Imagine you’re running point on your first major project – a website redesign, and you’ve decided to set a four-week sprint. But now, a major question looms over you:
“How to get started?” If you fail to answer this, your next meeting will result in a bunch of confused faces, chaos, and no results.
La planification de sprint est une étape clé de la gestion de projet agile. Elle prépare le terrain pour le déroulement du projet et la manière dont l'équipe travaillera à la réalisation de l'objectif.
Voici votre guide pratique pour rendre la planification de sprint efficace, significative et peut-être même agréable 👀
Avant la réunion
Reprenons notre exemple de projet de refonte de site web.
Voici ce que vous devriez prendre en compte avant d'entrer dans la salle de réunion avec un plan :
Affinement du backlog
La préparation commence par l'affinage du backlog par le responsable produit. En termes plus simples, cela signifie diviser les tâches générales en éléments clairs et réalisables.
Par exemple, au lieu de « améliorer la navigation », le backlog peut répertorier des tâches telles que « créer un plan du site » ou « refondre le menu d'en-tête ». L'affinage du backlog réduit l'ambiguïté, garantissant que l'équipe sait exactement sur quoi travailler.
Estimation des points de l'histoire
Ensuite, l'équipe s'attaque à l'estimation des points de l'histoire. Elle attribue des niveaux d'effort à chaque tâche, comme une histoire de 5 points pour la mise en œuvre d'une conception de page d'accueil et une histoire de 2 points pour la rédaction du texte de la page d'accueil. Ces estimations aident à hiérarchiser les tâches et à garantir que la charge de travail du sprint est réaliste.
Vérification de la capacité de l'équipe
Most PMs don’t have a contingency plan when team members lack the capacity to take on a large project.
For instance, if a developer is on vacation, you should select fewer stories for the sprint. Now, you can avoid overcommitting and reduce the risk of unfinished work.
Une fois que vous avez présenté tout cela lors de votre réunion, l'équipe comprendra clairement ses objectifs et appréciera les délais réalistes et les charges de travail équilibrées.
Mettez en place votre plan de sprint
Now that you have clarity on executing your sprint, it’s time to map it out to your team members. Every scrum team needs these folks to run the show:
1. Product Owner
Le responsable produit lance la réunion en présentant les objectifs commerciaux généraux et la valeur spécifique qu'il vise à apporter au sprint. Il met en évidence les tâches prioritaires du backlog produit, en expliquant comment chacune contribue à l'objectif du sprint.
Par exemple, dans le cadre d'une refonte de site web, le responsable produit peut mettre l'accent sur les indicateurs d'engagement des utilisateurs, tels que la réduction des taux de rebond ou l'augmentation du temps passé sur le site, et définir des tâches telles que la création d'une nouvelle mise en page de la page d'accueil ou l'intégration d'éléments interactifs. Sa contribution fournit un contexte et une orientation, garantissant que l'équipe comprend le « pourquoi » derrière le « quoi ».
2. Scrum Master
The scrum master then facilitates the discussion, ensuring the meeting stays on track, and all voices are heard. This involves guiding the team through conversations about the scope of the sprint goal, addressing any potential challenges, and fostering collaboration.
Par exemple, dans le cadre de notre refonte, le Scrum Master peut encourager l'équipe de développement à exprimer ses préoccupations concernant la bande passante ou les dépendances, comme l'attente de maquettes finalisées de l'équipe de conception. Il veille également à ce que l'équipe ne s'engage pas excessivement en encourageant une planification réaliste et des livrables réalisables.
3. Équipe de développement
L'équipe de développement joue un rôle crucial dans la seconde moitié de la réunion, où elle se penche sur l'exécution. Elle évalue les tâches présentées par le responsable produit, en estimant l'effort et la complexité, et identifie sa capacité pour le sprint.
Elle peut définir des tâches telles que le codage de la page d'accueil refondue, le test de la réactivité sur différents appareils et l'optimisation des temps de chargement. L'équipe collabore pour diviser l'objectif du sprint en éléments réalisables et attribue les responsabilités en fonction des forces et de l'expertise de chacun.
