent les informations pertinentes dont ils ont besoin.
Meilleures alternatives à Glean
Glean n'est pas la seule solution pour relever les défis de la gestion des connaissances. Plusieurs excellentes alternatives offrent un mélange différent de fonctionnalités et d'approches. Examinons de plus près quelques-uns des principaux concurrents :
Slite
Slite est une base de connaissances IA populaire qui vous aide à mettre la gestion des connaissances en pilote automatique. Slite se présente dans un look élégant avec un éditeur WYSIWYG pour la création collaborative de connaissances. Deuxièmement, il dispose d'une recherche - Demander - basée sur l'IA qui répond instantanément à vos questions en fonction des informations vérifiées de l'entreprise. Comme Glean, Slite dispose également d'une API de recherche, d'intégrations Slack et de la possibilité d'indexer des informations provenant de sources externes comme Slack, Google Drive, Linear, etc.
Mais la principale raison d'utiliser Slite est que Slite est le seul outil qui vous aide à maintenir votre base de connaissances à jour grâce à son panneau de gestion des connaissances et à ses fonctionnalités de vérification des documents. Apprenez-en plus sur Slite ici.
Guru
Guru est un autre acteur établi dans le domaine de la gestion des connaissances. Il met l'accent sur la capture des connaissances directement dans les outils que vous utilisez déjà via des extensions de navigateur. Guru donne la priorité à la vérification des informations, ce qui peut être un problème majeur si votre entreprise a du mal avec des documents obsolètes ou des informations contradictoires.
Bien que ses outils de création de contenu soient robustes, ils peuvent sembler un peu plus structurés par rapport à l'accent mis par Glean sur la connexion d'une grande variété de sources existantes.
Coveo
Coveo est une plateforme de recherche d'entreprise mature capable d'indexer des informations au-delà de ce qui se trouve uniquement au sein de votre entreprise. Il peut se connecter à des sources externes comme des sites Web de l'industrie, des bases de données de recherche et des bibliothèques. Cette flexibilité fait de Coveo une bonne option pour les organisations qui ont besoin d'intégrer un large éventail de connaissances internes et externes dans leur solution de recherche.
Cependant, son accent sur un éventail plus large d'informations pourrait le rendre moins adapté aux entreprises qui ont principalement du mal à gérer les connaissances internes.
Considérations clés :
Lorsque vous choisissez entre Glean et ses alternatives, tenez compte de ces facteurs :
- Besoins de création de contenu : Avez-vous principalement besoin d'aide pour trouver des connaissances existantes, ou la création de nouveau contenu est-elle tout aussi importante ?
- Structure de l'information : Quelle est la formalité de votre structure de connaissances ?
- Expertise technique : L'API et le SDK de Glean offrent un potentiel de personnalisation important.
Prix
Glean n'offre pas de plan gratuit ni de structure de prix publique. Cela signifie que vous ne pourrez pas essayer toute la gamme de leurs fonctionnalités sans une démonstration et une discussion avec leur équipe de vente.
Voici pourquoi il peut être un peu délicat de comprendre les prix de Glean.
Glean semble adapter ses prix en fonction de la taille de votre organisation, de vos besoins spécifiques et des fonctionnalités dont vous avez besoin. Cette approche personnalisée peut être bénéfique si vous avez besoin d'une solution qui correspond à la structure de connaissances et aux flux de travail uniques de votre entreprise.
De plus, étant donné que les prix ne sont pas transparents, il y a probablement une marge de négociation. Soyez prêt à discuter des défis auxquels votre équipe est confrontée, du volume et du type de données que vous aimeriez que Glean indexe, et de vos limites budgétaires.
Lors de votre démonstration avec Glean, assurez-vous de poser des questions détaillées sur les prix, les modules complémentaires potentiels et ce qui est inclus aux différents niveaux. Cela vous aidera à éviter les surprises et à vous assurer que la solution correspond à votre budget.
Glean est-il le bon choix pour votre équipe ?
Voici une liste de contrôle rapide pour vous aider à décider :
- Vous adorerez Glean si :
- Les informations précieuses de votre équipe sont dispersées dans différents outils et plateformes.
- Vous perdez beaucoup de temps à rechercher les mêmes informations à plusieurs reprises.
- Vous avez besoin d'un moyen de déverrouiller les connaissances cachées dans les e-mails, les conversations et les dossiers de documents désordonnés.
- Vous pourriez avoir besoin d'outils supplémentaires si :
- Votre besoin principal est de créer et de modifier des documents volumineux en collaboration.
- Vous voulez une base de connaissances de type wiki hautement structurée avec un processus d'édition formel.
- Votre entreprise n'utilise pas déjà les outils et plateformes avec lesquels Glean s'intègre.
Dans l'ensemble, Glean est très prometteur pour aider les équipes à lutter contre la surcharge de connaissances. Si votre équipe a du mal à trouver des informations dans les outils que vous utilisez déjà, Glean vaut probablement la peine d'être testé et discuté sérieusement avec son équipe pour explorer comment il peut transformer vos flux de travail de connaissances.