Si votre équipe est distante, il est impératif de documenter vos processus and ensure they have the necessary context.
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Déroulement de la session
La planification de sprint commence généralement par une réunion structurée au cours de laquelle l'équipe collabore pour établir des objectifs clairs et des plans d'action pour le sprint à venir. Cette réunion est généralement limitée dans le temps, durant une heure ou deux, en fonction de la complexité et de la durée du sprint.
La session est divisée en phases distinctes pour assurer un déroulement fluide de la discussion et un alignement entre tous les membres de l'équipe.
Voici à quoi ressemble une session de sprint typique :
Définition de l'objectif du sprint
L'objectif du sprint définit ce que l'équipe a l'intention de réaliser pendant le sprint. Il fournit une orientation claire et permet à chacun de rester concentré sur le résultat.
Pour une refonte de site web, l'objectif pourrait être d'améliorer la convivialité de la page d'accueil afin de réduire le taux de rebond. Vous pouvez définir un objectif SMART comme celui-ci :
« Notre objectif pour ce sprint est de refondre la page d'accueil afin de réduire le taux de rebond de 50 % à 40 %. L'accent sera mis sur la création d'une mise en page plus claire, l'optimisation des temps de chargement et la garantie de la réactivité mobile. »
Sélection des histoires
Ensuite, l'équipe sélectionne les user stories du backlog à inclure dans le sprint. Ces histoires doivent correspondre à l'objectif du sprint et être divisées en tâches réalisables.
Selon l'objectif que nous avons fixé, le backlog contiendrait des histoires telles que « Concevoir une nouvelle mise en page de la page d'accueil », « Mettre en œuvre la réactivité mobile » et « Optimiser les images pour un temps de chargement plus rapide ».
Planification de la capacité
La dernière chose que vous souhaitez, c'est accabler les membres de votre équipe d'un trop grand nombre de tâches au point que le résultat ne soit pas à la hauteur. La planification de la capacité garantit que l'équipe dispose de suffisamment de bande passante pour mener à bien les histoires sélectionnées pendant le sprint. Cela signifie qu'il faut examiner la disponibilité, les compétences et les dépendances.
Un développeur est en congé pendant deux jours et l'équipe QA souligne la nécessité de disposer de plus de temps pour tester la compatibilité entre les navigateurs.
Engagements de l'équipe
Enfin, l'équipe examine les histoires sélectionnées et s'engage à les mener à bien pendant le sprint. Il s'agit d'un processus collaboratif où chacun s'accorde sur ce qui est réalisable.
Après les discussions, l'équipe accepte de se concentrer sur la refonte de la page d'accueil et de reporter les fonctionnalités moins essentielles au sprint suivant.
Comment le sprint va se dérouler
- Lancement : Le sprint commence par une compréhension claire de l'objectif et des tâches à accomplir. L'équipe utilise des outils tels que Jira ou Trello pour suivre les progrès et organiser les tâches en colonnes (À faire, En cours, En revue, Terminé).
- Stand-ups quotidiens : Vous pouvez organiser de courtes réunions pour discuter des progrès, résoudre les problèmes et recalibrer les efforts si nécessaire. Par exemple, si le concepteur rencontre des retards en raison d'exigences peu claires, l'équipe peut ajuster le calendrier ou donner la priorité à d'autres tâches.
- Points de contrôle à mi-sprint : Au milieu du sprint, les éléments essentiels tels que les maquettes de la page d'accueil et le codage initial doivent être terminés. L'équipe examine les progrès pour s'assurer qu'elle est sur la bonne voie pour atteindre l'objectif du sprint.
- Tests et itération : Vers la fin du sprint, les tâches terminées sont soumises à des tests. Tous les bogues ou commentaires identifiés sont traités rapidement. Par exemple, le spécialiste de l'assurance qualité peut constater que le bouton d'appel à l'action chevauche le texte sur les petits écrans, ce qui nécessite une correction rapide.
- Revue de sprint : À la fin du sprint, l'équipe présente la page d'accueil refondue aux parties prenantes, en recueillant des commentaires à la fois sur les livrables et sur le processus.
- Rétrospective : L'équipe organise une rétrospective de sprint pour réfléchir à ce qui s'est bien passé, à ce qui ne s'est pas bien passé et à la manière de s'améliorer. Par exemple, elle peut noter que le fait de commencer les tests d'assurance qualité plus tôt dans le sprint pourrait permettre d'éviter les corrections de dernière minute à l'avenir.
Documentation nécessaire pour un sprint réussi
Une bonne documentation de projet est essentielle à la réussite d'un sprint. Si vos documents sont confus, incomplets et désordonnés, cela pourrait être désastreux pour vos progrès.
Voici une liste des documents dont vous aurez besoin pour assurer le bon déroulement du sprint :
- Une portée de projet qui définit clairement le but et l'objectif du projet
- Si vous voulez suivre la progression de chaque sprint, vous pouvez tenir un rapport d'état du projet pour tenir tout le monde informé de ce qui doit être fait
- Si l'un des membres de votre équipe part en congé et souhaite transmettre ses tâches à un autre membre, un document de transfert de congé serait utile pour éviter toute confusion.
- Votre équipe de développement doit noter et signaler les bogues pendant le projet, et c'est là qu'un modèle d'assurance qualité peut vous aider.
- Et enfin, lorsque vos équipes ont enfin terminé les sprints, prenez une pause et célébrez ! Mais conservez également un document de rétrospective de sprint lorsque vous terminez le projet.
Maintenant, je sais ce que vous pensez : « Bon sang, ça fait beaucoup de documents. Les tenir à jour serait une corvée. »
Mais si vous utilisez Slite ? La documentation ne pourrait jamais être plus facile ! Grâce à Slite, vous pouvez consolider et gérer tous les documents en un seul endroit pratique.
Mais que se passe-t-il si les membres de votre équipe veulent apporter des modifications de dernière minute ? Ne vous inquiétez pas, car Slite est un outil axé sur la collaboration. Votre équipe peut modifier ensemble en temps réel sans délai. De plus, notre éditeur d'IA peut vous aider à formater vos documents, à ajouter des diagrammes et des extraits de code sans les problèmes de formatage complexes (je vous regarde, Google Docs 👀).
Vous voulez connaître la meilleure partie ? Il est incroyablement facile à utiliser, de sorte que votre équipe n'a pas à craindre d'apprendre un autre outil complexe dans sa pile.
Pièges courants et solutions
Aucun sprint ne se déroule sans son lot de chaos. Voici quelques éléments à surveiller et à gérer lors de la planification de votre sprint :
1. Schémas de surengagement
La plupart des projets qui dérapent commencent par un surengagement irréfléchi. Cela se produit généralement lorsque la direction générale vous tourne autour
Alors, comment mange-t-on l'éléphant ? C'est simple, une bouchée à la fois. Vos équipes peuvent rester réalistes en se concentrant sur des livrables plus petits et gérables et en donnant la priorité aux tâches à fort impact.
2. Exigences peu claires
Des user stories vagues ou incomplètes peuvent faire dérailler les progrès pendant un sprint.
Bien sûr, vous pouvez organiser une réunion et dire : « Hé, refaisons notre site web », mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ?
Le manque de spécificité peut laisser l'équipe incertaine quant à la priorité à accorder à l'attrait visuel, à l'optimisation des performances ou à l'amélioration de la navigation.
Pour résoudre ce problème, mettez en œuvre une définition de prêt (DoR), en vous assurant que toutes les user stories sont entièrement étoffées avant le début de la planification. Les exigences doivent être détaillées et réalisables. Vous devriez :
- Créer une portée de travail étendue
- Obtenir l'adhésion des parties prenantes
- Exporter directement la portée du travail sous forme de tâches -> sous-tâches -> sous-sous-tâches
- Attribuer des exécutants et des réviseurs
- Soyez aussi précis que possible pour vous assurer que rien n'est oublié.
Par exemple, « refondre la page d'accueil » peut être clarifié comme « créer une nouvelle mise en page axée sur la simplification de la navigation et l'ajout d'une section héros, avec des maquettes livrées avant le jour 2 ». Une collaboration précoce avec les parties prenantes permet également d'affiner les priorités et d'harmoniser les efforts.
3. Dépendances manquantes
Les dépendances manquantes ou incomplètes, telles que les éléments de conception ou les approbations de tiers, peuvent bloquer les progrès pendant un sprint.
La solution consiste à suivre les dépendances pour s'assurer que tous les intrants requis sont préparés avant le début du sprint. La fixation de délais pour les dépendances au moins un sprint à l'avance permet aux équipes de travailler sans interruption.
4. Faible engagement
Low engagement is when team members remain silent or show minimal involvement during sprint planning. It often happens because a single person dominates the conversation and there is no structured method for ensuring everyone’s voice is heard.
You can fix this by rotating facilitators promote different perspectives. Using this round-robin format ensures active participation from each team member. Explicitly inviting everyone to share ideas, discuss risks, and commit to tasks helps create a sense of ownership.
Planification de sprint pour les équipes distantes
Planifier un sprint est facile lorsque vous êtes en face à face. Vous pouvez rapidement soulever des points et résoudre des problèmes en vous rendant au bureau de votre coéquipier. Mais que se passe-t-il si vous êtes une équipe distante ?
Chez Slite, nous sommes une équipe distante avec des personnes qui se réunissent dans plus de 10 pays différents. Nous utilisons Linear et Slite pour planifier ensemble (plus d'informations sur notre configuration ici)
Comme nous sommes distants depuis le début, nous avons appris à maîtriser lentement notre communication et notre collaboration. Qu'est-ce qui a fait la différence ? Nos propres meilleures pratiques :
Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour éviter toute confusion et tout stress inutiles :
Utiliser efficacement les outils de collaboration virtuelle : Pour une refonte de site web, la mise en place d'un projet linéaire pour classer les tâches telles que « Backlog », « En cours » et « Revue » permet de maintenir tout le monde sur la bonne voie. Les concepteurs et les développeurs peuvent utiliser Figma pour la collaboration en temps réel et les revues de conception tout au long du sprint. C'est ainsi que nos équipes de conception et d'ingénierie collaborent.
Donner la priorité à la préparation avant la réunion : Avant la session de planification du sprint, partagez les éléments du backlog avec l'équipe via Slack.
Fournissez des détails spécifiques tels que « Finaliser les maquettes de navigation mobile » ou « Tester les améliorations de la vitesse de la page d'accueil » pour vous assurer que tout le monde est préparé et aligné.
Chez Slite, nous avons des documents de réunion récurrents et les gens sont automatiquement avertis quelques heures/jours avant l'appel pour remplir le document.
Établir des protocoles de communication clairs : Pendant la planification du sprint, décidez d'une heure fixe pour les stand-ups quotidiens, par exemple 10 h 00 HNE sur Zoom. De plus, convenez que les bloqueurs seront signalés dans un canal Slack dédié pour assurer une résolution rapide et tenir tout le monde informé.
Et, si vous ne voulez pas ennuyer sans cesse vos coéquipiers avec les mêmes questions, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Ask !
Vous pouvez également l'intégrer à Slack ou l'ajouter à votre navigateur en tant qu'extension Chrome.
Planifiez vos sprints avec les bons outils dès aujourd'hui
La planification de sprint ne doit pas être ennuyeuse. Lorsque vous avez les bons processus et la bonne pile technologique en place, vous pouvez exécuter vos sprints comme une machine bien huilée.
Si vous voulez apprendre à optimiser la planification de sprint avec une meilleure gestion des connaissances, démarrez un essai gratuit avec Slite dès aujourd'hui 🎉
